Sơ đồ 2.6. Tổng quát quy trình quản lý kho tại CTCP Dệt May Huế
Phân hệ quản lý kho nguyên liệu, vật liệu
Quản lý mã nguyên liệu, vật liệu Quản lý mã trong hệ thống Quản lý hoạt động nhập Bảng kê Nhập kho do mua nguyên vật liệu Nhập kho trực tiếp Quản lý hoạt động xuất Bảng kê nhập kho
Xuất kho bán phụ liệu, phế liệu, ...
Xuất kho phục vụ sản xuất
Xuất chuyển kho
Mô tả chi tiết công tác quản lý kho
1. Quản lý mã nguyên liệu, vật liệu
Mã sự
kiện Tên sự kiện
Người thực hiện Nội dung (1) Yêu cầu cấp mới, sửa mã hàng PKD, PKHXNK
Khi phát sinh nhu cầu lập mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng trong hệ thống lập thì PKD/PKHXNK yêu cầu với cán bộ phụ trách quản lý việc đặt mã hàng trong hệ thống. (2) Kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống Bộ phận quản lý mã hàng
Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng tìm kiếm thông tin của mặt hàng đó trong phần mềm để kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống.
- Đối với yêu cầu thêm mới:
+ Nếu không tồn tại thì thực hiện bước (3). + Nếu đã tồn tại thì thông báo lại với người lập yêu cầu.
- Đối với nhu cầu sửa mã hàng thì thực hiện bước (6) (3) Phân loại mặt hàng Bộ phận quản lý mã hàng Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng xác định thuộc tính, nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp..., những thông tin liên quan để đặt mã hàng theo quy định trên cơ sở thông tin do người yêu cầu cung cấp về mặt hàng đó.
(4) Cấp mã mới Bộ phận quản lý mã hàng
Dựa vào thông tin về mặt hàng do người yêu cầu cung cấp,
người phụ trách quản lý mã đặt mã hàng, tên hàng…vv vào danh mục vật tư trên phần mềm. (5)
Thông tin lại cho người yêu
cầu
Bộ phận quản
lý mã hàng Thông báo kết quả cho người yêu cầu
(6) Kiểm tra sự cần thiết và sự thay đổi trong hệ thống Bộ phận quản lý mã hàng
Kiểm tra sự cần thiết bắt buộc phải thay đổi mã hay không và sự thay đổi nếu sửa mã đối với hệ thống:
+ Nếu không thể thay đổi thì thực hiện bước (5). + Nếu có thể thay đổi được thì thực hiện bước (7).
(7) Sửa mã Bộ phận quản
lý mã hàng
Thực hiện sửa mã hàng trong hệ thống, mã hàng được sửa lại cũng cần đảm bảo theo quy tắc đặt mã.
2. Quy trình xuất kho sản xuất, xuất dùng NVL
Mã sự
kiện Tên sự kiện Người thực hiện Nội dung
(1) Lập đề nghị xuất NVL SX
PKHXNK/ bộ phận có nhu cầu
PKHXNK khi đã lập được hướng dẫn sản xuất cho từng tổ có thể làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, hoặc các bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất NVL.
(2) Phê duyệt Giám đốc hoặc
NĐUQ
Giám đốc/ người được ủy quyền phê duyệt đề nghị.
(3) Kiểm tra tồn
kho KTK
Kiểm tra tồn kho trên hệ thống xem có thể đáp ứng được yêu cầu không?
- Nếu đủ hàng để xuất thì thực hiện bước (4).
- Nếu không đủ hàng thì thực hiện bước (5). (4) Lập giao dịch và in phiếu xuất kho KTK
KTK lập giao dịch xuất kho trong hệ thống căn cứ vào yêu cầu xuất kho. Sau đó, KTK thực hiện in phiếu xuất kho để lưu lại thông tin và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan.
(5) Xuất kho Thủ kho Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho đã ký
3. Quy trình xuất chuyển kho
Mã sự
kiện Tên sự kiện
Người thực hiện Nội dung (1) Lập yêu cầu chuyển kho Bộ phận có nhu cầu
Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm phiếu đề nghị chuyển kho.
(2) Phê duyệt Giám đốc hoặc
NĐUQ
Giám đốc/ NĐUQ xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho:
- Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển sang bước (3).
-Nếu yêu cầu không được duyệt thì sẽ kết thúc quy trình. (3) Lập giao dịch và in phiếu xuất kho KTK
Căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, KTK kho thực hiện lập giao dịch chuyển kho trên hệ thông, sau đó in phiếu xuất chuyển kho lấy xác nhận của các bên liên quan.
(4) Thực hiện
chuyển kho Thủ kho
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký nhận của các bên liên quan, Thủ kho thực hiện xuất kho đồng thời phải ký vào phiếu xuất kho.
(5) Kiểm tra giao
dịch KTK
Căn cứ vào phiếu xuất kho, Kế toán kho tiến hành kiểm tra lại giao dịch:
- Nếu không có sai lệch thì kết thúc quy trình.
- Nếu có sai lệch giữa số lượng giao dịch với số lượng thực xuất thì chuyển sang bước (7).
(6) Thực hiện giao
dịch điều chỉnh KTK
Căn cứ vào phiếu xuất kho, Kế toán vật tư điều chỉnh sai lệch trên giao dịch xuất chuyển kho đã lập.
4. Quy trình xuất lắp ráp
Mã sự
kiện Tên sự kiện
Người thực hiện
Nội dung
(1) Lập yêu cầu xuất vật tư để lắp ráp
Bộ phận có nhu cầu
Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm phiếu đề nghị xuất vật tư để lắp ráp.
(2) Phê duyệt Giám đốc
hoặc NĐUQ
Giám đốc/ NĐUQ xem xét phê duyệt đề nghị:
- Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển sang bước (3)
- Nếu yêu cầu không được duyệt thì sẽ kết thúc quy trình
(3) Lập giao dịch và
in phiếu xuất kho KTK
Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được duyệt, KTK kho thực hiện lập giao dịch xuất lắp ráp trên hệ thống, sau đó in phiếu xuất lắp ráp lấy xác nhận của các bên liên quan.
(4) Thực hiện xuất
kho Thủ kho
Căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã có ký nhận của các bên liên quan, Thủ kho thực hiện xuất kho vật tư để lắp ráp đồng thời ký vào phiếu xuất kho.
(5) Lắp ráp Kỹ thuật
Căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã được ký nhận, bộ phận kỹ thuật lắp ráp và dán mã lên các mặt hàng đã được lắp ráp.
5. Quy trình nhập kho từ sản xuất
Mã sự
kiện Tên sự kiện
Người thực hiện Nội dung (1) Lập yêu cầu nhập kho Bộ phận có nhu cầu
Quy trình này áp dụng khi có nhu cầu nhập lại CCDC, NVL từ sản xuất, nhập từ kiểm kê thừa...vv.
Khi có hàng cần nhập vào kho, bộ phận có nhu cầu tiến hành chuyển hàng về kho và yêu cầu thủ kho nhập kho.
(2) Kiểm hàng và
nhập kho Thủ Kho
Thủ kho tiếp nhận yêu cầu nhập kho và tiến hành kiểm hàng. Cho nhập hàng vào kho và lập phiếu giao nhận hàng. (3) Thực hiện giao dịch nhập kho và in phiếu xuất KTK
Căn cứ vào phiếu giao nhận hàng thực tế có xác nhận của các bên liên quan, KTK kho thực hiện lập giao dịch nhập kho trên hệ thông, sau đó in phiếu và lấy xác nhận của các bên liên quan
6. Quy trình nhập kho do mua NVL
Mã sự
kiện Tên sự kiện
Người thực
hiện Nội dung
(1) Nhận và kiểm tra
hàng Thủ Kho
Thủ kho nhận và kiểm tra hàng theo đơn hàng mua.
- Nếu đúng thì thực hiện bước (3) - Nếu sai thì thực hiện bước (2).
(2) Thông báo cho
phòng mua hàng Thủ kho
Thông báo cho phòng mua hàng hàng nhận được không đúng theo đơn hàng.
(3) Lập giao dịch nhập
mua KTK
Lập giao dịch nhập mua trên hệ thống, in và lấy xác nhận của các bên liên quan.
7. Quy trình xuất kho bán phụ liệu, phế liệu
Mã sự kiện
Tên sự kiện Người thực hiện
Nội dung
(1)
Kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán
KTK
Kế toán kho khi nhân được lệnh xuất kho, thực hiện kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán
+ Nếu đúng thì thực hiện bước (3) + Nếu sai thì thực hiện bước (2).
(2)
Thông báo cho các bộ phận liên
quan KTK
Thông báo cho các bộ phận yêu cầu xuất kho về sự sai lệch thông tin trên đơn hàng bán so với lệnh xuất kho hoặc không đủ hàng xuất.
(3) Kiểm tra tồn kho KTK
Kế toán kho kiểm tra tồn kho trên hệ thông.
+ Nếu đủ hàng thì thực hiện bước (4). + Nếu không đủ thì thực hiện bước (2)
(4) Lập hóa đơn KTK Kế toán kho dựa vào những thông tin
trên đơn hàng lập hóa đơn trên hệ thống.
(5) Xuất kho Thủ kho Thủ kho thực hiện xuất kho theo lệnh
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ