2.1.2.1. Khỏi niệm quản lý
Quản lý là một dạng hoạt động lõu đời nhất, phổ biến nhất và quan trọng nhất. Quản lý là một khoa học cú lịch sử hỡnh thành và phỏt triển qua cỏc thời kỳ
khỏc nhau, với nhiều trường phỏi tư tưởng quản lý khỏc nhau: Trường phỏi cổđiển, quản lý theo khoa học, trường phỏi hành chớnh, trường phỏi tõm lý xó hội, hệ thống, tổng hợp và thớch nghi, ... Khoa học quản lý ngày càng được phỏt triển và ứng dụng hiệu quả trờn thực tiễn của đời sống xó hộị
Quản lý cú vị trớ quan trọng trong khoa học và thực tiễn hoạt động của con ngườị Cú nhiều cỏch hiểu, cỏch định nghĩa khỏc nhau về quản lý:
- Quản lý là biết chớnh xỏc điều mỡnh muốn người khỏc làm;
- Quản lý là nghệ thuật đạt đến mục tiờu, thụng qua việc chỉ huy người khỏc; - Quản lý là quỏ trỡnh cựng làm việc, thụng qua cỏ nhõn, nhúm và cỏc nguồn lực để đạt mục tiờu;
- Quản lý là hệ thống cỏc thao tỏc nhằm đưa ra cỏc quyết định hợp lý và thực hiện chỳng đểđạt mục tiờu;
- Quản lý là sự tỏc động liờn tục, cú tổ chức, cú ý thức và hướng tới cỏc mục tiờụ Một cỏch chung nhất, người ta định nghĩa quản lý như sau: “Quản lý là một quỏ trỡnh liờn tục, trong đú, con người phối hợp sử dụng cỏc nguồn lực, cụng cụ, phương phỏp để tỏc động đến cỏc đối tượng, nhằm đạt mục tiờu nhất định”.
Phõn biệt quản lý và quản trị:
Cỏc thuật ngữ “Quản lý” và “Quản trị” cú liờn quan hệ mật thiết với nhau, trong khoa học cũng như trong hoạt động thực tiễn.
- Về mặt bản chất, quản lý hay quản trịđều là cỏc quỏ trỡnh liờn tục, trong đú, người ta phối hợp sử dụng cỏc cụng cụ, nguồn lực để tỏc động vào cỏc đối tượng, nhằm đạt được cỏc mục tiờu quản lý. Do vậy, trờn thực tế, trong nhiều trường hợp, chỳng được xem là đồng nghĩa với nhaụ
- Tuy nhiờn, trong một chừng mực nhất định, quản lý và quản trị cú những
điểm khỏc biệt. Quản lý thường dựng cho tầm vĩ mụ, diện rộng, chung nhiều phương diện, đối tượng. Vớ dụ: quản lý nhà nước, quản lý kinh tế, quản lý cỏc quỏ trỡnh xó hội như toàn cầu húa, đụ thị húa, quản lý đất đai, mụi trường, .... Trong khi
đú, quản trị thường dựng cho tầm vi mụ, phạm vi hẹp, cụ thể theo từng lĩnh vực hoạt động hoặc đối tượng. Vớ dụ: quản trị kinh doanh, quản trị nhõn sự, quản trị bỏn hàng, ... Hơn nữa, trong quản lý thường nhấn mạnh khớa cạnh quyền lực, chủ thể
quản lý là “cấp cú thẩm quyền”, là cấp trờn cú quyền ra quyết định và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện của cấp dướị Trong khi đú, quản trị thường nhấn mạnh khớa cạnh tổ chức thực hiện, chủ thể của quản trị là nhà quản trị cỏc cấp của tổ chức.
Phõn biệt quản lý và lónh đạo:
Trong lý thuyết, cũng như trong thực tế, “Lónh đạo” và “Quản lý” luụn song hành với nhau, gắn bú chặt chẽ với nhau, cú thể chuyển húa lẫn nhau, nhưng khụng
đồng nhất nhaụ
Một trong cỏc dấu hiệu cơ bản để phõn biệt giữa lónh đạo và quản lý là ở đối tượng của chỳng. Đối tượng của lónh đạo luụn là con ngườị Lónh đạo nghĩa là lónh đạo con người, lónh đạo một tập thể của những con người, lónh đạo một lực lượng hay một tập đoàn người trong xó hộị Vớ dụ: Người ta thường núi lónh đạo phong trào cỏch mạng, lónh đạo Đảng, lónh đạo đoàn thể; khụng ai núi quản lý phong trào cỏch mạng, quản lý Đảng hay quản lý cỏc đoàn thể. Ngược lại, đối tượng của quản lý hết sức phong phỳ và đa đạng, cú thể núi, đối tượng của quản lý là mọi sự vật, hiện tượng của tự nhiờn hay xó hộị Bảng 2.1 sau đõy sẽ cho thấy sự
khỏc biệt giữa nhà lónh đạo và nhà quản lý, thụng qua một sốđặc điểm mang tớnh
Bảng 2.1. Phõn biệt nhà quản lý và nhà lónh đạo
NHÀ QUẢN Lí NHÀ LÃNH ĐẠO
Điều khiển người khỏc Hướng dẫn người khỏc Dựa vào quyền hành Dựa vào thiện chớ
Tạo ra sự phục tựng Khơi dậy lũng nhiệt tỡnh
Cố gắng tỡm ra nguyờn nhõn của sự cố Nỗ lực tỡm cỏch khắc phục sự cố
Biết mỡnh phải hoàn thành như thế nào Hướng dẫn làm thế nào để hoàn thành Là người đi đường Là người tỡm đường
Cố gắng làm đỳng mọi việc Cố gắng làm những việc đỳng Hướng vào mục tiờu Hướng vào con người
Lónh đạo và quản lý thống nhất với nhau trong một cỏ nhõn nhà lónh đạo hay nhà quản lý. Lónh đạo là một khõu trong chu trỡnh quản lý (kế hoạch - tổ chức - lónh đạo - kiểm tra), do đú, nhà quản lý phải lónh đạo và phải biết lónh đạọ Ngược lại, muốn lónh đạo tốt, nhà lónh đạo cũng phải biết quản lý.
Túm lại, tuy cú sự khỏc biệt, lónh đạo và quản lý luụn gắn bú chặt chẽ với nhau, song hành với nhaụ
2.1.2.2. Chức năng của quản lý
Quỏ trỡnh quản lý bao gồm cỏc khõu cơ bản: hoạch định, tổ chức, lónh đạo và kiểm tra, đú cũng là cỏc chức năng cơ bản của quản lý.
- Hoạch định: Hoạch định là khõu đầu tiờn quan trọng của quản lý. Nú được vớ như “cõy cầu” nối ước mơ với hiện thực, là cỏi “hiện thực húa” cỏc mục tiờu, nú cho biết phải làm cỏi gỡ, mức độ đạt được đến đõu, vỡ sao và làm như thế nàọ Nú cũng đồng thời cho biết làm việc đú ở đõu, lỳc nào, bằng nguồn lực nào và ai làm. Sản phẩm của hoạch định cú thể là một chiến lược, một quy hoạch, kế hoạch, chương trỡnh, dự ỏn, đề hay, hay đơn giản chỉ là một chương trỡnh cụng tỏc, mà cỏc nhà quản trị học thường gọi chung là “kế hoạch”. Kế hoạch là khõu đầu tiờn, đặt cơ
sở cho cả quỏ trỡnh quản lý, quy định cỏc khõu tiếp theo, làm cơ sở để tổ chức thực hiện và làm căn cứđể kiểm tra, đỏnh giỏ.
- Tổ chức: “Tổ chức” ở đõy là tổ chức thực hiện kế hoạch đó đề ra, bao gồm hàng loạt cỏc hoạt động cụ thể từ việc chuẩn bị và bố trớ cỏc nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực con người khả dĩ thực hiện được kế hoạch, đến phõn cụng cỏc nhiệm vụ kế
hoạch cho cỏc cỏ nhõn, đơn vị; bố trớ người theo dừi, đụn đốc, giỏm sỏt; tổ chức việc theo dừi quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch và cỏc cụng việc cụ thể khỏc. Đõy là khõu nhằm
đưa kế hoạch vào thực hiện, từng bước “hiện thực húa” cỏc mục tiờu đó đề rạ
- Lónh đạo: “Lónh đạo” ở đõy là sự tỏc động đối với con người, là lónh đạo những người dưới quyền trong quỏ trỡnh triển khai thực hiện cỏc nhiệm vụ kế hoạch
đó được phõn cụng. Quan tõm, sõu sỏt người lao động; cú những hỡnh thức khuyến khớch, động viờn cấp dưới; cú những biện phỏp giỳp đỡ, hỗ trợ cần thiết đối với những người gặp khú khăn, làm cho những người lao động an tõm, phấn khởi và tớch cực thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ được giao, thiết thực hướng tới mục tiờu cụng việc chung của tổ chức.
- Kiểm tra: Kiểm tra là khõu cuối cựng của quỏ trỡnh quản lý. Kiểm tra, đỏnh giỏ kết quả thực hiện cụng việc, ghi nhận cụng trạng của cỏ nhõn, đơn vị là hoạt
động quan trọng, khụng thể thiếu của quản lý. Kiểm tra, đỏnh giỏ khụng chỉ cú ý nghĩa cho việc kết thỳc một quỏ trỡnh quản lý mà quan trọng hơn là nú cho phộp ta rỳt được những kinh nghiệm, cú giỏ trị thiết thực đối với cỏc quỏ trỡnh quản lý saụ
Hoạch định - Tổ chức - Lónh đạo - Kiểm tra là cỏc khõu liờn hoàn với nhau, tạo thành một chu trỡnh, gọi là chu trỡnh quản lý. Cỏc nhà quản trị học gọi cỏc khõu này là “chức năng” của quản lý, hiểu theo nghĩa là cỏi mà quản lý phải làm, cỏi mà nhà quản lý phải làm.
2.1.2.3. Phõn loại quản lý
Quản lý là một dạng hoạt động hết sức phong phỳ và đa dạng, được chia thành cỏc loại khỏc nhau:
- Theo cấp quản lý: Quản lý vĩ mụ - vi mụ, quản lý cấp cao - cấp trung - cấp cơ sở; - Theo lĩnh vực quản lý: Quản lý kinh tế - tài chớnh, quản lý văn húa -xó hội, quản lý an ninh - quốc phũng, ...
- Theo đối tượng quản lý: Quản lý hồ sơ, quản lý tài chớnh, quản lý thiết bị, quản lý lao động, quản lý nguồn nhõn lực, ...
- Theo phương phỏp và cụng cụ quản lý: quản lý theo chất lượng, quản lý theo mục tiờu, quản lý theo quy trỡnh, ....
Sự kết hợp cỏc mặt núi trờn của quản lý hỡnh thành cỏc mụ hỡnh quản lý khỏc nhau trong thực tiễn của hoạt động quản lý, hết sức phong phỳ, đa dạng và phức tạp.
Trờn thực tế, tựy theo điều kiện và yờu cầu cụ thể của cụng tỏc quản lý, tựy theo trỡnh độ và ý chớ của nhà quản lý, người ta cú những cỏch tiếp cận và vận dụng cỏc mụ hỡnh quản lý khỏc nhau để đạt cỏc mục tiờu đề rạ
2.1.2.4. Nhà quản lý và yờu cầu đối với nhà quản lý
Nhà quản lý: là người dẫn dắt, lónh đạo, hướng dẫn cỏc hoạt động quản lý
cho một tổ chức hay một nhúm đối tượng quản lý nhất định, thụng qua việc sử dụng cỏc nguồn tài nguyờn (nhõn lực, vật lực, tài lực, tri thức & thụng tin) làm cho tổ
chức ấy hoàn thành được cỏc mục tiờu đó định trước.
Yờu cầu đối với nhà quản lý:
Thứ nhất, cú cỏc phẩm chất chung của nhà quản lý: Theo Edwards, M.,
Ayres, R., Howard, C. [121]: Cỏ nhõn lao động quản lý phải là người nhiệt huyết, luụn thực hiện đỳng cỏc cam kết, cú trớ tuệ, cú khả năng thuyết phục, và cú khả
năng hiểu cấp trờn, cũng như quy tụ nhõn viờn cấp dưới trong tổ chức”. Theo Pittinsky, T. L., Zhu [149], lao động quản lý trong tổ chức hành chớnh nhà nước cần quan tõm đến 3 khớa cạnh: lao động quản lý với tư cỏch lónh đạo chớnh trị, lao động quản lý gắn với cơ quan hành chớnh, lao động quản lý phải phục vụ cộng đồng.
Thứ hai, cú năng lực quản lý: Với tư cỏch là “người đi đường, nhà quản lý
phải “đi cho đỳng đường”, biết tổ chức thực hiện mọi việc đỳng quy định của phỏp luật, chỉđạo thực hiện đỳng cỏc chủ trương đề rạ
- Phải biết quản lý: xõy dựng và triển khai thực hiện quỏ trỡnh quản lý(kế
hoạch - tổ chức - lónh đạo - kiểm tra) đạt được cỏc mục tiờu đề rạ
- Phải biết huy động và sử dụng cỏc nguồn lực; phải biết sử dụng quyền lực của mỡnh, để: hướng dẫn và huấn luyện, tuyển dụng và sa thải, khen thưởng và kỷ
luật nhõn viờn, theo cỏc phương hướng và nhằm đạt cỏc mục tiờu đó đề rạ
- Phải cú kỹ năng cơ bản về quản lý: Kỹ năng lập kế hoạch (chương trỡnh hành động), kỹ năng tổ chức thực hiện chương trỡnh, kế hoạch đó đề ra; kỹ năng lónh đạo, động viờn nhõn viờn để thực tốt cỏc nhiệm vụ; kỹ năng kiểm tra, đỏnh giỏ kết quả thực hiện kế hoạch. Trong đú bao gồm hàng loạt cỏc kỹ năng cụ thể như kỹ
năng xỏc định mục tiờu, phương ỏn và ra quyết định; kỹ năng giao tiếp, đàm phỏn, thuyết phục; kỹ năng quản trị thời gian, xử lý xung đột, ...
- Phải cú định hướng giỏ trị và thỏi độ rừ ràng, đỳng đắn phự hợp với vai trũ, vị trớ lónh đạo, quản lý.
- Phải cú phong cỏch lónh đạo phự hợp.
Thứ ba, nhà quản lý phải cú khả năng thớch ứng với điều kiện cụ thể về lĩnh
vực và đối tượng quản lý. Cỏc lĩnh vực quản lý khỏc nhau đũi hỏi nhà quản lý phải cú
những kiến thức, sự hiểu biết, kinh nghiệm và kỹ năng quản lý thớch hợp. Cú nhiều lĩnh vực quản lý: quản lý dự ỏn, quản lý cụng nghệ, quản lý mụi trường, quản lý chất lượng, quản lý nhõn sự, quản lý tài chớnh, quản lý hành chớnh cụng, quản lý cỏc quỏ trỡnh xó hội, … Nhà quản lý phải cú kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm về quản lý, phự hợp với lĩnh vực mà mỡnh quản lý. Nhà quản lý cũng phải biết vận dụng cỏc phương phỏp quản lý, biết sử dụng cỏc cụng cụ thớch hợp trong hoạt động quản lý.
2.1.2.5. Phong cỏch lónh đạo của nhà quản lý
Phong cỏch lónh đạo của nhà quản lý hay nhà lónh đạo thường gọi chung là “Phong cỏch lónh đạo, quản lý” hay ngắn gọn hơn là “Phong cỏch lónh đạo”.
Phong cỏch lónh đạo là cỏch làm việc của nhà quản lý, mang dấu ấn của cỏ nhõn; bao gồm cỏc dấu hiệu đặc trưng trong hoạt động của nhà quản lý, được quy
định bởi cỏc đặc điểm nhõn cỏch của nhà quản lý. Mỗi nhà quản lý cú phong cỏch lónh đạo riờng của mỡnh, được hỡnh thành qua mối quan hệ và sự tương tỏc giữa cỏc yếu tố thuộc về cỏ nhõn nhà quản lý và cỏc điều kiện, hoàn cảnh của mụi trường làm việc. Phong cỏch lónh đạo là nhõn tố quan trọng của nhà quản lý, gắn liền với kiểu nhà quản lý và nghệ thuật lónh đạọ Phong cỏch lónh đạo khụng chỉ là khoa học lónh đạo hay phương thức lónh đạo, mà cũn thể hiện tài năng, chớ hướng, nghệ
thuật tỏc động đến người khỏc của nhà quản lý. Cú thể nhận thấy, cú nhiều cỏch hiểu, cỏch định nghĩa khỏc nhau về phong cỏch lónh đạọ
Trong một chừng mực nhất định, cú thể núi: “Phong cỏch lónh đạo là kiểu hoạt động đặc thự của nhà quản lý, nú được hỡnh thành trờn cơ sở kết hợp và tỏc
động qua lại giữa tõm lý chủ quan của nhà quản lý với cỏc yếu tố của mụi trường xó hội trong hệ thống quản lý”.
Phong cỏch lónh đạo được thể hiện qua cỏc hoạt động của nhà quản lý, từ
cỏch giao tiếp với nhõn viờn; thiết lập cỏc mục tiờu; ra cỏc quyết định; kiểm soỏt cụng việc; kiểm soỏt, đỏnh giỏ và ghi nhận cụng trạng của nhõn viờn. Phong cỏch lónh đạo hết sức phong phỳ, đa dạng, với cỏc dấu ấn thuộc về nhõn cỏch mỗi người, tuy nhiờn, trong một chừng mực nhất định, chỳng được quy về một số phong cỏch
cơ bản: Phong cỏch lónh đạo trực tiếp (cũn gọi là phong cỏch gia trưởng), Phong cỏch lónh đạo dựa trờn sự trao đổi, thảo luận (cũn gọi là phong cỏch dõn chủ) và Phong cỏch lónh đạo dựa vào ủy thỏc, giao phú. Mỗi cỏch đều cú mặt mạnh và mặt hạn chế của nú. Trờn thực tế, cỏc nhà quản lý thường linh hoạt vận dụng cỏc phong cỏch khỏc nhau, tựy theo yờu cầu của cụng việc và đặc điểm của nhõn viờn.