6. Kết cấu của đề tài
2.1.4. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2. 10: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH MTV Nội thất WoodPark
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH MTV Nội thất WoodPark)
Bộ phận quản lý cấp cao:
Giám đốc điều hành: Quản lý phòng Tư vấn thiết kế & Kỹ thuật – Thi công.
Phó Giám đốc điều hành: Quản lý phòng kế toán- Hành chính nhân sự, phòng kinh doanh và phòng PR & Marketing.
Phòng kế toán hành chính nhân sự:
Kế toán: Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. Báo cáo tài chính kế toán, thuế, dòng tiền, thanh toán, công nợ, hợp đồng, tài sản, tồn kho, tiền lương…
Hành chính: Thực hiện các hoạt động pháp lý doanh nghiệp, văn thư lưu trữ, lễ tân khách tiếp, văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, quản lý tài sản, dịch vụ hậu cần cho CBNV, lưu giữ lịch làm việc hàng tuần của nhân viên, sắp xếp và cung cấp tài liệu để báo cáo…
Nhân sự: Định biên nhân sự, đăng thông tin tuyển dụng lên các kênh có ứng viên tiềm năng và đào tạo, sàn lọc CV và lưu trữ hồ sơ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên, chế độ tiền lương và phúc lợi, chính sách đãi ngộ, hợp đồng, quan hệ lao động, truyền thông nội bộ, CSR. Phong trào thi đua, thưởng phạt, kỷ luật lao động, đánh giá kết quả hoàn thành công việc…
Mua bán: Thực hiện các hoạt động mua sắm hành hóa/dịch vụ của công ty; đánh giá xây dựng và quản lý hệ thống nhà cung cấp của công ty; quản trị và kiểm soát các vấn đề về giá, chất lượng hàng hóa/dịch vụ; tiến độ giao nhận, thái độ làm việc/hỗ trợ, chính sách cung cấp…của nhà cung cấp.
Phòng kinh doanh:
Nghiên cứu và thực hiện các công việc tiếp cận thị trường về khách hàng.
Đưa ra các chiến lược về công tác giới thiệu sản phẩm và việc mở rộng phát triển thị trường để thu hút được khách hàng.
Lên kế hoạch tổ chức và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như việc tính toán báo cáo về giá thành để tạo hợp đồng với khách hàng.
Cung cấp thông tin và thực hiện các hoạt động phiên dịch và dịch thuật tài liệu giúp ban lãnh đạo công ty, doanh nghiệp.
Thực hiện việc theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện các chiến lược kinh doanh của các phòng ban trong công ty, phân xưởng, doanh nghiệp để có thể đảm bảo được việc thực hiện được đúng quy trình và tiến độ sản xuất sản phẩm cũng như hoàn thành đúng so với các hợp đồng với khách hàng.
Tạo kế hoạch thực hiện và phân bổ thời gian sản xuất và kinh doanh thường niên cho các phân xưởng sản xuất, cho doanh nghiệp công ty.
Thực hiện các lệnh về sản xuất để đảm bảo và duy trì sản phẩm cho các phân xưởng, doanh nghiệp nhỏ để nâng cao nguồn hàng đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của thị trường doanh nghiệp
Đưa ra các chiến lược về marketing, đồng thời đưa ra các biện pháp nâng cao tính hiệu quả kinh doanh trong các thời điểm cụ thể.
Lên kế hoạch thực hiện công tác phát triển thị trường và các công tác về nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Xây dựng và phát triển các mối quan hệ với khách hàng.
Chịu trách nhiệm trước các bộ phận giám đốc về các hoạt động phát triển của doanh nghiệp theo thẩm quyền và nhiệm vụ đã được giao.
Lên kế hoạch và mục tiêu cho việc bán hàng để trình lên Tổng giám đốc phê duyệt định kỳ. Ngoài ra thực hiện tổ chức và triển khai bán các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt. Tuân thủ các quy định của Công ty trong công tác đề xuất các chính sách cho khách hàng khi cung cấp các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhiệm vụ của mình.
Phòng PR & Marketing:
Thực hiện xây dựng chiến lược và kế hoạch PR & Marketing tháng/quý/năm. Xây dựng và quản lý hệ thống bộ phận nhận diện thương hiệu công ty (các tài liệu/vật phẩm Sales & Marketing): Profiles công ty, poster/banner/standee, biển hiệu công ty, biển hiệu quảng cáo, namecard, biển tên CBNV, đồng phục…
Quản trị các kênh truyền thông online của công ty: website, fanpage…; lập kế hoạch và triển khai thực hiện các hoạt động PR & Marketing online: social media, email marketing…
Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động PR & Marketing offline, trưng bày sự kiện, các hoạt động tài trợ, giải thưởng, thư chuyển phát điện thoại,…
Quản lý và kiểm soát chặt chẽ các hình ảnh và nội dung truyền thông về công ty, cung cấp các văn bản/tài liệu thông tin truyền thông chính thống của công ty cho các cơ quan chính quyền/báo chí/đối tác/khách hàng; kiểm soát và xử lý khủng hoảng truyền thông thương hiệu.
Thường xuyên cập nhật và nắm bắt kịp thời các thông tin, xu thế thị trường, thị hiếu khách hàng và các hoạt động của đối thủ để định hướng chiến lược và kế hoạch PR & Marketing hiệu quả.
Phòng tư vấn thiết kế:
Tham gia khảo sát không gian hiện tại của công trình dự án như mặt bằng, phương hướng, khí hậu, thổ nhưỡng để tư vấn thiết kế và bố trí nội thất cho khách hàng.
Triển khai các dự án thiết kế của công ty: Gặp gỡ khách hàng thảo luận và tư vấn về không gian cần thiết kế nội thất. Theo lịch hẹn, kiến trúc sư nội thất của WoodPark sẽ tới trực tiếp công trình để khảo sát, góp ý và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng để tiến hành đo đạt, thảo luận về ngân sách thiết kế, trao đổi về quy trình thiết kế và lên ý tưởng sáng tạo. Dựa trên kết quả khảo sát hiện trạng, nhân viên tư vấn sẽ lên ý tưởng thiết kế dựa trên mặt bằng 2D của khách hàng, sau khi thiết kế 2D WoodPark sẽ tiến hàng tạo bản vẽ 3D để thống nhất lại với khách hàng; tổ chức triển khai các bản vẽ thiết kế và hồ sơ kỹ thuật liên quan; trao đổi, chỉnh sửa và thống nhất thông qua thiết kế với khách hàng; kiểm duyệt, chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ bản vẽ thiết kế; trình Ban Giám đốc phê duyệt để chuyển triển khai bóc tách kỹ thuật đưa vào sản xuất và thi công công trình.
Tham gia vào quá trình giám sát và quản lý tiến độ, chất lượng và hình ảnh thi công các công trình thiết kế; đảm bảo tính chuẩn xác về mặt hình ảnh và thẩm mỹ của thiết kế sau thi công.
Phòng kỹ thuật & thi công:
Bóc tách kỹ thuật bản vẽ thiết kế lên kế hoạch triển khai đưa vào sản xuất theo đúng yêu cầu, thiết kế, kỹ thuật và tiến độ thi công trình.
Xây dựng và kiểm soát số lượng định mức nguyên vật liệu sản xuất, chịu trách nhiệm về các đồ thừa/thiếu/phát sinh nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất và thi công.
Triển khai sản xuất, vận chuyển, thi công và lắp đặt tại công trình khách hàng. Việc thi công tại nhà khách hàng có thể kéo dài một vài ngày hay nhiều tuần tùy theo khối lượng và hạng mục thi công.
Nếu thi công toàn bộ nội thất như: Phòng ngủ, Phòng khách, Phòng bếp, Trần thạch cao, các mảng tường trang trí,sàn nhà, ánh sang, vệ sinh, điện nước ... có thể kéo dài với thời gian dài từ 1 tuần cho tới 1 tháng tuỳ theo số lượng hạng mục.
Nếu quý khách làm tủ bếp, thời gian thi công tại hiện trường là trong ngày có thể kéo dài thêm một vài ngày nếu như thêm các hạng mục kính, hoặc các hạng mục đặc biệt.
Sau khi công trình hoàn tất, khách hàng cùng cán bộ kỹ thuật giám sát của WoodPark tiến hành nghiệm thu về khối lượng công việc, số lượng, chất lượng của sản phẩm. Ký biên bản bàn giao nghiệm thu và thanh lý hợp đồng thiết kế nội thất căn hộ.
Bảo hành & sửa chữa sản phẩm của công ty cho khách hàng.
WoodPark Store:
Quản lý các hoạt động tư vấn bán hàng online & Offline của cửa hàng: Tư vấn bán hàng cho khách hàng tại cửa hàng, trực tuyến; điều phối vận chuyển giao hàng.
Phát triển hệ thống phân phối: Tìm kiếm đối tác để phát triển hệ thống đại lý ký gửi/phân phối, mở rộng thị trường và tăng doanh thu.
Xây dựng và triển khai các hoạt động Sales & Marketing của cửa hàng: Chính sách bán hàng (bán lẻ, bảo hành/sửa chữa…); các hoạt động Sales & Marketing, khuyến mãi, tri ân, sự kiện…thúc đẩy doanh thu.
Quản trị quan hệ khách hàng/đối tác: Lập kế hoạch các hoạt động chăm sóc khách hàng/đối tác hiệu quả, giải quyết các khiếu nại/phản hồi của khách hàng/đối tác.
Thường xuyên cập nhật và nắm bắt kịp thời các thông tin, xu thế thị trường, thị hiếu khách hàng và các hoạt động của đối thủ để định hướng chiến lược & kế hoạch các hoạt động Sales & Marketing hiệu quả, hỗ trợ tích cực đạt mục tiêu về doanh thu.
Thực hiện chiến lược & kế hoạch marketing tháng/quý/năm.
Quản lý cửa hàng: Quản lý tài sản, hàng hóa trưng bày, cơ sở hạ tầng/vật chất và trang thiết bị của cửa hàng, hàng tồn, kiểm kê tài sản/hàng hóa định kỳ.
Quản lý nhân viên: Sắp xếp lịch làm việc, kiểm tra giám sát thái độ và hiệu quả làm việc của CBNV, hướng dẫn & đào tạo công việc cho CBNV cửa hàng.
Quản lý các tài liệu/vật phẩm Sales & Marketing của cửa hàng: như profile công ty, catalogue sản phẩm, Poster/Banner/Standee, namecard, phong bì thư…