THEO HƯỚNG TỔ CHỨC BIẾT HỌC HỎI
3.2. CÁC BIỆN PHÁP XÂY DỰNG TTSP CỦA CÁC TRƯỜNG THPT HUYỆN TRÀ CÚ, TỈNH TRÀ VINH THEO HƯỚNG TCBHH
3.2.6. Phát triển mạng lưới thông tin sâu rộng và hiệu quả trong nhà trường, xây dựng môi trường làm việc, học tập thân thiện, tin cậy
ã Mục đớch, ý nghĩa
Đảm bảo cho mỗi người, cả lãnh đạo, CBQL, GV, NV và HS trong trường đều có thể có được những thông tin cần thiết để cải thiện công tác. Một hệ thống thông tin tốt sẽ là cơ sở để mọi công việc trong nhà trường được triển khai năng động, linh hoạt và kịp thời, hạn chế để xảy ra vấn đề không mong đợi, giúp HT xử lý hiệu quả các vấn đề
phát sinh, tạo niềm tin và sự tôn trọng của mọi thành viên trong nhà trường.
Sự công khai, minh bạch các thông tin trong quản lý tạo ra động lực để nhà trường khẳng định mình với cộng đồng dân cư trong địa bàn, với toàn xã hội, tạo niềm tin và sự tôn trọng của nhân dân địa phương.
Môi trường làm việc thân thiện, tin cậy có tác dụng nuôi dưỡng và phát triển những phẩm chât, giá trị của nhân cách người thầy và sức mạnh tổng hợp của tập thể.
Chính vì vậy, việc xây dựng môi trường làm việc trong nhà trường trở thành một trong những biện pháp tâm lý xã hội có ý nghĩa thực tiễn trong quản lý nhà trường. Một môi trường làm việc thân thiện, tin cậy sẽ là nền tảng vững chắc cho một tập thể đoàn kết, là một sức mạnh đảm bảo cho sự thành công của tổ chức.
Môi trường làm việc thân thiện, tin cậy có ảnh hưởng quan trọng đến sức khoẻ, tinh thần và sự sáng tạo của các thành viên trong nhà trường. Trong tâm trạng tốt, CBQL, GV, NV và HS làm việc, học tập thoải mái, có chất lượng, có sự tin cậy và thông cảm với nhau, hợp tác và tương trợ nhau.
ã Nội dung thực hiện
Đảm bảo cả ba luồng thông tin truyền thông chính thức trong TC: trên xuống, dưới lên và theo chiều ngang đều có chất lượng tốt.
Thụng tin truyền thụng trờn xuống là luồng thụng tin chớnh thức rừ ràng nhất và quen thuộc nhất trong nhà trường. Đó là các thông điệp, thông tin từ lãnh đạo nhà trường gửi tới các cấp dưới, bao gồm: các mục tiêu và chiến lược, chỉ thị thực hiện nhiệm vụ, các quy tắc, quy phạm, thông tin biểu dương những cá nhân, tổ nhóm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao...
Thông tin dưới lên bao gồm những thông điệp từ cấp thấp lên cấp cao hơn trong thứ bậc của tổ chức. Những thành viên của tổ chức cần được bày tỏ sự bất bình hoặc phàn nàn, cần báo cáo sự tiến bộ của mình, phản hồi công việc của mình lên cấp trên.
Thông tin theo chiều ngang là sự trao đổi thông tin giữa những người ngang bằng về địa vị công tác, xảy ra trong một đơn vị hoặc giữa các đơn vị với nhau. Mục đích của thông tin theo chiều ngang không chỉ là sự thông báo mà còn là yêu cầu trợ giúp và phối
hợp hoạt động.
Trong nhà trường, đó là những thông tin giữa GV chủ nhiệm và GV bộ môn, giữa các tổ nhóm chuyên môn, các tổ chức đoàn thể, liên quan đến việc hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị, thông tin giữa các nhà trường, phối hợp về công tác tuyển sinh, đổi mới phương pháp, chương trình, sách giáo khoa, ...
Với những thông tin trên xuống người lãnh đạo cần lưu ý không để xảy ra hiện tượng sai lạc, thất thoát thông tin.
Cần kết hợp chặt chẽ, có hiệu quả các luồng thông tin trên xuống và dưới lên để đảm bảo chu trình thông tin thông suốt, hoàn hảo.
Người lãnh đạo cần nắm vững cả năm loại thông tin từ dưới lên:
- Thông tin mô tả những vấn đề nghiêm trọng và những trường hợp ngoại lệ nhằm cảnh báo cho người lãnh đạo biết được những khó khăn nảy sinh trong tổ chức;
- Thông tin chứa các ý tưởng, các đề xuất cải tiến quy trình, liên quan đến nhiệm vụ được giao nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc;
- Thông tin báo cáo định kỳ: Thông báo cho các cấp quản lý về kết quả làm việc, hoạt động của cá nhân, đơn vị;
- Thông điệp biểu thị sự phàn nàn, sự xung đột của cấp dưới được chuyển lên cấp trên để tìm biện pháp giải quyết;
- Thông tin tài chính, kế toán gồm các thông tin về: học phí, chi phí, giá cả, thu nhập của GV.
Cần hình thành các luồng thông tin dưới lên bằng các hình thức như hộp thư góp ý, thăm dò ý kiến, hình thành hệ thống thông tin tiếp nhận báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh, đặc biệt là những cuộc đối thoại trực tiếp giữa người lãnh đạo và cấp dưới.
Bên cạnh các luồng tin chính thức, người lãnh đạo cần chú ý đến các kênh không chính thức.
Người lãnh đạo cần hòa mình với cấp dưới, hình thành mối quan hệ mật thiết với họ và trực tiếp nhận biết những thông tin về bộ phận nơi họ làm việc. Nếu người lãnh đạo thất bại trong việc sử dụng kênh này họ sẽ bị cô lập, bị cấp dưới xa lánh. Và như
vậy, hiệu quả quản lý trong TTSP sẽ rất hạn chế.
Các thành viên của các cấp khác nhau, ở vị trí khác nhau trong tổ chức có nhu cầu thông tin không giống nhau.
Để thông tin thực sự có giá trị, có hiệu quả, cần đảm bảo về chất lượng, tính phù hợp và kịp thời của nội dung thông tin:
- Chất lượng thông tin phải đảm bảo trung thực, chính xác;
- Thông tin phải phù hợp với đối tượng sử dụng, tránh bị nhiễu loạn cả về nội dung và số lượng;
- Thông tin chỉ phát huy được tác dụng khi nó đảm bảo được yếu tố kịp thời. Khi thông tin lỗi thời nó sẽ trở thành vô dụng.
Người lónh đạo cần hiểu rừ về độ phong phỳ của cỏc kờnh thụng tin và ỏp dụng hiệu quả vào giao tiếp truyền thông: Từ thảo luận mặt đối mặt, nói chuyện qua điện thoại, thư điện tử, đến các phương tiện viết như các bản ghi nhớ, công văn, các hồ sơ, báo cáo...
Người lónh đạo cần phõn biệt rừ những thụng điệp mơ hồ, dễ bị hiểu sai lạc với những thông điệp quen thuộc thường nhật, chứa thông tin đơn giản, dễ nắm bắt để chọn kênh thông tin tương ứng phù hợp.
Thông tin về các chế độ, chính sách rất quan trọng đối với việc xây dựng TTSP trong nhà trường. Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với CBQL, GV, NV về bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện chế độ bảo hiểm và phúc lợi xã hội, chế độ khen thưởng,... theo quy định hiện hành của Nhà nước là điều kiện cần thiết để xây dựng môi trường làm việc, học tập thân thiện và tin cậy. HT phải đảm bảo cho CBQL, GV, NV được hưởng những quyền lợi chớnh đỏng, đồng thời cũng thấy rừ những bổn phận và trách nhiệm của mình trong nhà trường. Đối với HS, nhà trường phải thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách theo quy định của Nhà nước và cần tạo điều kiện thuận lợi cho các em được hưởng các ưu đãi trong giáo dục.
Để xây dựng nhà trường thành một tập thể thống nhất và đoàn kết, một số biện pháp sau cần triển khai thực hiện:
ã Xõy dựng sự đoàn kết, thống nhất trong BGH
Để xây dựng được khối đoàn kết trong nhà trường thì yếu tố quyết định đầu tiên đó chính là sự đoàn kết giữa các thành viên trong BGH. Sự đoàn kết trong BGH được thể hiện trước hết ở sự phõn cụng nhiệm vụ một cỏch rừ ràng, phự hợp với năng lực cỏ nhân, có sự thống nhất về ý chí và hành động hướng về mục tiêu chung của nhà trường.
Sự phân công công việc phải kết hợp với việc ủy quyền cho cá nhân chịu trách nhiệm trước HT về phần việc của mình, có như vậy mới kích thích được tính chủ động, hăng say, sáng tạo trong công việc được giao. Các thành viên phải có sự phối hợp hỗ trợ với nhau, hiểu nhau và tôn trọng cá tính của nhau, giữa các thành viên phải có sự dung hợp hài hòa, đoàn kết, hợp tác và HT phải là trung tâm của sự đoàn kết đó.
ã Xõy dựng cỏc mối quan hệ nhõn ỏi trong tập thể
Ở các nhà trường, các mối quan hệ được hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, đó là mối quan hệ giữa các thành viên BGH với GV, nhân viên, quan hệ giữa các GV, NV với nhau, quan hệ giữa GV, nhân viên với HS, quan hệ giữa các thành viên trong nhà trường với phụ huynh HS. Để xây dựng được khối đoàn kết thì các mối quan hệ này phải được hình thành và xây dựng trên cơ sở lòng nhân ái và tin cậy.
Muốn vậy, trước hết các thành viên BGH phải thật sự tin tưởng, tôn trọng, khách quan, dõn chủ và thể hiện rừ tinh thần trỏch nhiệm, tạo điều kiện giỳp đỡ cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ, phải thật sự trở thành chỗ dựa cho họ về chuyên môn, nghiệp vụ cũng như trong cuộc sống.
Mọi GV, nhân viên trong nhà trường phải luôn có ý thức chấp hành tốt sự phân công nhiệm vụ của cấp trên, thực hiện nhiệm vụ được phân công một cách nhiệt tình.
Khi phát hiện những vấn đề chưa hợp lý phải sẵn sàng góp ý cho cấp trên trên tinh thần xây dựng tập thể.
Giữa BGH và GV, nhân viên trong nhà trường không chỉ là mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, mà cần có mối quan hệ thiện chí, chân thành, khoan dung và thúc đẩy nhau tiến bộ. Điều tối kỵ trong nhà trường là việc cấp trên quan liêu, mệnh lệnh, áp đặt, trù úm, thành kiến, vì điều đó sẽ dẫn đến cấp dưới mất lòng tin, sẽ đối phó, ỷ lại, thậm
chí chống đối lãnh đạo.
Giữa các CBQL, GV, NV trong tập thể cần có mối quan hệ bình đẳng, phối hợp.
Cần xây dựng một mối quan hệ hợp tác, tương thân, tương ái, khoan dung, độ lượng giữa các thành viên với nhau để tạo bầu không khí tâm lý lành mạnh, thoải mái, làm cho các thành viên gắn bó với nhau hơn, chia sẻ với nhau được nhiều điều trong cuộc sống.
Giữa CBQL, GV, NV với HS cần xây dựng mối quan hệ: CBQL, GV, NV cần nhiệt tình giúp đỡ, tôn trọng ý kiến của HS, còn HS cần biết kính trọng, lễ phép đối với CBQL, GV, NV nhà trường. Giữa HS với nhau cần có sự đoàn kết, giúp đỡ và tôn trọng nhau. HT cần chủ động giải quyết giải quyết các mâu thuẫn, xung đột trong nhà trường:
Trong quá trình hoạt động và giao lưu cùng nhau thì trong nhà trường khó tránh khỏi việc xảy ra những mâu thuẫn. Khi tập thể nhà trường có những biểu hiện của sự mâu thuẫn, HT cần phải quan tâm xử lý ngay. Trong thực tế ở nhà trường thường xảy ra một số loại mâu thuẫn sau:
ã Mõu thuẫn giữa cỏc CBQL;
ã Mõu thuẫn giữa CBQL với một hoặc nhúm GV, NV;
ã Mõu thuẫn giữa những GV, NV với nhau;
ã Mõu thuẫn giữa GV với một hoặc một số HS hoặc phụ huynh HS;
ã Mõu thuẫn giữa CBQL, GV, NV với những người trong gia đỡnh;
ã Mõu thuẫn giữa cỏc nhúm, cỏc tổ chuyờn mụn;
ã Mõu thuẫn giữa HS với nhau.
Khi biết được trong tập thể có mâu thuẫn, cần tìm ra nguyên nhân gây ra mâu thuẫn đó. Thường là mỗi mâu thuẫn xung đột đều có nguyên nhân riêng của nó. Có thể nêu ra một số nguyên nhân cơ bản sau:
ã Phong cỏch quản lý khụng phự hợp của cỏn bộ lónh đạo: quyền uy, mệnh lệnh, đánh giá CBQL, GV, NV thiếu chính xác, kỷ luật và khen thưởng thiếu khách quan, công bằng thiện chí;
- Sự liên kết rời rạc trong tập thể dẫn đến tính tập thể yếu, giữa cá nhân và tập thể không thống nhất mục tiêu; các thành viên trong tập thể không thỏa mãn những nhu cầu
của nhau dẫn đến không chấp nhận nhau, không phục tùng nhau hoặc mâu thuẫn với nhau;
- Tính đa dạng, phức tạp của các thành viên về nhu cầu, lợi ích, tính cách, năng lực, tuổi tác, hoàn cảnh gia đình;
- Một số CBQL, GV, NV thiếu tình thương và trách nhiệm, thậm chí trù úm hoặc thiên vị đối với HS.
Khi tìm ra nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn, cần phải chủ động, tích cực giải quyết một cách triệt để. Tùy vào mức độ và phạm vi mâu thuẫn, HT phối hợp với các tổ chức, tập thể để giải quyết. Mục đích của giải quyết mâu thuẫn là giúp cho đương sự trong cuộc hiểu rừ bản chất của vấn đề, nhận ra cỏi đỳng, cỏi sai chứ khụng phải tỡm ra ai đúng, ai sai. Kết quả của việc giải quyết mâu thuẫn là các bên đương sự thấy được nguyên nhân và có biện pháp khắc phục, bắt tay thiện chí và hợp tác trong công việc.
ã Xõy dựng và phỏt huy truyền thống tập thể
Trong tập thể nhà trường, ngoài việc giữ gìn truyền thống tốt đẹp của dân tộc, của địa phương, cần quan tâm xây dựng và phát huy các truyền thống:
- Truyền thống tôn trọng đạo lý người thầy;
- Truyền thống “tôn sư trọng đạo”;
- Truyền thống “dạy tốt, học tốt”;
- Truyền thống “kỷ cương, tình thương, trách nhiệm”.
Các truyền thống này cần được thường xuyên củng cố, duy trì và phát huy thông qua các hoạt động phong trào, qua việc tổ chức giao lưu, kỷ niệm các ngày lễ lớn trong năm, đặc biệt là ngày Nhà giáo Việt Nam.
Xây dựng Phòng truyền thống nhà trường, trong đó lưu giữ những hình ảnh, những kỷ vật, những thành tích nổi bật của nhà trường trong từng giai đoạn phát triển được xem như là một phương tiện giáo dục và tạo sự gắn kết mọi người trong tập thể.
ã Xõy dựng bầu khụng khớ tõm lý thuận lợi trong nhà trường
Quan tâm chăm sóc đời sống tinh thần của cán bộ, GV, NV. Phối hợp với Công đoàn tổ chức các buổi sinh hoạt tập thể, tổ chức các sân chơi vui vẻ, lành mạnh để mọi
người có thể tham gia; quan tâm đến đời sống gia đình của các thành viên trong nhà trường, thăm hỏi các gia đình khó khăn hoặc có những công việc vui, buồn trong cuộc sống.
ã Xõy dựng nền tảng văn húa tớch cực trong nhà trường
Nuôi dưỡng, vun trồng văn hoá nhà trường lành mạnh là trách nhiệm của tất cả các thành viên trong nhà trường, trong đó HT đóng vai trò quyết định. Để xây dựng và quản lý văn hóa nhà trường, người lãnh đạo cần quan tâm đến điều kiện cần và đủ để có văn hóa nhà trường; điều kiện cần bao gồm kết cấu tinh thần và kết cấu vật chất đều phải có giá trị dương và vận động hài hòa với nhau; điều kiện đủ là người học có phong cách học tốt, người dạy có phong cách dạy tốt, quan hệ thầy trò là quan hệ của tình bạn đạo đức [2], cụ thể bao gồm:
- Xây dựng các chuẩn mực văn hóa;
- Đánh giá văn hóa nhà trường;
- Thu hút sự tham gia của HS vào các hoạt động của nhà trường;
- Tạo và hướng dẫn sự thay đổi;
- Giao tiếp hiệu quả;
- Xây dựng cơ sở vật chất của nhà trường đảm bảo yêu cầu về văn hóa;
- Thực hiện các lễ hội kỷ niệm;
- Xây dựng hồ sơ văn hóa của nhà trường.
Để xây dựng và quản lý được văn hóa nhà trường thì trước hết HT phải luôn là người lãnh đạo gương mẫu, là tấm gương về đạo đức và sự tận tâm, có kiến thức, kĩ năng giao tiếp và hợp tác hiệu quả, có sáng kiến và sự thích ứng. Thông qua các hoạt động tương tác hàng ngày với CBQL, GV, NV, HS, phụ huynh và cộng đồng, các giá trị của văn hóa nhà trường được khẳng định, nuôi dưỡng, vun trồng.
Để nuôi dưỡng, vun trồng văn hóa lành mạnh trong nhà trường, HT cần chú ý đến nhu cầu của CBQL, GV, NV và HS. Khả năng biết lắng nghe của HT, phong cách lãnh đạo theo tình huống, tăng cường đối thoại sẽ nuôi dưỡng bầu không khí tâm lí cởi mở, tin cậy, tôn trọng lẫn nhau ở nơi làm việc. Trên cơ sở đó nền tảng văn hóa ứng xử trong
nhà trường được củng cố.
HT tạo niềm tin trong đội ngũ bằng sự đánh giá công tâm, phản ứnglinh hoạt và nhân văn đối với những biến động trong nhà trường.
HT còn có thể nuôi dưỡng, vun trồng văn hóa nhà trường bằng cách khuyến khích và tích cực ủng hộ sự đổi mới để CBQL, GV, NV phát triển tối đa khả năng của họ; coi trọng việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn để không ngừng phát triển đội ngũ; khuyến khích CBQL, GV, NV tích cực hợp tác với đồng nghiệp trong và ngoài trường; tạo điều kiện để mỗi HS đều có cơ hội thể hiện khả năng của mình.
Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, tin cậy, hiệu quả trong tập thể nhà trường chính là thực hiện cuộc vận động “Kỷ cương, tình thương, trách nhiệm”. Kỷ cương thể hiện ở việc thực hiện đúng luật, đúng quy chế, quy định, điều lệ. Tình thương thể hiện ở nếp sống văn hoá, thiện chí, khoan dung, độ lượng,... Trách nhiệm thể hiện ở phong cách sống gắn bó, tinh thần hợp tác của các thành viên TTSP trong công việc, cuộc sống.
ã MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BIỆN PHÁP
Để đạt được thành công trong quá trình xây dựng TTSP nhà trường theo hướng TCBHH, người lãnh đạo cần phối hợp đồng bộ các biện pháp đã nêu trên. Mỗi biện pháp đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Đồng thời mỗi biện pháp phải được thực hiện trong những điều kiện cụ thể. Các biện pháp nêu trên cũng cần được thực hiện một cách có hệ thống và đồng bộ, chúng ít có ý nghĩa khi thực hiện đơn lẻ. Các biện pháp xây dựng TTSP nhà trường theo hướng TCBHH được xây dựng ở trên không chỉ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau về hình thức, mà còn có mối quan hệ biện chứng về nội dung. Mỗi biện pháp đều cần những tiền đề để thực hiện, biện pháp này sẽ tạo tiền đề để thực hiện biện pháp kia. Chẳng hạn, khó có thể đạt được thành công trong triển khai hệ thống biện pháp, nếu HT không dành sự quan tâm thích đáng đến việc thực hiện biện pháp 3.2.1 “Nâng cao nhận thức của các thành viên trong nhà trường, tạo sự đồng thuận trong xây dựng TTSP theo hướng TCBHH” tương tự, việc “ Định hướng phát triển TTSP phù hợp với sứ mạng, tầm nhìn của nhà trường và các giá trị văn hóa hướng đến