II. NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ VẬN TẢI BIỂN
3. Trỡnh tự của hoạt động giao nhận hàng hoỏ bằng đường biển
3.1. Giao nhận hàng xuất khẩu
3.1.1. Đối với hàng húa khụng phải lưu kho bói tại cảng
Hàng khụng phải lưu kho bói tại cảng là hàng xuất khẩu do chủ
hàng ngoại thương vận chuyển từ cỏc nơi trong nước để xuất khẩu, cú thể bảo quản tại cỏc kho riờng của mỡnh chứ khụng qua cỏc kho của cảng. Từ kho riờng, cỏc chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thỏc cú thể giao trực tiếp cho tàu.
Cỏc bước giao nhận bao gồm: Đưa hàng đến cảng
Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thỏc bằng phương tiện của mỡnh vận chuyển hàng đến cảng.
Làm thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu
- Đăng ký với cảng về mỏng, địa điểm, cầu tầu xếp dỡ
- Làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu, xin giấy chứng nhận vệ sinh, kiểm dịch nếu cần,…
- Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lờn tàu
- Liờn hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng
- Tiến hành xếp hàng lờn tàu do cụng nhõn của cảng làm, nhõn viờn giao nhận phải theo dừi quỏ trỡnh để giải quyết cỏc vấn đề xảy ra, trong đú phải xếp hàng lờn tàu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện)
- Tàu sẽ lập biờn lai thuyền phú ghi số lượng, tỡnh trạng hàng húa xếp lờn tàu (là cơ sởđể cấp vận đơn). Biờn lai phải sạch.
- Cung cấp chi tiết để người chuyờn chở cấp vận đơn và đưa vận
đơn cho người chuyờn chở ký, đúng dấu.
- Lập bộ chứng từ thanh toỏn tiền hàng mà hợp đồng hoặc L/C qui định
- Mua bảo hiểm cho hàng húa (nếu trong hợp đồng qui định) - Tớnh toỏn thưởng phạt xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu cú)
3.1.2. Đối với hàng húa phải lưu kho bói tại cảng
Hàng húa khụng được giao trực tiếp cho tàu mà phải thụng qua cảng. Trỡnh tự giao nhận bao gồm: Giao hàng cho cảng - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thỏc ký hợp đồng lưu kho bảo quản hàng húa với cảng - Cung cấp cho cảng cỏc giấy tờ: Chỉ dẫn xếp hàng (Shipping Instruction)
Danh mục hàng húa xuất khẩu (Cargo list)
Thụng bỏo xếp hàng của hóng tàu cấp (Shipping Order), nếu cần.
- Giao hàng vào kho, bói của cảng Cảng giao hàng cho tàu
- Trước khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải:
Làm cỏc thủ tục cần thiết để xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, vệ sinh…
Bỏo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận NOR
Giao cho cảng sơđồ xếp hàng - Xếp và giao hàng cho tàu
Trước khi xếp, tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lịch xếp hàng, ấn định mỏng xếp hàng, bố trớ xe và cụng nhõn, người ỏp tải (nếu cần).
Tiến hành bốc và giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lờn tàu do cụng nhõn của cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự
giỏm sỏt của đại diện hải quan. Trong quỏ trỡnh giao hàng, nhõn viờn kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tàu, ghi vào Final Report. Bờn phớa tàu cũng cú nhõn viờn kiểm đếm và ghi tỡnh hỡnh vào Tally Sheet. Việc kiểm đếm cũng cú thể thuờ nhõn viờn của cụng ty kiểm kiện.
Khi giao nhận xong một lụ hoặc cả tàu, cảng phải lấy biờn lai thuyền phú (Mate’s Receipt) để trờn cơ sởđú lập vận đơn. Lập bộ chứng từ thanh toỏn
Căn cứ vào hợp đồng mua bỏn và L/C, người giao nhận phải lập hoặc lấy cỏc chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ, xuất trỡnh cho ngõn hàng để được thanh toỏn tiền hàng. Nếu thanh toỏn bằng L/C thỡ bộ chứng từ thanh toỏn phải phự hợp với nhau và phự hợp về
mặt hỡnh thức với L/C và phải xuất trỡnh trong thời hạn hiệu lực của L/C.
Thụng bỏo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng húa nếu cần.
- Thanh toỏn cỏc chi phớ cần thiết cho cảng như chi phớ bốc hàng, vận chuyển, lưu kho, bảo quản…
- Tớnh toỏn thưởng phạt xếp dỡ (nếu cú)
3.1.3. Đối với hàng container
a/ Gửi hàng nguyờn container (FCL - Full Container Load)
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thỏc sẽ phải giao dịch với hóng tàu hoặc đại diện của hóng tàu để xin container và/hoặc đàm phỏn giỏ cả.
- Sau khi hai bờn đó cú thoả thuận, hóng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ
container.
- Mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giỏm định đến kiểm tra và giỏm sỏt việc đúng hàng vào container. Sau khi đúng hàng xong, nhõn viờn hải quan sẽ niờm phong, kẹp chỡ.
- Chủ hàng sẽ giao container cho tàu tại bói container quy định trong thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi tàu xếp hàng) và lấy biờn lai nhận container để
chở của tàu.
- Sau khi container đó được xếp lờn tàu thỡ mang biờn lai này
đến hóng tàu để đổi lấy vận đơn.
b/ Gửi hàng lẻ (LCL - Less than Container Load)
- Chủ hàng giao dịch với hóng tàu hoặc đại lý của hóng tàu, cung cấp cho họ những thụng tin cần thiết về hàng xuất. Sau khi
được chấp nhận, hai bờn sẽ thoả thuận với nhau về ngày, giờ, địa
điểm giao nhận hàng.
- Chủ hàng hoặc người giao nhận mang hàng đến giao cho người chuyờn chở tại CFS hoặc ICD quy định.
- Cỏc chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoỏ, giỏm sỏt việc đúng hàng vào container của người chuyờn chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niờm phong kẹp chỡ container, chủ hàng
phải hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lờn tàu và yờu cầu cấp vận đơn.
- Người chuyờn chở cấp biờn lai nhận hàng hoặc một vận đơn chủ (Master Bill of Lading).
- Người chuyờn chở xếp container lờn tàu và vận chuyển đến nơi
đến.