1.3. Quản lý đại lý bảo hiểm nhân thọ
1.3.3.Nội dung quản lý đại lý bảo hiểm nhân thọ
1.3.3.1. Lập kế hoạch đại lý BHNT
Kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp BHNT. Vì vậy, các doanh nghiệp BHNT cần xác định mục tiêu và các nguồn lực, cũng như quyết định cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó.
Tuy nhiên, để có thể xác định mục tiêu và các nguồn lực chính xác, phù hợp với tình hình thực tế thì trước hết các doanh nghiệp BHNT phải nắm được tình hình lực lượng đại lý của mình bởi hoạt động phát triển lực lượng đại lý như là phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp BHNT.
Phát triển lực lượng đại lý BHNT chính là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực và xây dựng để đáp ứng nhu cầu đó nhằm thực hiện chiến lược phát triển, mở rộng thị trường của doanh nghiệp. Theo đó, các doanh nghiệp BHNT cần tiến hành các công việc sau:
- Bước 1: Dự báo nhu cầu đại lý
Nhằm xác định mục tiêu cần đạt được, lập kế hoạch đại lý BHNT. Trên cơ sở đó cần xác định nhu cầu đại lý về số lượng, trình độ chuyên môn, kỹ năng, phẩm chất,...
Nhằm đưa ra các nhận định, đánh giá ưu điểm, hạn chế của lực lượng đại lý hiện có của doanh nghiệp. Xét về phía các đại lý, phải đánh giá được cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ làm việc, trách nhiệm và quyền hạn của họ. Xét về phía doanh nghiệp BH, phải xem xét các chính sách quản lý đại lý, mục tiêu, kế hoạch hoạt động, môi trường làm việc,...
- Bước 3: Quyết định tăng hay giảm đại lý
Nhằm so sánh dự báo nhu cầu đại lý trong tương lai với thực trạng lực lượng hiện có của doanh nghiệp BH để xác định lực lượng đại lý của doanh nghiệp thừa hay thiếu, từ đó đưa ra các giải pháp tăng hoặc giảm.
- Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện giải pháp đã đề ra
Một bản kế hoạch thực hiện rõ ràng, phù hợp với doanh nghiệp cần xác định các vấn đề chủ yếu như: tuyển dụng, đào tạo,...
Phát triển lực lượng đại lý BHNT được cụ thể hóa bằng các kế hoạch ngắn hạn về nhân lực. Các kế hoạch ngắn hạn này có thể điều chỉnh linh hoạt, phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp BH. Hiệu quả của quá trình này phụ thuộc vào mức độ phù hợp của kế hoạch đại lý BHNT với các kế hoạch khác của doanh nghiệp BH, với đặc trưng, năng lực của doanh nghiệp. Vì vậy, khi thực hiện kế hoạch đại lý BHNT phải quan tâm tới các kế hoạch khác như phát triển thị trường, phát triển sản phẩm mới,...
1.3.3.2. Tổ chức triển khai, thực hiện kế hoạch
Việc tổ chức thực hiện kế hoạch đại lý BHNT tại doanh nghiệp BHNT bao gồm hai nội dung cơ bản là: Tổ chức thực hiện bộ máy và tổ chức thực hiện hoạt động.
a. Tổ chức thực hiện bộ máy
Để hoạt động kinh doanh có thể diễn ra thì các doanh nghiệp BHNT cần tổ chức một cơ cấu bộ phận để thực hiện các công việc liên quan và phát sinh trong quá trình quản lý đại lý BHNT. Thông thường bộ phận nhân sự của mỗi doanh nghiệp BH sẽ là bộ phận lập kế hoạch đại lý BHNT như là kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch phát triển lực lượng đại lý BHNT được thực hiện hàng năm và chi tiết cho các quý, tháng,… để đảm bảo doanh nghiệp BH có đủ số lượng đại lý cần thiết với khả năng làm việc tốt.
b. Tổ chức thực hiện hoạt động
Để có thể thực hiện được các công việc nói chung và kế hoạch đại lý BHNT nói riêng, các cán bộ của doanh nghiệp BH trước hết phải là những người nắm bắt đầy đủ quy trình, thủ tục các lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm vụ của mình về quản lý nguồn nhân lực nói chung và quản lý đại lý BHNT nói riêng. Trong đó, có các quy định liên quan đến quản lý đại lý BHNT như: Luật Kinh doanh BH số 24/2000/QH10 ngày 09 tháng 12 năm 2000 được sửa đổi bởi Luật Kinh doanh BH số 61/2010/QH12 ngày 24 tháng 11 năm 2010, Thông tư số 124/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 45/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Kinh doanh BH và Nghị định số 123/2011/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Kinh doanh BH.
Trên cơ sở các đặc điểm của hoạt động kinh doanh BH kết hợp với xu thế mới của nền kinh tế hiện nay, quản lý đại lý BHNT cần đảm bảo các nội dung cơ bản: quản lý đại lý thông qua tuyển dụng đại lý, quản lý đại lý thông qua đào tạo đại lý, quản lý đại lý thông qua đánh giá thực hiện công việc của đại lý và quản lý đại lý thông đãi ngộ đại lý. Các nội dung này mang tính trọng tâm cho mọi khía cạnh và có mối quan hệ chặt chẽ với các khía cạnh còn lại. Ví dụ như, tuyển dụng đại lý là hoạt động được thực hiện nhằm bổ sung đại lý đáp ứng yêu cầu số lượng đại lý BH phù hợp với quy mô kinh doanh, tuy nhiên, nếu xét ở góc độ chất lượng đại lý BHNT được tuyển dụng mới thì đây cũng là hoạt động có thể góp phần nâng cao chất lượng đại lý BHNT.
Theo đó, việc tổ chức thực hiện quản lý nguồn nhân lực là các đại lý BHNT của doanh nghiệp BH bao gồm các nội dung sau:
(1) Quản lý đại lý thông qua tuyển dụng
Tuyển dụng đại lý BHNT là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn đại lý để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp BH và bổ sung lực lượng đại lý cần thiết nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp BH. Quy trình tuyển dụng đại lý BHNT được thực hiện như sau:
• Xác định nhu cầu tuyển dụng
cần tuyển và thời gian cần có những đại lý đó tại doanh nghiệp BH.
Thông thường, nhu cầu tuyển dụng đại lý phản ánh trạng thái thiếu hụt (bao gồm cả số lượng và chất lượng) trong tương quan cung, cầu nhân lực gắn với thời gian trung và dài hạn của doanh nghiệp BH.
Trong quá trình xác định nhu cầu tuyển dụng đại lý, việc xác định nhu cầu về chất lượng đóng vai trò rất quan trọng và được phản ánh qua tiêu chuẩn tuyển dụng được đưa ra. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, tuyển dụng hướng đến tuyển người phù hợp chứ không tuyển người tốt nhất. Sự phù hợp của đại lý cần tuyển bao gồm cả sự phù hợp về năng lực gắn với yêu cầu (theo mô tả công việc), gắn với mức thu nhập doanh nghiệp BH có thể chi trả. Đồng thời, sự phù hợp còn bao hàm cả phù hợp đối với đội ngũ nhân lực hiện có (liên quan đến việc bổ sung năng lực khuyết thiếu) và phù hợp với môi trường, văn hóa doanh nghiệp. Theo đó, dựa trên điều kiện tối thiểu để trở thành đại lý BHNT theo quy định của Luật Kinh doanh BH, các doanh nghiệp BHNT có thể đưa thêm các điều kiện tùy theo yêu cầu của mình nhằm tuyển dụng đại lý có chất lượng.
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng đại lý có thể được áp dụng theo quy trình dưới lên, quy trình trên xuống, hoặc quy trình kết hợp.
- Quy trình dưới lên là quy trình các doanh nghiệp BH thường dùng để các bộ phận có nhu cầu tuyển dụng đề xuất theo mẫu của bộ phận nhân sự. Bộ phận nhân sự tiến hành tổng hợp thành nhu cầu tuyển dụng của toàn doanh nghiệp BH.
- Quy trình trên xuống là quy trình bộ phận nhân sự sẽ tiến hành phân tích cân đối nhu cầu nhân lực tổng thể của doanh nghiệp BH cần có với hiện trạng của đội ngũ đại lý hiện tại để xác định nhu cầu tuyển dụng.
- Quy trình kết hợp là quy trình trong đó bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp nhu cầu để phân tích đưa ra quyết định cuối cùng về nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp BH trên cơ sở kết hợp nhu cầu theo quy trình dưới lên với nhu cầu theo quy trình trên xuống. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Một số phương pháp có thể sử dụng để xác định nhu cầu tuyển dụng đại lý như: - Phương pháp Delphi: được dùng để dự báo nhu cầu đại lý cần tuyển của doanh nghiệp BH dựa trên ý kiến của chuyên gia nhân lực và các nhà quản trị cấp trung trong doanh nghiệp BH. Dựa vào đánh giá của họ về tình hình doanh nghiệp BH trong tương lai, điều kiện kinh tế, xã hội, với kinh nghiệm mà họ đã từng tích lũy được sẽ đưa ra phương
án dự đoán cầu đại lý của doanh nghiệp BH và nhu cầu đại lý cần tuyển trong thời kỳ kế hoạch.
- Phương pháp phân tích xu hướng: Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp BH trong thời kỳ kế hoạch so với hiện tại, ước tính cầu đại lý cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của doanh nghiệp BH thời kỳ kế hoạch. Từ đó, có cơ sở để xác định nhu cầu đại lý cần cần tuyển dụng.
- Phương pháp tỷ suất nhân quả xác định nhu cầu đại lý cần tuyển dựa vào khối lượng, quy mô sản xuất kinh doanh và năng lực của một đại lý với giả định năng suất lao động của đại lý đó là không thay đổi trong tương lai.
• Tuyển mộ đại lý BHNT
Tuyển mộ đại lý là quá trình tìm kiếm và thu hút ứng viên nhằm có một lực lượng ứng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng nộp đơn ứng tuyển để doanh nghiệp BH lựa chọn.
Để thực hiện tuyển mộ đại lý, có 2 công việc chính cần thực hiện: - Xác định nguồn tuyển mộ đại lý
Xác định nguồn tuyển mộ đại lý là xác định các địa chỉ cung cấp ứng viên phù hợp để xây dựng phương án tuyển mộ phù hợp. Có hai nguồn tuyển mộ cơ bản là: nguồn bên trong doanh nghiệp và nguồn bên ngoài doanh nghiệp.
+ Nguồn bên trong doanh nghiệp BH: là những người lao động đang làm việc trong doanh nghiệp BH, có nhu cầu và có khả năng đáp ứng vị trí đại lý.
+ Nguồn bên ngoài doanh nghiệp BH: là những người lao động hiện đang không làm việc tại doanh nghiệp, có nhu cầu và khả năng đáp ứng vị trí đại lý doanh nghiệp BH cần tuyển.
- Tiếp cận nguồn và thu hút ứng viên
Tiếp cận nguồn và thu hút ứng viên là việc sử dụng các phương pháp khác nhau nhằm tiếp cận được các địa chỉ cung cấp ứng viên và thu hút ứng viên nộp đơn ứng tuyển tại doanh nghiệp BH. Mỗi nguồn tuyển mộ khác nhau sẽ có cách tiếp cận khác nhau như: qua hệ thống các cơ sở đào tạo, qua sự giới thiệu của người quen, qua các công ty tuyển dụng, qua mạng tuyển dụng,…
Hình thức chuyển tải thông tin về nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp BH phổ biến nhất là qua sự giới thiệu của người quen và thông báo tuyển dụng. Trong đó, thông
báo tuyển dụng cần được tiến hành theo 3 bước: xác định đích cần thông tin; thiết kế thông báo; triển khai thông báo thông tin tuyển dụng.
• Tuyển chọn đại lý BHNT
Tuyển chọn đại lý được hiểu là quá trình đánh giá năng lực của các ứng viên nhằm lựa chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu đại lý cần tuyển của doanh nghiệp BH.
Tuyển chọn đại lý gắn liền với việc lựa chọn ứng viên phù hợp nhất nhu cầu tuyển dụng đã xác định của doanh nghiệp BH.
Để có thông tin phục vụ việc đánh giá ứng viên, các nhà tuyển dụng thường thông qua một số hoạt động như: thu nhận và xử lý hồ sơ, phỏng vấn,...
- Thu nhận và xử lý hồ sơ
Thu nhận hồ sơ là tiếp nhận hồ sơ ứng viên ứng tuyển vào vị trí đại lý của doanh nghiệp BH. Khi thu nhận hồ sơ, cần thực hiện một số công việc như: xây dựng kế hoạch tiếp nhận hồ sơ ứng viên, tổ chức tiếp nhận và đánh giá việc tiếp nhận hổ sơ.
Sau tiếp nhận hồ sơ, doanh nghiệp BH cần tổ chức nghiên cứu và xử lý hồ sơ nhằm đánh giá sơ bộ năng lực ứng viên, đánh giá mức độ phù hợp nhằm lựa chọn ứng viên cho các bước kế tiếp trong quá trình tuyển dụng (phỏng vấn).
- Phỏng vấn tuyển dụng
Mục đích chính của phỏng vấn tuyển dụng là để đánh giá năng lực và động cơ làm việc của ứng viên thông qua việc tiếp xúc với ứng viên.
Trước phỏng vấn tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần thực hiện các công việc như: nghiên cứu lại hồ sớ ứng viên, xây dựng kế hoạch phỏng vấn, chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn, xây dựng phiếu đánh giá ứng viên, xác định hội đồng phỏng vấn.
Quá trình phỏng vấn gồm 5 giai đoạn: thiết lập quan hệ và thông tin ban đầu, khai thác và nắm bắt thông tin, mô tả vị trí cần tuyển, giới thiệu doanh nghiệp và kết thúc phỏng vấn.
Sau phỏng vấn tuyển dụng, cần đánh giá ứng viên dựa trên kết quả phỏng vấn và thông báo kết quả phỏng vấn với ứng viên theo lịch đã hẹn.
- Quyết định tuyển dụng
viên tham gia quá trình tuyển dụng tại doanh nghiệp BH. Với mục đích này, các ứng viên còn lại ở vòng phỏng vấn cuối cùng cần được tổng hợp kết quả đánh giá đã có khi sử dụng các phương pháp tuyển chọn khác nhau. Các nhà tuyển dụng có thể sử dụng phương pháp thang điểm có trọng số, phương pháp đơn giản (dựa vào linh cảm, trực giác, kinh nghiệm) hoặc kết hợp hai phương pháp trên để đánh giá ứng viên.
- Thông báo tham dự khóa đào tạo cơ bản
Sau khi có kết quả đánh giá ứng viên, doanh nghiệp BH ra quyết định tuyển dụng. Các ứng viên được quyết định tuyển dụng sẽ được tham dự khóa đào tạo cơ bản dành cho đại lý BHNT theo yêu cầu của Bộ Tài chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Theo dõi kết quả thi sát hạch và hỗ trợ cấp mã số đại lý sau khi nhận quyết định điểm thi đạt từ Cục Quản lý và Giám sát BH của Bộ tài chính.
• Đánh giá tuyển dụng
Đánh giá tuyển dụng nhân lực được hiểu là quá trình thu thập và xử lý thông tin để lượng định tình hình và kết quả tuyển dụng theo các mục tiêu tuyển dụng đã đề ra của doanh nghiệp BH, từ đó có các hành động điều chỉnh thích hợp.
Đánh giá tuyển dụng thường gồm ba giai đoạn chính: đầu tiên là xác định các chỉ tiêu đánh gỉá tuyển dụng tức là xác định các mục tiêu và mức độ cần đạt, thứ hai là đo lường kết quả tuyển dụng để từ đó so sánh kết quả đo lường được với các chỉ tiêu đã xác định, phát hiện các sai lệch và cuối cùng là thực hiện các hoạt động điều chỉnh để đảm bảo cho kết quả đạt được như mục tiêu tuyển dụng đã xác định hoặc rút kinh nghiệm cho các lần kế tiếp.
(2) Quản lý đại lý thông qua đào tạo
Đào tạo đại lý BHNT có vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc của lực lượng đại lý trong doanh nghiệp BHNT. Đào tạo được gọi là các hoạt động học tập nhằm giúp cho đại lý BHNT có thể thực hiện có hiệu quả hơn các chức năng, nhiệm vụ của mình.
Rất khác đối với đại lý bán các sản phẩm thông thường, cũng đồng thời rất khác với các nghiệp vụ BH khác được đào tạo bài bản trong hệ thống giáo dục đào tạo nghề của Việt Nam như BH y tế, BH xã hội, BH thất nghiệp, BH phi nhân thọ, BH sức khỏe, các loại hình