Thông tin và truyền thông tại BAC A BANK góp vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát rủi ro. Các báo cáo được hình thành sẽ cung cấp một lượng lớn thông tin về hoạt động, tình hình tài chính của nội bộ và bên ngoài ngân hàng, qua đó kiểm soát được tính tuân thủ trong hoạt động, giúp việc thiết lập kiểm soát rủi ro được diễn ra. Nhìn chung thông tin và truyền thông của BAC A BANK được hình thành tương đối tốt. Chất lượng thông tin của BAC A BANK đảm bảo tính chính
xác, cập nhật thường xuyên các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền một cách nhanh chóng, đầy đủ, hiệu quả. Việc quản lý quá trình ghi nhận, truyền đạt thông tin, cả hình thức và trình tự sẽ giúp mọi cá nhân trong ngân hàng hoàn thành trách nhiệm của mình.
❖Thực trạng thông tin kế toán tài chính:
Hệ thống thông tin kế toán BAC A BANK được hình thành tương đối đầy đủ, đảm bảo thực hiện mục tiêu giám sát của kiểm soát nội bộ: hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống ghi sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Hệ thông kế toán chưa lập được các bao cáo chi tiết cho các phân hệ nghiệp vụ. Vì vậy vai trò kiểm soát nội bộ của hệ thống kế toán còn hạn chế.
Hệ thống chứng từ kế toán: Ngân hàng đã sử dụng chứng từ theo Quyết định số 105/QĐ-HĐQT- BAC A BANK ngày 01/02/2012 của HĐQT. Áp dụng các mẫu chứng từ thống nhất trên toàn hệ thống như: giấy nộp tiền, giấy rút tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi.... Nội dung thông tin kế toán trên chứng từ giấy và chứng từ điện tử đều đảm bảo đầy đủ các yếu tố bắt buộc như tên, số hiệu chứng từ, ngày tháng lập chứng từ.. đúng với quy định của pháp luật. Ngoài ra trên chứng từ cần đầy đủ chữ ký của khách hàng, cán bộ thực hiện giao dịch, cán bộ kiểm soát có thẩm quyền. Những chữ ký này cần được đăng ký mẫu tại ngân hàng và thực hiện ký đúng khi giao dịch, phê duyệt. Điều này cũng giúp cho việc kiểm soát tại ngân hàng dễ dàng hơn, tránh được các nhầm lẫn hay những sai sót cố ý từ phía khách hàng cũng như cán bộ nhân viên.
Trong quá trình giao dịch, việc cung cấp bản sao chứng từ kế toán, sao kê tài khoản
giữa ngân hàng với khách hàng cũng được kiểm soát chặt. Khách hàng khi có nhu cầu cung cấp sao kê, chứng từ cần có giấy giới thiệu, giấy tờ tùy thân và được theo dõi trên
sổ sách, có chữ ký giao nhận giữa các bên. Điều này tránh được việc thất thoát chứng từ,
và việc giao chứng từ của khách hàng cho những bên không liên quan.
Việc lưu trữ chứng từ được thực hiện từng bước: sắp xếp, đánh số, đóng quyển theo ngày/tuần/tháng và được phân loại để tiện tra cứu sau khi lưu trữ. Để tra cứu chứng từ cần có sự giám sát của trưởng bộ phận và ban lãnh đạo.
Trách nhiệm của các thành viên tham gia vào quá trình xử lý giao dịch, kiểm soát, luân chuyển, lưu trữ chứng từ được quy định rõ để kịp thời phát hiện khi có sai sót, đảm bảo an toàn cho tài sản của khách hàng và ngân hàng. Chế độ chứng từ đã quy định tương đối chặt chẽ và phù hợp, tiện lợi trong thực hiện đồng thời đáp ứng được việc kiểm tra kiểm soát diễn ra thường xuyên.
Hệ thống tài khoản kế toán
Tại BAC A BANK luôn thực hiện theo các văn bản hướng dẫn của NHNN, Bộ ban ngành, Khối Tài chính - Kế toán của BAC A BANK để cập nhật kịp thời các thay đổi trong hệ thống tài khoản nhằm đảm bảo công tác hạch toán, báo cáo được chính xác, kịp thời, đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm soát rủi ro.
Hệ thống tài khoản đáp ứng yêu cầu của KSNB trong việc quản lý thông tin và cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho công tác quản trị điều hành cũng như lập các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan chức năng. Các khách hàng khi giao dịch đều được theo dõi, quản lý bởi các tài khoản chi tiết. Những tài khoản chi tiết gắn với mỗi khách hàng, mỗi dự án đảm bảo việc cung cấp đầy đủ thông tin về khách hàng về tiền gửi, tiền vay, hạn mức vay, thời hạn thu nợ.. .từ đó cán bộ ngân hàng có thể theo dõi, tính toán được kỳ thu lãi, thu nợ của khách hàng. Khi cần thiết, cán bộ ngân hàng có thể trích xuất dữ liệu khách hàng đơn giản và thuận tiên hơn.
Tuy nhiên trên thực tế hiện nay, vẫn còn một số tài khoản có nhiều tên gọi khác nhau, một số tài khoản trùng tên nhưng bản chất khác nhau dẫn đến việc khó khăn trong
sử dụng và tra cứu, có thể dẫn đến nhầm lẫn trong hạch toán. (phụ lục 2.6).
Hệ thống sổ sách
BAC A BANK sử dụng hình thức “nhật ký chung”, hình thức kế toán này cũng được các ngân hàng khác áp dụng. Tuy nhiên, với việc phát triển công nghệ như hiện nay, các loại sổ sách kế toán đã được giảm thiểu đáng kể, việc tra cứu số liệu cũng được thực hiện đơn giản và nhanh chóng hơn.
Thời đại phát triển công nghệ nên BAC A BANK sử dụng hệ thống phần mềm hiện đại, các dữ liệu được nhập vào hệ thống máy tính đơn giản và nhanh chóng hơn. Khi đó quan trọng nhất ở yếu tố con người đó là bước kiểm tra các chứng từ
Chỉ tiêu Quý 4/2019
Quý 4/2018
Thu nhập lãi và các khoản thu nhập tương tự 2.345.94
1 3 2.134.38
Chi phí lãi và các khoản chi phí tương tự (1.809.04
1) 0)(1.655.04 Thu nhập thuần 536.90 0 3 479.34 Thu nhập từ hoạt động dịch vụ 15.37 3 7 11.18 Chi phí hoạt động dịch vụ (8.00 9) (8.21 7)
Lãi/lỗ thuần từ hoạt động dịch vụ 7.34
6 0 36.27
Lãi/lỗ thuần từ hoạt động kinh doanh ngoại hối 27.58
0 9 7.12
Lãi/lỗ từ kinh doanh chứng khoán kinh doanh
gốc hợp pháp để nhập vào hệ thống máy tính. Sau khi máy tính đầy đủ số liệu cần có buớc kiểm tra đối chiếu sổ phụ của từng tài khoản với chứng từ. Việc đối chiếu này là cần thiết để phát hiện ra những sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu. Truớc khi đóng quyển và đua vào luu trữ cần đầy đủ chữ ký của kế toán, truởng phòng phụ trách hoặc nguời có thẩm quyền.
≠ Thông tin kế toán quản trị
Hàng tháng, hàng quý đơn vị cung cấp thông tin về tình hình kinh doanh của chi nhánh cho Ban giám đốc hoặc khi có yêu cầu của cơ quan nhà nuớc. Thông qua báo cáo tài chính, ban lãnh đạo nắm đuợc các thông tin về tài sản, vốn chủ sở hữu, thu nhập - chi phí, các khoản lãi - lỗ, các khoản nợ phải trả, thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nuớc. Ngoài ra đơn vị cần lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo luu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính luu tại chi nhánh và 1 bản gửi về phòng Tài chính kế toán tại Hội sở.
Công tác quyết toán hàng năm, Ngân hàng lập các báo cáo cuối năm theo mẫu biểu có sẵn của Khối tài chính. Cuối năm Khối tài chính sẽ có công văn huớng dẫn cụ thể công tác quyết toán tới từng đơn vị, các chi nhánh sẽ lập từng mẫu biểu theo yêu cầu, gửi các báo cáo quyết toán về Hội sở. Ban quản lý sẽ lấy đó làm căn cứ đánh giá hiệu quả hoạt động của chi nhánh trong năm vừa đua ra quyết sách tài chính cho năm kế tiếp.
Việc lập báo cáo đã cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho công tác quản lý về tổng hợp số liệu, giúp cho Ban lãnh đạo nắm tổng quát mọi mặt hoạt động của đơn vị kinh doanh, tạo thuận lợi cho công tác KSNB. Thực trạng kế toán quản trị đuợc minh họa tại bảng 2.10
0 2
Chi phí hoạt động khác (1.88
6)
(3.50 1)
Lãi lỗ thuần từ hoạt động khác 23.76
4 1 17.18 Thu nhập từ góp vốn, mua cổ phần 7.34 9 TỔNG THU NHẬP HOẠT ĐỘNG 625.33 6 541.52 1
Chi phí nhân viên (186.315
) ) (128.430
Chi phí khấu hao và khấu trừ (8.88
8) 4) (7.64
Chi phí hoạt động khác (128.791
) ) (105.565
TỔNG CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG (323.994
) ) (241.639
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trước chi phí dự phòng rủi ro tín dụng 301.34 2 2 299.88 Chi phí dự phòng rủi ro tín dụng (13.48 4) ) (40.535 Hoàn nhập dự phòng rủi ro tín dụng 2.09 3
TÔNG LỢI NHUẬN TRƯỚC THUẾ 289.95
1
259.29 1
Chi phí thuế TNDN hiện hành (55.72
9) ) (51.855
Chi phí thuế TNDN hoãn lại (1.39
0)
Chi phí thuế TNDN (55.82
9)
(50.913 )
LỢI NHUẬN SAU THUẾ 234.22
2
206.04 6
❖ Thực trạng thông tin cho nội bộ
- Các cán bộ nhân viên của BAC A BANK đều có một tài khoản riêng để tiếp cận các thông tin, văn bản, tài liệu trên mạng nội bộ của ngân hàng. Tài liệu của các phòng ban đều được gửi cho đầu mối (Ban Pháp chế) để cập nhật lên trang văn bản nội bộ này và được phân quyền xem cho từng đối tượng cụ thể. Các quy định, hướng dẫn sau khi duyệt ban hành sẽ gửi tới từng cá nhân có liên quan. Các bản tin như rủi ro hoạt động, bản tin pháp chế được phát hành định kỳ và gửi tới từng cán bộ nhân viên. Nhờ phương tiện truyền thông này mà từ nhân viên đến giám đốc chi nhánh/phòng giao dịch đều có thể tiếp nhận đầy đủ và cập nhật nhanh chóng các chỉ đạo, thông báo mới của lãnh đạo cũng như việc phối hợp với các thành viên khác.
- BAC A BANK có các phòng/ban chuyên về mảng nghiệp vụ có thể hỗ trợ chi nhánh bất cứ lúc nào trong giờ làm việc, đảm bảo những khó khăn, vướng mắc của nhân viên được giải đáp nhanh chóng: Phòng quản lý dịch vụ khách hàng - Khối vận hành chuyên hỗ trợ chi nhánh về các nghiệp vụ tác nghiệp tại quầy cũng như chất lượng dịch vụ tại đơn vị. Phòng phát triển sản phẩm- Khối ngân hàng bán lẻ phụ trách giải đáp thắc mắc liên quan đến cho vay. Khối Marketing và Truyền thông chuyên thu thập thông tin, ý kiến phản hồi của khách hàng, báo cáo cho bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.
- BAC A BANK đã lắp đặt hệ thống tưởng lửa nhằm bảo vệ hệ thống hoạt động ổn định, phòng ngừa sự tiếp cận của những người không có thẩm quyền, sự truy cập của những tin tặc có ý đồ xấu.
- BAC A BANK đã lên sẵn kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và xây dựng các chương trình ứng cứu khi xảy ra sự cố mất thông tin dữ liệu. Thực trạng thông tin cho nội bộ được minh họa phụ lục 2.7
❖ Thực trạng thông tin cho bên ngoài
Ngân hàng cũng có trách nhiệm chuyển những thông tin cho bên ngoài như khách hàng, báo chí, cơ quan thuế... khi có yêu cầu. Việc cung cấp thông tin cần thực hiện đúng quy định của pháp luật và BAC A BANK về bảo mật. Các chương trình khuyến mại, sản phẩm mới, lãi suất, thay đổi địa điểm, mở mới chi nhánh
Có Không Không biết
được công bố rộng rãi bên ngoài để khách hàng nắm bắt thông tin. Các nguồn tin này cần phải đầy đủ và chính xác.
Thông tin và truyền thông là điều kiện để hình thành các báo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý. Mỗi nhân viên cần nâng cao ý thức bảo mật thông tin, có ý thức cảnh giác khi truy cập các trang mạng, phần mềm ngoài hệ thống ngân hàng, tránh để lộ thông tin cá nhân và thông tin của ngân hàng, tránh tin tặc, virut và mã độc gây ảnh hưởng xấu đến hệ thống BAC A BANK. Thực trạng thông tin cho bên ngoài được minh họa phụ lục 2.8
❖ Thực trạng truyền đạt thông tin
Kênh thông tin và truyền thông đã truyền tải được các quy định, chính sách, các quy trình nghiệp vụ đến mọi nhân viên trong BAC A BANK đồng thời cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản lý một cách kịp thời và chính xác. Gần đây, việc thu thập thông tin bên ngoài đã được chú trọng hơn, các phản hồi được truyền tải kịp thời đến các bộ phận liên quan để kiểm soát và ra quyết định kịp thời mặc dù thông tin chưa đảm bảo chi tiết, đầy đủ. Tuy nhiên đây cũng là một bước đi mới mẻ của kênh truyền thông mặc dù còn nhiều hạn chế. Việc phổ biến cho các nhân viên biết về trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với KSNB chưa thực hiện thường xuyên, dẫn đến tâm lý chủ quan của nhân viên. Việc truyền thông chưa tạo được sự phối hợp, trao đổi thuận tiện giữa các nhân viên, bộ phận khác trong ngân hàng, các thông tin truyền đi chủ yếu là thông tin một chiều, chưa có sự tương tác và phản hồi giữa các bên.
Sự phát triển vượt bậc của công nghệ trong khi trình độ con người còn hạn chế, chưa theo kịp dẫn đến khả năng không kiểm soát nổi hệ thống công nghệ thông tin. Mức độ phức tạp của công nghệ tăng đồng nghĩa tăng số điểm yếu và nguy cơ mất an toàn của hệ thống. Xuất hiện nhiều hơn các giao dịch giả mạo gây thiệt hại về tài chính, các lỗi hệ thống gây gián đoạn trong giao dịch làm ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ cũng như uy tín của ngân hàng. Thông qua bảng khảo sát 2.9 cho thấy phần lớn cán bộ nhân viên của BAC A BANK đều nắm bắt được công nghệ, văn bản, quyết định khi ban hành. Tuy nhiên hiện tại BAC A BANK chưa có đường dây nóng và nhân viên còn lúng túng khi phát sinh sự việc nghi ngờ gây thiệt hại cho ngân hàng. Các kênh thông tin chưa được cập nhật liên tục đầy đủ để nhân viên tự nhận biết được rủi ro liên quan đến công việc của mình.
nắm bắt kịp thời các văn bản nội bộ ngân hàng và ngân hàng nhà nước không?
Các kênh thông tin hiện nay có cung cấp Anh/chị những
thông tin cần thiết để nhận biết và kiểm soát các loại rủi
ro liên quan đến công việc Anh/chị đảm nhiệm không?
19.0% 52.4% 28.6% Ngân hàng có thiết lập đường dây nóng cho phép nhân
viên báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năng
gây thiệt hại cho ngân hàng không?
BAC A BANK lập quy trình về giám sát bao gồm giám sát định kỳ và thường xuyên.
❖ Thực trạng giám sát định kỳ
Việc giám sát do phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ của BAC A BANK đảm nhận và được thực hiện định kỳ định. Các cuộc kiểm tra đều được báo trước cho lãnh đạo đơn vị. Thực hiện kiểm tra trên tất cả các mặt nhằm đánh giá được đơn vị có thực hiện đúng quy trình quy định của từng nghiệp vụ hay không. Việc kiểm soát định kỳ cũng làm hạn chế, ngăn những nhân viên có ý định vi phạm quy chế. Tại một đơn vị kinh doanh, phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ sẽ kiểm các nội dung trong công tác kho quỹ, tín dụng, tổ chức cán bộ, thực hiện đủ, đúng quy trình nghiệp vụ hay không. Ví dụ trong công tác quản lý kho quỹ: kiểm tra sổ sách liên quan đến kho quỹ của đơn vị, biên bản bàn giao chìa khóa két, ký nhận ra vào kho
Có Không Không biết
tiền, thành phần kiểm quỹ hàng ngày... có được thực hiện đúng quy trình không, có rủi ro gì trong các bước thực hiện không. Đặc biệt với hoạt động cấp tín dụng, có nhiều kẽ hở về đạo đức trong quy trình nên cần kiểm soát chặt chẽ tại tất cả các bộ phận tham gia vào quy trình cấp tín dụng. Bộ phận đầu tiên tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu vay chính là những chuyên viên quan hệ khách hàng. Khách hàng sẽ cung cấp những thông tin như mục đích vay, tài liệu liên quan đến khoản vay, các hồ sơ pháp lý thể hiện năng lực tài chính, chất lượng tại sản đảm bảo, khả năng