a. Chứng từ, sổ sách sử dụng
+ Kế hoạch sản xuất (theo từng loại NVL) + Phiếu xuất kho
+ Sổ chi tiết vật tư
+ Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
b.Phương pháp hạch toán chi tiết
Thủ tục xuất kho NVL tại CTCP Dệt May Huế
Khi các bộ phận, phân xưởng sản xuất có nhu cầu về NVL thì người phụ trách bộ phận gửi yêu cầu đến Phòng Điều hành May dựa trên Kế hoạch sản xuất theo tháng. Khi đó, đề nghị xuất NVL sẽ được chuyển đến Phòng Điều hành may, xem xét thấy
nhu cầu hợp lí và tại kho còn NVL đó thì Phòng Điều hành may sẽ gửi yêu cầu đến Phòng Kinh doanh (quản lí NVL là Bông, Xơ). Tại đây, Phòng Kinh doanh sẽ lập Giấy báo nhận NVL và cho phép lĩnh vật tư sau khi kiểm tra và chấp thuận yêu cầu của Phòng Điều hành may. Sau đó, cập nhật số liệu xuất kho thực tế lên hệ thống máy tính. Phòng Điều hành may sau khi nhận được chỉ thị thì chỉ định thủ kho xuất NVL và dựa vào giấy báo cùng số liệu trên hệ thống để lên thẻ kho. Cuối cùng, Phòng Kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho phát sinh, thực hiện thủ tục kí, xét duyệt theo yêu cầu. Phiếu xuất kho của mỗi nghiệp vụ xuất kho NVL được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại Phòng Kinh doanh.
Liên 2: Giao cho Phòng Điều hành may làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho. Liên 3: Giao cho Phòng Tài chính – Kế toán (cụ thể là Kế toán NVL)
Tóm lại thủ tục xuất kho NVL được thực hiện như sau:
Tiếp tục với ví dụ 2
Căn cứ vào Kế hoạch sản xuất Nhà máy Sợi tháng 9 năm 2019 (Biểu số 2.7) và Phiếu xuất kho số 209KB (Biểu số 2.8), Kế toán NVL tiến hành phản ánh số lượng xuất lên phiếu xuất kho trên máy vi tính.
+ Địa chỉ (bộ phận) nhận NVL: Nhà máy Sợi + Lí do xuất: Phục vụ sản xuất
+ Số phiếu xuất: 209KB (dựa trên Phiếu xuất kho do Phòng Kinh doanh lập) + Mã vật tư: 11.02.02 (Hệ thống tự động hiện lên tên NVL là Xơ TAIRILIN 1.4D*38mm, thuộc Kho 01BONG: Bông, Xơ, phế liệu)
+ Số lượng xuất (kg): 34,155.00 kg + Số lượng xuất (kiện): 99 kiện
Hạch toán mặc định trên máy vi tính là: Nợ TK 6211-11 Có TK 1521-1
Cuối tháng, kế toán tiến hành tính đơn giá bình quân của NVL trên máy vi tính theo chương trình đã cài sẵn.
Dựa vào chương trình của phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn thì các số liệu cập nhật trong tháng và tính toán được vào cuối tháng sẽ tự động lên sổ chi tiết vật tư
Nhu cầu NVL
Nhu cầu NVL
Phòng điều hành MayPhòng điều
hành May Yêu cầuYêu cầu
Phòng kinh doanhPhòng kinh
doanh Giấy báo nhận NVLGiấy báo nhận NVL
Nhà máy Sợi
tương ứng với từng kho và từng mặt hàng, đồng thời cập nhật lên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn của toàn bộ Kho.
Tiếp tục với ví dụ 3
Căn cứ vào Kế hoạch sản xuất Nhà máy Sợi tháng 9 năm 2019 (Biểu số 2.7) và Phiếu xuất kho số 211KB ngày 16/09/2019, Kế toán NVL tiến hành phản ánh số lượng xuất lên phiếu xuất kho trên máy vi tính.
+ Địa chỉ (bộ phận) nhận NVL: Nhà máy Sợi + Lí do xuất: Phục vụ sản xuất
+ Số phiếu xuất: 211KB (dựa trên Phiếu xuất kho do Phòng Kinh doanh lập) + Mã vật tư: 11.02.02 (Hệ thống tự động hiện lên tên NVL là Xơ TAIRILIN 1.4D*38mm, thuộc Kho 01BONG: Bông, Xơ, phế liệu)
+ Số lượng xuất (kg): 31,050.00 kg + Số lượng xuất (kiện): 99 kiện
Hạch toán mặc định trên máy vi tính là: Nợ TK 6211-11 Có TK 1521-1
Cuối tháng, kế toán tiến hành tính đơn giá bình quân của NVL trên máy vi tính theo chương trình đã cài sẵn.
Dựa vào chương trình của phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn thì các số liệu cập nhật trong tháng và tính toán được vào cuối tháng sẽ tự động lên sổ chi tiết vật tư tương ứng với từng kho và từng mặt hàng, đồng thời cập nhật lên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn của toàn bộ Kho.
Biểu số 2.9. Sổ chi tiết nguyên liệu Xơ TAIRILIN 1.4D*38mm
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Thủy Dương, Hương Thủy, TT Huế
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Từ ngày 01/09/2019 đến ngày 30/09/2019
Kho: 01BONG – Nguyên liệu Bông, xơ Mặt hàng: 11.02.02 – Xơ TAIRILIN 1.4D*38mm
Chứng từ Diễn giải Tk Dư Giá Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Mã Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị
Tồn đầu kỳ 97,960.40 2,516,220,131
… … … … … … … … … … … …
071KB/T09TT/004 13/09/1 9
NM Châu (KD) nhập xơ theo hóa đơn số 0000110+111+115 , ngày 30+31/8/2019 151 23,260 99,379.00 2,311,555,540 (55,200.60 ) (1,265,089,898) 071KB/T09TT/004 13/09/1 9
NM Châu (KD) nhập xơ theo hóa đơn số 0000110+111+115 , ngày 30+31/8/2019
151 23,260 99,360.50 2,311,125,230 44,159.90 1,046,035,332 071KB/T09TT/004 13/09/1
9
NM Châu (KD) nhập xơ theo hóa đơn số 0000110+111+115 , ngày 30+31/8/2019
151 23,260 99,367.50 2,311,288,050 143,527.40 3,357,323,382 209KB 13/09/1
9
PX Kiều (Sợi) phục vụ sản xuất 6211-11 24,126 34,155.00 824,035,097 109,372.40 2,533,288,285
… … … … … … … … … … … …
072KB/T09TT/005 23/09/1 9
NM Châu (KD) nhập xơ theo hóa đơn số 0000124+128 , ngày 09+14/9/2019
3311-11 23,260 99,357.00 2,311,043,820 (9,655.60) (424,498,365) 072KB/T09TT/005 23/09/1
9
NM Châu (KD) nhập xơ theo hóa đơn số 0000124+128 , ngày 09+14/9/2019 3311-11 23,260 99,369.50 2,311,334,570 89,713.90 1,886,836,205 … … … … … … … … … … … … Tổng nhập/xuất trong kỳ 695,562.50 16,628,582,099 712,080.00 17,179,883,243 Tồn cuối kỳ 81,442.90 1,964,918,987 Ngày … tháng … năm …
Người lập Kế toán trưởng
Biểu số 2.10. Bảng tổng hợp nhập – xuất- tồn
Tháng 09 năm 2019- Kho: 01BONG – Nguyên liệu Bông, Xơ
Mã số Mặt hàng Đvt Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ
Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị
01BONG - Nguyên liệu Bông, xơ 1,889,190.6400 80,378,334,827 1,194,598.5000 35,675,939,531 1,394,360.0000 44,088,595,808 1,689,429.1400 71,965,678,550 1521-1 - Nguyên liệu chính - Tại Công ty 1,870,558.6400 80,169,745,000 1,098,472.5000 34,366,697,003 1,295,519.5000 42,774,667,167 1,673,511.6400 71,761,774,836
11.01.028 Bông Benin 1 1/8 " Kg 647,052.0000 28,259,956,750 200,680.0000 8,656,572,237 317,418.0000 13,822,730,294 530,314.0000 23,093,798,693
11.01.014 Bông Ivory Coast 1.1/8" KG 868,861.0000 37,994,004,745 202,230.0000 9,081,542,667 194,502.0000 8,548,562,281 876,589.0000 38,526,985,131
11.01.060 Bông Mêxico 1.1/8" - 1.5/32" KG 91,572.2400 3,822,289,715 12,141.0000 506,773,881 79,431.2400 3,315,515,834 11.01.051 Bông Togo 1.1/8" KG 28,295.5000 1,268,796,756 28,295.5000 1,268,796,756 11.01.050 Bông Brazil 1.1/8" KG 8,453.5000 375,164,893 8,453.5000 375,164,893 11.01.064 Bông Mỹ 1.1/8" Kg 35,579.0000 1,729,457,472 5,376.0000 261,321,660 30,203.0000 1,468,135,812 11.01.041B Bông Zimbabwe 1.1/8" B KG 46,816.0000 2,160,960,879 25,707.0000 1,186,599,052 21,109.0000 974,361,827 11.01.041C Bông Zimbabwe 1.1/8" C KG 45,969.0000 2,042,893,659 45,969.0000 2,042,893,659 11.02.02 Xơ TAIRILIN 1.4 D *38 mm KG 97,960.4000 2,516,220,131 695,562.5000 16,628,582,099 712,080.0000 17,179,883,243 81,442.9000 1,964,918,987
1522-1 - Vật liệu phụ - Tại Công ty 18,632.0000 208,589,827 96,126.0000 1,309,242,528 98,840.5000 1,313,928,641 15,917.5000 203,903,714
12.1.1.006
Bông phế B1 (Xơ ngắn chải kỹ)
kg 5,392.0000 102,704,762 16,359.0000 311,600,000 21,751.0000 414,304,762
12.1.1.033 Bông phế Cúi Hồi Kg 3,351.5000 54,262,394 2,439.0000 39,488,581 912.5000 14,773,813
12.1.1.013 Bông phế F1 kg 1,780.0000 27,123,811 42,864.0000 653,165,791 39,276.0000 598,491,497 5,368.0000 81,798,105
12.1.1.017 Bông phế F4 kg 416.0000 435,809 1,104.0000 1,156,571 1,520.0000 1,592,380
12.1.1.030 Bông phế hồi Kg 3,640.0000 48,533,332 14,397.5000 169,873,086 11,841.5000 143,382,375 6,196.0000 75,024,043
12.1.1.031 Bông phế mui Kg 1,176.5000 15,126,428 5,846.0000 66,199,179 4,727.5000 54,747,854 2,295.0000 26,577,753
12.1.1.005 Bông phế quét nhà kg 4,809.0000 4,580,000 5,340.5000 5,086,191 10,149.5000 9,666,191
12.1.1.034 Bông phế xé đầu sợi thô Kg 232.5000 3,764,287 232.5000 3,764,287
12.1.1.032 Bông phế xơ lạ Kg 159.5000 3,790,685 623.0000 14,095,029 782.5000 17,885,714
12.1.1.004 Sợi cắt phế liệu kg 1,259.0000 6,295,000 6,008.0000 30,040,000 6,121.0000 30,605,000 1,146.0000 5,730,000