2.3.1. Ket quả đạt được
a. Môi trường kiểm soát:
Ban Tổng Giám đốc BAC A BANK đã xác định đạo đức nghề nghiệp và tính tuân thủ là một phần thiết yếu và trọng tâm trong việc đảm bảo KSNB hoạt động hiệu quả. Do đó ngân hàng đã xây dựng được các thủ tục và quy trình chuẩn mực liên quan đến đạo đức và ứng xử cho nhân viên. Cẩm nang dịch vụ khách hàng được ra đời, quy định chi tiết về tác phong, thái độ giao tiếp giữa nhân viên với khách hàng, giữa các nhân viên trong nội bộ ngân hàng. Ban lãnh đạo các phòng ban, chi nhánh cam kết thực hiện đúng theo hướng dẫn về chất lượng dịch vụ, các quy định về pháp luật trong hoạt động kinh doanh tại BAC A BANK bên cạnh đó luôn đề cao ý thức tuân thủ quy định nội bộ của ngân hàng. Trong phụ lục số 2.3 đã nêu BAC A BANK đã xác định được những sai phạm và cách thức xử phạt theo từng cấp độ
Thường xuyên có những khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ cũng như kỹ năng mềm cho nhân viên. Trong năm vừa qua, Khối nhân sự của BAC A BANK đã tổ chức được hàng trăm lượt đào tạo cho nhân viên tân tuyển và nhân viên cũ, tổ chức những workshop trao đổi công việc, kinh nghiệm của các cấp trưởng/phó chi nhánh, phòng giao dịch. Nhiều cán bộ được cử đi học tập trong nước và nước ngoài để nâng cao trình độ, về phục vụ cho ngân hàng. Những đổi mới này đã thu về kết quả đáng mong đợi, hình thành một đội ngũ nhân viên năng động, yêu nghề và vững vàng trong nghiệp vụ.
Ban kiểm soát tại BAC A BANK được tổ chức theo luật định. Những kết quả bước đầu Ban kiểm soát đem lại như tìm ra một số sai sót trong hoạt động, nhận
thấy được những rủi ro tiền ẩm trong quy trình, những hoạt động thiếu tính pháp lý... đã kịp thời báo cáo cho các ban lãnh đạo, Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị để có hướng xử lý. Đồng thời Ban kiểm soát thực hiện tư vấn cho Tổng giám đốc trong việc ban hành, hoàn thiện các quy chế áp dụng trong Ngân hàng.
Với quan điểm kinh doanh lành mạnh, Ban lãnh đạo BAC A BANK ý thức được sự cần thiết của việc quản lý và kiểm soát. Luôn coi trọng tính chính xác, trung thực của các báo cáo, BAC A BANK đã thực hiện đúng quy định của pháp luật trong việc thực hiện chế độ báo cáo tài chính. Các báo cáo tìa chính được lập theo đúng quy định của luật kế toán, thống kê và có tính chính xác cao. BAC A BANK luôn hoạt động lành mạnh dựa trên triết lý và văn hóa Ban tổng giám đốc đã đề ra.
Cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ đảm bảo các phòng ban có thể làm việc độc lập, đáp ứng đủ số lượng cán bộ phù hợp với từng vị trí trong phòng, cán bộ có thể đảm đương công việc của cá nhân được giao và công việc chung của phòng. Các phòng họat động độc lập về một mảng nghiệp vụ riêng biệt song vẫn có mối quan hệ giữa các phòng ban khác. Có đầu mối đảm nhiệm từng đơn vị kinh doanh, hạn chế được sự chồng chéo, thuận lợi trong việc trao đổi, trợ giúp và kiểm soát nhau công việc.
BAC A BANK phân chia quyền hạn và trách nhiệm đúng theo chuyên môn, công việc của từng nhân viên đảm bảo “đúng người đúng việc”, tránh trường hợp một người làm quá nhiều việc.
Các chính sách nhân sự được ban hành bằng văn bản rõ ràng. Các quy chế lương, thưởng, lương kinh doanh, chế độ tăng lương, chế độ làm thêm giờ được thực hiện nghiêm túc theo quy định của BAC A BANK trên cơ sở quy định của Nhà nước và pháp luật. Các chính sách khen thưởng, công đoàn, nghỉ phép, đau ốm, thai sản được quan tâm đúng mực, thực hiện nhanh chóng nhằm động viên nhân viên kịp thời, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho công nhân viên. Chính vì vậy những năm gần đây nhân sự của BAC A BANK ổn định, gắn bó lâu dài với ngân hàng và có chiều hướng tăng cao trong năm 2019 (2.195 nhân viên) khẳng định vị thế và sự phát triển của ngân hàng.
b. Đánh giá rủi ro
Trong các nghiệp vụ được kiểm toán tại BAC A BANK đã được thiết lập tại bộ phận thực hiện nghiệp vụ và bộ phận chuyên trách về quản lý rủi ro đáp ứng được yêu cầu kiểm soát đảm bảo an toàn hoạt động.
BAC A BANK đã nhận diện được các rủi ro chủ yếu mà có thể gặp phải: là rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro tỷ giá, rủi ro thanh toán, rủi ro hoại động và rủi ro pháp lý.
Việc đảm bảo khả năng thanh toán là mấu chốt giúp ngân hàng hoạt động hiệu quả, vì vậy BAC A BANK hiểu rõ việc cần phải xác định được các rủi ro thanh toán có thể phát sinh. BAC A BANK đã tìm được nguyên nhân và phân tích được nguyên nhân của rủi ro thanh toán, chỉ ra các tác hại mà rủi ro thanh toán đem lại. Ban lãnh đạo đã chủ động phòng ngừa bằng các biện pháp phù hợp giúp cân bằng nguồn vốn. Nhờ việc đánh giá tốt rủi ro thanh toán tốt nên khả năng thanh toán của BAC A BANK luôn được đảm bảo.
c. Hoạt động kiểm soát
Việc phân công công việc được dựa vào quyền hạn và chức vụ từng cá nhân song vẫn đảm bảo đúng người, đúng việc, tránh sự chồng chéo lẫn nhau.
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ được thực hiện hàng ngày và ngày càng phát huy hiệu quả. Các đơn vị kinh doanh tuân thủ các hạn mức đề ra đối với từng loại hoạt động, nghiệp vụ. Trong quá trình thao tác nghiệp vụ tại các phòng ban đã có sự kiểm soát đồng thời tại các bước được lập trình sẵn, mọi quy trình nghiệp vụ đều được kiểm tra mức độ tuân thủ, chấp hành quy trình hạch toán, kiểm soát. Kiểm tra chấp hành chế độ chứng từ, sổ sách và kiểm tra việc phê duyệt đúng theo quy định được diễn ra liên tục, ngăn ngừa được các rủi ro có thể xảy ra.
Ngân hàng sử dụng hệ thống máy tính để lập báo cáo tài chính, thuận lợi cho chức năng kiểm tra và giám sát thực hiện tốt mục tiêu hoạt động kiểm soát nội bộ . Việc đầu tư mua sắm tài sản đều theo đúng quy trình, quy định mà BAC A BANK đã đề ra.
d. Thông tin và truyền thông
Hệ thống Báo cáo tài chính của BAC A BANK được kết xuất thường xuyên nhờ chương trình phần mềm hiện đại, cập nhật mới nhất theo chế độ kế toán hiện hành đảm bảo tính chính xác và minh bạch về thông tin.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị tương đối đầy đủ, cụ thể đáp ứng yêu cầu thông tin, yêu cầu kiểm tra, giám sát, đảm bảo an toàn cho các loại tài sản của BAC A BANK. Đây cũng là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của BAC A BANK
Thông tin nội bộ được quan tâm đầu tư đúng mực đảm bảo tính liên tục, nhanh nhạy, giúp sức không nhỏ trong việc triển khai, quản lý các hoạt động nghiệp vụ và công tác quản trị điều hành của Ban lãnh đạo BAC A BANK. Hình thức truyền tải thông tin qua mạng nội bộ đã giúp việc tiếp nhận, nắm bắt thông tin của cán bộ nhân viên được thường xuyên, chính xác, đầy đủ giúp công tác phối hợp, thực thi công việc diễn ra nhanh chóng, kịp thời. Kênh thông tin và truyền thông của BAC A BANK cũng đã thực hiện tốt chức năng truyền đạt thông tin của mình.
e. Giám sát
Việc giám sát định kỳ cũng đã được BAC A BANK chú trọng. Định kỳ hàng năm, BAC A BANK tổ chức kiểm kê tài sản, đối chiếu công nợ, kiểm tra các khoản tín dụng, các khoản tiền gửi nhằm phát hiện chênh lệch và kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, định kỳ bộ phận kế toán trong BAC A BANK đối chiếu số liệu kế toán trên hệ thống máy tính và các nhà quản lý để đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả của KSNB đồng thời điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của từng giai đoạn.
Đã thực hiện được giám sát thường xuyên. Định kỳ hàng tháng, BAC A BANK có tiến hành họp tại các bộ phận/khối/phòng ban cũng như tổ chức họp giao ban các trưởng bộ phận để xem xét đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng nhân viên cũng như từng bộ phận, từng Chi nhánh/PGD để tìm ra nguyên nhân và đưa ra các biện pháp xử lý đối với các công việc chưa hoàn thành.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân của hạn chế
2.3.2.1. Những hạn chế
ngân hàng đa năng với quy mô và phạm vi hoạt động trải khắp các tỉnh thành trên cả nước. Để vận hành bộ máy hoạt động hiệu quả, hướng đến mục tiêu “Giữ tâm sáng để vươn xa rộng khắp” thì KSNB đóng vai trò rất quan trọng, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế, cụ thể như sau:
a. Môi trường kiểm soát
Bắt đầu từ 1/1/2020 BAC A BANK vận hành chính thức hệ thống thanh toán vốn Basel II nhằm sẵn sàng tuân thủ thông tư 41/2016/TT-NHNN. Tuy nhiên chưa ban hành các quy định cụ thể về kiểm soát nội bộ trong hệ thống, việc ban hành chỉ mang tính chất chung chung và trên cơ sở lý thuyết, việc kiểm soát chỉ dựa vào quy trình, chương trình, kế hoạch trong từng thời kỳ.
Mặc dù, ban lãnh đạo ngân hàng rất quan tâm đến công tác nhân sự và luôn xác định yếu tố con người là trung tâm mọi hoạt động. Tuy nhiên, BAC A BANK vẫn chưa xây dựng được tối đa tính chuyên nghiệp cao của cán bộ, công nhân viên trong ngân hàng, đặc biệt trong lĩnh vực quản trị kinh doanh ngân hàng, tư vấn, phân tích tín dụng, quản lý rủi ro, marketing và tiếp cận các dịch vụ ngân hàng, tài chính mới. BAC A BANK cũng thường xuyên tổ chức tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ song chưa có đánh giá kết quả thiết thực nên chất lượng đến đâu vẫn là một vấn đề.
BAC A BANK chưa xem xét tới năng lực thật sự của nhân viên dẫn tới tình trạng nhiều nhân viên chưa phát huy được hết năng lực làm việc.
Mức giao chỉ tiêu kế hoạch chưa phù hợp với khả năng thực tế mà phần lớn có thể đạt được cao hơn để nhằm có kết quả báo cáo kết quả kinh doanh hoàn thành kế hoạch được giao.
Còn một số hạn chế và bất cập khi giải quyết một số công việc cùng liên quan đến một vài bộ phận với nhau thì việc phối hợp công việc giữa các bộ phận, cá nhân chưa được khoa học và chưa mang tính chất hợp lý.
Nhân viên KSNB chưa được thực tế trên tất cả các màng nghiệp vụ nên kinh nghiệm cho công tác kiểm tra không nhiều, thiếu sự vững vàng về trình độ nghiệp vụ.
hiện KSNB, chưa có khen thưởng, khích lệ tương xứng để kịp thời động viên, tạo động lực tốt để đội ngũ này thực sự toàn tâm, toàn ý trong công việc.
b. Đánh giá rủi ro
Quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngân hàng còn hạn chế. Quy trình quản lý các khoản vay tín dụng còn yếu kém đặc biệt trong khâu đánh giá tài sản, xác minh thực tế tình trạng của tài sản để duyệt vay.
BAC A BANK chưa thực hiện phân tích, đánh giá các loại rủi ro tín dụng trước khi xét duyệt cho vay, chỉ chú tâm đến khách hàng có đủ điều kiện vay hay không. Các cán bộ tín dụng chưa dự báo được hết những rủi ro tín dụng vì ngay cả khi nợ còn ở nhóm 1 vẫn luôn có rủi ro tiềm ẩn. Chưa có sự chuẩn bị sẵn phương án xử lý đến từng khoảng vay trong trường hợp không thu hồi được nợ.
Trong quá trình tác nghiệp không có sự trao đổi giữa cán bộ quản lý rủi ro với các cán bộ trực tiếp thực hiện giao dịch và bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ, do vậy chưa đánh giá được nguy cơ xuất hiện rủi ro và mức độ thiệt hại của rủi ro.
c. Hoạt động kiểm soát
Trong một số trường hợp, các bộ phận trong ngân hàng chưa có sự liên kết kiểm tra và đánh giá lẫn nhau dẫn tới việc chưa phát hiện kịp thời những hạn chế của các hoạt động kiểm soát. Bên cạnh đó các cách thức kiểm soát khác nhau tại BAC A BANK chưa được áp dụng một cách đầy đủ và thường xuyên.
Các nguyên tắc trong kiểm soát như phân công phân nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa được áp dụng triệt để, chủ yếu được Ban giám đốc sử dụng trong quản lý điều hành, kiểm soát mọi hoạt động của ngân hàng. Tại các phòng ban, các nguyên tắc kiểm soát chưa được thực hiện nghiêm túc và triệt để, việc thực hiện vẫn mang tính hình thức.
Tại BAC A BANK không áp dụng hình thức luân chuyển đối với cán bộ tín dụng, do đó việc đánh giá khách hàng còn mang tính chủ quan, không phản ánh hết được thực trạng hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đồng nghĩa với việc đánh giá chất lượng tín dụng không chính xác dẫn đến tình hình nợ xấu ngày càng trầm trọng. Lãnh đạo các phòng ban còn thiếu tính chủ động, lúng túng trong điều hành,
phân công, điều chỉnh nhân sự trong phòng chưa tuân thủ nguyên tắc “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm”; giao việc nhưng chưa thực hiện tốt việc giám sát, đôn đốc, kiểm tra dẫn đến việc điều hành không hiệu quả. Một số cán bộ thẩm định cho vay không chặt chẽ, không tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kiểm soát trước, trong và sau khi cho vay; chưa quan tâm đúng mức đến việc quản lí dòng tiền của khách hàng; kiểm tra việc sử dụng vốn vay sơ sài dẫn tới việc khách hàng sử dụng vốn sai mục đích, làm tăng rủi ro cho ngân hàng.
Vai trò giám sát của kiểm soát nội bộ còn hạn chế, chưa phát hiện kịp thời những khiếm khuyết của KSNB để khắc phục. Bộ phận KSNB chưa nhận được sự ủng hộ tuyệt đối của Ban giám đốc, Hội đồng quản trị và của các Chi nhánh/PGD trong ngân hàng. Chưa có sự phối hợp giữa các chức năng đánh giá KSNB nên hoạt động này chưa hiệu quả.
Việc đánh giá kiểm soát nội bộ chưa đi sâu đánh giá các nguyên nhân căn bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, mà chủ yếu mô tả cơ cấu tổ chức của ngân hàng, tóm tắt
tình hình thực hiện kế hoạch kiểm toán trong năm và các phát hiện kiểm toán, xác định
nguyên nhân sai sót, vi phạm, rà soát hệ thống các văn bản, quy định nội bộ, đánh giá
việc thiết kế và thực thi các chốt kiểm soát trong một số quy trình cụ thể.
d. Thông tin truyền thông
Hệ thống thông tin kế tài chính và kế toán quản trị cũng còn tồn tại một số hạn chế. Thông tin tài chính nội bộ đôi khi cũng còn sai lệch, dữ liệu bên ngoài thiếu chính xác cũng được sử dụng để đánh giá tình trạng tài chính ở một số bộ phận, ảnh hưởng tới toàn hệ thống. Việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả, năng lực cạnh tranh tại BAC A BANK mặc dù đã được lưu tâm nhưng trong thực tế triển khai vẫn còn vướng mắc. Các khâu nhận diện, đánh giá, xử lý rủi ro phát sinh ở các vòng kiểm soát chưa được thực hiện triệt để, đặc biệt từ vòng một nên việc kiểm soát cấp cao là khó khăn. Điều này thực tế làm phát sinh sai phạm thời gian qua trong điều hành hoạt động BAC A BANK.
Thông tin được sắp xếp chưa hợp lý tạo, chưa tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc tiếp nhận thông tin một cách kịp thời và nhanh chóng. Công tác bảo
mật trong quá trình truyển tải thông tin chưa được linh động, còn phụ thuộc vào cấp quản lý. Hệ thống không thống nhất cách đặt mã đăng nhập (mã máy tính, mã email, mã thông tin nội bộ, mã phần mềm) dễ gây nhầm lẫn, mất mã, trong khi phương án kiểm soát chưa hiệu quả như: một mã dùng chung được cho nhiều người, nếu đăng nhập vào máy có thể lấy được dữ liệu, thông tin...