Thứ nhất, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã, phường, thị trấn:
Cơ cấu tổ chức bộ máy ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả, chất lượng hoạt động của UBND xã, phường, thị trấn. Nếu UBND xã, phường, thị trấn có cơ cấu, bố trí nhân sự hợp lý, khoa học sẽ giúp cho UBND xã, phường, thị trấn đó giải quyết công việc nhanh hơn, tốt hơn tiết kiệm được chi phí và nguồn lực một cách hiệu quả. Cũng giống như các nhiệm vụ khác nếu nhiệm vụ kiểm soát thực hiện TTHC có cơ cấu tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự hợp lý sẽ mang lại hiệu quả thiết thực trong quá trình triển khai thực hiện và ngược lại nếu không phù hợp sẽ cản trở hoạt động kiểm soát thực hiện TTHC hoạt động không hiệu quả.
Chính vì vậy, cơ cấu, tổ chức bộ máy kiểm soát thực hiện TTHC cần phải có sự thống nhất để hoạt động kiểm soát thực hiện TTHC mới đạt hiệu quả cao.
Thứ hai, trình độ, năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức của cán bộ, công
chức kiểm soát thực hiện TTHC tại UBND xã, phường, thị trấn:
Do đặc thù công việc, đội ngũ CBCC làm nhiệm vụ kiểm soát thực hiện TTHC , nhất là lãnh đạo UBND xã, phường, thị trấn là người thực hiện kiểm soát thực hiện TTHC chịu nhiều áp lực cả về thời gian, đòi hỏi trách nhiệm rất cao của công việc. Trong khi đó, trình độ, năng lực của CBCC là một trong những yếu tố quyết định đối với mọi tổ chức khi thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình. Một đội ngũ CBCC có trình độ, năng lực, phẩm chất tốt, năng động sáng tạo sẽ dễ dàng thích ứng được với môi trường quản lý luôn biến động, tiếp cận với các nguyên lý quản lý hiện đại và các thành tựu khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để ứng dụng vào hoạt động công vụ, nâng cao chất lượng, hiệu quả thực thi công vụ.
Đối với đội ngũ CBCC làm kiểm soát thực hiện TTHC , ngoài kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ về kiểm soát thực hiện TTHC , họ còn cần phải có kinh
nghiệm thực tiễn trong thực hiện TTHC và am hiểu về nhiều lĩnh vực như hành chính, luật, kinh tế, văn hóa - xã hội, từ đó mới có thể đưa ra những nhận xét, đánh giá đúng đắn về các quy định TTHC, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động này. Do đó, đội ngũ CBCC làm kiểm soát thực hiện TTHC trong thời gian tới cần được tập huấn chuyên sâu hơn mới đảm bảo được nhiệm vụ được giao.
Vì vậy, cần có giải pháp nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ cho CBCC trực tiếp giải quyết TTHC và hệ thống CBCC đầu mối phụ trách kiểm soát thực hiện TTHC , đảm bảo họ có đủ các kỹ năng cần thiết, tạo điều kiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Thứ ba, kinh phí, trang thiết bị và phương pháp thực hiện kiểm soát thực hiện
TTHC tạiUBND xã, phường, thị trấn:
Hoạt động kiểm soát thực hiện TTHC chỉ có thể đạt hiệu quả cao khi đảm bảo bố trí đầy đủ kinh phí, trang thiết bị và cơ sở vất chất cần thiết, hợp lý. Trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho kiểm soát thực hiện TTHC rất đa dạng, nó bao gồm hệ thống máy vi tính có kết nối mạng internet, máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax và kể cả hệ thống cơ sở vật chất của UBND xã, phường, thị trấn, nơi trực tiếp giải quyết TTHC cho tổ chức, công dân. Kinh phí cơ sở vật chất, trang thiết bị ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của việc thực hiện hoạt động kiểm soát thực hiện TTHC nhất là trong giai đoạn xã hội đang phát triển mạnh mẽ về công nghệ thông tin như hiện nay..
Bố trí đầy đủ, kịp thời kinh phí sẽ tạo điều kiện để tổ chức đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND xã, phường, thị trấn. Đối với hoạt động kiểm soát thực hiện TTHC , nếu kinh phí và cơ sở vật chất, trang thiết bị dồi dào, hiện đại tạo điều kiện cho cá nhân có trách nhiệm kiểm soát thực hiện TTHC tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin; đào tạo nâng cao trình độ, chất lượng nguồn nhân lực; đầu tư cho hoạt động điều tra, nghiên cứu, góp phần hoàn thiện, nâng cao chất lượng kiểm soát thực hiện TTHC của UBND xã, phường, thị trấn.
Trong công tác kiểm soát thực hiện TTHC , công nghệ thông tin góp phần tự động hóa, đơn giản hóa việc nhập vào cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC và thực hiện
việc báo cáo tình hình kết quả thực hiện kiểm soát thực hiện TTHC , thực hiện hệ thống thông tin tiếp nhận xử lý phản ánh kiến nghị, tạo ra cách làm việc mới, đồng thời cải tiến hình thức cung cấp dịch vụ công theo hướng trực tuyến. Ngoài ra, việc niêm yết công khai TTHC thông qua việc đăng tải TTHC trên trang thông tin điện tử của cơ quan là một trong những biện pháp quan trọng thực hiện công khai, minh bạch TTHC góp phần hoàn thành công tác kiểm soát thực hiện TTHC , đưa thông tin về TTHC đến tổ chức, cá nhân một cách nhanh chóng và chính xác..