6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” được ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 6 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đã thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây.
Chuẩn mực số 315 định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.
1.2.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành 3 nhóm
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. KSNB cần hướng mọi thành viên vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, quá đó đạt được những mục tiêu của đơn vị
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định. Để đạt được các mục tiêu này cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực đã được thiết lập. Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát.
1.2.3. Chức năng của kiểm soát nội bộ
Tạo điều kiện cho các đơn vị điều hành và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả đó là các thủ tục kiểm soát sẽ giúp các nhà quản lý sử dụng hiệu quả và tránh được sự lãng phí nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ có chức năng đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệu quả của các quy định trong quá trình thực thi, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, đúng thể thức đã được quy định.
Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh vấn đề gian lận và sai phạm là vấn đề không thể tránh khỏi bởi vì các hoạt động đều do con người thực hiện. Vì vậy, cần phải có các quy định kiểm soát chặt chẻ, hữu hiệu để nhằm ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận.
Đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh
doanh thông qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và đúng quy định. Bằng việc thiết lập các quy trình quản lý về tài chính, kế toán, về hệ thống cung cấp số liệu và báo cáo, kiểm soát sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán bảo đảm tuân thủ đúng theo quy định.
Kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoát hoặc bị sử dụng sai mục đích, mặt khác trong nền kinh tế thị trường thì yếu tố tài sản và thông tin là những yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bài của đơn vị.
1.2.4. Phân loại kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mục tiêu, trong khi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì dẫn đến phương thức kiểm soát cũng có thể thay đổi theo.
1.2.4.1. Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)
Là một loại kiểm soát mục tiêu biểu thông qua định dạng những sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt được các mục tiêu tốt hơn. Đây là loại kiểm soát được tiến hành trong quá trình xây dựng các mục tiêu. Thông qua các hành động, kiểm soát hướng dẫn giúp chúng ta có các hoạt động quản lý kịp thời.
1.2.4.2. Kiểm soát kế toán tuân thủ
Kiểm soát kế toán tuân thủ (hay còn gọi là kiểm soát tuân thủ): là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta đi theo khuôn mẫu cho trước, nói cách khác là phải giúp đảm bảo được những kết quả mong muốn. Với
hình thái đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có một bộ phận sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được sự kiểm soát. Đặc điểm chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn để trong một hoạt động bình thường sẽ mặc nhiên giúp cho một hành động bảo vệ.
1.2.4.3. Kiểm soát thông tin kế toán
Kiểm soát thông tin kế toán là một loại kiểm soát nhằm đảm bảo độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật thông tin tài chính, thông tin quản lý. Kiểm soát kế toán thể hiện ở việc kiểm tra chứng từ kế toán, kiểm tra công tác hạch toán kế toán, kiểm tra báo cáo tài chính và các thông tin kinh tế tài chính với mục tiêu Báo cáo tài chính và các báo cáo quản lý khác phải được trình bày một cách hợp lý và dựa trên các chính sách kế toán đã được xác định rõ ràng; Các báo cáo cần thiết phải được lập đúng hạn, có chất lượng, đáng tin cậy và nhất quán phục vụ cho nhà quản lý để ra quyết định trong nội bộ đơn vị.
1.2.5. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu… Tuy nhiên, bất kỳ một hệ thống KSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố:
- Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát
1.2.5.1. Môi trường kiểm soát
Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề
nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ... Các nhân tố chính:
- Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: Biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.
- Cam kết về năng lực: Đây là công tác quan trọng nhất trong việc phát triển của đơn vị. Các đơn vị xây dựng các quy định về tuyển dụng nhân sự có trình độ chuyên môn và năng lực công tác phù hợp với nhu cầu của đơn vị
- Sự tham gia của Ban quản trị: Quan điểm của thủ trưởng đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ, chính sách, các quy định về quản lý của đơn vị
- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm, thái độ phong cách điều hành của Ban lãnh đạo
đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị. Hầu hết các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý nhà nước được tổ chức theo mô hình trực tuyến, nguyên tắc một thủ trưởng, cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với mô hình hoạt động của đơn vị
Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì
Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Là các chính sách và thủ tục của lãnh đạo về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… Lãnh đạo chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát.
1.2.5.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro lien quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính tuân thủ và lien quan đến các quy. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro nhằm tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra.
mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro.
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của hệ thống kiểm soát nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị.
- Nhận dạng rủi ro: Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Một quy trình phát triển và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
1.2.5.3. Hoạt động kiểm soát a. Các chính sách và thủ tục
Hoạt động kiểm soát: Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của ban lãnh đạo được thực hiện
Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản…
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã
được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị…
Phân tích rà soát: Xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp.
b. Các nguyên tắc kiểm soát
Ba nguyên tác chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB cơ bản: - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là không cho một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ kinh tế từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ làm việc nhiều người thì các sai sót dễ bị phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa, giúp cho việc kiểm tra chéo, thúc đẩy nhau trong công việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về