6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.5. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu… Tuy nhiên, bất kỳ một hệ thống KSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố:
- Môi trường kiểm soát - Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát
1.2.5.1. Môi trường kiểm soát
Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề
nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình... Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ... Các nhân tố chính:
- Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: Biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.
- Cam kết về năng lực: Đây là công tác quan trọng nhất trong việc phát triển của đơn vị. Các đơn vị xây dựng các quy định về tuyển dụng nhân sự có trình độ chuyên môn và năng lực công tác phù hợp với nhu cầu của đơn vị
- Sự tham gia của Ban quản trị: Quan điểm của thủ trưởng đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ, chính sách, các quy định về quản lý của đơn vị
- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm, thái độ phong cách điều hành của Ban lãnh đạo
đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị. Hầu hết các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý nhà nước được tổ chức theo mô hình trực tuyến, nguyên tắc một thủ trưởng, cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với mô hình hoạt động của đơn vị
Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì
Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Là các chính sách và thủ tục của lãnh đạo về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… Lãnh đạo chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát.
1.2.5.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro lien quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính tuân thủ và lien quan đến các quy. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro nhằm tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra.
mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro.
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của hệ thống kiểm soát nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị.
- Nhận dạng rủi ro: Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Một quy trình phát triển và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
1.2.5.3. Hoạt động kiểm soát a. Các chính sách và thủ tục
Hoạt động kiểm soát: Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của ban lãnh đạo được thực hiện
Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản…
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã
được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị…
Phân tích rà soát: Xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp.
b. Các nguyên tắc kiểm soát
Ba nguyên tác chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB cơ bản: - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là không cho một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ kinh tế từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ làm việc nhiều người thì các sai sót dễ bị phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa, giúp cho việc kiểm tra chéo, thúc đẩy nhau trong công việc.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán, trách nhiệm bảo quản tài sản, trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách, chức năng kế toán và chức năng tài chính, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát ... Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng, và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn. Chẳng hạn nếu để kế toán kiêm thủ kho thì họ rất dễ điều chỉnh sổ sách để che dấu hành vi gian lận của mình. Thông thường, chế độ kế toán các nước quy định các đơn vị không được bố trí cán bộ thủ kho kiêm nhiệm vào các công tác kế toán và quản lý khác.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc
trong một phạm vi nhất định.
Các hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách thủ tục giúp cho việc chỉ đạo của ban lãnh đạo. Các hoạt động kiểm soát thông thường tại đơn vị là: Phân chia trách nhiệm, ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động, kiểm tra độc lập, phân tích, rà soát lại việc thực hiện.
Cụ thể kiểm soát các khoản chi tại đơn vị: Công tác kiểm soát chi NSNN luôn là một khâu quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu NSNN ở các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Việc tăng cường kiểm tra, kiểm soát chi NSNN sẽ giúp cho việc quản lý NSNN được hiệu quả hơn
Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành quyết định số 67/2004/QĐ- BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”
Mục tiêu của công tác kiểm soát chi trong đơn vị: đánh giá tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản chi kinh phí, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.
Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong cơ quan nhà nước: Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chi ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước. Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, cần có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.
Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi:
- Hình thức kiểm soát chi theo thời gian thực hiện: Hình thức này được tiến hành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thường xuyên hoặc đột xuất.
- Hình thức kiểm soát chi theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
nước. Đối với nội dung chi thường xuyên, kiểm soát các nội dung sau:
- Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân: kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người.
- Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
- Kiểm soát các khoản chi khác: Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi này trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.
- Kiểm soát các khoản chi đầu tư phát triển: Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa lớn của đơn vị. Kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý của các khoản chi này.
1.2.5.4. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, nó cho phép từng nhân viên cũng như từng cấp quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Hệ thống giám sát và thẩm định thực chất là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát, đánh giá và theo dõi việc Ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không.
1.2.5.5. Giám sát
Là quá trình mà người quản lý theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Hệ thống này hoạt động tốt nếu:
Đơn vị có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, đơn vị có biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Đơn vị đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy
định của đơn vị cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng gây thiệt hại về mặt tài chính.
Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Hoạt động KSNB góp phần tạo lập được một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm. Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu.