2.3.2.1. Những hạn chế
ngân hàng đa năng với quy mô và phạm vi hoạt động trải khắp các tỉnh thành trên cả nước. Để vận hành bộ máy hoạt động hiệu quả, hướng đến mục tiêu “Giữ tâm sáng để vươn xa rộng khắp” thì KSNB đóng vai trò rất quan trọng, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế, cụ thể như sau:
a. Môi trường kiểm soát
Bắt đầu từ 1/1/2020 BAC A BANK vận hành chính thức hệ thống thanh toán vốn Basel II nhằm sẵn sàng tuân thủ thông tư 41/2016/TT-NHNN. Tuy nhiên chưa ban hành các quy định cụ thể về kiểm soát nội bộ trong hệ thống, việc ban hành chỉ mang tính chất chung chung và trên cơ sở lý thuyết, việc kiểm soát chỉ dựa vào quy trình, chương trình, kế hoạch trong từng thời kỳ.
Mặc dù, ban lãnh đạo ngân hàng rất quan tâm đến công tác nhân sự và luôn xác định yếu tố con người là trung tâm mọi hoạt động. Tuy nhiên, BAC A BANK vẫn chưa xây dựng được tối đa tính chuyên nghiệp cao của cán bộ, công nhân viên trong ngân hàng, đặc biệt trong lĩnh vực quản trị kinh doanh ngân hàng, tư vấn, phân tích tín dụng, quản lý rủi ro, marketing và tiếp cận các dịch vụ ngân hàng, tài chính mới. BAC A BANK cũng thường xuyên tổ chức tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ song chưa có đánh giá kết quả thiết thực nên chất lượng đến đâu vẫn là một vấn đề.
BAC A BANK chưa xem xét tới năng lực thật sự của nhân viên dẫn tới tình trạng nhiều nhân viên chưa phát huy được hết năng lực làm việc.
Mức giao chỉ tiêu kế hoạch chưa phù hợp với khả năng thực tế mà phần lớn có thể đạt được cao hơn để nhằm có kết quả báo cáo kết quả kinh doanh hoàn thành kế hoạch được giao.
Còn một số hạn chế và bất cập khi giải quyết một số công việc cùng liên quan đến một vài bộ phận với nhau thì việc phối hợp công việc giữa các bộ phận, cá nhân chưa được khoa học và chưa mang tính chất hợp lý.
Nhân viên KSNB chưa được thực tế trên tất cả các màng nghiệp vụ nên kinh nghiệm cho công tác kiểm tra không nhiều, thiếu sự vững vàng về trình độ nghiệp vụ.
hiện KSNB, chưa có khen thưởng, khích lệ tương xứng để kịp thời động viên, tạo động lực tốt để đội ngũ này thực sự toàn tâm, toàn ý trong công việc.
b. Đánh giá rủi ro
Quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh ngân hàng còn hạn chế. Quy trình quản lý các khoản vay tín dụng còn yếu kém đặc biệt trong khâu đánh giá tài sản, xác minh thực tế tình trạng của tài sản để duyệt vay.
BAC A BANK chưa thực hiện phân tích, đánh giá các loại rủi ro tín dụng trước khi xét duyệt cho vay, chỉ chú tâm đến khách hàng có đủ điều kiện vay hay không. Các cán bộ tín dụng chưa dự báo được hết những rủi ro tín dụng vì ngay cả khi nợ còn ở nhóm 1 vẫn luôn có rủi ro tiềm ẩn. Chưa có sự chuẩn bị sẵn phương án xử lý đến từng khoảng vay trong trường hợp không thu hồi được nợ.
Trong quá trình tác nghiệp không có sự trao đổi giữa cán bộ quản lý rủi ro với các cán bộ trực tiếp thực hiện giao dịch và bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ, do vậy chưa đánh giá được nguy cơ xuất hiện rủi ro và mức độ thiệt hại của rủi ro.
c. Hoạt động kiểm soát
Trong một số trường hợp, các bộ phận trong ngân hàng chưa có sự liên kết kiểm tra và đánh giá lẫn nhau dẫn tới việc chưa phát hiện kịp thời những hạn chế của các hoạt động kiểm soát. Bên cạnh đó các cách thức kiểm soát khác nhau tại BAC A BANK chưa được áp dụng một cách đầy đủ và thường xuyên.
Các nguyên tắc trong kiểm soát như phân công phân nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa được áp dụng triệt để, chủ yếu được Ban giám đốc sử dụng trong quản lý điều hành, kiểm soát mọi hoạt động của ngân hàng. Tại các phòng ban, các nguyên tắc kiểm soát chưa được thực hiện nghiêm túc và triệt để, việc thực hiện vẫn mang tính hình thức.
Tại BAC A BANK không áp dụng hình thức luân chuyển đối với cán bộ tín dụng, do đó việc đánh giá khách hàng còn mang tính chủ quan, không phản ánh hết được thực trạng hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đồng nghĩa với việc đánh giá chất lượng tín dụng không chính xác dẫn đến tình hình nợ xấu ngày càng trầm trọng. Lãnh đạo các phòng ban còn thiếu tính chủ động, lúng túng trong điều hành,
phân công, điều chỉnh nhân sự trong phòng chưa tuân thủ nguyên tắc “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm”; giao việc nhưng chưa thực hiện tốt việc giám sát, đôn đốc, kiểm tra dẫn đến việc điều hành không hiệu quả. Một số cán bộ thẩm định cho vay không chặt chẽ, không tuân thủ nghiêm ngặt quy trình kiểm soát trước, trong và sau khi cho vay; chưa quan tâm đúng mức đến việc quản lí dòng tiền của khách hàng; kiểm tra việc sử dụng vốn vay sơ sài dẫn tới việc khách hàng sử dụng vốn sai mục đích, làm tăng rủi ro cho ngân hàng.
Vai trò giám sát của kiểm soát nội bộ còn hạn chế, chưa phát hiện kịp thời những khiếm khuyết của KSNB để khắc phục. Bộ phận KSNB chưa nhận được sự ủng hộ tuyệt đối của Ban giám đốc, Hội đồng quản trị và của các Chi nhánh/PGD trong ngân hàng. Chưa có sự phối hợp giữa các chức năng đánh giá KSNB nên hoạt động này chưa hiệu quả.
Việc đánh giá kiểm soát nội bộ chưa đi sâu đánh giá các nguyên nhân căn bản của hệ thống kiểm soát nội bộ, mà chủ yếu mô tả cơ cấu tổ chức của ngân hàng, tóm tắt
tình hình thực hiện kế hoạch kiểm toán trong năm và các phát hiện kiểm toán, xác định
nguyên nhân sai sót, vi phạm, rà soát hệ thống các văn bản, quy định nội bộ, đánh giá
việc thiết kế và thực thi các chốt kiểm soát trong một số quy trình cụ thể.
d. Thông tin truyền thông
Hệ thống thông tin kế tài chính và kế toán quản trị cũng còn tồn tại một số hạn chế. Thông tin tài chính nội bộ đôi khi cũng còn sai lệch, dữ liệu bên ngoài thiếu chính xác cũng được sử dụng để đánh giá tình trạng tài chính ở một số bộ phận, ảnh hưởng tới toàn hệ thống. Việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả, năng lực cạnh tranh tại BAC A BANK mặc dù đã được lưu tâm nhưng trong thực tế triển khai vẫn còn vướng mắc. Các khâu nhận diện, đánh giá, xử lý rủi ro phát sinh ở các vòng kiểm soát chưa được thực hiện triệt để, đặc biệt từ vòng một nên việc kiểm soát cấp cao là khó khăn. Điều này thực tế làm phát sinh sai phạm thời gian qua trong điều hành hoạt động BAC A BANK.
Thông tin được sắp xếp chưa hợp lý tạo, chưa tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc tiếp nhận thông tin một cách kịp thời và nhanh chóng. Công tác bảo
mật trong quá trình truyển tải thông tin chưa được linh động, còn phụ thuộc vào cấp quản lý. Hệ thống không thống nhất cách đặt mã đăng nhập (mã máy tính, mã email, mã thông tin nội bộ, mã phần mềm) dễ gây nhầm lẫn, mất mã, trong khi phương án kiểm soát chưa hiệu quả như: một mã dùng chung được cho nhiều người, nếu đăng nhập vào máy có thể lấy được dữ liệu, thông tin...
Các thông tin truyền tải ra bên ngoài vẫn chưa được kịp thời. Những chương trình
khuyến mại, lãi suất huy động - cho vay đã được ban hành nội bộ nhưng chưa cập nhật
kịp thời trên website hay các phương tiện truyền thông để khách hàng nắm bắt.
e. Giám sát
Ngân hàng chưa có Phòng giám sát chuyên trách, chưa xây dựng được một hệ thống giám sát hoàn chỉnh và chưa thực hiện giám sát tất cả các hoạt động ngân hàng. Công tác kiểm soát nội bộ của ngân hàng chưa hiệu quả tuy nhiên ngân hàng chưa đưa ra được những tiêu chuẩn riêng để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong khi BAC A BANK ngày càng mở rộng quy mô thì nguồn lực nhân sự của phòng KSNB còn hạn chế, phần đông là nhân viên trẻ, thiếu kinh nghiệm thực tế. Ban giám đốc chưa quan tâm nhiều kết quả kiểm tra, chỉ dựa vào báo cáo kiểm tra để xử lý tức thời các sai phạm, chứ chưa đề ra biện pháp cụ thể, rõ ràng để ngăn tái phạm trong tương lai.
2.3.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế:
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến KSNB của BAC A BANK chưa thực sự hiệu quả trong đó có thể kể đến những nguyên nhân từ phía Nhà nước, NHNN; từ phía BAC BANK; từ phía khách hàng. Cụ thể như sau:
a. về phía Nhà nước, Ngân hàng nhà nước
♦♦♦ Do ảnh hưởng bởi những bất lợi từ nền kinh tế bên ngoài cũng như sự phát triển quá nhanh của ngân hàng những năm gần đây trong khi kiểm soát nội bộ còn nhiều hạn chế, không chạy theo kịp tốc độ đổi mới của hoạt động ngân hàng.
♦♦♦ Chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa ngân hàng thương mại với nhau, giữa ngân hàng với các công ty kiểm toán, các cơ quan thanh tra- giám sát của ngân hàng nhà nước, với Bộ tài chính ....
❖ Việc ban hành quy định, văn bản của NHNN còn nhiều điểm chua đuợc rõ ràng.
b. về phía Ngân hàng TMCP Bắc Á
❖ BAC A BANK chua có những huớng dẫn về mô hình, phuơng pháp đánh giá kiểm soát nội bộ.
❖ Do sự thiếu hụt về nhân sự có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm soát. Công tác đào tạo diễn ra thuờng xuyên nhung hiệu quả chua thực sự tốt nên đội ngũ cán bộ chua phát huy hết đuợc nội lực của bản thân. Việc đào tạo hầu hết chỉ đua ra cho nhân viên những cái nhìn khái quát, tổng quan về hệ thống chứ chua đi chi tiết vào nghiệp vụ. Để cán bộ nắm bắt đuợc nghiệp vụ chủ yếu do sự truyền đạt kinh nghiệm của nguời đi truớc, dẫn đến nhiều nhân viên mới vẫn làm việc theo lối mòn, không có sự sáng tạo và mạnh dạn đề xuất trong công việc. Ngoài ra việc không nắm đuợc bản chất của nghiệp vụ đồng nghĩa với việc không phát hiện ra những sai phạm phát sinh, dẫn đến rủi roc ho hệ thống ngân hàng.
❖ Cơ cấu tổ chức kiểm soát nội bộ của ngân hàng chua đầy đủ, hiện đang thiếu các chốt kiểm soát nội bộ tại chi nhánh. Số luợng nhân sự phòng KSNB quá ít nên chua xây dựng đuợc kế hoạch kiểm soát hàng năm cho tất cả các đơn vị, chua tổ chức thực hiện kiểm tra, giám sát thuờng xuyên, đột xuất các đơn vị kinh doanh.
❖ Ban lãnh đạo BAC A BANK đã có sự quan tâm tuy nhiên chua nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của việc hoàn thiện, đánh giá hiệu quả KSNB.
❖ Nhiều phòng ban liên quan còn lúng túng trong điều hành, phân công công việc chua rõ ràng. Chua có chế tài nghiêm khắc đối với các truờng hợp cán bộ mắc sai sót nên không có tính răn đe.
❖ Một số nhà quản lý chua nắm bắt kịp về các hoạt động, quy chế, quy định của ngân hàng và các chốt kiểm soát cần thiết trong mỗi sản phẩm dịch vụ. Họ để ý nhiều đến việc hoàn thành chỉ tiêu nhung lại chua dành sự quan tâm đúng mực đến giám sát việc thực hiện các hoạt động. Vấn đề buông lỏng giám sát dẫn đến khó nhận biết đuợc các hoạt động bất thuờng.
c. về phía khách hàng
sống còn của ngân hàng. Với môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc đánh giá tốt khách hàng, đem lại niềm tin cho khách hàng là điều cần thiết. Tuy nhiên, mỗi khách hàng có sự tín nhiệm, mức độ trung thành khác nhau và khách hàng có thể vừa là người thừa vốn- cung ứng nguồn vốn huy động cho ngân hàng, vừa là người đi vay- sử dụng nguồn vốn ngân hàng và cá dịch vụ tài chính khác. Khi khách hàng cảm thấy không có niềm tin ở BAC A BANK thì cũng sẽ làm ảnh hưởng đến suy nghĩ của khách hàng khác, ảnh hưởng uy tín của ngân hàng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này, tác giả đã nêu khái quát về quá trình hình thành và phát triển cũng như đặc điểm hoạt động kinh doanh và những thành tựu đạt được của BAC A BANK. Tiếp đó, tác giả tập chung phần lớn vào việc mô tả nội dung chi tiết thực trạng KSNB gắn với 5 thành phần cụ thể với nhiều minh chứng điển hình tại BAC A BANK. Từ việc nghiên cứu thực trạng, luận văn đưa ra được những ưu điểm và hạn chế cần phải khắc phục đối với kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Bắc Á cũng như tìm ra nguyên nhân của những hạn chế đó.
Có thể nói nội dung chương này rất quan trọng trong quá trình nghiên cứu các vấn đề tiếp theo của đề tài, đặc biệt là những đánh giá sát thực đã đề cập trong đề tài sẽ là cơ sở quan trọng để đề ra các nội dung hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Bắc Á.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN BẮC Á