II. HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HểA QUỐC TẾ BẰNG
2. Quy trỡnh giao nhận hàng húa quốc tế bằng đường biển tại cụng ty
2.1. Giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển
Đối với một lụ hàng xuất khẩu, quy trỡnh giao nhận được tiến hành theo cỏc bước sau:
2.1.1. Nhận hàng từ người gửi hàng (người xuất khẩu)
Giữa VIETRANS và người gửi hàng sẽ cú thoả thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng cú thể
trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của cụng ty. Cụng ty cú một đội xe tải hoạt động rất hiệu quả, khụng chỉ sử dụng cho mục đớch vận chuyển quốc tế bằng đường bộ mà cũn
rất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chớnh. Về địa điểm, hàng húa cú thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho của cụng ty ở Văn Điển hoặc Yờn Viờn nếu chủ hàng ở Hà Nội.
Việc nhận hàng từ người gửi hàng cũng cú những yờu cầu nghiờm ngặt vỡ sau khi người giao nhận nhận hàng, trỏch nhiệm về
hàng húa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu hàng là hàng nguyờn container thỡ người giao nhận cũn được giảm nhẹ trỏch nhiệm. Cũn
đối với những lụ hàng lẻ, những dịch vụ mà VIETRANS thực hiện cú thể là tỏi chế lại hàng húa, hoặc đúng gúi hàng húa cho phự hợp với phương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển. Hàng húa đũi hỏi phải phự hợp với hợp đồng mua bỏn ngoại thương. Sau khi đó kiểm nhận chớnh xỏc, VIETRANS cú trỏch nhiệm bảo quản hàng húa chờ giao cho người chuyờn chở.
2.1.2. Thuờ người chuyờn chở hàng húa
Dự hàng húa được xuất khẩu theo điều kiện FOB hay CIF thỡ người giao nhận cũng thường được ủy thỏc thuờ tàu để chuyờn chở
hàng húa. Người ủy thỏc tuỳ từng trường hợp cú thể là người gửi hàng (shipper) hay người nhận hàng (consignee).
Nếu VIETRANS được ủy thỏc thuờ tàu, đối với tuyến đường cũ, thường xuyờn cú hàng đi, cụng ty phải liờn hệ với hóng tàu mà cụng ty đó làm giỏ trước đú để xin chỗ, lưu cước hoặc xin container nếu là hàng đúng trong container. Cũn đối với tuyến đường mới chưa cú giỏ hoặc giỏ cũ đó hết hạn thỡ phải xin giỏ ở nhiều hóng tàu khỏc nhau, sau đú chọn một giỏ tốt để chào cho khỏch hàng. Người giao nhận thường được ủy thỏc thuờ tàu vỡ người giao nhận cú lợi thế là luụn cú lượng hàng lớn và ổn định nờn thường được hóng tàu cho hưởng những ưu đói về giỏ cả, dịch vụ mà khỏch hàng nhỏ lẻ khụng cú
được.
2.1.3. Tổ chức giao hàng lờn tàu
Trước khi tàu đến cảng bốc hàng
Hành trỡnh của một con tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ
hàng ra, lưu lại cảng từ 1 - 3 ngày, xếp hàng mới lờn rồi khởi hành.
Đối với một số cảng của Việt Nam như cảng Hải Phũng, thời gian một con tàu lưu lại chỉ là 1 ngày. Do đú, trước khi tàu cập cảng, hóng tàu sẽ gửi Thụng bỏo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA -
Estimated Time of Arrival) cho người giao nhận. Thời gian này phụ
thuộc vào tuyến đường, thoả thuận giữa hóng tàu và người giao nhận.
Đối với VIETRANS, nếu tuyến đường xa, ETA được gửi trước từ
24h - 48h, cũn đường gần, ETA phải được gửi trước 48h - 72h.
Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhõn viờn giao nhận của VIETRANS sẽ phải làm một số cụng việc sau:
- Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng húa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nụng sản thực phẩm.
- Lập tờ khai hải quan, tiến hành thụng quan hàng xuất khẩu. - Nộp thuế xuất khẩu (nếu cú) cho hàng húa.
- Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hóng tàu đồng thời nhận thụng bỏo xếp hàng do hóng tàu cấp.
- Lập bảng kờ khai hàng húa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho tàu. Nội dung chớnh của Cargo list gồm: Tờn cụng ty xuất nhập khẩu, Tờn người nhập khẩu, Tờn hàng, Ký mó hiệu, Số
Nếu là hàng xuất đúng trong container thỡ cựng với bản danh mục hàng húa, người giao nhận phải xin hóng tàu lệnh giao vỏ
container rỗng để đưa cho khỏch hàng về đúng hàng. Sau đú làm thủ
tục hải quan, niờm phong cặp chỡ. Cũn nếu là hàng lẻ thỡ người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading - HB/L), tập hợp cỏc lụ hàng lẻ và đúng vào container sau khi
đó qua kiểm tra của hải quan.
Khi tàu vào cảng
Tàu khi đó vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hóng tàu sẽ gửi thụng bỏo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR, nhõn viờn giao nhận của cụng ty sẽ phải kiểm tra xem thực tế tàu đó sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR.
- Tổ chức chuyờn chở hàng húa ra cảng nếu hàng cũn ở trong kho.
- Căn cứ vào bảng kờ khai hàng húa, tàu sẽ lờn sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Người giao nhận cựng phũng điều độ của cảng lờn kế
hoạch giao hàng, xếp hàng lờn tàu.
- Trong thời gian xếp hàng, người giao nhận phải luụn cú mặt để
giải quyết mọi vấn đề phỏt sinh. Chẳng hạn hàng xếp lờn tàu phải
đảm bảo kỹ thuật trỏnh hư hỏng tổn thất trong lỳc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất, người giao nhận phải cựng cảng và cỏc bờn liờn quan lập cỏc biờn bản cần thiết.
2.1.4. Lập bộ chứng từ
Sau khi hàng đó được xếp lờn tàu, nếu được ủy thỏc, người giao nhận phải lấy được Biờn lai thuyền phú (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đó xếp hàng lờn tàu và cước trả trước (nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trờn cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng.
Sau đú, người giao nhận tập hợp vận đơn cựng một số chứng từ
Packing list v.v… lập thành bộ chứng từ thanh toỏn gửi cho chủ
hàng.
Ngoài ra, người giao nhận cũn phải mua bảo hiểm cho hàng húa nếu cần, thụng bỏo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ
thụng bỏo cho người nhận hàng, thanh toỏn cỏc chi phớ cần thiết cho cảng như chi phớ bốc hàng, bảo quản, lưu kho…, tớnh toỏn thưởng phạt xếp dỡ nếu cú.
Cuối cựng, người giao nhận sẽ tiến hành kết toỏn cỏc chi phớ giao nhận với người gửi hàng.