Chương 2 : Hệ soạn thảo văn bản MicroSoft Word 2010
2.1. Giới thiệu chung
2.1.1. Hệ soạn thảo văn bản là gì?
Khi nói đến các phần mềm ứng dụng văn phòng, một ứng dụng mà người sử dụng không thể không nói đến, đó là phần mềm ứng dụng soạn thảo văn bản.
Căn cứ vào các đặc điểm của việc đưa dữ liệu vào từ bàn phím, cách lưu trữ thông tin trong bộ nhớ và cách đưa thông tin ra màn hình hoặc máy in, người ta đã xây dựng các bộ chương trình để cho phép người sử dụng dùng máy tính như một công cụ nhập, lưu trữ và in ấn các văn bản. Các bộ chương trình như vậy được gọi là các Hệ soạn thảo văn bản trên máy tính.
Trong hệ điều hành Windows 7 được tích hợp sẵn 2 chương trình soạn thảo văn bản là: Notepad, WordPad:
+ Notepad là một chương trình soạn thảo văn bản đơn giản được đi kèm với Microsoft Windows bắt đầu từ phiên bản 1.0 năm 1985. Notepad là một trong những trình soạn thảo văn bản phổ biến nhất. Văn bản được soạn thảo khi lưu lại thành tập tin có phần mở rộng là .TXT. Notepad không có thẻ định dạng hay bất kỳ kiểu định dạng nàọ Điều này làm cho Notepad thích hợp hơn trong việc chỉnh sửa các tập tin sử dụng trong môi trường DOS.
+ Wordpad là một chương trình soạn thảo văn bản thường và siêu văn bản (hyper-text) với nhiều chức năng như sửa đổi phông chữ,... Văn bản được soạn thảo trong Wordpad khi lưu lại thành tập tin có phần mở rộng là Rich Text File (RTF). Wordpad hỗ trợ nhiều kiểu văn bản và hình ảnh đơn giản.
Để chạy chương trình soạn thảo văn bản Notepad hoặc Wordpad, ta thực hiện bằng cách:
- Vào menu Start\All programs\ Accessories\Chọn Notepad hoặc Wordpad. Để sử dụng bất kỳ hệ soạn thảo nào không được tích hợp sẵn trong Windows, trước hết chúng ta cần phải cài đặt bộ chương trình của hệ soạn thảo văn bản cần sử dụng trong Hệ điều hành Windows. Sau đó, qua thao tác khởi động, môi trường soạn thảo được thiết lập và người sử dụng có thể tạo ra các văn bản theo ý muốn.
2.1.2. Các bước cần thực hiện trong soạn thảo văn bản
bản có chức năng tự động lưu trữ nội dung văn bản đối với các tập tin văn bản đã được đặt tên. Chính vì vậy, sau khi mở tập tin văn bản mới, chúng ta nên thực hiện thao tác lưu trữ (để đặt tên cho tập tin văn bản).
- Bước 2: Nhập nội dung văn bản. Ở bước này, ta chỉ nên nhập nội dung văn bản mà không nên thực hiện đan xen với các thao tác khác như: Định dạng, căn chỉnh, soát sửa,... vì nếu làm như vậy sẽ giảm đáng kể tốc độ làm việc. Ở bước 2 này, ta cũng cần chủ động thực hiện đan xen với thao tác lưu trữ nội dung văn bản để bảo đảm nội dung văn bản đã nhập sẽ bị mất ít nhất nếu có sự cố.
- Bước 3: Hiệu chỉnh văn bản. Trong bước này, ta sẽ thực hiện các công việc như: Soát lỗi chính tả, trình bày văn bản.
Việc soát lỗi chính tả có thể soát bằng phương pháp thủ công hoặc bằng các phần mềm soát lỗi chính tả có trên máy tính. Nếu thực hiện bằng phương pháp thủ công, chúng ta nên thực hiện độc lập việc soát lỗi chính tả và soát ngữ pháp, câu cú. Đối với các văn bản tiếng Anh, ta có thể soát lỗi chính tả và ngữ pháp bằng tính năng Spelling & grammar được tích hợp sẵn trong Word 2010 và tính năng tự động sửa lỗi Auto Correct. Đối với văn bản tiếng Việt có thể sử dụng phần mềm VietSpell để kiểm tra phát hiện sai sót chính tả.
Việc trình bày văn bản bao gồm các thao tác Định dạng, căn chỉnh tài liệu,... Chúng ta nên thực hiện các thao tác trình bày văn bản theo trật tự từ đầu đến cuối văn bản.
Sau khi thực hiện hiệu chỉnh văn bản xong, chúng ta nên sử dụng tính năng Print preview (nếu có) để xem mô phỏng trang in xem đã được cân đối trên trang in chưa và thực hiện lại thao tác hiệu chỉnh văn bản cho đến khi đạt yêu cầụ
Trên thực tế, thao tác hiệu chỉnh văn bản mất khá nhiều công sức để thao tác và tư duỵ Chính vì vậy, chúng ta cũng cần phải chủ động thực hiện thao tác cất giữ đan xen trong quá trình hiệu chỉnh văn bản.
- Bước 4: In văn bản. Tại bước này, chúng ta cần xác định máy in sẽ sử dụng để đưa văn bản ra in (nếu sử dụng máy in trên mạng). Xác định in tất cả các trang hay in một số trang in và xác định số bản in trên mỗi trang in. Nếu số bản in trên mỗi trang in mà nhiều hơn 1 thì ta cần xác định in theo trật tự nàỏ In theo trật tự từng trang in hay theo trật tự từng bản in (để tránh phải chia lại văn bản sau khi in).
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 33
2.1.3. Một số vấn đề trong soạn thảo văn bản tiếng Việt
ạ Phần mềm gõ tiếng Việt
Hiện nay, hầu hết các máy tính ở Việt Nam đều sử dụng bàn phím quốc tế nên không thể gõ trực tiếp được các ký tự tiếng Việt trong soạn thảo văn bản. Chính vì vậy, để gõ được các ký tự tiếng Việt cần phải có một phần mềm gõ tiếng Việt cài đặt trên máy tính. Các phần mềm gõ tiếng Việt đang được sử dụng phổ biến hiện nay là: Unikey, Vietkey và VNỊ Trong đó, Unikey là phần mềm mã nguồn mở, hoàn toàn miễn phí.
Phần mềm gõ tiếng Việt là phần mềm ứng dụng với chức năng chính là qui định lại cách gõ bàn phím để cho ra các ký tự tiếng Việt. Mỗi cách qui định đó được gọi là Kiểu gõ tiếng Việt. Hiện này, có nhiều Kiểu gõ tiếng Việt nhưng có 3 Kiểu gõ tiếng Việt được sử dụng phổ biến trong cộng đồng là: Kiểu gõ TELEX, kiểu gõ VNI và kiểu gõ VIQR.
+ Kiểu gõ TELEX: Đây là kiểu gõ tiếng Việt theo hình thức bỏ dấu của tín hiệu điện tín tiếng Việt. Kiểu gõ này dựa trên quy ước thể hiện tiếng Việt trên máy Telex. Ưu điểm của kiểu gõ này là dễ học, dễ nhớ, dễ dùng. Kiểu gõ này hiện là kiểu gõ phổ biến nhất, được đa số phần mềm gõ tiếng Việt hỗ trợ và được sử dụng phổ biến ở các tỉnh thành miền Bắc và miền Trung của Việt Nam.
+ Kiểu gõ VNI: Được kỹ sư Hồ Thành Việt sáng tạo năm 1987. Kiểu gõ này qui định lại các phím trên máy tính giống như các phím trên máy đánh chữ tiếng Việt đã có trước đó. Chính vì vậy, kiểu gõ này thường khó học hơn kiểu gõ Telex. Kiểu gõ này được sử dụng phổ biến ở các tỉnh thành phía Nam của việt Nam.
+ Kiểu gõ VIQR (viết tắt bởi VIetnamese Quoted-Readable): Là một kiểu gõ sử dụng bảng mã ASCII 7 bit để viết chữ tiếng Việt. Kiểu gõ này được sử dụng phổ biến trên mạng Internet, nhất là khi bảng mã Unicode chưa được áp dụng rộng rãị Hiện nay kiểu gõ VIQR vẫn còn được sử dụng trong cộng đồng người Việt ở nước ngoàị
Qui tắc gõ các ký tự tiếng Việt của các kiểu gõ TELEX, VNI, VIQR được thể qua bảng sau:
Dấu với nguyên âm Kiểu gõ Telex Kiểu gõ VNI Kiểu gõ VIQR
ă aw a8 ă â aa a6 â đ đ d9 đ ê ee e6 ê ô oo o6 ô ơ ow o7 ơ ư uw u7 ư Dấu sắc s 1 ' Dấu huyền f 2 ` Dấu hỏi r 3 ? Dấu ngã x 4 ~ Dẫu nặng j 5 . Xóa dấu: z 0 - Ví dụ: Tiếng Việt Vis duj: Tieengs Vieetj Vi1 du5: Tie61ng Vie65t Ví dụ: Tiếng Việt
Chú ý: Trong kiểu gõ Telex có một số qui định bổ sung sau:
Dấu phải gõ ở cuối từ.
Để trở về giá trị gốc thì gõ ký tự bỏ dấu 2 lần.
Ví dụ: Gõ aww để có aw, gõ uww để có uw, gõ ooo để có oo, ...
Để sửa dấu chỉ cần gõ dấu mới ở cuối từ cần sửạ
Ví dụ: Gõ Coongsj sẽ cho kết quả: Cộng
Trong văn bản tiếng Việt, ký tự ư hoặc cụm ươ xuất hiện với tần xuất khá nhiềụ Để tăng tốc độ gõ văn bản, trong các phần mềm gõ tiếng Việt còn qui định thêm:
Gõ w để cho ký tự ư
Gõ ][ để cho cụm ký tự ươ
b. Bảng mã
Hiện nay nước ta sử dụng phổ biến ba bảng mã Unicode, TCVN3, VNI trong soạn thảo tiếng Việt.
Bảng mã Unicode: Là bảng mã chuẩn quốc tế, được thiết kế để dùng làm
bảng mã duy nhất cho tất cả các ngôn ngữ khác nhau trên thế giới, kể cả các ngôn ngữ sử dụng ký tự tượng hình phức tạp như tiếng Trung, tiếng Tháị.. Vì ưu điểm đó, bảng mã Unicode đã và đang từng bước thay thế các bộ mã truyền thống, kể cả bộ mã tiêu chuẩn ISO 8859 và hiện đang được hỗ trợ trên rất nhiều
Bài giảng môn Tin học đại cương _ 35 phần mềm cũng như các trình ứng dụng. Các font chữ trong bảng mã này là các font chữ đi kèm hệ điều hành Windows như: Times New Roman, Arial, Verdana, ...
Bảng mã TCVN3: Bảng mã theo tiêu chuẩn của Việt Nam. Các font chữ trong bảng mã này có tên font bắt đầu bằng .Vn
Ví dụ: .VnTime, .VnArial, .VnArial Narrow, ...
Bảng mã VNI: Bảng mã do công ty VNI (VietNam-International) sở hữu bản quyền. Các font chữ trong bảng mã VNI có tên bắt đầu bằng VNI
Ví dụ: VNI-Times, VNI-Aptima, VNI-Centur, ...
Chú ý:
+ Khi sử dụng bảng mã nào, bắt buộc phải sử dụng các font chữ tương ứng với bảng mã đó trong soạn thảo văn bản tiếng Việt.
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về "Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính" đã qui định font chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
c. Một số điểm cần lưu ý trong soạn thảo văn bản tiếng Việt
- Trước khi nhập văn bản tiếng Việt trên một máy tính lần đầu sử dụng, cần kiểm tra và chọn bảng mã Unicode và kiểu gõ (Telex,VNI, VIQR tùy theo yêu cầu người sử dụng) trong phần mềm gõ tiếng Việt, chọn font chữ phù hợp với bảng mã Unicode (Ví dụ như: Times New Roman, Arial, Verdana, ...). Để thực hiện yêu cầu này, ta tìm biểu tượng tiếng Việt trong vùng Hiển thị thông báo (Notification area) trên thanh tác vụ và kích chuột phải vào biểu tượng tiếng Việt để thay đổi bảng mã, kiểu gõ.
- Không sử dụng phím Enter để xuống dòng, mà chỉ sử dụng phím này để kết thúc một đoạn văn bản (Paragraph).
- Ngắt một đoạn văn bản thành nhiều đoạn bằng cách đặt con trỏ bàn phím tại vị trí định ngắt, bấm phím Enter để chèn dấu kết thúc đoạn văn bản (dấu Paragraph) vào vị trí đã định.
- Nối hai đoạn văn bản bằng cách xóa dấu kết thúc đoạn nằm ở cuối đoạn trên (đưa con trỏ văn bản đến đầu đoạn văn bản dưới và bấm phím Backspace, hoặc đưa con trỏ văn bản đến cuối đoạn văn bản trên và bấm phím Delete).
- Các dấu . , ; : ! ' ) ... phải gõ liền với từ đi trước, sau các dấu này phải là mọt dấu cách rồi mới đến từ tiếp saụ
- Các dấu ( ' phải gõ liền từ đi saụ