- Phân tích hiệu quả sử dụng vốn lưu động ròng: Hiệu quả sử dụng mỗ
3.2.2.7. Kiểm soát chặt chẽ chi phí
Năm 2012, doanh thu của công ty giảm so với năm 2011, nhưng lợi nhuận trước và sau thuế của chi nhánh vẫn cao hơn năm 2011. Đạt được kết quả này là do năm 2012, công ty đã quản lý tốt được các khoản chi phí nhân công trực tiếp, nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí sản xuất chung và làm giảm được chỉ tiêu giá
vốn hàng bán. Như vậy có thể thấy, chỉ tiêu chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh tác động rất lớn tới kết quả kinh doanh của chi nhánh .
Tuy nhiên, trong năn 2012, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đã tăng so với năm 2011 và biến động ngược chiều so với doanh thu. Nguyên nhân là do sự yếu kém trong kiểm soát và quản lý chi phí của lãnh đạo chi nhánh . Vì vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013 chi nhánh cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Lập dự toán chi phí hàng năm: Công ty phải tính toán trước mọi chi phí
cho sản xuất kinh doanh kỳ kế hoạch. Để làm được điều này đòi hỏi công ty phải
có được một hệ thống các định mức chi phí hoàn chỉnh và phù hợp để làn cơ sở
cho việc lập dự toán các khoản chi phí trong kỳ.
- Chi nhánh cần loại bỏ các chi phí bất hợp lý trong quá trình sản xuất
kinh doanh, đảm bảo tiết kiệm trong chi tiêu, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tài chính.
- Giảm chi phí bán hàng: Hiệu quả là một khía cạnh quan trọng của kiểm
soát chi phí bán hàng. Trong một thị trường đầy cạnh tranh, nhà sản xuất hiệu quả nhất sẽ có được lợi thế. Kiểm soát chất lượng và dịch vụ khách hàng phải được đảm bảo trong khi vẫn quản lý và kiểm soát được chi phí.
Để giảm được chi phí bán hàng, chi nhánh có thể sử dụng một số biện pháp cụ thể như: Gửi kế hoạch dự báo về nhu cầu mua hàng cho nhà cung cấp để tránh tồn đọng và giảm thời gian giao hàng; Đào tạo nhân sự sử dụng các thiết bị và nguyên vật liệu một cách hợp lý để tránh thiệt hại và chi phí sửa chữa hoặc thay thế; Đánh giá chất lượng nguyên vật liệu, thiết kế sản phẩm, và quy trình sản xuất; cải tiến sản xuất để có thể đạt được tính hiệu quả và gia tăng giá trị; Tối ưu
thiểu các lô hàng khẩn cấp bằng cách lập kế hoạch trước và lên kế hoạch giao hàng bằng các phương tiện có hiệu quả về mặt chi phí nhất.
- Tối ưu hóa chi phí nhân sự: Những nhân tố quan trọng trong tối ưu hóa
chi phí nhân sự bao gồm lựa chọn nhân sự, đào tạo, và thúc đẩy nhân viên làm việc. Dùng đúng người có kiến thức, có năng lực, có sự chuẩn bị tốt, và muốn làm việc sẽ là yếu tố căn bản cho sự thành công của bất cứ doanh nghiệp nào. Một số gợi ý để tối ưu hóa chi phí nhân sự bao gồm: Tăng lương dựa trên năng suất hoặc sự hoàn thành các mục tiêu; Cung cấp những ưu đãi, như chia sẻ lợi nhuận, cho phép nhân viên có phần trong các kết quả kinh doanh; Giao trách nhiệm để đảm bảo rằng những người tiếp cận gần nhất với hoạt động hoặc trung tâm chi phí có thể ra quyết định hoặc đề xuất; Tiến hành phân tích thời gian để theo dõi năng suất và giữ việc làm thêm giờ ở mức tối thiểu; Chuẩn bị trước các cuộc họp - phát nội dung cuộc họp trước cho nhân viên; Tránh những cuộc họp không cần thiết hoặc không hiệu quả. Những cuộc họp cá nhân là quan trọng và có thể làm tăng thêm giá trị đáng kể nếu được thực hiện phù hợp; Kiểm soát chi phí đi lại. Kết hợp đi du lịch với đi công tác nếu có thể, khảo giá vé máy bay giá và khách sạn, sử dụng các phương tiện giao thông công cộng khi có thể.
- Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp: Loại chi phí này của chi nhánh đã
tăng lên năm 2012 trong khi doanh thu của chi nhánh giảm. Để giảm được chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty có thể thực hiện một số biện pháp cụ thể sau:
+ Tắt đèn hay các vật dụng tiêu tốn năng lượng khác khi không sử dụng. Hệ thống tắt đèn tự động có thể là một lựa chọn hữu ích.
+ Duy trì nhiệt độ thích hợp - không quá lạnh trong mùa hè, không quá nóng vào mùa đông.
+ Kiểm soát việc sử dụng các thiết bị văn phòng, để ở nơi an toàn và có trật tự, và giao trách nhiệm quản lý.
+ Kiểm soát việc sử dụng điện thoại. Chọn kế hoạch gọi điện phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp và tránh dư thừa. Sử dụng máy fax khi cần thiết, khi đó hình thức giao tiếp hiệu quả nhất.
Trong hoạt động kinh doanh, các khoản chi phí luôn phát sinh, vì vậy đòi hỏi công ty phải quản lý chi phí một cách chặt chẽ. Quản lý chặt chẽ chi phí sẽ là một điều kiện tiên quyết để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính của chi nhánh .