III. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ DỊCH VỤ GIAO NHẬN KHO VẬN VẬN TẢI BIỂN TẠI CễNG TY
2. Nhúm giải phỏp của bản thõn doanh nghiệp
2.5. Đào tạo nguồn nhõn lực cho phự hợp với tỡnh hỡnh mớ
Cho dự VIETRANS cú một đội ngũ cỏn bộ giỏi về chuyờn mụn, giàu nghiệp vụ, nhưng như đó phõn tớch ở trờn, một tồn tại rất lớn cần khắc phục ở cụng ty đú là trỡnh độ đội ngũ cỏn bộ ngày càng hạn chế
trước nhu cầu đũi hỏi của thị trường, hiệu quả hoạt động chưa cao. Chỳng ta đều biết rằng con người là trung tõm của mọi hoạt động, một tổ chức muốn mạnh phải cú những người tài. Để VIETRANS phỏt triển lõu dài, cụng ty cần phải khụng ngừng nõng cao trỡnh độ
cho đội ngũ lao động của mỡnh.
Trước hết là trỡnh độ về nghiệp vụ, cho dự mỗi cỏn bộ cụng nhõn viờn phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thờm về nghiệp vụ nhưng vai trũ của cụng ty trong việc đào tạo đội ngũ lao động của mỡnh là khụng thể phủ nhận. Cụng ty cần thường xuyờn tổ chức cỏc khoỏ học về nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh toỏn quốc tế, giao tiếp khỏch hàng, đào tạo thờm về luật phỏp cho cỏc cỏn bộ kinh doanh.
Thực hiện phương chõm kết hợp đào tạo ngắn hạn với dài hạn, vừa học vừa tớch luỹ kinh nghiệm. Trước hết cần đầu tư bồi dưỡng,
đào tạo những cỏn bộ tinh thụng về nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sõu rộng về địa lý, luật lệ tập quỏn của nhiều vựng lónh thổ khỏc nhau, cú nghệ thuật thuyết phục khỏch hàng.
Qua cỏc Hiệp hội mà VIETRANS tham gia, cần cử cỏn bộ ra nước ngoài học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, tham gia cỏc khoỏ học do cỏc hiệp hội này tổ chức như khoỏ học về hàng nguy hiểm của
FIATA, khoỏ học nghiệp vụ của VISABA,…Đõy cũng là cơ hội để
cỏc cỏn bộ của cụng ty cú điều kiện cọ sỏt với thị trường quốc tế, tỡm nguồn hàng, thực hiện cỏc giao dịch, đàm phỏn, ký kết cỏc hợp đồng mới.
Ngay từ khõu tuyển dụng, cụng ty cần nghiờm tỳc, khỏch quan
để chọn được những nhõn viờn trẻ, tài năng, nhiệt tỡnh. Cú thế mới tạo thuận lợi cho khõu đào tạo về sau. Hàng năm, cụng ty nờn tổ chức cỏc cuộc thi sỏt hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mọi cỏn bộ luụn phải tự học tập, khụng lơ là việc trau dồi, làm giàu kiến thức, trỡnh độ của mỡnh.
Bờn cạnh đú, việc nõng cao ý thức cho cỏc cỏn bộ cụng nhõn viờn cũng rất quan trọng, gúp phần giỳp cụng ty nõng cao hiệu quả
cụng việc. Đú là tinh thần trỏch nhiệm, tư duy sỏng tạo trong cụng việc, ý thức tiết kiệm, giữ gỡn bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của cụng ty. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như
VIETRANS, tinh thần trỏch nhiệm, tớnh mẫn cỏn trong cụng việc nờn
đặc biệt coi trọng vỡ khi khỏch hàng đó tin tưởng giao hàng húa vào tay người giao nhận, họ phải được đảm bảo rằng hàng húa sẽ được an toàn. Hơn thế việc nõng cao ý thức cũn giỳp cụng ty sử dụng hiệu
quả cỏc phương tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để làm được như vậy cụng ty cần:
- Tuyờn truyền để nõng cao ý thức của mọi cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng việc, trong sử dụng thiết bị, tài sản của cụng ty.
- Đưa ra nội quy chặt chẽ, chớnh sỏch thưởng phạt rừ ràng để
khuyến khớch tinh thần tự giỏc, đói ngộ tốt đối với người cú sỏng kiến cải tiến cụng việc. - Chớnh sỏch sử dụng lao động phải đỳng người đỳng việc, lónh đạo cụng ty phải gương mẫu trong thực hành tiết kiệm, ý thức, trỏch nhiệm cao với cụng việc. 2.6. Giải phỏp về tổ chức quản lý Một cụng ty rất cần cú những cỏn bộ giỏi nhưng làm thế nào để kết hợp họ thành một tập thể mạnh cũn quan trọng hơn. Mà điều này lại phụ thuộc rất nhiều vào phương thức tổ chức quản lý của cụng ty. Mỗi cụng ty cú một mụ hỡnh tổ chức riờng và cú một phương thức quản lý riờng phự hợp với mụ hỡnh tổ chức đú. VIETRANS tuy đó cú rất nhiều cải tiến nhằm từng bước hoàn thiện mụ hỡnh quản lý của mỡnh nhưng phải thẳng thắn thừa nhận rằng cụng ty hoạt động cũn
cồng kềnh, chưa thực sự tạo được mối liờn kết chặt chẽ giữa cỏc chi nhỏnh, cỏc phũng ban. Sự phối hợp hoạt động giữa cỏc bộ phận chưa
đạt hiệu quả mong muốn, khụng tạo được sức mạnh tập thể của một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực giao nhận vận tải, hoạt động giữa cỏc chi nhỏnh, phũng ban cũn “ lấn sõn nhau” tạo ra sự cạnh tranh tiờu cực trong nội bộ cụng ty.
Chớnh vỡ vậy, cụng ty cần phải đổi mới hỡnh thức quản lý và mụ hỡnh tổ chức cho phự hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của cụng ty, sao cho tổ chức phải thực sự liờn kết cỏc cỏ nhõn, cỏc quỏ trỡnh, những hoạt động trong hệ thống để cú thể huy động được sức mạnh tập thể, tạo ra hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống.
Trước hết, VIETRANS phải kiện toàn lại bộ mỏy theo hướng tinh giản, gọn nhẹ hơn. Trong khối quản lý hiện nay cũn để quỏ nhiều phũng như phũng Hành chớnh, Tổ chức cỏn bộ, Tổng hợp, Kế
toỏn,…Tuy chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng này khụng trựng lặp nhau nhưng đối với một doanh nghiệp kinh doanh thỡ cơ cấu trờn là cồng kềnh, lóng phớ nguồn lực. Để thực hiện những nhiệm vụ kể trờn, cụng ty chỉ cần hai phũng, cú thể kết hợp phũng Tổ chức cỏn bộ với phũng Tổng hợp, cũn phũng Kế toỏn cú thể kiờm chức năng của
phũng Hành chớnh. Như thế, vừa gọn nhẹ, vừa tạo thuận lợi cho bộ
phận kinh doanh.
Trong khối kinh doanh, cụng ty cần tiến hành chuyờn mụn hoỏ hơn nữa. Hiện nay, tuy VIETRANS đó cú phũng chuyờn trỏch về
Marketing và cỏc phũng ban chuyờn về đường biển, đường hàng khụng, đường sắt, phũng triển lóm, phũng cụng trỡnh nhưng chưa phỏt huy được hết tỏc dụng. Đú là do phũng Marketing chưa được tạo
điều kiện thuận lợi nhất trong hoạt động, cỏc phũng ban khi nhận
được việc tiến hành khụng chu đỏo làm mất uy tớn của phũng Marketing. Biện phỏp trước mắt là phải chấn chỉnh ngay hoạt động của cỏc phũng ban, mỗi phũng chỉ hoạt động đỳng chức năng của phũng mỡnh. Phũng Thị trường đúng vai trũ chủ đạo trong quan hệ
khỏch hàng, thực hiện việc nghiờn cứu dự bỏo nhu cầu thị trường, thực hiện chức năng hướng dẫn cỏc phũng ban khỏc, đồng thời khuyến khớch cỏc phũng ban khỏc thiết lập và mở rộng bạn hàng. Nhưng khi cú hàng khụng được tự mỡnh đơn lẻ làm mà phải chuyển về đỳng phũng chức năng, chẳng hạn hàng đi đường biển phải chuyển về đỳng phũng đường biển, nhưng việc liờn hệ với khỏch hàng vẫn cú thể do cỏn bộ tỡm được nguồn hàng phụ trỏch, hai bờn
phối hợp theo dừi lụ hàng, như thế vừa giữ được uy tớn của bản thõn vừa trỏnh được tỡnh trạng cạnh tranh lẫn nhau, cụng ty lại khụng bị
thất thoỏt do cỏn bộ trong cụng ty lợi dụng danh nghĩa cụng ty để làm
ăn riờng.
Chuyờn mụn hoỏ theo hướng trờn vừa phõn định rừ trỏch nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận, vừa đảm bảo tạo mối liờn kết chặt chẽ
giữa cỏc chi nhỏnh, cỏc phũng ban trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc cụng
đoạn khỏc nhau của một nghiệp vụ. Tuy nhiờn, việc quản lý tập trung trong một doanh nghiệp tầm cỡ như VIETRANS đũi hỏi những yờu cầu hết sức khắt khe về qui chế hoạt động, khả năng tổ chức và lónh
đạo của cỏn bộ quản lý, cỏc phương tiện vật chất kỹ thuật hiện đại phục vụ yờu cầu quản lý. Điều đú khụng dễ dàng thực hiện, đũi hỏi chi phớ về thời gian, tiền của, cụng sức khụng nhỏ. Nhưng chỉ khi làm được điều đú, VIETRANS mới phỏt huy được hết thế mạnh, tiềm lực của một cụng ty lớn, đầu ngành trong lĩnh vực giao nhận vận tải ở Việt Nam.