Việc công khai, niêm yết TTHC được hiểu là việc cung cấp các thông tin về TTHC khi mới được ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ hoặc bãi bỏ. Công khai niêm yết TTHC được thể hiện dưới các nội dung sau:
*Công khai thủ tục hành chính:
Công khai TTHC là một trong các biện pháp, cách thức để UBND xã, phường, thị trấn tổ chức thực hiện quy định TTHC, đưa các quy định TTHC đi vào cuộc sống. Công khai là cơ sở để cơ quan nhà nước có thẩm quyền và Nhân dân kiểm tra cơ quan, CBCC trực tiếp giải quyết TTHC, góp phần phòng chống nhũng nhiễu, tiêu cực, củng cố lòng tin của Nhân dân đối với Nhà nước.
Các TTHC sau khi được công bố phải được tổ chức công khai đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng, đúng địa chỉ, dễ tiếp cận, dễ khai thác, sử dụng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho mọi tổ chức, cá nhân tra cứu, tìm kiếm thực hiện TTHC và giám sát việc giải quyết TTHC của cơ quan, cán bộ, công chức.
Đối với cấp xã, có hai hình thức công khai bắt buộc bao gồm: Công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia và Niêm yết tại trụ sở UBND xã, phường, thị trấn, đơn vị trực tiếp giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức.
Ngoài hai hình thức công khai bắt buộc nêu trên còn có một số hình thức công khai như: Đăng tải trên trang thông tin điện tử của xã (nếu có; thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng và các hình thức khác.
*Niêm yết thủ tục hành chính:
Theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 của Bộ Tư pháp về việc Hướng dẫn công bố, niêm yết TTHC và báo cáo. Niêm yết TTHC phải đảm bảo các yêu cầu sau:
“Thứ nhất, niêm yết phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác các TTHC đã được công
bố, tạo thuận lợi cho người dân tiếp cận, tìm hiểu và thực hiện đúng quy định.
Thứ hai, kịp thời niêm yết TTHC sau khi có quyết định công bố, đảm bảo
TTHC đã hết hiệu lực thi hành.
Thứ ba, niêm yết các TTHC có kèm theo mẫu đơn, mẫu tờ khai thì các mẫu
đơn, mẫu tờ khai phải được đính kèm ngay sau TTHC. Bản giấy TTHC được niêm yết phải đảm bảo không hư hỏng, rách nát, hoen ố.
Cách thức niêm yết TTHC được thực hiện như sau:
I)Thực hiện niêm yết trên bảng: đó có thể là bảng gắn trên tường, bảng trụ xoay, bảng di động,… sao cho phù hợp với vị trí của UBND xã, phường, thị trấn; II) Vị trí đặt bảng phải thích hợp với đối tượng tiếp cận; III) Bảng niêm yết phải có kích thước thích hợp để niêm yết đầy đủ các TTHC và nội dung hướng dẫn về việc gửi phản ánh kiến nghị theo mẫu số 01 tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 của Bộ Tư pháp về việc Hướng dẫn công bố, niêm yết TTHC và báo cáo; IV) Danh mục TTHC theo lĩnh vực được ghi rõ tên TTHC và số thứ tự tương ứng của từng TTHC theo mẫu số 02 tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 của Bộ Tư pháp về việc Hướng dẫn công bố, niêm yết TTHC và báo cáo; V) Nội dung của từng TTHC được thể hiện theo mẫu số 03 tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 của Bộ Tư pháp về việc Hướng dẫn công bố, niêm yết TTHC và báo cáo về tình hình, kết quả thực hiện kiểm soát thực hiện TTHC .
Ngoài niêm yết các TTHC thì tại UBND xã, phường, thị trấn phải niêm yết nội dung hướng dẫn thực hiện phản ánh kiến nghị của cá nhân tổ chức và được thể hiện theo mẫu số 04 tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 của Bộ Tư pháp về việc Hướng dẫn công bố, niêm yết TTHC và báo cáo về tình hình, kết quả thực hiện kiểm soát thực hiện TTHC .”