Hạch toán chi tiết NVL là việc theo dõi, ghi chép thường xuyên, liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về số lượng và giá trị. Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà kế toán có thể áp dụng một trong những phương pháp sau:
Phương pháp ghi thẻ song song
Phương pháp sổ số dư
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Để bám sát với phương pháp kế toán chi tiết NVL được sử dụng tại doanh nghiệp thực tế mà đề tài đang nghiên cứu, trong bài khóa luận này xin phép chỉ trình bày phương pháp ghi thẻ song song để phù hợp với công tác kế toán chi tiết NVL tại công ty.
Nội dung phương pháp ghi thẻ song song:
Phương pháp ghi thẻ song song nghĩa là tiến hành theo dõi chi tiết NVL song song cả ở kho và phòng kế toán theo từng thứ NVL và cách ghi chép gần như là giống nhau chỉ khác ở chỗ thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL theo chỉ
Tại kho: Hằng ngày khi có chứng từ nhập, xuất thủ kho phải kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ rồi căn cứ vào số lượng thực nhập, thực xuất trên chứng từ để ghi vào thẻ kho liên quan. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách luôn khớp nhau.
Tại phòng kế toán: Kế toán NVL sử dụng sổ chi tiết NVL để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hằng ngày. Sổ chi tiết được theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Hằng ngày hoặc định kì, kế toán NVL phải kiểm tra chứng từ nhập, xuất kho với chứng từ liên quan. Cuối tháng, tiến hành cộng sổ chỉ tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho.
Ngoài ra để đối chiếu kiểm tra số liệu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL theo từng nhóm NVL tại doanh nghiệp.
Tóm lại, trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1. Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 1.3.2. Kế toán tổng hợp NVL
1.3.2.1. Phương pháp hạch toán tổng hợp
Hạch toán tổng hợp NVL là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của NVL trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành, NVL thuộc nhóm hàng tồn kho nên hạch toán tổng hợp NVL có thể tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kì.
Phương pháp kiểm kê định kì
Đặc điểm: Kiểm kê định kì là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị NVL tồn kho cuối kì trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của NVL đã xuất trong kì theo công thức:
Trị giá NVL = Trị giá NVL + Tổng trị giá NVL - Trị giá NVL xuất kho trong kì tồn kho đầu kì nhập kho trong kì tồn kho cuối kì
Công tác kiểm kê NVL được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá NVL xuất kho trong kì (tiêu dùng cho sản xuất hay xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán trên một tài khoản kế toán riêng là Tài khoản 611 “Mua hàng”. Như vậy khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kì, các tài khoản kế toán NVL tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kì kế toán (để kết chuyển số dư đầu kì) và cuối kì kế toán (để phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kì).
Phương pháp kiểm kê định kì thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, NVL xuất dùng hay xuất bán thường xuyên.
Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công viêc hạch toán.
Nhược điểm: Độ chính xác không cao do bị ảnh hưởng bởi chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.
Phương pháp kê khai thường xuyên
Đặc điểm: Kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán . Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị NVL tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kì thời điểm nào trong kỳ kế toán.
xây lắp…) và các doanh nghiệp thương nghiệp kinh doanh các NVL có giá trị lớn, có kỹ thuật và chất lượng cao…
Ưu điểm: Phương pháp kê khai thường xuyên được sử dụng phổ biến vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về NVL tồn kho một cách kịp thời, cập nhật. Tại bất kì thời điểm nào cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn NVL.
Nhược điểm: Phương pháp này không nên áp dụng đối với doanh nghiệp có giá trị đơn vị NVL tồn kho nhỏ, thường xuyên xuất dùng, xuất bán.
Trong đề tài này sẽ tập trung làm rõ Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên để phù hợp với thực trạng công tác kế toán NVL tại doanh nghiệp thực tế mà đề tài nghiên cứu.
1.3.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Để đáp ứng công tác quản lý hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên trong doanh nghiệp, kế toán sử dụng Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản 152 dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm của các loại NVL theo giá thực tế.
Kết cấu Tài khoản 152
+ Bên Nợ:
-Giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ nguồn khác.
-Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. + Bên Có:
-Giá thực tế NVL xuất kho dùng cho sản xuất, xuất bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh.
-Trị giá NVL được giảm giá, chiết khấu thương mại hoặc trả lại người bán.
-Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. + Số dư Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho.
Ngoài ra để hạch toán NVL, kế toán còn sử dụng Tài khoản 151 “Hàng mua đi đường”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại NVL mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kì chưa về nhập kho.
Kết cấu TK 151:
+ Bên Nợ:
Giá trị NVL đang đi đường. + Bên Có:
Giá trị NVL đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tượng sử dụng. + Số dư Nợ: Giá trị NVL đi đường chưa về nhập kho.
Bên cạnh đó việc hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như tài khoản 111, 112, 133, 141, 331, 621, …
Sơ đồ 1.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.4. Nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết khách quan của mọi nền sản xuất trong xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu còn khác nhau. Làm thế nào để cùng một khối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Việc quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào khả năng, trách nhiệm của cán bộ quản lý. Để quản lý nguyên vật liệu một cách có hiệu quả còn phải xem xét trên các khía cạnh sau:
1.4.1. Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu
Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất-kĩ thuật-tài chính của doanh nghiệp. Trong mối quan hệ này, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu bảo đảm yếu tố vật chất để thực hiện các kế hoạch khác, còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng mua sắm nguyên vật liệu. Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu ảnh hưởng tới hoạt động dự trữ, tiêu thụ, kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trước hết phải xác định lượng vật liệu cần dùng. Lượng vật liệu cần dùng là lượng vật liệu được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm trong kỳ kế hoạch (thường là 1 năm). Lượng vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thời còn phải tính đến nhu cầu vật liệu cho chế thử sản phẩm mới, tự trang tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị...Lượng vật liệu cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại theo quy cách, chủng loại của nó ở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp lại cho toàn doanh nghiệp. Khi tính toán phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch. Tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu, từng loại sản phẩm, đặc điểm kinh tế kĩ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán thích hợp.
Lượng nguyên vật liệu chính cần dùng được tính theo công thức:
Trong đó:
Vcd: lượng vật liệu cần dùng.
Si: số lượng sản phẩm loại i kỳ kế hoạch.
Dvi: định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i. Kdi: tỷ lệ phế liệu dựng lại loại sản phẩm i kỳ kế hoạch.
Kpi: tỷ lệ phế phẩm chomột loại sản phẩm i kỳ kế hoạch.
- Xác định lượng nguyên vật liệu dự trữ. Để đảm bảo cho quá trình tiến hành được liên tục, hiệu quả phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý. Lượng nguyên vật liệu dự trữ (còn gọi là định mức dự trữ nguyên vật liệu) là lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường. Căn cứ vào tính chất, công dụng, nguyên vật liệu dự trữ được chia thành ba loại: dự trữ thường xuyên, dự trữ theo mùa và dự trữ bảo hiểm.
+ Lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên là lượng nguyên vật liệu cần thiết tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất tiến hành bình thường giữa hai lần mua sắm nguyên vật liệu.
Công thức xác định:
Vdx = Vn*tn
Trong đó:
Vdx: lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên lớn nhất. Vn: lượng nguyên vật liệu cần dùng bình quân một ngày đêm. tn: thời gian dự trữ thường xuyên.
Lượng nguyên vật liệu dùng bình quân tuỳ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp còn thời gian dự trữ tuỳ thuộc vào thị trường mua, nguồn vốn lưu động và độ dài của chu kỳ sản xuất.
+ Lượng nguyên vật liệu dự trữ bảo hiểm: là lượng nguyên vật liệu cần thiết tối thiểu để đảm bảo cho sản xuất được tiến hành bình thường.
Công thức xác định:
Vdb = Vn*N.
Trong đó:
Vdb: lượng vật liệu dự trữ bảo hiểm.
dự trữ bảo hiểm.
Số ngày dự trữ bảo hiểm được tính bình quân, số ngày lì hẹn mua trong năm.
+ Lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa: trong thực tế có những loại nguyên vật liệu chỉ mua được theo mùa như mía cho doanh nghiệp đường, trái cây cho doanh nghiệp thực phẩm đồ hộp... Hoặc có những loại nguyên vật liệu vận chuyển bằng đường thuỷ, mùa mưa gió không vận chuyển được thì cũng phải dự trữ theo mùa.
Công thức xác định:
Vdm = Vn*tm.
Trong đó:
Vdm : Lượng nguyên vật liệu dự trữ theo mùa . Vn : Lượng nguyên vật liệu tiêu hao bình quân . Tm : Số ngày dự trữ theo mùa .
Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua để làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch vốn lưu động, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tính toán chính xác lượng nguyên vật liệu cần mua sắm trong năm. Lượng nguyên vật liệu cần mua sắm trong năm phụ thuộc vào ba yếu tố:
Lượng nguyên vật liệu cần dùng (Vcd). Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ (Vd1). Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ (Vd2). Công thức xác định:
Vc = Vcd + Vd2 – Vd1
Với Vc là lượng nguyên vật liệu cần mua. Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ được tính theo công thức:
Vd1 = (Vk+Vnk)-Vx
Trong đó
Vk là lượng nguyên vật liệu tồn kho ở thời điểm kiểm kê. Vnk: lượng nhập kho từ sau kiểm kê đến cuối năm báo cáo.
Vx: lượng xuất cho các đơn vị sản xuất từ sau kiểm kê đến cuối năm báo cáo.
Đối với các doanh nghiệp không có dự trữ theo mùa, lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối năm kế hoạch chính là lượng nguyên vật liệu dự trữ thường xuyên và lượng
nguyên vật liệu bảo hiểm.
- Xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu.
Sau khi đó xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm, bước tiếp theo là phải xây dựng kế hoạch tiến độ mua. Thực chất của kế hoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua của mỗi lần. Khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu phải căn cứ trên các nguyên tắc sau:
+ Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ.
+ Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng và quy cách. + Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn.
+ Khi tính toán phải tính riêng cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ. Xuất phát từ những nguyên tắc trên, khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm phải dựa vào các nội dung sau:
+ Kế hoạch tiến độ sản xuất nội bộ.
+ Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. + Các hợp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng. + Mức độ thuận tiện và khó khăn của thị trường mua, bán vật tư. + Các chỉ tiêu của kế hoạch mua nguyên vật liệu trong năm. + Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán. + Hệ thống kho tàng hiện có của đơn vị.
Phương pháp xây dựng tiến độ mua sắm: Với nội dung kế hoạch tiến độ đó trình bày ở trên, việc tính toán các chỉ tiêu kế hoạch được thực hiện theo 2 phương pháp:
Đối với các loại nguyên vật liệu có định mức tiêu hao thì tính trực tiếp: Lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm đó.
Đối với những loại nguyên vật liệu chưa xây dựng được định mức thì dựng phương pháp tính gián tiếp. Lấy mức tiêu hao kỳ trước làm gốc nhân với tỷ lệ tăng sản lượng của kỳ cần mua sắm.
- Tiến hành mua nguyên vật liệu.
Sau khi có kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu, công tác mua và vận chuyện về kho của doanh nghiệp do phòng vật tư (thương mại hoặc kinh doanh) đảm nhận. Giám đốc hoặc các phân xưởng có thể ký các hợp đồng với phòng vật tư về việc
mua và vận chuyển nguyên vật liệu. Hợp đồng phải được xác định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách mua, giá và thời gian giao nhận. Hai bên phải chịu bồi thường về vật chất nếu vi phạm hợp đồng. Phòng vật tư chịu trách nhiệm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đảm bảo chất lượng cho các đơn vị sản xuất. Nếu vì lý do gì đó không cung cấp kịp, phòng vật tư phải báo cáo với giám đốc từ 3 đến 5 ngày để có biện pháp