2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN QUỐC TẾ THEO
2.2.2. Tình hình hoạt động thanh toán L/C nhập khẩu
2.2.2.1. Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu
Trong nghiệp vụ này, SeABank thực hiện chức năng là Ngân hàng phát hành L/C, đứng ra cam kết trả tiền cho nhà nhập khẩu nước ngoài. Đây là
nghiệp vụ có nhiều khả năng rủi ro nhất cả về thiệt hại tài chính và thương tổn đến uy tín của Ngân hàng. Quy trình nghiệp vụ thanh toán hàng nhập khẩu được chia làm các mảng chính:
- Phát hành L/C nhập khẩu.
- Sửa đổi, huỷ bỏ L/C nhập khẩu.
- Kiểm tra và thông báo tình trạng chứng từ theo L/C nhập khẩu
- Thanh toán/chấp nhận thanh toán L/C nhập khẩu
* Phát hành L/C nhập khẩu
(1) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Theo mô hình thanh toán tập trung, Chuyên viên QHKH DN tại Chi nhánh là người trực tiếp nhận hồ sơ mở L/C nhập khẩu từ khách hàng (KH). Thông thường, hồ sơ xin mở L/C của KH phải bao gồm:
- Yêu cầu mở thư tín dụng: 2 bản gốc
- Giấy đề nghị bán ngoại tệ (Trong trường hợp KH mua ngoại tệ của ngân hàng để ký quỹ): 2 bản gốc
- Hợp đồng cấp bảo lãnh (Trường hợp KH mở L/C trả chậm): 2 bản gốc
- Văn bản của Ngân hàng Nhà nước xác nhận đã đăng ký vay, trả nợ nước ngoài (Trường hợp KH mở L/C trả chậm trung, dài hạn - thời hạn trên 1 năm): 1 bản sao công chứng
- Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng: 1 bản gốc
- Giấy phép nhập khẩu của Bộ Thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành (với hàng nhập khẩu có điều kiện): 1 bản sao công chứng
Đối với doanh nghiệp lần đầu giao dịch tại SeABank ngoài các giấy tờ trên, trong bộ hồ sơ mở L/C cần có thêm các giấy tờ sau:
- Quyết định thành lập doanh nghiệp: 1 bản sao công chứng
- Giấy đăng ký mã số thuế: 1 bản sao công chứng
- Quyết định bổ nhiệm người đại diện trước pháp luật: 1 bản gốc hoặc bản sao công chứng.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ CV QHKH DN sẽ phải tiến hành kiểm tra các nội dung sau:
Thứ nhất, số lượng, loại chứng từ tiếp nhận có đầy đủ theo như quy định hay không?
Thứ hai, mẫu dấu và chữ ký trên các chứng từ phải đảm bảo hợp lệ và tuân thủ đúng với mẫu chữ ký đăng ký tại ngân hàng
Thứ ba, nội dung Yêu cầu mở L/C. Nội dung của Yêu cầu mở sẽ thể hiện theo các trường trong mẫu điện MT700 (điện phát hành L/C). CV QHKH DN sẽ kiểm tra nội dung cơ bản của Yêu cầu mở trên cơ sở hợp đồng ngoại thương, từ đó phát hiện ra những điều khoản bất lợi để tư vấn và khuyến cáo cho khách hàng. Cụ thể:
- Kiểm tra trường 40A - Loại thư tín dụng: Căn cứ vào hợp đồng ngoại thương để xác định loại L/C không hủy ngang. Các loại L/C thường gặp tại SeABank như:
+ L/C không thể hủy ngang (irrevocable)
+ L/C không thể hủy ngang có thể chiết khấu (irrevocable negotiable) + L/C không thể hủy ngang xác nhận (irrevocable confirmed)
- Kiểm tra trường 31D - Ngày và nơi hết hạn hiệu lực của L/C: Ngày hết
hạn hiệu lực phải sau ngày giao hàng muộn nhất. Thời hạn hiệu lực có thể được ước lượng là thời gian giao hàng cộng với thời gian để hoàn thiện và xuất trình bộ chứng từ.
- Kiểm tra trường 41 - Xuất trình tại...để...: Thông thường L/C quy định việc xuất trình tại bất kỳ ngân hàng nào (ví dụ: any bank in Japan) để thuận tiện cho việc chiết khấu bộ chứng từ. Tuy nhiên, nếu muốn chỉ định cho ngân
hàng nào thực hiện thì phải ghi rõ tên ngân hàng như ‘nominated bank’, hoặc nếu là L/C có xác nhận thì ngân hàng xác nhận cũng là ngân hàng chỉ định. Việc xuất trình nhằm thực hiện một trong các giao dịch sau: chiết khấu/thanh toán/chấp nhận thanh toán/trả chậm (by negotiation/ payment/ acceptance/ deffer payment).
- Kiểm tra trường 59 - Người hưởng lợi'. Thông thường người hưởng lợi là người bán theo như hợp đồng. Tuy nhiên, có một số trường hợp hợp đồng quy định người bán và người thụ hưởng là khác nhau, do đó cần xem kỹ trong phần quy định về việc thanh toán trong hợp đồng ngoại thương để phân biệt.
- Kiểm tra trường 32B - Loại tiền, số tiền của L/C: Số tiền mở phải phù hợp với hợp đồng, số tiền bằng chữ và bằng số phải khớp nhau.
- Kiểm tra trường 39A - Dung sai số tiền của L/C (nếu có): Dung sai số tiền thường được quy định ở phần trị giá, số lượng hàng hóa của hợp đồng. Trong trường hợp không quy định gì cả, theo điều 30 (b) của UCP600 thì dung sai cho phép là +/-5% miễn là L/C không quy định số lượng tính bằng đơn vị bao kiện hoặc đơn vị chiếc và số tiền thanh toán không vượt quá số tiền của L/C.
- Kiểm tra trường 42C - Hối phiếu: Kiểm tra L/C là thanh toán trả ngay (at sight) hay trả chậm sau bao nhiêu ngày (at...days) và chiếm bao nhiêu % giá trị hóa đơn. Lưu ý, trong trường hợp trường 41A quy định là ‘by payment/ deffer payment’ thì L/C sẽ không yêu cầu hối phiếu.
- Kiểm tra trường 43P/43T - Giao hàng từngphần/Chuyển tải: Kiểm tra hợp đồng có cho phép giao hàng từng phần hay chuyển tải hay không?
- Kiểm tra trường 44A/44B - Nơi giao hàng/nhận hàng: Kiểm tra nơi giao hàng/nhận hàng có thuộc quốc gia nằm trong danh sách các nước bị cấm vận hay không?
cuối cùng hàng phải được xếp lên phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa tới nơi đến quy định. Nếu trong hợp đồng không quy định cụ thể ngày giao hàng muộn nhất, cần dựa vào điều khoản giao hàng quy định trong hợp đồng để xác định ngày giao hàng muộn nhất là ngày nào.
- Kiểm tra trường 45A - Mô tả hàng hóa và/hoặc dịch vụ: Mô tả hàng hóa/dịch vụ phải rõ ràng, ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo các nội dung chính như sau: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và điều kiện thương mại. Nếu trên hóa đơn ghi cụm từ ‘details are as per contract no....date...’ thì CV QHKH DN nên lưu ý với khách hàng không nên sử dụng cụm từ đó vì L/C khi mở ra hoàn toàn độc lập với hợp đồng.
- Kiểm tra trường 46A - Các chứng từ yêu cầu: Thông thường bao gồm các chứng từ sau: Hóa đơn thương mại, Vận đơn, Phiếu đóng gói, Bảo hiểm, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng và các chứng từ khác. Trong đó cần lưu ý một số chứng từ sau:
+ Vận đơn: Đối với vận đơn đường biển (Bill of Lading) yêu cầu ký hậu theo lệnh của SeABank (to the order of SeABank), đối với vận đơn đường sắt/Vận đơn hàng không yêu cầu người nhận hàng là SeABank (consigned to SeABank). Trên những vận đơn này phải thể hiện cước phí trả trước ‘freight prepaid’ đối với các điều kiện giao hàng là CIF, CIP, CPT,...cước phí phải thu ‘freight collect’ đối với các điều kiện giao hàng là EXW, FOB, FCA. Đối với vận đơn đường bộ (cargo receipt) phải quy định của chữ ký của các bên tham gia, thường là 3 bên (người mở, người hưởng và ngân hàng phát hành)
+ Bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm chỉ yêu cầu đối với các điều kiện giao hàng là CIF, CIP hoặc hai bên thỏa thuận mua bảo hiểm. Bên cạnh đó, theo điều 28 (b) của UCP600, nếu chứng từ bảo hiểm ghi rõ là đã được phát hành nhiều hơn một bản gốc, thì tất cả bản gốc phải được xuất trình.
là thời gian hợp lý mà người xuất khẩu đủ thời gian để xuất trình bộ chứng từ đòi tiền và phải trong thời hạn hiệu lực của L/C. Nếu không có quy định gì khác, theo khoản c điều 14 của UCP600 thì không được muộn hơn 21 ngày dương lịch sau ngày giao hàng.
- Kiểm tra trường 49 - Xác nhận: Nếu là L/C xác nhận thì phải lựa chọn là Confirm hoặc May Add, còn nếu không phải là L/C xác nhận thì lựa chọn là Without.
- Kiểm tra trường 57D - Ngân hàng thông báo: Kiểm tra tên và swift code của ngân hàng theo điều kiện thanh toán trong hợp đồng.
(2) Phê duyệt hồ sơ mở L/C
CV QHKH DN chịu trách nhiệm thẩm định khách hàng có đủ điều kiện để phát hành theo các hướng dẫn hiện hành về thẩm định khách hàng tại SeABank. Cụ thể:
- Thẩm định pháp lý: Xem xét các giấy tờ trong hồ sơ pháp lý của KH - Thẩm định rủi ro: Thẩm định báo cáo tài chính, khả năng thanh toán của KH, số tiền ký quỹ, tiền phí, mặt hàng nhập khẩu, khả năng tiêu thụ hàng nhập trên thị trường, bên xuất khẩu và các rủi ro có thể xẩy ra.
- Thẩm định tín dụng: Thẩm định uy tín, ngành nghề kinh doanh truyền thống, kinh nghiệm xuất nhập khẩu,...
- Thẩm định hồ sơ tài sản đảm bảo
Sau khi kiểm tra, thẩm định khách hàng, CV QHKH DN có trách nhiệm lập tờ trình mở L/C và hoàn thiện hồ sơ phát hành L/C trình Giám đốc chi nhánh (GĐCN) phê duyệt. Nếu hạn mức liên quan đến L/C vượt quá thẩm quyền của GĐCN, hồ sơ chuyển lên các cấp có thẩm quyền cao hơn ở hội sở để được phê duyệt theo quy định của SeABank về phân quyền tín dụng trong từng thời kỳ. Hồ sơ phê duyệt phải đảm bảo:
- Khách hàng đã có đủ tiền để thực hiện giao dịch
- CN đã liên hệ với Phòng kinh doanh ngoại hối và đã thu xếp được nguồn ngoại tệ để bán cho KH nếu khách hàng không có sẵn nguồn ngoại tệ để ký quỹ mở L/C.
(3) Phát hành L/C
Sau khi được phê duyệt hồ sơ mở L/C, CV QHKH DN chuyển bộ hồ sơ mở L/C lên phòng TTQT, bao gồm:
- Đề nghị phát hành L/C nhập khẩu của CN - Yêu cầu mở L/C của KH
- Đề nghị bán ngoại tệ của KH (Nếu KH mua ngoại tệ để ký quỹ)
- Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng
- Tờ trình duyệt mở L/C đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt - Hợp đồng bảo lãnh (đối với L/C trả chậm)
Sau khi tiếp nhận hồ sơ mở của CN gửi lên thông qua scan hoặc fax, thanh toán viên (TTV) sẽ kiểm tra lại bộ hồ sơ, đảm bảo đầy đủ về mặt số lượng và phù hợp về mặt nội dung theo đúng yêu cầu.
Tại trung tâm thanh toán, quy trình phát hành L/C phải theo trình từ 4 bước như sau: (1) TTV là người nhập liệu điện phát hành L/C MT700 trên T24 - (2) Kiểm soát viên (KSV) kiểm soát duyệt bước 1 - Trưởng/phó phòng TTQT-TTTT kiểm soát duyệt bước 2. Sau khi Trưởng/Phó phòng TTQT duyệt điện phát hành L/C trên hệ thống T24, điện sẽ tự động được chuyển tới hàng đợi chờ duyệt cuối cùng trên SWIFT(Authorize queue). Giám đốc TTTT là người cuối cùng phê duyệt và đẩy điện mở L/C ra khỏi hệ thống SWIFT.
Hồ sơ phê duyệt, bức điện và các bút toán hạch toán liên quan, đảm bảo: - Giao dịch tuân thủ theo các quy định hiện hành của SeABank và nguồn luật dẫn chiếu trong L/C.
- Nội dung của bức điện MT700 chính xác và theo đúng quy chuẩn của SWIFT, theo đúng đề nghị của Khách hàng.
- Các bút toán hạch toán đầy đủ và chính xác
* Sửa đổi/Hủy L/C nhập khẩu
(1) Tiếp nhận hồ sơ
Tương tự như quy trình phát hành L/C nhập khẩu, CV QHKH DN tại CN tiếp nhận hồ sơ sửa đổi/hủy trực tiếp từ khách hàng. Hồ sơ bao gồm:
- Yêu cầu sửa đổi/hủy L/C: 2 bản gốc
- Phụ lục hợp đồng và thỏa thuận liên quan đến việc sửa đổi/hủy (nếu có)
- Các giấy tờ khác tương tự hồ sơ mở L/C nếu sửa đổi tăng giá trị L/C
(2) Phê duyệt sửa đổi/hủy L/C
Nếu L/C sửa đổi tăng tiền, thì CV QHKH DN lập tờ trình bổ sung về việc sửa đổi tăng tiền và trình các cấp phê duyệt.
Nếu là sửa đổi khác hoặc hủy L/C, thì CV QHKH DN chỉ cần lập đề nghị sửa đổi/hủy và chuyển hồ sơ cho GĐCN ký duyệt
(3) Phát hành sửa đổ/hủy L/Ci
CV QHKH DN chuyển bộ hồ sơ đề nghị phòng TTQT-TTTT thực hiện sửa đổi/hủy L/C, bao gồm:
- Đề nghị sửa đổi/hủy L/C của CN
- Yêu cầu sửa đổi/hủy L/C của khách hàng - Đề nghị bán ngoại tệ (nếu có)
- Phụ lục hợp đồng hoặc giấy tờ liên quan đến việc sửa đổi/hủy (nếu có) - Tờ trình sửa đổi L/C (trường hợp sửa đổi tăng tiền)
Sau khi nhận và kiểm tra đầy đủ hồ sơ, phòng TTQT-TTTT thực hiện theo trình tự: (1) TTV nhập liệu điện sửa đổi MT707 trên T24 - (2) Kiểm soát viên (KSV) kiểm soát duyệt bước 1 - Trưởng/phó phòng TTQT-TTTT kiểm soát duyệt bước 2. Sau khi Trưởng/Phó phòng TTQT duyệt điện sửa đổi L/C
trên hệ thống T24, điện sẽ tự động được chuyển tới hàng đợi chờ duyệt cuối cùng trên SWIFT (Authorize queue). Giám đốc TTTT là người cuối cùng phê duyệt và đẩy điện mở L/C ra khỏi hệ thống SWIFT.
* Kiểm tra thông báo tình trạng chứng từ L/C nhập khẩu
(1) Kiểm tra chứng từ
TTV nhận bộ chứng từ theo L/C nhập khẩu cùng chỉ thị đòi tiền (Covering Letter) từ Ngân hàng nước ngoài qua phòng hành chính của SeABank. Theo điều 14 (b) của UCP600, ngân hàng sẽ có 5 ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày nhận được chứng từ để quyết định xem việc xuất trình có phù hợp hay không.
Quy trình kiểm tra tại phòng TTQT-TTTT có 3 bước: (1) TTV - (2) KSV - (3) Trưởng/phó phòng TTQT. Bộ chứng từ được kiểm tra theo các tiêu chí như sau:
- Bộ chứng từ phải được xuất trình trong hạn
- Số lượng bản xuất trình các chứng từ phải phù hợp với quy định của L/C và sửa đổi L/C (nếu có), nếu không quy định về số lượng thì ít nhất mỗi loại chứng từ phải xuất trình một bản gốc theo điều 17 (a) của UCP600.
- Sự phù hợp của các loại chứng từ với các điều kiện của L/C và sửa đổi L/C
- Sự nhất quán thể hiện trên bề mặt của các loại chứng từ. Các thông tin
chung trên chứng từ không mâu thuẫn với nhau và không mâu thuẫn với quy định của L/C.
- Chứng từ có thể ghi trước ngày phát hành L/C nhưng không được ghi sau ngày xuất trình chứng từ (theo điều 14 (i) của UCP600).
- Những thay đổi và sửa chữa thông tin hoặc số liệu trên chứng từ không phải do người thụ hưởng tạo lập phải thể hiện là được xác thực bởi người phát hành chứng từ hoặc người được người phát hành ủy quyền thực
hiện (theo mục 9 của ISBP681)
- Chứng từ do tổ chức/người đích danh (quy định trong L/C) phát hành.
- Sự phù hợp của các loại chứng từ với UCP600 và ISBP681 dẫn chiếu trong L/C. Cụ thể:
+ Hối phiếu: tham chiếu theo mục 43 đến 56 của ISBP681
+ Hóa đơn: tham chiếu theo điều 18 của UCP600 và mục 57 đến 67 của ISBP681
+ Chứng từ vận tải: tham chiếu theo các điều 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27 của UCP600 và ISBP681 từ mục 68 đến 169.
+ Chừng từ bảo hiểm: tham chiếu theo điều 28 của UCP600 và mục 170 đến 180 của ISBP681
+ Chứng nhận xuất xứ: tham chiếu theo mục 181 đến 185 của ISBP681
(2) Thông báo tình trạng bộ chứng từ
- Nếu bộ chứng từ phù hợp, sau khi nhận lại từ CN bản thông báo đã được ký xác nhận ngày giờ nhận thông báo và yêu cầu bàn giao chứng từ thì