Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý. Đây là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu của mỗi bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể vì hư hỏng, hoặc biến chất của nguyên vật liệu. Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ:
-Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng nội dung, điều khoản đó ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển...
-Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.
Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau:
Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tuỳ theo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm. Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát.
Nguyên vật liệu sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển
cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh.
Bên doanh nghiệp và bên cung ứng phải thống nhất địa điểm tiếp nhận, cung ứng thẳng hay qua kho của doanh nghiệp. Những vật tư mẫu theo kế hoạch hoặc hợp đồng đặt hàng thì theo quy định “Những xí nghiệp có nhu cầu vật tư ổn định, trước hết là những hộ tiêu thụ lớn được nhân thẳng hợp đồng dài hạn về mua bán vật tư”.