6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm
tâm Kiểm soát bệnh tật thành phố
Kiểm soát tốt công tác chi thường xuyên Trung tâm có thể tiết kiệm được một khoản kinh phí đáng kể, nếu tránh được rủi ro có thể xảy ra giúp đơn vị đạt được mục tiêu đề ra. Mục tiêu của kiểm soát phải xem xét các mục chi có tuân thủ theo quy định của Nhà nước cũng như có đúng với quy chế chi tiêu nội bộ không, từ đó có những phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý chi tiêu ngân sách.
3.2.2.1. Hoàn thiện kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân
Hàng tháng kế toán thanh toán thực hiện thanh toán tiền lương, tiền công, tiền trực, tiền phụ cấp độc hại theo lương chủ yếu là dựa trên bảng chấm công của các khoa phòng. Tuy nhiên, việc chấm công tại đơn vị chưa được kiểm soát chặt chẽ, vẫn còn cả nể dẫn đến việc chi cho các khoản trên không đúng với số ngày làm thực tế.
Để kiểm soát tốt các khoản chi này, yêu cầu cán bộ chấm công tại các khoa, phòng phải thực hiện chấm công theo từng ngày, chấm theo thực tế, không vị nể, chấm cho đủ ngày trong tháng. Phòng TC-HC phải kiểm tra, đối chiếu bảng chấm công do các khoa, phòng gửi đến với đơn xin nghỉ phép, đối chiếu với lịch trực, ngày nghỉ trong tháng. Kế toán thanh toán phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu, cập nhật về số lao động tăng, giảm trong tháng, về thời gian nâng bậc lương, kiểm tra hệ số lương, các khoản phụ cấp khi phòng
(4)
Phòng Kế toán Giám đốc
TCHC cung cấp, theo dõi số tài khoản của các cán bộ trong đơn vị. Xem lại định mức chi đã đúng chế độ nhà nước hay chưa như: tính lương theo cấp bậc, chức vụ do nhà nước quy định, số lao động tăng lương trong kỳ và chi đúng đối tượng, nhằm đảm bảo việc thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp kịp thời, chính xác, tránh tình trạng thanh toán sai chế độ hoặc chuyển lương của người này vào tài khoản của người khác.
Sơ đồ 3.2. Quy trình kiểm soát chi lương cơ bản tại Trung tâm
(1) Các Khoa, Phòng gửi bảng chấm công lên cho Phòng Tổ chức hành chính kiểm tra và đối chiếu.
(2) Phòng Tổ chức tính lương theo chức vụ, cấp bậc, số lao động tăng thêm..., rồi giao cho Phòng Kế toán để lên bảng lương.
(3) Phòng Kế toán căn cứ trên bảng tính lương của Phòng Tổ chức hành chính kiểm tra và đối chiếu, rồi lên bảng thanh toán lương trình Giám đốc xem xét và phê duyệt.
(4) Sau khi nhận bảng phê duyệt của Giám đốc, Phòng Kế toán thanh toán tiền cho các Khoa, Phòng.
- Đối với khoản chi thanh toán làm thêm ngoài giờ cần phải có xác nhận nội dung yêu cầu làm thêm giờ của Lãnh đạo khoa, phòng chuyên môn, không chi trả ngoài giờ đối với cán bộ xử lý khối lượng công việc hàng ngày (không vượt định mức).
- Đối với khoản chi thu nhập tăng thêm, Trung tâm là đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo một phần chi thường xuyên nên kinh phí hoạt động được
(1)
(2)
Các Khoa, Phòng Phòng Tổ chức hành chính
quyết định tổng mức thu nhập tăng thêm cho CBNV – NLĐ sau khi trích lập quỹ theo quy định nên đơn vị cần kiểm soát thật chặc chẽ khoản chi này vì khi chấm công và xếp loại thi đua, các khoa phòng thường hay bao che cho nhân viên của mình khi có vi phạm trong công tác chuyên môn, cũng như bảng chấm công ngày nghỉ, khi trình lên hội đồng xét đã bỏ sót các vấn đề này, lãnh đạo Trung tâm cần có chế tài các lãnh đọa khoa, phòng và không xếp loại tháng đó khi bình bầu nhân viên của mình không đúng.
3.2.2.2. Hoàn thiện kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn a. Kiểm soát mục chi tiền điện, nước
Xây dựng quy chế sử dụng điện, nước trong đơn vị trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm. Phòng TCHC và phòng TCKT khảo sát số lượng thiết bị sử dụng điện trong đơn vị, số lượng điện năng tiêu hao của từng thiết bị và ước số điện năng tiêu thụ của toàn đơn vị trong 1 tháng để làm căn cứ kiểm soát. Tăng cường công tác kiểm soát việc sử dụng điện nước của các phòng ban, yêu cầu tất cả nhân viên trong đơn vị khi ra về phải tắt đèn, quạt, điều hòa, không được sử dụng điện, nước cho nhu cầu cá nhân như nấu ăn, ủi quần áo… Đưa chỉ tiêu sử dụng tiết kiệm điện, nước vào tiêu chuẩn xét thi đua hàng quý, nếu cá nhân, khoa, phòng nào vi phạm thì hạ bậc thi đua tùy theo mức độ vi phạm.
b. Kiểm soát mục chi cho nhiên liệu
Xây dựng lại định mức nhiên liệu phù hợp với thực tế tiêu thụ của xe ô tô. Trước khi xe đi công tác phải có lệnh điều xe được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, khi đi công tác về phải có xác nhận của đơn vị đến công tác trên Lệnh điều xe và xác nhận của người dùng xe về số km thực tế đi. Phòng TCHC kiểm tra số km thực tế lưu hành của xe và ghi vào Lệnh điều xe, Phòng TCKT kiểm tra đột xuất số km ghi trên Lệnh điều xe đối chiếu với số km thực tế trên xe. Hàng tháng, lái xe tổng hợp các lệnh điều xe trong tháng và hoá đơn xăng tương ứng với số km thực đi gởi về Phòng TCHC để kiểm soát, ký xác nhận
số km thực tế đi, sau đó chuyển về phòng TCKT để kiểm soát và thanh toán. Giao cho Phòng TCHC chịu trách nhiệm về việc xe ô tô chỉ được sử dụng cho công việc của đơn vị, không sử dụng cho mục đích cá nhân.
Khi các đơn vị mượn xe đi công tác phải được Giám đốc Trung tâm phê duyệt mới được điều xe, đơn vị mượn phải thanh toán tiền xăng theo km đã sử dụng.
c. Kiểm soát mục chi vật tư văn phòng
Bộ phận kế toán phối hợp với bộ phận TC-HC xem xét mức chi văn phòng phẩm năm trước, các dự trù chi năm nay và khảo sát tình hình chi thực tế của từng khoa, phòng; nghiên cứu mức khoán chi văn phòng phẩm bằng tiền cho từng khoa, phòng. Nhằm giúp Trung tâm quản lý khoản chi này chặt chẽ hơn, giúp hạn chế tình trạng thất thoát hay sử dụng lãng phí.
Ngoài ra, trong quy chế cũng nên quy định việc sử dụng tiết kiệm văn phòng phẩm như: sử dụng giấy một mặt để in các văn bản tham khảo, với các văn bản soạn thảo thì thực hiện in 02 mặt để tiết kiệm giấy, không in tài liệu cá nhân. Đồng loạt triển khai thực hiện Hồ sơ công việc điện tử nhằm đảm bảo hiệu quả lưu trữ cũng như tiết kiệm thời gian, kinh phí.
Đặc biệt ở khâu thay mực in cho máy in cơ quan, hoặc mực máy photo cơ quan, cần được thực hiện đúng quy trình như sau: Nhu cầu của từng phòng chuyên môn được đề xuất chuyển sang bộ phận Công nghệ thông tin – Phòng Kế hoạch Nghiệp vụ kiểm tra xác nhận và trình Giám đốc duyệt, sau khi được duyệt phòng TCHC phối hợp với Bộ phận công nghệ thông tin liên hệ với bên cung cấp dịch vụ, vật tư để tiến hành thay thế và kiểm tra, nghiệm thu. Sau đó bên cung cấp vật tư sẽ xuất phiếu xuất kho và hóa đơn chuyển phòng TCHC, phòng TCHC hoàn thiện hồ sơ thanh toán chuyển phòng TCKT thanh toán.
d. Kiểm soát mục chi công tác phí
Phòng TCKT Trung tâm có đề xuất lãnh đạo Trung tâm khi cử nhân viên đi dự Hội nghị, Hội thảo tập huấn tại TP Hồ Chí Minh hoặc Hà Nội thì cho phép nhân viên của mình được đi bằng máy bay giá rẻ sẽ tiết kiệm hơn đi bằng tàu hỏa vì các lý do như sau:
+ Chênh lệch thời gian đi trên đường là 02 ngày, thời gian ở lại là 02 đêm. + Chênh lệch giá vé máy bay và tàu hỏa hiện nay là khoảng từ 500.000 đ đến 1.200.000 đ (vé được đặt trước thì chênh lệch khoảng 600.000 đ).
+ Chi phí cho 02 đêm ở khách sạn theo quy định hiện hành tối đa là 1.400.000 đ/02 ngày đêm, chi phụ cấp 02 ngày là 300.000 đồng/02 ngày
Như vậy, nếu đi bằng máy bay, chi phí sẽ tiết kiệm được khoảng trên dưới 1.000.000 đồng nhưng đặc biệt hơn là tiết kiệm được 02 ngày đi trên đường để phục vụ công tác tại Trung tâm.
đ. Kiểm soát mục chi phí thuê mướn
Trung tâm khi phát sinh chi phí thuê mướn cần thuê ngoài, phòng TCHC cung cấp báo giá của nhiều đơn vị thi công, trên cơ sở đó Trung tâm lựa chọn đơn vi thi công cung cấp dịch vụ tốt nhất. Khi thực hiện xong công việc, kế toán thanh toán căn cứ vào kế hoạch sửa chữa từ đầu năm, kiểm tra đối chiếu với dự trù kinh phí đã được phê duyệt cùng với hợp đồng thanh lý, biên bản nghiệm thu có chữ ký của cán bộ theo dõi thi công phòng TCHC và xác nhận của khoa phòng thụ hưởng.
g. Kiểm soát mục chi phí thuốc, vật tư tiêu hao
Xây dựng định mức tiêu hao thuốc, vật tư y tế hợp lý:
Để có cơ sở kiểm soát tốt các khoản tiêu hao thuốc, vật tư y tế, nhằm hạn chế các gian lận, sai sót trong việc sử dụng các loại thuốc, vật tư y tế, Trung tâm cần phải xây dựng định mức tiêu hao hợp lý, phù hợp với quy trình chuyên môn và tình hình thực tế tại đơn vị.
Để xây dựng định mức này cần phải có sự chỉ đạo của lãnh đạo Trung tâm, sự phối hợp giữa các bộ phận chuyên môn và bộ phận kế toán. Xây dựng định mức tiêu hao thuốc, vắc xin, sinh phẩm và vật tư y tế tiêu hao cho từng loại dịch vụ kỹ thuật y tế. Trên cơ sở định mức tiêu hao đã được ban hành, hàng tháng khoa Dược sẽ tiến hành đối chiếu với số thực tế sử dụng do các khoa, phòng báo cáo. Từ đó xem xét số lượng cần mua, cấp phát các loại
thuốc, vật tư y tế cho các khoa, phòng. Cuối tháng, Bộ phận kế toán sẽ đối chiếu số lượng thuốc, vắc xin, sinh phẩm, vật tư tiêu hao sau khi nhận được báo cáo nhập xuất tồn từ khoa Dược chuyển qua, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với định mức tiêu hao và số dịch vụ thực hiện trong tháng.
Đối với nhóm mục này phải có trong dự toán đầu năm và chi theo thực tế phát sinh. Tất cả các khoản chi phải thực hiện theo quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm và tuân thủ các quyết định, hướng dẫn của BTC.
3.2.2.3. Hoàn thiện kiểm soát chi mua sắm, sửa chữaTSCĐ
- Đối với sửa chữa xe ô tô: Để kiểm soát tốt khoản chi này, yêu cầu lái xe của đơn vị phải thực hiện sửa chữa xe đúng theo quy trình sửa chữa TSCĐ, CCDC của Trung tâm. Trung tâm phải ra quy định rõ những trường hợp sửa chữa mà không tuân thủ đúng quy trình, chưa được sự đồng ý của lãnh đạo Trung tâm đã tự ý sửa chữa thì tùy theo trường hợp mà Giám đốc sẽ quyết định việc cho thanh toán hay không hoặc thanh toán một phần.
- Đối với các tài sản khác: Trung tâm cần phải mở sổ theo dõi TSCĐ, sổ theo dõi CCDC. Thường xuyên kiểm tra, cập nhật tình hình tăng, giảm của TSCĐ, CCDC vào sổ theo dõi. Đối với những TSCĐ, CCDC điều chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác phải có giấy đề nghị điều chuyển (nơi đến) hoặc giấy đề xuất có ký duyệt của thủ trưởng đơn vị, có ký nhận của nơi đến, lưu tại bộ phận kế toán, để kế toán theo dõi và ghi sổ.
Do đặc thù của Trung tâm thường có nhiều CCDC đã phân bổ hết giá trị và cần phải tiến hành thanh lý định kỳ như: máy vi tính, các linh kiện của hệ thống trang thiết bị y tế, bàn ghế, quạt ... Tuy nhiên, một số tài sản, công cụ dụng cụ được hình thành từ nguồn dự án nên chưa thể thực hiện thủ tục thanh lý được. Vì vậy, các khoa, phòng tập trung tại các kho hành chính làm mất thẩm mỹ. Để khắc phục tình trạng này, Trung tâm cần phải có văn bản đề nghị đơn vị chủ quản hướng dẫn quy trình, thủ tục thanh lý đảm bảo dúng quy định.
3.2.2.4. Hoàn thiện kiểm soát các khoản chi khác
Trung tâm cần kiểm tra và giám sát các mục chi khác như các ngày lễ, chi tiếp khách, ….căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ đã quy định từ đầu năm, đảm bảo không vượt quá định mức đã quy định.
Xác định chính xác các khoản chi hoạt động để cuối năm trích lập các quỹ theo tỷ lệ quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ. Xây dựng định mức chi cụ thể cho từng hoạt động của từng loại quỹ trong quy chế chi tiêu nội bộ để có cơ sở kiểm soát sau này.