Thẻ được phát hành dựa trên cơ sở pháp lý của nhà nước và theo quy định của các tổ chức thẻ quốc tế. Ngồi ra, cịn được phát hành theo nguyên tắc mà ban giám đốc ngân hàng phát hành quy định. Là một hình thức cấp tín dụng ( nếu là thẻ tín dụng) nên thẻ phải được phát hành trên cơ sở có đảm bảo: khách hàng cần phải đáp ứng các yêu cầu về tín chấp và thế chấp. Nguồn vốn cho vay phải là nguồn vốn ngắn hạn. Trong trường hợp thanh toán quốc tế, hạn mức thanh toán ngoại tệ vẫn phải tuân thủ theo chính sách ngoại hối và quản lý ngoại hối của Ngân hàng Trung ương mỗi nước về mức thanh toán, điều khoản thanh toán, mức được phép thanh tốn tiền hàng hố, dịch vụ ở nước ngồi. Các quy định về đồng tiền phát hành, đồng tiền thanh toán, phải tuân thủ theo các điều kiện mà các Ngân hàng Trung ương qui định. Sau khi phát hành, thẻ được gửi đến chủ thẻ, chi nhánh phát hành không được làm lộ mã số cá nhân (PIN- Personal Identification number) của chủ thẻ. Mọi rủi ro phát sinh trong khi chủ thẻ chưa nhận được thẻ đều do ngân hàng phát hành chịu trách nhiệm. Việc in ấn, nạp thông tin vào thẻ được thực hiện đầy đủ theo đúng quy định về thẩm định và các thông tin thẻ cần thiết.
Việc phát hành thẻ cơ bản tuân theo qui trình sau:
Hình 1.1. Qui trình phát hành thẻ
(Nguồn: Phịng Kế Tốn - Ngân Quỹ Agribank Rạch Sỏi)
(1) Giao dịch viên tiếp nhận yêu cầu mở thẻ của khách hàng. Giao dịch viên yêu cầu khách hàng cung cấp thơng tin để hồn thành hồ sơ phát hành thẻ với đầy đủ thông tin theo quy định. Khi khách hàng hồn tất thì giao dịch
viên tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các thông tin trên hồ sơ theo quy định, phê duyệt hồ sơ và chuyển cho kiểm soát viên phê duyệt.
Tuỳ theo bản chất của thẻ thanh toán là thẻ ghi nợ hay thẻ tín dụng mà qui trình phát hành thẻ có sự khác nhau: Đối với thẻ ghi nợ thì chỉ cần khách hàng nộp đủ số tiền tối thiểu để mở tài khoản và duy trì số dư tối thiểu trên tài khoản thì khách hàng được chấp nhận phát hành thẻ ngay mà khơng cần thẩm định. Cịn đối với thẻ tín dụng thì cán bộ ngân hàng cần thẩm định hồ sơ khách hàng để ra quyết định chấp nhận hay từ chối cấp thẻ và hạn mức tín dụng, và trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt.
(2) Kiểm sốt viên tiến hành kiểm tra các thơng tin khách hàng cung cấp, nếu khơng đồng ý thì chuyển trả cho khách hàng, nếu đồng ý thì chuyển về cho giao dịch viên thực hiện đăng ký phát hành trên hệ thống IPCAS và thu phí phát hành theo quy định. Giao dịch viên giao phiếu hẹn cho khách hàng.
(3) Tại trung tâm thẻ, hoạt động nhập dữ liệu, xử lý, mã hóa, làm thẻ,… được thực hiện. Sau đó thẻ được gửi kèm mã PIN về chi nhánh nơi nhận phát hành thẻ.
(4) Chủ thẻ đến nhận thẻ tại ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng sẽ gửi thư bảo đảm cho chủ thẻ theo yêu cầu, hướng dẫn đổi mã PIN. Chủ thẻ nhận thẻ và ký vào giấy giao nhận thẻ, kết thúc giao dịch.
Sau khi đã giao thẻ cho khách hàng, ngân hàng thực hiện: - Quản lý thông tin khách hàng.
- Quản lý hoạt động sử dụng thẻ của khách hàng: Giải quyết mọi yêu cầu liên quan đến việc sử dụng thẻ của khách hàng, thực hiện cập nhật vào hệ thống toàn bộ các giao dịch sử dụng thẻ của khách hàng,…
- Thực hiện thu nợ khách hàng (đối với thẻ tín dụng): Định kỳ ngân hàng sẽ gửi cho khách hàng bản sao kê toàn bộ giao dịch sử dụng thẻ của chủ thẻ trong kỳ. Sau đó thực hiện thu nợ theo số tiền đã thông báo trên sao kê.
- Cung cấp dịch vụ cho khách hàng
- Tổ chức thanh toán bù trừ với các tổ chức thẻ quốc tế.
Triển khai hoạt động phát hành thẻ, ngồi việc hưởng phí phát hành thẻ thu được từ chủ thẻ, thu lãi phạt do nộp thanh toán sao kê chậm, các ngân hàng cịn được hưởng khoản phí trao đổi do ngân hàng thanh tốn thẻ chia sẻ từ phí thanh tốn thẻ thông qua các tố chức thẻ quốc tế. Đây là phần lợi nhuận cơ bản của các tổ chức tài chính, ngân hàng phát hành thẻ.
Trên cơ sở nguồn thu này, các tổ chức tài chính, ngân hành phát hành thẻ đưa ra được những chế độ miễn lãi và ưu đãi khác cho khách hàng để mở rộng khách hàng sử dụng thẻ cũng như tăng doanh số sử dụng thẻ.