6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân
2.2.2.1. Tiền lương (mục 6000), Tiền công trả cho vị trí lao động thường xuyên theo hợp đồng (mục 6050) Phụ cấp lương (mục 6100)
+ Cơ sở thanh toán:
Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương được xác định trên cơ sở số định biên lao động giao khoán của Sở Y tế thành phố Đà Nẵng, mức lương cơ sở theo quy định tại Nghị định số 72/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ, Nghị định số 38/2019/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2019 của Chính phủ; Hệ số tiền lương theo ngạch bậc, phụ cấp (nếu có) được quy định tại Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ; Chế độ phụ cấp ưu đãi theo nghề quy định tại Nghị định số 56/2011/NĐ- CP ngày 04 tháng 7 năm 2011 của Chính phủ.
Chi phí tiền lương được kiểm soát thông qua theo dõi nhân sự, thời gian lao động, khối lượng công việc và chất lượng hoàn thành: Chức năng nhân sự do Phòng Tổ chức – Hành chính chịu trách nhiệm thông qua công tác kiểm soát hợp đồng lao động đối với người lao động. Chức năng theo dõi lao động gồm theo dõi ngày công, giờ công, qua đánh giá công việc của từng cá nhân.
Phòng TCKT Kế toán trưởng Lãnh đạo duyệt chi 1 3 4 2 Các khoa phòng Phòng TCHC
Sơ đồ 2.3. Quy trình kiểm soát thanh toán tiền lương
(1) Trước ngày 5 hàng tháng, Các khoa, phòng nộp bảng chấm công của tháng trước liền kề có xác nhận của Trưởng khoa, phòng gửi về phòng TCHC. (2) Phòng TCHC kiểm tra và ký xác nhận chuyển về phòng TCKT trước ngày 10 của tháng đồng kèm theo các quyết định: điều động, nâng lương, bổ nhiệm, hợp đồng mới (nếu có).
(3) Phòng TCKT lập thủ tục thanh toán tiền lương trình Kế toán trưởng ký soát xét, cuối cùng trình Giám đốc phê duyệt trước ngày 15 hàng tháng.
(4) Giám đốc xem xét, kiểm tra, phê duyệt và trả lại cho Phòng Kế toán để chuyển Kho bạc Nhà nước thanh toán qua thẻ cho cán bộ viên chức, người lao động.
Bảng chấm công tính lương, bảng thanh toán tiền lương được lập theo biểu mẫu: Bảng chấm công theo mẫu số C01- HD và Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lương theo mẫu số C02-HD tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính. (Xem phụ lục Bảng 2.1 và Bảng 2.2).
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: được thực hiện theo mẫu C10-HD tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC, kèm theo nội dung công việc làm thêm giờ được lãnh đạo đơn vị phê duyệt. Trong đó người hưởng phụ cấp làm thêm giờ được tính theo hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ, và các hệ số phụ cấp khác có căn cứ định mức theo số giờ công rõ ràng, chặt chẽ. ( xem phụ lục 2.3).
2.2.2.2. Tiền thưởng (mục 6200)
Tiền khen thưởng thực hiện theo Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ bao gồm khen thưởng thường xuyên và khen thưởng đột xuất.
- Quy trình thanh toán các khoản khen thưởng được cụ thể:
Giám đốc
Phòng tổ chức- hành chính nhận QĐ khen thưởng
Chi cho cá nhân, tập thể
Phòng TCKT lập danh sách khen thưởng thanh toán
theo qui định
1 2
Sơ đồ 2.4. Quy trình thanh toán khen thưởng thường xuyên
(1) Phòng TCHC nhận quyết định khen thưởng từ Sở Y tế (nếu là khen thưởng thường xuyên), tham mưu quyết định khen thưởng cho lãnh đạo đơn vị ( nếu là khen thưởng đột xuất) gửi về phòng TCKT.
(2) Phòng TCKT kiểm tra các quyết định và lập chứng từ thanh toán trình Giám đốc phê duyệt.
(3) Giám đốc phê duyệt và chuyển phòng TCKT thanh toán gửi Kho bạc Nhà nước thanh toán.
+ Đối với các khoản khen thưởng thường xuyên của Sở Y tế, Bộ Y tế cho tập thể và cá nhân như: Bằng khen UBND thành phố, Giải thưởng tỏa sáng Blouse trắng, chiến sỹ thi đua, giấy khen của Sở Y tế, …Hồ sơ bao gồm Quyết định và kèm theo danh sách cá nhân và tập thể được khen thưởng.
+ Đối với các khoản khen thưởng đột xuất như: Các khoản khen thưởng đột xuất cá nhân, tập thể đã có thành tích tốt trong phong trào thực hành tiết kiệm chống lãng phí, cải tiến kỹ thuật trong công tác chuyên môn. Hồ sơ bao gồm: Giấy đề xuất khen thưởng cá nhân, tập thể của các khoa phòng, được hội đồng thi đua khen thưởng của Trung tâm thống nhất trình Giám đốc phê duyệt gởi về phòng TCKT để thanh toán. Định mức chi khen thưởng đột xuất theo quy chế chi tiêu nội bộ.
2.2.2.3. Phúc lợi tập thể (mục 6250)
Công tác kiểm soát chi tại nội dung này chủ yếu dựa vào hướng dẫn định mức tại Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm Kiểm soát bệnh tật thành phố ban hành vào tháng 01 hàng năm. Các nội dung Trung tâm thanh toán chủ yếu là tiền tàu xe nghỉ phép năm: Thanh toán tiền tàu xe nghỉ phép năm cho các trường hợp đi thăm người thân bao gồm: Cha, mẹ đẻ, cha mẹ vợ (hoặc chồng), vợ hoặc chồng, con bị ốm đau, tai nạn hoặc qua đời, 1 lần/năm. Các trường hợp khác phải được giám đốc Trung tâm phê duyệt. Cán bộ nghỉ phép năm theo chế độ
quy định và phép năm nào giải quyết năm đó.
Hồ sơ thanh toán bao gồm: Đơn xin nghỉ phép (có phê duyệt của Trưởng phòng và Giám đốc Trung tâm), có xác nhận của địa phương đến trong quá trình nghỉ phép hoặc giấy xác nhận của cơ sở y tế nơi người thân điều trị; vé tàu xe … cá nhân lập giấy đề nghị thanh toán theo mẫu số (phụ lục 2.4) gửi về phòng TC- KT để được thanh toán đúng chế độ.
2.2.2.4. Các khoản đóng góp(mục 6300)
Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn thực hiện theo quy định hiện hành. Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện rà soát đối chiếu tăng, giảm lao động tại đơn vị để thanh toán đúng với Bảo hiểm xã hội quận Hải Châu các khoản đóng góp phụ thuộc vào số lượng cán bộ công chức hưởng lương, cấp bậc và tổng quỹ lương tại đơn vị.
2.2.2.5. Các khoản thanh toán khác cho cá nhân (mục 6400)
+ Chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ viên chức:
Hàng quý, phòng TC-KT lập chứng từ chi thu nhập tăng thêm cho nhân viên.
Sơ đồ 2.5. Quy trình kiểm soát thanh toán thu nhập tăng thêm
Vào ngày 5 hàng tháng, các khoa phòng tiền hành đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ tháng trước liền kề của từng cá nhân theo nội quy, quy định của Trung tâm thông qua cuộc hộp và trích Biên bản nộp về Phòng TCHC.
Phòng TCHC tổng hợp kết quả bình xét thi đua của các phòng, trình Hội đồng thi đua của Trung tâm thẩm định.
Hội đồng thi đua của Trung tâm họp xem xét và quyết định xếp loại cho từng cán bộ của Trung tâm.
Căn cứ kết quả xếp loại thi đua của Hội đồng, phòng TCKT lập bảng kê thanh toán thu nhập tăng thêm cho nhân viên trình Kế toán trưởng soát xét, Giám đốc phê duyệt và lập thủ tục chuyển Kho bạc thanh toán cho nhân viên qua thẻ.
Để đảm bảo công bằng và động viên những CBNV-NLĐ tích cực trong công tác, đánh giá đúng mức độ đóng góp. Việc phân phối thu nhập cho CBNV-NLĐ được xác định theo hệ số thành tích như sau:
- Loại A: Tương ứng hệ số 1,0 - Loại B: Tương ứng hệ số 0,8 - Loại C: Tương ứng hệ số 0,6 - Loại D: Tương ứng hệ số 0,4 Tiêu chuẩn bình xét:
- Loại A: Hoàn thành tốt công việc được giao, chấp hành tốt nội quy, quy chế của cơ quan.
- Loại B: Hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng công việc được giao,
1 2 3 4 Các khoa, phòng Phòng TC-HC Hội đồng thi đua 1 2 Phòng TC-KT Giám đốc 3 4
chấp hành tốt nội quy, quy chế của cơ quan.
- Loại C: Có vi phạm nội quy, quy chế của đơn vị, hiệu suất công tác chưa cao… nhưng chưa đến mức bị xử lý kỷ luật.
- Loại D: Vi phạm nội quy, quy chế cảu đơn vị từ 3 lần trở lên.
Đơn giá thu nhập
tăng thêm =
Tổng kinh phí chi trả thu nhập tăng thêm của quý
Tổng hệ số lương, phụ cấp vượt khung, phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm Thu nhập tăng thêm cho cá nhân = Hệ số lương, phụ cấp vượt khung, phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm của cá nhân x Đơn giá thu nhập tăng thêm x Hệ số xếp loại của từng cá nhân x Số ngày làm việc trong tháng của cá nhân 2.2.2.6 Chi trợ cấp phụ cấp khác
Chi phụ cấp độc hại bằng hiện vật cho tất cả các CBNV – người lao động toàn Trung tâm theo Thông tư 25/2013/TT-BLĐTBXH 18/10/2013 về hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại. Hồ sơ thanh toán là bảng chấm công hàng tháng của các khoa phòng, phòng TCKT lập bảng thanh toán cho CBNV – NLĐ theo chế độc phụ cấp bằng hiện vật
Bảng 2.3. Tình hình thanh toán các khoản thanh toán cá nhân tại Trung tâm qua 2 năm (2019-2020)
ĐVT: ngàn đồng
TT Nội dung Năm 2019 Năm 2020
2 Tiền ngoài giờ 102.380 675.370
3 Chi phúc lợi 1.736.613 1.043.405
4 BHXH-YT-TN (32,5%) &KPCĐ (2%)
1.526.153 1.535.824
5 Chi thu nhập tăng thêm 12.328.221 7.664.843
Tổng cộng 34.191.513 29.649.528
(Nguồn: Báo cáo quyết toán 2 năm 2019-2020) Nhận xét về công tác kiểm soát đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
Quy trình và nội dung công tác kiểm soát đối với nhóm chi thanh toán cá nhân tại Trung tâm khá tốt, khoản chi thanh toán cá nhân tăng thêm hàng năm là hợp lý. Tuy nhiên, số liệu thanh toán cho khoản mục chi lương tăng thêm giảm do bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh COVID-19 và tiền làm thêm giờ tăng nguyên nhân do tăng cường làm ngoài giờ phục vụ chống dịch , ngoài ra khâu kiểm soát về chấm ngoài giờ chưa chặt chẽ, việc xếp loại thi đua cho từng cá nhân chưa phản ánh ánh đúng thực tế chất lượng công việc.
2.2.3. Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn(tiểu nhóm 0130)
2.2.3.1. Mục chi thanh toán dịch vụ công cộng (mục 6500)
Được thanh toán theo thực tế tiêu thụ và Hợp đồng với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
Thanh toán tiền điện, tiền nước: Hàng tháng, căn cứ số KW điện Trung tâm sử dụng, Trung tâm lập giấy rút dự toán chuyển Kho bạc Nhà nước trích từ tài khoản hạn mức được SYT giao đầu năm cho Trung tâm để thanh toán.
Thanh toán tiền nước: Căn cứ vào số m3 Trung tâm sử dụng, Công ty cấp nước gửi giấy thông báo số tiền phải nộp đến phòng TCKT, Phòng TCKT lập chứng từ thanh toán qua Kho bạc Nhà nước chuyển khoản.
Thanh toán tiền vệ sinh môi trường: hàng ngày nhân viên công ty vệ sinh môi trường cân ký rác thải y tế nguy hại dưới sự giám sát của nhân viên Phòng TCHC, đến cuối tháng hai bên ký biên bản xác nhận khối lượng, Công ty vệ sinh môi trường xuát hóa đơn chuyển về phòng TCKT và phòng TCKT lập chứng từ
thanh toán qua Kho bạc nhà nước.
Thanh toán tiền nhiên liệu cho xe oto: Khi đơn vị có nhu cầu sử dụng xe ô tô để phục vụ công tác, phòng TCHC lập Phiếu điều xe, cử lái xe phục vụ công tác. Cuối tháng lái xe ghi số km đã thực hiện vào Phiếu điều xe và tổng hợp các Phiếu điều xe chuyển sang phòng TCKT để thanh toán. Số nhiên liệu thanh toán theo định mức cho từng xe oto được quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm Kiểm soát bệnh tật thành phố Đà Nẵng.
2.2.3.2 Mục chi vật tư văn phòng(mục 6550)
Chi văn phòng phẩm, vật tư văn phòng: Hàng tháng, các khoa/phòng lập dự trù mua sắm gửi về phòng TCHC để tổng hợp trình Lãnh đạo phê duyệt. Thủ tục mua sắm thực hiện theo Quy trình mua sắm tài sản của đơn vị.
Máy photocopy chỉ thực hiện photo công văn, tài liệu phục vụ hoạt động chuyên môn của Trung tâm và không sử dụng cho mục đích cá nhân.
2.2.3.3 Mục chi thông tin, tuyên truyền, liên lạc (mục 6600)
Việc sử dụng điện thoại, internet phải nhằm mục đích cho công tác chuyên môn của Trung tâm không sử dụng vào việc riêng, được thanh toán bằng chuyển khoản qua kho bạc. Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm đã có định mức chi cụ thể cho từng máy điện thoại của từng khoa phòng. Dựa trên định mức này, căn cứ thông báo và hóa đơn thanh toán tiền điện thoại, phòng TCKT rà soát và đối chiếu số tiền sử dụng của các máy điện thoại, nếu máy của khoa, phòng nào sử dụng quá định mức thì yêu cầu khoa, phòng đó nộp số tiền chênh lệch để phòng TCKT nộp bổ sung cho công ty điện thoại. Mức khoán tiền điện thoại di động cho Lãnh đạo đơn vị và Trưởng, phó khoa/phòng cũng được quy định chi tiết tại Quy chế chi tiêu nội bộ đơn vị.
Riêng điện thoại đường dây nóng của lãnh đạo thanh toán theo thực tế nhưng trên tinh thần tiết kiệm.
Thực hiện theo Nghị quyết số 95/2017/NQ-HĐND ngày 07 tháng 7 năm 2017 của HĐND thành phố Đà Nẵng về quy định mức chi công tác phí, tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn thành phố Đà Nẵng và Thông tư số 36/2018/TT-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2018 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.
Sơ đồ 2.6. Quy trình kiểm soát chi Hội nghị
: Các Khoa phòng tham mưu xây dựng Kế hoạch tổ chức hội nghị/tập huấn kèm dự trù kinh phí gửi về phòng TCKT soát xét nội dung, mức chi trước khi trình Lãnh đạo phê duyệt ban hành.
: Sau khi kiểm tra dự trù kinh phí, phòng TCKT trình Lãnh đạo phê duyệt và chuyển cho Phòng TCHC.
: Căn cứ kế hoạch đã được phê duyệt, phòng TCHC triển khai thực hiện và khoa, phòng chuyên môn giám sát chất lượng. Sau khi hoàn thành công tác tổ chức, phòng TCHC tổng hợp chứng từ nộp về phòng TCKT để kiểm tra, soát xét chứng từ đảm bảo hợp lý, hợp lệ và đúng với kế hoạch đã đề ra. Phòng TCKT lập thủ tục thanh toán trình Giám đốc phê duyệt theo quy định. 2.2.3.5. Mục chi công tác phí: (mục 6700) Các khoa, phòng Phòng TCKT Thủ trưởng đơn vị Phòng TCHC 1 2 3 1 2 3 Cán bộ, viên chức Phòng TC-HC Phòng TCKT Thủ trưởng đơn vị 2 3 1
Sơ đồ 2.7. Quy trình kiểm soát chi Công tác phí
: Khi có công văn triệu tập hoặc giấy mời họp, lãnh đạo đơn vị phân công cán bộ tham dự và chuyển Công văn cho cán bộ được cử tham dự.
: Cán bộ, viên chức liên hệ phòng TCHC để được cấp Giấy đi đường theo mẫu C16-HD theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ( xem phụ lục…). Sau khi đi công tác về trình trưởng phòng TCHC ký xác nhận.
: Cán bộ sau khi đi công tác về tập hợp giấy mời, vé máy bay, vé tàu xe, giấy đi đường, hoá đơn xăng (nếu đi công tác bằng ô tô), và các chứng từ có liên quan khác gửi về phòng TCKT.
Kế toán căn cứ định mức trong Quy chế chi tiêu nội bộ, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, tính các khoản thanh toán, trình lãnh đạo duyệt và thanh toán cho cán bộ.
Mọi thanh toán dựa trên quy định và quy chế chi tiêu nội bộ cụ thể như sau: - Phương tiện đi lại: Thanh toán vé máy bay cho Giám đốc, các phó giám đốc đi công tác ngoại tỉnh, hạng phổ thông. Các đối tượng khác đi công tác được thanh toán vé tàu nằm mềm, khoang 6 giường, loại tàu SE. Trường hợp đi công tác bằng máy bay thì được thanh toán bằng giá tương đương vé tàu nằm mềm, khoang 6 giường, loại tàu SE. Trong trường hợp cán bộ đi công