Thao tác với Workbook

Một phần của tài liệu Giáo trình tin học đại cương HVTC (Trang 94)

3.5.1. Mở Workbook mới

Kích chuột vào thẻ ribbon File/kích chuột vào nút lệnh New/kích chuột vào nút lệnh Blank workboob (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+N; Hoặc kích chuột vào nút lệnh New trên thanh truy cập nhanh nếu có) để mở một workbook mớị

Chú ý:

+ Để mở một workbook mẫu, ta kích chuột vào thẻ ribbon File/kích chuột vào nút lệnh New/Kích chuột vào mẫu workbook cần sử dụng.

+ Để sử dụng các mẫu workbook của Office, máy tính cần kết nối internet để xem và tải được các mẫu workbook cần sử dụng về máy tính.

3.5.2. Mở workbook đã có trên máy tính

Bài giảng môn Tin học đại cương _ 95 bấm tổ hợp phím Ctrl+O; Hoặc kích chuột vào nút lệnh Open trên thanh truy cập nhanh nếu có) để làm xuất hiện hộp thoại Open:

B2. Chọn các tập tin workbook cần mở.

B3. Kích chuột vào nút lệnh Open (hoặc bấm tổ hợp phím Alt+O để chọn

nút lệnh Open).

Chú ý:

+ Hộp thoại Open ngoài tính năng mở tập tin workbook đã có trên máy tính còn có tính năng rất hữu dụng là sửa lỗi tập tin workbook khi tập tin workbook bị lỗi không mở ra làm việc được. Để chọn tính năng này, ta kích chuột vào biểu tượng 

nằm bên phải của nút lệnh Open trong hộp thoại Open và chọn lệnh Open and repair.

3.5.3. Lưu trữ nội dung workbook`

Kích chuột vào thẻ ribbon File/kích chuột vào nút lệnh Save (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+S; Hoặc kích chuột vào nút lệnh Save trên thanh truy cập nhanh nếu có) để lưu trữ nội dung workbook đang làm việc hiện tạị

Chú ý:

+ Để lưu trữ nội dung workbook hiện tại sang một tập tin khác, ta thực hiện bằng cách: Kích chuột vào thẻ ribbon File/kích chuột vào nút lệnh Save as (Hoặc bấm phím F12).

+ Tập tin workbook Excel 2010 có phần mở rộng ngầm định là .XLSX

+ Nút lệnh Save và Save as giống nhau khi tập tin workbook hiện tại chưa có tên (Tập tin workbook chưa có tên là tập tin có tên ngầm định dạng Book 1, Book 2, Book 3, ...).

+ MS Excel 2010 cho phép lưu trữ nội dung workbook ra file PDF. Để thực hiện điều này, tại hộp thoại Save as, ta chọn giá trị PDF (*.PDF) trong hộp chọn Save as typẹ

3.5.4. Đóng tập tin workbook hiện tại

+ Kích chuột vào thẻ ribbon File/kích chuột vào nút lệnh Close (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+F4) để đóng tập tin workbook đang làm việc hiện tạị

3.5.5. Di chuyển giữa các tập tin workbook đang mở

+ Kích chuột vào thẻ ribbon View/Switch Windows/Chọn tên tập tin workbook cần chuyển đến (Hoặc đưa trỏ chuột vào biểu tượng chương trình Word trên thanh tác vụ/Kích chuột vào tập tin workbook cần chuyển đến; Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+F6).

3.5.6. Xem các thông tin của tập tin workbook

Để xem các thông tin của của tập tin workbook hiện tại như: Tổng số trang, tổng số từ, tổng thời gian đã sử dụng để sửa workbook, ngày giờ tạo tập tin, ngày giờ sửa tập tin gần nhất, tên tác giả,... ta thực hiện như sau:

+ Kích chuột vào thẻ ribbon File/kích chuột vào nút lệnh Info để xem, sửa các thuộc tính của tập tin workbook đang làm việc hiện tạị

Chú ý:

- Trong màn hình xem các thông tin của tập tin workbook hiện tại, ta có thể đặt mật khẩu bảo vệ tập tin workbook:

B1. Kích chuột vào nút lệnh

B2. Kích tiếp chuột vào nút lệnh Encrypt with Password .

B3. Nhập mật khẩu bảo vệ tập tin workbook. Ok.

B4. Nhập lại mật khẩu bảo vệ tập tin workbook. Ok.

B5. Để gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ tập tin workbook:

B6. Mở tập tin workbook có đặt mật khẩụ

B7. Thẻ ribbon File/Info/Protect Document/Encrypt with Password/Xóa mật khẩu/Ok.

3.6. Thao tác với Bảng tính

3.6.1. Di chuyển giữa các Bảng tính

- Tổ hợp phím Ctrl+Page Up: Di chuyển sang Bảng tính bên trái bảng tính hiện tại trong vùng Các thẻ bảng tính.

- Tổ hợp phím Ctrl+PageDown: Di chuyển sang Bảng tính bên phải bảng tính hiện tại trong vùng Các thẻ bảng tính.

Bài giảng môn Tin học đại cương _ 97 vùng Các thẻ bảng tính.

3.6.2. Đổi tên Bảng tính

+ Chọn bảng tính cần đổi tên

+ Thẻ ribbon Home\Nhóm ribbon Cells\Lệnh Format \Lệnh Rename sheet (Hoặc kích đúp chuột vào tên bảng tính cần đổi tên; Hoặc kích chuột phải vào tên bảng tính cần đổi tên\Chọn Rename).

+ Sửa tên bảng tính.

+ Bấm phím Enter (Hoặc kích chuột vào cùng nội dung bảng tính) để kết thúc đổi tên bảng tính.

3.6.3. Bổ sung Bảng tính

+ Chọn bảng tính nằm sau bảng tính muốn chèn.

+ Thẻ ribbon Home\Nhóm ribbon Cells\Lệnh Insert \Lệnh (Hoặc kích chuột vào lệnh trong vùng Các thẻ ribbon bảng tính; Hoặc kích chuột phải vào tên bảng tính sau bảng tính cần chèn\Chọn lệnh Insert

\Chọn WorkSheet\OK).

3.6.4. Xóa Bảng tính

+ Chọn bảng tính cần xóạ

+ Thẻ ribbon Home\Nhóm ribbon Cells\Lệnh Delete \Lệnh (Hoặc kích chuột phải vào bảng tính muốn xóa\Chọn lệnh Delete )

3.7. Di chuyển trong Bảng tính

- Phím , , , : Di chuyển con trỏ ô về ô gần ô làm việc hiện tại nhất theo hướng mũi tên.

- Phím Tab: Di chuyển con trỏ ô về ô bên phảị

- Tổ hợp phím Shift+Tab: Di chuyển con trỏ ô về ô bên tráị

- Phím Page Up: Di chuyển con trỏ ô lên trang màn hình phía trên.

- Phím Page Down: Di chuyển con trỏ ô xuống trang màn hình phía dướị - Tổ hợp phím Ctrl+Home: Di chuyển con trỏ ô về ô A1

dữ liệụ

- Phím Home: Di chuyển con trỏ ô về ô đầu tiên của dòng đang làm việc hiện tạị

- Tổ hợp phím Ctrl+Phím mũi tên: Di chuyển nhanh con trỏ ô về các hướng theo chiều mũi tên giữa các vùng có dữ liệu liên tục và không có dữ liệu liên tục. - Phím F5: Làm xuất hiện hộp thoại Go to, cho phép di chuyển đến một ô bất kỳ có trong bảng tính.

Ngoài ra, ta có thể kích chuột vào ô cần di chuyển con trỏ ô đến.

3.8. Làm việc với các Ô trong Bảng tính 3.8.1. Nhập dữ liệu 3.8.1. Nhập dữ liệu

+ Đưa Con trỏ ô về ô cần nhập dữ liệụ + Nhập dữ liệu cho ô.

+ Bấm phím Enter (nếu muốn đưa con trỏ ô xuống ô phía dưới); Hoặc bấm phím Tab (nếu muốn đưa con trỏ ô sang ô kế tiếp bên phải); Hoặc bấm các phím mũi tên; Hoặc kích chuột vào lệnh Enter trên Ribbon.

Chú ý:

- Khi nhập dữ liệu vào ô đang có dữ liệu thì dữ liệu cũ sẽ bị xóa bỏ thay bởi dữ liệu mớị

- Để hủy bỏ việc nhập dữ liệu đang thực hiện, ta bấm phím ESC (Hoặc kích chuột vào lệnh Cancel trên Ribbon).

3.8.2. Sửa dữ liệu trong ô

+ Chọn ô cần sửa dữ liệụ

+ Kích chuột vào thanh công thức (Hoặc bấm phím F2; Hoặc Kích đúp chuột vào ô cần sửa)

+ Sửa nội dung ô.

+ Kết thúc sửa (tương tự thao tác kết thúc nhập dữ liệu).

3.8.3. Xóa Ô

ạ Xóa nội dung ô

+ Chọn các ô cần xóa cần xóa nội dung.

+ Thẻ ribbon Home\Nhóm ribbon Editing\Lệnh Clear \Lệnh Clear content (Hoặc Bấm phím Del; Hoặc kích chuột phải vào vùng chọn các ô\Chọn lệnh Clear content).

Bài giảng môn Tin học đại cương _ 99 + Chọn các ô cần xóa khỏi bảng tính.

+ Thẻ ribbon Home\Nhóm ribbon Cells \Lệnh Delete (Hoặc kích chuột phải vào vùng chọn các ô\Chọn lệnh Delete).

Xuất hiện hộp thoại Delete gồm các mục chọn:

- Shift cells left: Kéo các ô bên trái thay thế các ô bị xóạ

- Shift cells up: Kéo các ô phía dưới lên thay thế các ô bị xóạ

- Entire row: Xóa các dòng chứa các ô đang chọn. - Entire column: Xóa các cột chứa các ô đang chọn.

3.8.4. Sao chép Ô

+ Chọn các ô cần sao chép

+ Thẻ ribbon Home\Nhóm ribbon Clip board\Lệnh Copy (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C; Hoặc kích chuột phải vào vùng đang chọn\Chọn Copy).

+ Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên cần sao chép đến.

+ Thẻ ribbon Home\Nhóm ribbon Clip board\Lệnh Paste (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V; Hoặc kích chuột phải vào ô đầu tiên cần sao chép đến\Chọn paste).

3.8.5. Di chuyển Ô

+ Chọn các ô cần di chuyển.

+ Thẻ ribbon Home\Nhóm ribbon Clip board\Lệnh Cut (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+X; Hoặc kích chuột phải vào vùng đang chọn\Chọn Cut).

+ Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên cần di chuyển đến.

tổ hợp phím Ctrl+V; Hoặc kích chuột phải vào ô đầu tiên cần sao chép đến\Chọn paste).

3.8.6. Định dạng Ô

3.8.6.1. Định dạng ký tự

+ Chọn các ô cần định dạng ký tự.

+ Tiến hành định dạng ký tự bằng một trong các cách sau:

 Sử dụng các lệnh trong nhóm ribbon Font của thẻ ribbon Home (hoặc tổ

hợp phím tương ứng)

- Font : Thay đổi font chữ. - Font size : Thay đổi cỡ chữ.

- Increase font size : Tăng cỡ chữ. - Decrease font size : Giảm cỡ chữ. - Bold (Ctrl+B): Bật/Tắt chữ đậm. - Italic (Ctrl+I): Bật/Tắt chữ nghiêng.

- Underline (Ctrl+U): Bật/Tắt chữ gạch chân nét đơn. Muốn chọn các nét gạch chân khác, ta kích chuột vào nút tam giác bên phải của lệnh Underline và chọn nét gạch chân cần sử dụng.

- Border : Kẻ bảng.

- Fill color : Tạo màu nền cho ký tự. - Font color : Thay đổi màu cho ký tự.

 Sử dụng thẻ ribbon Font của hộp hội thoại Format cells:

Để xuất hiện thẻ ribbon Font của hộp thoại Format cells, ta kích chuột vào nút Mở hộp thoại (Dialog Box Launcher) trong nhóm ribbon Font của thẻ ribbon Home:

Bài giảng môn Tin học đại cương _ 101

* Thẻ Font bao gồm các mục chọn:

- Font: Thay đổi font.

- Font Style: Thay đổi kiểu chữ, gồm các kiểu chữ:  Regular: Chữ thường

 Italic: Chữ nghiêng  Bold: Chữ đậm

 Bold Italic: Chữ vừa đậm, vừa nghiêng

 - Size: Thay đổi cỡ chữ

- Underline: Thay đổi kiểu nét gạch chân.

- Color: Thay đổi màu chữ.

- Effect: Bao gồm một số kiểu chữ đặc biệt

 Strike through: Bật/Tắt chữ gạch ngang ký tự nét đơn.  Subscript: Bật/Tắt chữ chỉ số dướị

 Superscript: Bật/Tắt chữ chỉ số trên.

3.8.6.2. Định dạng hiển thị các kiểu dữ liệu

+ Chọn các ô cần định dạng hiển thị.

+ Tiến hành định dạng hiển thị bằng một trong các cách sau:

 Sử dụng các lệnh trong nhóm ribbon Number của thẻ ribbon Home

- Number format : Định dạng kiểu dữ liệụ - Accounting number format : Định dạng kiểu tiền tệ. - Percent style (Ctrl+Shift+%): Định dạng kiểu phần trăm.

- Comma style : Định dạng kiểu có dấu ngăn cách giữa các hàng nghìn, triệu, tỷ, ...

- Increase Decimal : Tăng chữ số phần thập phân. - Decrease Decimal : Giảm chữ số phần thập phân.

 Sử dụng thẻ Number của hộp hội thoại Format cells:

Để xuất hiện thẻ Number của hộp thoại Format cells, ta kích chuột vào nút Mở hộp thoại (Dialog Box Launcher) trong nhóm ribbon Number của thẻ ribbon Home:

Bài giảng môn Tin học đại cương _ 103 - General: Định dạng mặc định ban đầu cho dữ liệu nhập vàọ

- Number: Bao gồm các tuỳ chọn để hiển thị định dạng cho các số.

- Currency: Bao gồm các tuỳ chọn để hiển thị định dạng cho dữ liệu tiền tệ. Kí hiệu tiền tệ được đặt ở ngay cạnh số liệụ

- Accounting: Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ. Kí hiệu tiền tệ được đặt ở mép lề tráị

- Date: Bao gồm các tuỳ chọn để hiển thị định dạng ngày tháng. - Time: Bao gồm các tuỳ chọn để hiển thị định dạng thời gian. - Percetage: Lựa chọn cách thể hiện ký hiệu phần trăm.

- Fraction: Lựa chọn cách thể hiện phân số.

- Scientific: Chọn cách thể hiện số dưới dạng m.nES (trong đó ES được hiểu là 10S

)

- Text: Dùng để thiết lập định dạng kiểu chuỗi kí tự. Dữ liệu sẽ được căn theo lề tráị

- Special: Dùng để thiết lập định dạng đặc biệt như số điện thoạị

- Custom: Dùng để thiết lập định dạng tuỳ biết theo ý người sử dụng. Có thể dùng một số mã định dạng để mô tả kiểu như:

#: Đóng vai trò giống như kí hiệu 0, chỉ khác là nó không buộc một kí số phải thế chỗ nếu không có số nào tương ứng.

?: Chức năng giống như kí hiệu #, chỉ khác là nó chèn thêm một khoảng trắng cho những kí số thiếụ

3.8.6.3. Căn chỉnh dữ liệu

+ Chọn các ô cần định dạng hiển thị.

+ Tiến hành định dạng hiển thị bằng một trong các cách sau:

 Sử dụng các lệnh trong nhóm ribbon Alignment của thẻ ribbon Home

(hoặc tổ hợp phím tương ứng)

- Top Align : Căn dữ liệu sát mép trên của ô. - Miđle Align : Căn dữ liệu vào giữa dòng.

- Bottom Align : Căn dữ liệu sát mép dưới của ô. - Align Text Left : Căn dữ liệu sát mép trái của ô. - Center : Căn dữ liệu vào giữa cột.

- Align Text Right : Căn dữ liệu sát mép phải của ô. - Orientation : Xoay hướng dữ liệu trong ô

- Decrease Indent (Ctrl+Alt+Shift+Tab): Giảm giá trị lề trái giữa nét kẻ ô với giá trị trong ô.

- Increase Indent (Ctrl+Alt+Tab): Tăng lề trái giữa nét kẻ ô với giá trị trong ô.

- Wrap text : Bật/Tắt chế độ tự động xuống dòng khi giá trị ô chạm biên bên phải của ô.

- Merge & Center : Trộn ô và căn dữ liệu vào giữa cột.

 Sử dụng thẻ Alignment của hộp hội thoại Format cells:

Để xuất hiện thẻ Alignment của hộp thoại Format cells, ta kích chuột vào nút Mở hộp thoại (Dialog Box Launcher) trong nhóm ribbon Alignment của thẻ ribbon Home:

Bài giảng môn Tin học đại cương _ 105

* Vùng Text alignment bao gồm các lựa chọn:

Horizontal: Phân bố theo chiều ngang, bao gồm các giá trị:

General: Dạng ngầm định của dữ liệu

Left: Căn dữ liệu sát bên trái ô.

Center: Căn dữ liệu vào giữa cột.

Right: Căn dữ liệu sát bên phải ô.

Fill: Điền dữ liệu đầy trong các ô

Justify: Căn dữ liệu đều ở hai bên trái phải của ô.

Center across selection: Căn dữ liệu vào giữa phạm vi lựa chọn.

* Vertical: Phân bố theo chiều dọc, bao gồm các giá trị:

Top: Căn dữ liệu sát phía trên ô.

Center: Căn dữ liệu vào giữa dòng.

Bottom: Căn dữ liệu sát phía dưới ô.

Justify: Căn dữ liệu đều cả trên và dưới

Phần Orientation: Trình bày dữ liệu theo các hướng trong khung.

* Phần Text control gồm số điều khiển khác:

biên bên phải của ô.

Shrink to fit: Bật/Tắt chế độ tự động giảm kích cỡ chữ cho vừa độ rộng ô.

Merge cells: Bật/Tắt chế độ trộn ô.

3.8.6.4. Kẻ bảng

+ Chọn các ô cần kẻ bảng.

+ Tiến hành kẻ bảng bằng một trong các cách sau:

 Sử dụng menu của lệnh Border

trong nhóm ribbon Font của thẻ ribbon Homẹ Menu gồm các lệnh sau:

- Bottom Border : Kẻ nét viền phía dưới của phạm vi chọn.

- Top border : Kẻ nét viền phía trên của phạm vi chọn.

-Left Border : Kẻ nét viền bên trái của phạm vi chọn.

- Right : Kẻ nét viền bên phải của phạm vi chọn.

- No Border : Bỏ tất cả các nét của phạm vi chọn.

- All Border : Kẻ tất cả các nét cho phạm vi chọn.

- Outside Border : Kẻ nét viền bao quanh của phạm vi chọn.

- Thick Box Border : Kẻ nét viền đậm bao quanh phạm vi chọn.

- Bottom Double Border : Kẻ nét viền đúp bên dưới của phạm vi chọn.

- Thick Bottom Border : Kẻ nét viền đậm bên dưới của phạm vi chọn.

- Top and Bottom Border : Kẻ nét viền phía trên và

Một phần của tài liệu Giáo trình tin học đại cương HVTC (Trang 94)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(170 trang)