CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ
122 Dương Thiệu Tước, Thủy Dương, Hương Thủy, Thừa Thiên Huế
Mẫu số: 02- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 13 tháng 09 năm 2019
Số: 209KB
Họ tên người nhận hàng: NHÀ MÁY SỢI – CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Địa chỉ (bộ phận): Thủy Dương, Hương Thủy, Tỉnh TT Huế
Lý do xuất kho: Kiều (sợi) phục vụ sản xuất
Xuất tại kho (ngăn lô): Nguyên Liệu Bông, Xơ (01BONG)
ST T
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất Phụ A B C D 1 2 3 4 5 1 Xơ TAIRILIN 1.4D*38mm 11.02.02 KG 34,155.00 99.00 2 Bông Benin 1 1/8 " 11.01.028 KG 20,442.00 90.00 3 Bông Ivory Coast 1.1/8" 11.01.014 KG 5,448.00 24.00 4 Bông Togo 1.1/8" 11.01.051 KG 1,989.00 9.00 5 Bông Meexxixo 1.1/8"-1.5/32" 11.01.060 KG 1,278.00 6.00 Tổng cộng Tiền xuất: 0 Tiền thuế: 0 Tổng tiền: 0
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Không đồng - Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày … tháng … năm …
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ Kho TP.Kinh doanh
2.2.3. Kế toán chi tiết NVL tại CTCP Dệt May Huế
2.2.3.1. Kế toán chi tiết NVL nhập kho
a. Chứng từ, sổ sách sử dụng
+ Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa (giữa hai bên) + Hóa đơn GTGT đầu vào
+ Phiếu nhập kho
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư + Giấy báo số lượng hàng nhập kho + Sổ chi tiết vật tư
+ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
b.Phương pháp hạch toán chi tiết
Thủ tục nhập kho NVL tại CTCP Dệt May Huế
Phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, NVL, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động.
Căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ, phòng Kế hoạch – Xuất nhập khẩu lập kế hoạch thu mua NVL, giao dịch trực tiếp với bên bán NVL. Khi hàng về công ty, phòng Kế hoạch – Xuất nhập khẩu nhận hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng của bên bán gửi đến. Sau đó, kiểm tra và đối chiếu với bản hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa.
Phòng Kế hoạch – Xuất nhập khẩu sẽ chuyển hóa đơn, giấy báo nhập hàng của bên bán cho Phòng Kinh doanh sau khi nhận được các hóa đơn chứng từ, hợp đồng nhập, tờ khai hải quan cùng các giấy tờ liên quan đến hồ sơ nhập khẩu từ nhà cung cấp nước ngoài (nếu là nguyên liệu bông nhập từ nước ngoài). Khi hàng được chuyển về công ty, cán bộ tiếp liệu của phòng Kinh doanh sẽ cùng với Phòng Điều hành may và thủ kho tiến hành thẩm định, đánh giá, kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư. Sau đó, kĩ thuật viên của Phòng Điều hành may sẽ lập biên bản nghiệm thu chất lượng nếu NVL đạt yêu cầu và cho tiến hành nhập kho theo số thực nhập.
Trên cơ sở hóa đơn, biên bản nghiệm thu chất lượng, thì:
- Nếu NVL nhập về là Bông, Xơ thì nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, giấy báo số lượng hàng nhập kho.
- Nếu NVL nhập về là vải, phụ liệu May thì sẽ do Phòng Điều hành may lập phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, giấy báo số lượng hàng nhập kho.
Nếu phát hiện vật tư thừa hay thiếu, không đúng quy cách mẫu mã như ghi trên đơn giao hàng, Thủ kho tiến hành lập biên bản và báo ngay cho Phòng Kinh doanh (chịu trách nhiệm quản lí NVL Bông Xơ) hay Phòng Điều hành may (chịu trách nhiệm về NVL là vải, phụ liệu May) biết để kịp thời xử lí.
Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng Kinh doanh (hoặc Phòng Điều hành may) Liên 2: Gửi cho Kế toán công nợ để làm thủ tục thanh toán
Liên 3: Gửi cho thủ kho dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về Phòng Tài chính – Kế toán (cụ thể là Kế toán NVL) làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Định kì, Kế toán NVL sẽ tập hợp phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT đầu vào và các giấy tờ liên quan để lưu theo nhà cung cấp.
Tóm lại, thủ tục nhập kho được thực hiện như sau:
Theo ví dụ 1: Dựa vào Hóa đơn GTGT số 0000110 + 0000111 + 0000115 ngày 30/08/2019 (Biểu số 2.1+2.2+2.3) Công ty mua NVL Xơ từ Công ty TNHH TMSX & DV Hồng Phúc Long, chưa thanh toán cho nhà cung cấp, Phiếu nhập kho số 071KB (Biểu số 2.6) và Biên bản nghiệm thu chất lượng số 01/9 (Biểu số 2.5).
Khi nhận được bộ chứng từ nhập kho, Kế toán NVL tại Phòng Tài chính – Kế toán tiến hành nhập số liệu lên máy vi tính theo từng loại chứng từ. Cụ thể theo ví dụ 1, dựa trên Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, phiếu nhập kho của thủ kho gửi lên, Kế toán NVL tiến hành lên phiếu nhập mua hàng như sau:
+ Mã nhà cung cấp (hệ thống sẽ tự động hiện lên tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty TNHH – TMSX & DV Hồng Phúc Long).
+ Số phiếu nhập (căn cứ vào số phiếu nhập trên phiếu nhập kho do Phòng Kinh doanh lập). Theo ví dụ là 071KB.
+ Tên hàng: Xơ
+ Mã vật tư: 11.02.02 (hệ thống tự động hiện tên NVL là Xơ TAIRILIN 1.4D*38mm) + Mã kho: 01BONG. NVL về đến Công ty NVL về đến Công ty Phòng Kinh doanh Phòng Điều hành May Thủ kho Phòng Kinh doanh Phòng Điều hành May Thủ kho Kiểm nghiệmKiểm nghiệm Phiếu nhập khoPhiếu nhập kho Kho Kho
+ Số lượng Xơ nhập (tính theo kg): 298,107.00 kg. + Số lượng Xơ nhập (tính theo kiện): 864 kiện. + Đơn giá: 23,260.00 đồng/kg.
Trên phiếu nhập kho và cả phiếu xuất kho của công ty có thể hiện số lượng NVL thực nhập tính theo kiện nhưng không có đơn giá và thành tiền theo kiện. Vì khi NVL chuyển về kho của công ty thì được đóng thành kiện nhằm mục đích bảo quản chất lượng, tránh được sự hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển và tại kho công ty cũng quyết định lưu trữ Bông, Xơ trong kiện nên NVL này sử dụng thêm đơn vị tính phụ này. Đồng thời, việc quản lí NVL theo đơn vị tính phụ như thế tạo điều kiện cho việc kiểm tra số lượng NVL đươc mua về trước khi nhập kho và công tác kiểm kê được dễ dàng và thuận lợi hơn bằng cách đếm số kiện, sau đó nhân số kiện với cân nặng của 1 kiện để ra giá trị số lượng NVL tính theo kg.
Trong phần hành Kế toán NVL tại công ty, hệ thống sẽ tự động hạch toán mặc định chưa thanh toán cho nhà cung cấp là:
Nợ TK 1521-1 Có TK 3311-11
Kế toán NVL không hạch toán thuế GTGT đầu vào khi lên sổ chi tiết vật tư do thuế GTGT bị loại khỏi giá gốc NVL nhập kho vì công ty thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Để phản ánh chi phí vận chuyển, Kế toán NVL sẽ lên Phiếu nhập chi phí mua hàng. Phần mềm kế toán hỗ trợ giúp phân bổ chi phí vận chuyển theo từng phiếu nhập kho.
2.2.3.2 Kế toán chi tiết NVL xuất kho
a. Chứng từ, sổ sách sử dụng
+ Kế hoạch sản xuất (theo từng loại NVL) + Phiếu xuất kho
+ Sổ chi tiết vật tư
+ Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
b.Phương pháp hạch toán chi tiết
Thủ tục xuất kho NVL tại CTCP Dệt May Huế
Khi các bộ phận, phân xưởng sản xuất có nhu cầu về NVL thì người phụ trách bộ phận gửi yêu cầu đến Phòng Điều hành May dựa trên Kế hoạch sản xuất theo tháng. Khi đó, đề nghị xuất NVL sẽ được chuyển đến Phòng Điều hành may, xem xét thấy
nhu cầu hợp lí và tại kho còn NVL đó thì Phòng Điều hành may sẽ gửi yêu cầu đến Phòng Kinh doanh (quản lí NVL là Bông, Xơ). Tại đây, Phòng Kinh doanh sẽ lập Giấy báo nhận NVL và cho phép lĩnh vật tư sau khi kiểm tra và chấp thuận yêu cầu của Phòng Điều hành may. Sau đó, cập nhật số liệu xuất kho thực tế lên hệ thống máy tính. Phòng Điều hành may sau khi nhận được chỉ thị thì chỉ định thủ kho xuất NVL và dựa vào giấy báo cùng số liệu trên hệ thống để lên thẻ kho. Cuối cùng, Phòng Kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho phát sinh, thực hiện thủ tục kí, xét duyệt theo yêu cầu. Phiếu xuất kho của mỗi nghiệp vụ xuất kho NVL được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại Phòng Kinh doanh.
Liên 2: Giao cho Phòng Điều hành may làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho. Liên 3: Giao cho Phòng Tài chính – Kế toán (cụ thể là Kế toán NVL)
Tóm lại thủ tục xuất kho NVL được thực hiện như sau:
Tiếp tục với ví dụ 2
Căn cứ vào Kế hoạch sản xuất Nhà máy Sợi tháng 9 năm 2019 (Biểu số 2.7) và Phiếu xuất kho số 209KB (Biểu số 2.8), Kế toán NVL tiến hành phản ánh số lượng xuất lên phiếu xuất kho trên máy vi tính.
+ Địa chỉ (bộ phận) nhận NVL: Nhà máy Sợi + Lí do xuất: Phục vụ sản xuất
+ Số phiếu xuất: 209KB (dựa trên Phiếu xuất kho do Phòng Kinh doanh lập) + Mã vật tư: 11.02.02 (Hệ thống tự động hiện lên tên NVL là Xơ TAIRILIN 1.4D*38mm, thuộc Kho 01BONG: Bông, Xơ, phế liệu)
+ Số lượng xuất (kg): 34,155.00 kg + Số lượng xuất (kiện): 99 kiện
Hạch toán mặc định trên máy vi tính là: Nợ TK 6211-11 Có TK 1521-1
Cuối tháng, kế toán tiến hành tính đơn giá bình quân của NVL trên máy vi tính theo chương trình đã cài sẵn.
Dựa vào chương trình của phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn thì các số liệu cập nhật trong tháng và tính toán được vào cuối tháng sẽ tự động lên sổ chi tiết vật tư
Nhu cầu NVL
Nhu cầu NVL
Phòng điều hành MayPhòng điều
hành May Yêu cầuYêu cầu
Phòng kinh doanhPhòng kinh
doanh Giấy báo nhận NVLGiấy báo nhận NVL
Nhà máy Sợi
tương ứng với từng kho và từng mặt hàng, đồng thời cập nhật lên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn của toàn bộ Kho.
Tiếp tục với ví dụ 3
Căn cứ vào Kế hoạch sản xuất Nhà máy Sợi tháng 9 năm 2019 (Biểu số 2.7) và Phiếu xuất kho số 211KB ngày 16/09/2019, Kế toán NVL tiến hành phản ánh số lượng xuất lên phiếu xuất kho trên máy vi tính.
+ Địa chỉ (bộ phận) nhận NVL: Nhà máy Sợi + Lí do xuất: Phục vụ sản xuất
+ Số phiếu xuất: 211KB (dựa trên Phiếu xuất kho do Phòng Kinh doanh lập) + Mã vật tư: 11.02.02 (Hệ thống tự động hiện lên tên NVL là Xơ TAIRILIN 1.4D*38mm, thuộc Kho 01BONG: Bông, Xơ, phế liệu)
+ Số lượng xuất (kg): 31,050.00 kg + Số lượng xuất (kiện): 99 kiện
Hạch toán mặc định trên máy vi tính là: Nợ TK 6211-11 Có TK 1521-1
Cuối tháng, kế toán tiến hành tính đơn giá bình quân của NVL trên máy vi tính theo chương trình đã cài sẵn.
Dựa vào chương trình của phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn thì các số liệu cập nhật trong tháng và tính toán được vào cuối tháng sẽ tự động lên sổ chi tiết vật tư tương ứng với từng kho và từng mặt hàng, đồng thời cập nhật lên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn của toàn bộ Kho.