Bộ phận kiểm tra KSNB cần tăng cường hơn nữa việc kiểm tra giám sát hoạt động của các đơn vị kinh doanh, kiểm soát chặt chẽ quy trình phê duyệt trên hệ thống phần mềm, phê duyệt trên chứng từ. Tăng cường số lần kiểm tra trong năm về hồ sơ, chứng từ giao dịch.
Để tạo sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận tham gia quy trình nghiệp vụ, các nhiệm vụ phải được phân chia rõ ràng cho từng bộ phận như sau:
Bộ phận quản lý khách hàng có chức năng thực hiện công tác tiếp thị khách hàng, thu thập thông tin, hồ sơ về khách hàng, thực hiện thẩm định ban đầu và lập bảng đề xuất.
Bộ phận quản lý rủi ro có chức năng thực hiện rà soát kết quả thẩm định, đánh giá rủi ro của nghiệp vụ phát sinh, xác định mức độ rủi ro và lợi ích cuối cùng mà khoản tín dụng có thể mang lại để có đề xuất quyết định.
Bộ phận quản trị có chức năng phê duyệt, kiểm tra, thực hiện nhập dữ liệu vào hệ thống, tiếp nhận hồ sơ khách hàng do bộ phận quản lý chuyển sang để xử lý về mặt tác nghiệp; chỉ thị cho bộ phận thanh toán thực hiện giải ngân theo yêu cầu của khách hàng, lưu trữ hồ sơ, chứng từ giải ngân, khế ước nhận nợ gốc, thực hiện giám sát, theo dõi lập thông báo các khoản nợ đến hạn...
Việc phân chia trách nhiệm này đảm bảo được các nguyên tắc quản lý rủi ro cơ bản của một ngân hàng hiện đại theo thông lệ, hiệu quả hoạt động ngân hàng sẽ được nâng cao nhờ các rủi ro đã được nhận diện, đo lường và dự tính bù đắp trước. Cùng với việc tạo sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận tham gia quy trình nghiệp vụ, có thể được ngăn ngừa sự thông đồng của một bộ phận với khách hàng do mọi công việc đều có sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận, có sự tách rời giữa tiếp xúc với khách hàng và quyết định phê duyệt nghiệp vụ, đảm bảo không có bộ phận nào đảm nhiệm hai nhiệm vụ có sự xung đột về lợi ích.
Hiện tại BAC A BANK đã có sự tách biệt về mặt tổ chức giữa khối kinh doanh/front Office và khối quản lý rủi ro, vận hành, hỗ trợ đồng thời đã thực hiện
phân tách chức năng quản lý rủi ro độc lập với bộ phận trực tiếp tác nghiệp, đề xuất nghiệp vụ. Điều này đã phần nào đảm bảo tăng cuờng công tác kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận tham gia quy trình. Tuy nhiên, việc kiểm soát này vẫn chua đuợc thực hiện triệt để đặc biệt trong hoạt động cấp tín dụng, vẫn còn một số truờng hợp bộ phận trực tiếp tác nghiệp/đề xuất nghiệp vụ đuợc phép thực hiện toàn bộ giao dịch mà không phải qua một bộ phận khác thực hiện. Và thực tế qua kết quả kiểm tra cho thấy nhiều truờng hợp, cán bộ tác nghiệp này lợi dụng thẩm quyền của mình, không thực hiện đầy đủ quy định, quy trình dẫn đến rủi ro cho ngân hàng. Do đó để hệ thống kiểm soát nội bộ phát huy đuợc tối đa vai trò của mình, ngân hàng cần thực hiện triệt để việc kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận trong quy trình. Cụ thể đối với hoạt động cấp tín dụng, để đảm bảo an toàn trong hoạt động cần cắt giảm và hạn chế quyền phán quyết cấp tín dụng của các cấp Phó giám đốc phụ trách Quan hệ khách hàng; Phó Giám đốc phụ trách rủi ro/Giám đốc Chi nhánh mà thay vào đó cần đảm bảo 100% khoản vay đều đuợc thông qua Hội đồng tín dụng. Với phuơng thức này sẽ giảm thiểu đuợc rủi ro đạo đức nghề nghiệp, đồng thời việc xét duyệt sẽ đảm bảo tính khách quan do có ý kiến của cả tập thể.
Nâng cao trình độ của nhân viên, đặc biệt cần đào tạo một đội ngũ kiểm soát có chuyên môn vững vàng, am hiểu pháp luật, có kỹ năng nghiệp vụ, kinh nghiệm kiểm toán để thực hiện công việc hiệu quả. Phòng kiểm tra KSNB phải có sự phối hợp với cơ quan kiểm tra để việc giám sát chặt chẽ, khách quan.
Đồng thời, BAC A BANK cần đua ra cơ chế giám sát, theo dõi và kiểm tra các hoạt động kiểm soát nội bộ. Điều này đảm bảo việc triển khai kiểm soát nội bộ đuợc thực hiện có chất luợng, phát hiện những tồn tại để điều chỉnh. Cơ chế giám sát và kiểm tra liên tục việc thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đuợc thực hiện truớc hết ở
ngay bản thân nguời thực hiện công việc, chính họ phải tự xem xét xem công việc của
mình đã tuân thủ các qui trình kiểm soát nội bộ của ngân hàng chua và đua ra ý tuởng
cải tiến cũng nhu hoàn thiện các thủ tục KSNB đó. Cơ chế giám sát và kiểm tra thứ hai