Sơ đồ 2 .3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ 2.6 Tổng quát quy trình quản lý kho tại CTCP Dệt May Huế
Phân hệ quản lý kho nguyên liệu, vật liệu
Quản lý mã nguyên liệu, vật liệu Quản lý mã trong hệ thống Quản lý hoạt động nhập Bảng kê Nhập kho do mua nguyên vật liệu Nhập kho trực tiếp Quản lý hoạt động xuất Bảng kê nhập kho
Xuất kho bán phụ liệu, phế liệu, ...
Xuất kho phục vụ sản xuất
Xuất chuyển kho
Mô tả chi tiết công tác quản lý kho
1. Quản lý mã nguyên liệu, vật liệu
Mã sự
kiện Tên sự kiện
Người thực hiện Nội dung (1) Yêu cầu cấp mới, sửa mã hàng PKD, PKHXNK
Khi phát sinh nhu cầu lập mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng trong hệ thống lập thì PKD/PKHXNK yêu cầu với cán bộ phụ trách quản lý việc đặt mã hàng trong hệ thống. (2) Kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống Bộ phận quản lý mã hàng
Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng tìm kiếm thông tin của mặt hàng đó trong phần mềm để kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng trong hệ thống.
- Đối với yêu cầu thêm mới:
+ Nếu không tồn tại thì thực hiện bước (3). + Nếu đã tồn tại thì thông báo lại với người lập yêu cầu.
- Đối với nhu cầu sửa mã hàng thì thực hiện bước (6) (3) Phân loại mặt hàng Bộ phận quản lý mã hàng Cán bộ phụ trách quản lý mã hàng xác định thuộc tính, nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp..., những thông tin liên quan để đặt mã hàng theo quy định trên cơ sở thông tin do người yêu cầu cung cấp về mặt hàng đó.
(4) Cấp mã mới Bộ phận quản lý mã hàng
Dựa vào thông tin về mặt hàng do người yêu cầu cung cấp,
người phụ trách quản lý mã đặt mã hàng, tên hàng…vv vào danh mục vật tư trên phần mềm. (5)
Thông tin lại cho người yêu
cầu
Bộ phận quản
lý mã hàng Thông báo kết quả cho người yêu cầu
(6) Kiểm tra sự cần thiết và sự thay đổi trong hệ thống Bộ phận quản lý mã hàng
Kiểm tra sự cần thiết bắt buộc phải thay đổi mã hay không và sự thay đổi nếu sửa mã đối với hệ thống:
+ Nếu không thể thay đổi thì thực hiện bước (5). + Nếu có thể thay đổi được thì thực hiện bước (7).
(7) Sửa mã Bộ phận quản
lý mã hàng
Thực hiện sửa mã hàng trong hệ thống, mã hàng được sửa lại cũng cần đảm bảo theo quy tắc đặt mã.
2. Quy trình xuất kho sản xuất, xuất dùng NVL
Mã sự
kiện Tên sự kiện Người thực hiện Nội dung
(1) Lập đề nghị xuất NVL SX
PKHXNK/ bộ phận có nhu cầu
PKHXNK khi đã lập được hướng dẫn sản xuất cho từng tổ có thể làm đề nghị xuất kho cho sản xuất, hoặc các bộ phận có nhu cầu trực tiếp làm đề nghị xuất NVL.
(2) Phê duyệt Giám đốc hoặc
NĐUQ
Giám đốc/ người được ủy quyền phê duyệt đề nghị.
(3) Kiểm tra tồn
kho KTK
Kiểm tra tồn kho trên hệ thống xem có thể đáp ứng được yêu cầu không?
- Nếu đủ hàng để xuất thì thực hiện bước (4).
- Nếu không đủ hàng thì thực hiện bước (5). (4) Lập giao dịch và in phiếu xuất kho KTK
KTK lập giao dịch xuất kho trong hệ thống căn cứ vào yêu cầu xuất kho. Sau đó, KTK thực hiện in phiếu xuất kho để lưu lại thông tin và lấy xác nhận của những cá nhân có liên quan.
(5) Xuất kho Thủ kho Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho đã ký
3. Quy trình xuất chuyển kho
Mã sự
kiện Tên sự kiện
Người thực hiện Nội dung (1) Lập yêu cầu chuyển kho Bộ phận có nhu cầu
Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm phiếu đề nghị chuyển kho.
(2) Phê duyệt Giám đốc hoặc
NĐUQ
Giám đốc/ NĐUQ xem xét phê duyệt đề nghị chuyển kho:
- Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển sang bước (3).
-Nếu yêu cầu không được duyệt thì sẽ kết thúc quy trình. (3) Lập giao dịch và in phiếu xuất kho KTK
Căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được duyệt, KTK kho thực hiện lập giao dịch chuyển kho trên hệ thông, sau đó in phiếu xuất chuyển kho lấy xác nhận của các bên liên quan.
(4) Thực hiện
chuyển kho Thủ kho
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã có ký nhận của các bên liên quan, Thủ kho thực hiện xuất kho đồng thời phải ký vào phiếu xuất kho.
(5) Kiểm tra giao
dịch KTK
Căn cứ vào phiếu xuất kho, Kế toán kho tiến hành kiểm tra lại giao dịch:
- Nếu không có sai lệch thì kết thúc quy trình.
- Nếu có sai lệch giữa số lượng giao dịch với số lượng thực xuất thì chuyển sang bước (7).
(6) Thực hiện giao
dịch điều chỉnh KTK
Căn cứ vào phiếu xuất kho, Kế toán vật tư điều chỉnh sai lệch trên giao dịch xuất chuyển kho đã lập.
4. Quy trình xuất lắp ráp
Mã sự
kiện Tên sự kiện
Người thực hiện
Nội dung
(1) Lập yêu cầu xuất vật tư để lắp ráp
Bộ phận có nhu cầu
Bộ phận có nhu cầu lắp ráp hàng làm phiếu đề nghị xuất vật tư để lắp ráp.
(2) Phê duyệt Giám đốc
hoặc NĐUQ
Giám đốc/ NĐUQ xem xét phê duyệt đề nghị:
- Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển sang bước (3)
- Nếu yêu cầu không được duyệt thì sẽ kết thúc quy trình
(3) Lập giao dịch và
in phiếu xuất kho KTK
Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất lắp ráp đã được duyệt, KTK kho thực hiện lập giao dịch xuất lắp ráp trên hệ thống, sau đó in phiếu xuất lắp ráp lấy xác nhận của các bên liên quan.
(4) Thực hiện xuất
kho Thủ kho
Căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã có ký nhận của các bên liên quan, Thủ kho thực hiện xuất kho vật tư để lắp ráp đồng thời ký vào phiếu xuất kho.
(5) Lắp ráp Kỹ thuật
Căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp đã được ký nhận, bộ phận kỹ thuật lắp ráp và dán mã lên các mặt hàng đã được lắp ráp.
5. Quy trình nhập kho từ sản xuất
Mã sự
kiện Tên sự kiện
Người thực hiện Nội dung (1) Lập yêu cầu nhập kho Bộ phận có nhu cầu
Quy trình này áp dụng khi có nhu cầu nhập lại CCDC, NVL từ sản xuất, nhập từ kiểm kê thừa...vv.
Khi có hàng cần nhập vào kho, bộ phận có nhu cầu tiến hành chuyển hàng về kho và yêu cầu thủ kho nhập kho.
(2) Kiểm hàng và
nhập kho Thủ Kho
Thủ kho tiếp nhận yêu cầu nhập kho và tiến hành kiểm hàng. Cho nhập hàng vào kho và lập phiếu giao nhận hàng. (3) Thực hiện giao dịch nhập kho và in phiếu xuất KTK
Căn cứ vào phiếu giao nhận hàng thực tế có xác nhận của các bên liên quan, KTK kho thực hiện lập giao dịch nhập kho trên hệ thông, sau đó in phiếu và lấy xác nhận của các bên liên quan
6. Quy trình nhập kho do mua NVL
Mã sự
kiện Tên sự kiện
Người thực
hiện Nội dung
(1) Nhận và kiểm tra
hàng Thủ Kho
Thủ kho nhận và kiểm tra hàng theo đơn hàng mua.
- Nếu đúng thì thực hiện bước (3) - Nếu sai thì thực hiện bước (2).
(2) Thông báo cho
phòng mua hàng Thủ kho
Thông báo cho phòng mua hàng hàng nhận được không đúng theo đơn hàng.
(3) Lập giao dịch nhập
mua KTK
Lập giao dịch nhập mua trên hệ thống, in và lấy xác nhận của các bên liên quan.
7. Quy trình xuất kho bán phụ liệu, phế liệu
Mã sự kiện
Tên sự kiện Người thực hiện
Nội dung
(1)
Kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán
KTK
Kế toán kho khi nhân được lệnh xuất kho, thực hiện kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán
+ Nếu đúng thì thực hiện bước (3) + Nếu sai thì thực hiện bước (2).
(2)
Thông báo cho các bộ phận liên
quan KTK
Thông báo cho các bộ phận yêu cầu xuất kho về sự sai lệch thông tin trên đơn hàng bán so với lệnh xuất kho hoặc không đủ hàng xuất.
(3) Kiểm tra tồn kho KTK
Kế toán kho kiểm tra tồn kho trên hệ thông.
+ Nếu đủ hàng thì thực hiện bước (4). + Nếu không đủ thì thực hiện bước (2)
(4) Lập hóa đơn KTK Kế toán kho dựa vào những thông tin
trên đơn hàng lập hóa đơn trên hệ thống.
(5) Xuất kho Thủ kho Thủ kho thực hiện xuất kho theo lệnh
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ
3.1. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại CTCP Dệt May Huế CTCP Dệt May Huế
3.1.1. Đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Hiện nay, CTCP Dệt May Huế trở thành một trong những Trung tâm Dệt may của khu vực miền Trung nói riêng và cả nước nói chung với sự tăng trưởng bền vững, thiết bị hiện đại và môi trường thân thiện. Đồng hành với sự phát triển vượt bậc và đạt được nhiều thành tựu đó là sự không ngừng nỗ lực cố gắng của tập thể cán bộ, công nhân viên của công ty.Trong đó, bộ máy kế toán đóng một vai trò thiết yếu tạp nên sự thành công cho công ty như ngày hôm nay. Bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện, thích ứng với sự linh động của nền kinh tế thị trường và công tác của Phòng Tài chính – Kế toán ngày càng hiệu quả và kiện toàn hơn. Để phù hợp với quy mô cũng như sự phát triển của doanh nghiệp, trình độ công tác kế toán luôn được đào tạo, rèn luyện và nâng cao để cập nhật những sự thay đổi về hệ thống kế toán quốc gia lẫn quốc tế, đồng thời duy trì được những nguyên tắc được quy định thống nhất trong Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Ưu điểm:
Tổ chức bộ máy kế toán
+ Hình thức kế toán tập trung giúp công ty tiết kiệm thời gian luân chuyển chứng từ từ nơi sản xuất đến Phòng Tài chính- Kế toán
+ Đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình tiếp cận với Chế độ kế toán, có tác phong làm việc khoa học, hoạt động có nguyên tắc, đoàn kết, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, luôn có ý thức nâng cao nghiệp vụ và phản ứng kịp thời, đúng đắn mỗi khi có nghiệp vụ phức tạp xảy ra.
Về việc áp dụng hình thức kế toán
+ Công ty áp dụng kế toán máy theo hình thức nhật kí chứng từ với nhiều ưu điểm trong quá trình quản lí và hạch toán, giảm khối lượng công việc ghi chép hằng ngày và thuận lợi trong việc chuyên môn hóa lao động kế toán.
+ Công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo trong công tác kế toán. Trong quá trình sử dụng, phần mềm kế toán luôn được nâng cấp cho phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đáp ứng kịp thời nhu cầu cung cấp thông tin kế toán và đảm bảo lưu trữ, bảo quản chứng từ hợp lí, hợp lệ.
Xây dựng hệ thống tài khoản
Nhờ vào hệ thống tài khoản hợp lí và khoa học, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành mà công ty đã xây dựng giúp cho việc tập hợp chi phí được thực hiện dễ dàng hơn. Hơn nữa, đặc thù công ty là sản xuất sản phẩm Sợi và hàng may mặc thì NVL đầu vào và chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất rất phức tạp nên đòi hỏi một hệ thống tài khoản hiệu quả là vô cùng quan trọng.
Hạn chế
Hiện nay, phần mềm Kế toán BRAVO tại công ty mới đươc nâng cấp lên phiên bản mới, thế nên kế toán viên cần có thời gian trải nghiệm để quen với hình thức mới để phát huy được hết tính năng hữu dụng của phần mềm. Do đó, kế toán viên gặp không ít khó khăn trong quá trình sử dụng.
Hiện nay, công tác tính giá thành sản phẩm còn được thực hiện trên bảng tính excel làm giảm tiến độ cung cấp thông tin về giá cả sản phẩm trên thị trường, chậm trễ trong quá trình quyết toán.
3.1.2. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán NVL tại công ty
3.1.2.1. Ưu điểm
Cùng với sự phát triển của công ty, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng cũng không ngừng phát triển cải tiến về mọi mặt góp phần đáng kể vào việc quản lí, hạch toán mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau khi nghiên cứu thực trạng công tác kế toán NVL tại CTCP Dệt May Huế, tác giả rút ra được một số điểm nhận xét về các ưu điểm nổi bật trong quá trình tổ chức công tác kế toán tại phần hành này ở công ty như sau:
Về công tác thu mua, quản lí NVL:
+ Kế hoạch thu mua được tiến hành một cách khoa học, công tác xác định khối lượng NVL cần cung ứng được dựa trên việc nghiên cứu định mức sử dụng NVL, khối lượng sản phẩm Sợi, Vải cần sản xuất với tình hình cung cấp NVL Bông, Xơ,… trên thị trường nội địa và quốc tế để đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục.
giá cả, chất lượng tốt và thời gian cung ứng kịp thời. Bên cạnh đó, công ty thường xuyên cập nhật tình hình giá cả, biến động thị trường Bông, Xơ cũng như các nhà cung ứng mới để có thể chủ động trong công tác thu mua NVL.
Về phân công nhiệm vụ theo dõi vật tư cho các phòng ban liên quan :
+ Phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu: Lập kế hoạch và thực hiện công tác thu mua NVL từ thị trường nội địa và nước ngoài.
+ Tại Phòng Kinh doanh, Phòng Điều hành may: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất NVL và kiểm soát quá trình sử dụng NVL cho sản xuất tại công ty.
+ Tại Kho: Thủ kho theo dõi, quản lí việc thực nhập, thực xuất NVL trong kho. Thực hiện đúng quy trình nhập xuất vật tư. Ghi chép đúng, đầy đủ số lượng mỗi lần nhập xuất. Thủ kho có trách nhiệm báo cáo tình hình vật tư tại kho cho Phòng Kinh doanh, Phòng điều hành may biết để thông báo việc mua vật tư cho Phòng Kế hoạch- Xuất nhập khẩu. Cuối tháng, thủ kho giao cho Kế toán các chứng từ liên quan.
+ Phòng Tài chính - Kế toán: Kế toán NVL có trách nhiệm theo dõi vật tư cả về số lượng và giá trị. Kết hợp với các phòng ban liên quan cho công tác kiểm nghiệm, kiểm kê vật tư. Khi nhận đươc chứng từ do Thủ kho gửi lên thì có trách nhiệm nhập dữ liệu vào máy vi tính. Cuối tháng, hạch toán tính giá trị xuất kho cho từng loại vật tư cụ thể.
Nhờ có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể như thế nên trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty tránh được sự cố ngoài ý muốn. Công tác tập hợp chi phí cũng chính xác hơn.
Về hệ thống kho vật tư: Bố trí kho hàng hợp lí thuận lợi cho công tác sản xuất, nếu là kho dự trữ NVL chính để phục vụ sản xuất Sợi thì được bố trí gần nhà máy Sợi, nếu là kho dự trữ vật tư, phụ liệu may thì ở gần nhà máy May,… Các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lí theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho rộng rãi, thoáng mát, đủ ánh sáng, thuận lợi cho việc nhập xuất và kiểm kê vật liệu.
Về tổ chức hạch toán NVL: Việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL và phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết NVL là phù hợp với tình hình thực tế tại công ty, đã đáp ứng được nhu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật tư và có phản ứng kịp thời mỗi khi có sự mất mát, dư thừa hay thiếu hụt xảy ra.
Về hệ thống chứng từ quản lí, theo dõi NVL được áp dụng tại công ty: đảm bảo đầy đủ các yêu cầu quản lí về hàng tồn kho như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,