Tổ chức công tác kế toán

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

2.1.4. Tổ chức công tác kế toán

2.1.4.1. Bộ máy kế toán và cơ cấu tổ chức

Trung tâm đang áp dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính. Sử dụng phần mềm kế toán DAS10 của Cục tin học và Thống kê tài chính - Bộ Tài chính. Phần mềm này tích hợp được nhiều chức năng khác nhau như: Kế toán thuế, kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp, kế toán xây dựng cơ bản… Các chức năng này được thiết lập chặt chẽ và liên thông với nhau một cách hợp lý giúp việc phân tích các kết quả kế toán được dễ dàng.

Kế Toán công cụ, dụng cụ, TSCĐ, Dược, VTYT (2) Kế toán Thu Viện phí, phí, lệ phí, thu dịch vụ (2) Thủ quỹ (1) Trưởng phòng TC-KT, Kế toán trưởng jkkee Phó trưởng phòng (2) jkkee Kế Toán CTMT, các dự án, chương trình từ nguồn NSNN (3) Thu phí (5) Chú thích: Quan hệ trực tuyến: Quan hệ chức năng:

Sơ đồ. 2.2 Bộ máy kế toán và Cơ cấu tổ chức

Phân công, nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán:

- Trưởng phòng, Kế toán trưởng: Phụ trách chung; Tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính của đơn vị, Phụ trách công tác xây dựng kế hoạch- dự toán, quyết toán ngân sách năm; các hợp đồng; Kiểm tra, kiểm soát, ký duyệt chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, sổ sách kế toán; Hướng dẫn về nghiệp vụ kế tán cho kế toán tổng hợp và các kế toán viên.

- Phó Trưởng phòng 1: Trực tiếp làm kế toán tổng hợp; Kiểm tra các báo cáo tài chính của các kế toán viên; Lập báo cáo quyết toán tài chính năm; Chịu trách nhiệm kiểm tra và hoàn chỉnh hệ thống chứng từ hàng tháng, quý, năm; Thực hiện kế toán tiền lương, bảo hiểm, các khoản trích nộp theo lương; Điều hành phòng và ký duyệt chứng từ nhập, xuất khi Trưởng phòng đi vắng.

- Phó Trưởng phòng 2: Thực hiện kế toán thu, chi hoạt động thường xuyên từ nguồn ngân sách nhà nước.

- Kế toán thu viện phí, phí, lệ phí, thu dịch vụ: Theo dõi, tổng hợp, báo cáo các nguồn thu; Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai thu phí, lệ phí; Báo cáo thuế GTGT; thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.

- Kế Toán CTMT, các dự án, chương trình từ nguồn NSNN: Kế toán các nguồn kinh phí: Đặc thù chuyên môn, Chương trình mục tiêu Y tế – Dân số, Chương trình Methadone, Ban chỉ đạo phòng, chống HIV/AIDS, các dự án (nếu có); Phối hợp với các khoa, phòng thực hiện thanh toán các khoản chi cho cá nhân phục vụ hoạt động chuyên môn của đơn vị.

- Kế Toán công cụ, dụng cụ, TSCĐ, Dược, VTYT: Kế toán kinh phí chống dịch; Kế toán tài sản, công cụ, dụng cụ; Kế toán Dược, vật tư y tế.

- Thu phí: Thực hiện thu tiền viện phí, phí, lệ phí, dịch vụ tại các cơ sở thuộc Trung tâm theo sự phân công của Trưởng phòng; Tổng hợp; báo cáo và nộp quỹ số thu theo quy định.

- Thủ quỹ: Thực hiện thu, chi quỹ theo quy định.

Tất cả các chứng từ phát sinh được tập trung về Phòng Tài chính - Kế toán. Các kế toán viên sẽ tiếp nhận chứng từ theo nội dung công việc được phân công để xem xét, kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp pháp của chứng từ, lập chứng từ kế toán trình Kế toán trưởng xem xét, ký duyệt và sau đó trình lãnh đạo duyệt thanh toán. Sau khi các chứng từ đã được thanh toán, các kế toán viên sẽ lưu theo từng chương trình, dự án... Cuối kỳ, Phó trưởng phòng 1 tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế của các phần hành chi tiết, khoá sổ và lập báo cáo tài chính.

2.1.4.2. Hệ thống chứng từ a. Chứng từ chi

Các biểu mẫu kế toán đều được Trung tâm thực hiện theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính, ngoài ra

Trung tâm còn xây dựng thêm các biểu mẫu theo đặc thù riêng của Trung tâm. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mọi chứng từ phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định thì mới có giá trị thực hiện, tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của đơn vị, bộ phận kế toán kiểm tra tính pháp lý của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ.

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.

Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt; Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán.

Trung tâm quy định nhân viên thu phí phải cập nhật thống kê hóa đơn, biên lai hàng ngày và nộp về thủ quỹ cuối ngày, chậm nhất là vào sáng hôm sau. Định kỳ từ 3-5 ngày kế toán thu viện phí, phí, lệ phí, thu dịch vụ đối chiếu số liệu sổ sách với thủ quỹ và thực hiện lệnh nộp vào kho bạc.

b. Trình tự luân chuyển chứng từ

Toàn bộ chứng từ gốc từ các đơn vị bên ngoài cung cấp hay do nội bộ đơn vị lập đều tập trung về bộ phận kế toán, kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ sau đó lập chứng từ kế toán trình người có thẩm quyền ký duyệt, cụ thể:

- Đối với các khoản thu bằng tiền mặt: hàng ngày nhân viên thu phí lập Bảng tổng hợp thu viện phí, phí, lệ phí, dịch vụ chuyển toàn bộ hóa đơn bán hàng và Bảng tổng hợp thu viện phí cho Kế toán thu viện phí, phí, lệ phí, dịch vụ. Kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu, lập phiếu thu trình kế toán trưởng ký và trình giám đốc ký duyệt.

- Đối với các khoản chi bằng tiền mặt: chứng từ gốc phát sinh được tập hợp theo từng nguồn kinh phí sau đó chuyển về cho kế toán phụ trách nguồn kinh phí đó, sau khi kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp của chứng từ sẽ lập chứng từ kế toán trên máy vi tính, in ra trình kế toán trưởng ký và chủ tài khoản duyệt chi, chứng từ đã được duyệt chi sẽ được chuyển cho thủ quỹ chi tiền, sau khi chi tiền, thủ quỹ sẽ phân loại, sắp xếp chứng từ chuyển trả cho kế toán một bản để lưu trữ.

- Đối với những khoản thanh toán qua kho bạc: chứng từ gốc phát sinh được tập hợp theo từng nguồn kinh phí sau đó chuyển về cho kế toán phụ trách nguồn kinh phí đó, sau khi kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp của chứng từ sẽ lập chứng từ kế toán trên máy vi tính, in ra trình kế toán trưởng ký và chủ tài khoản duyệt thanh toán, chứng từ đã được duyệt thanh toán sẽ được chuyển cho kho bạc để thanh toán. Sau khi đã được thanh toán, chứng từ được chuyển về kế toán để lưu trữ.

- Đối với các chứng từ hoàn tạm ứng, nhập - xuất kho vật tư, …. cũng được các kế toán theo dõi từng nguồn kinh phí, phần hành xử lý, hạch toán và ghi sổ.

Tất cả những phần việc của các kế toán đều được ghi sổ kế toán chi tiết để cuối kỳ đối chiếu với kế toán tổng hợp.

c. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

Đối với các khoản chi bằng tiền mặt: Chứng từ gốc phát sinh được tập hợp theo từng nguồn kinh phí sau đó chuyển về cho kế toán tổng hợp, sau khi kiểm tra tính đúng đắn, chính xác, hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán tổng hợp sẽ chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán trình kế toán trưởng ký và chủ tài khoản duyệt chi, chứng từ đã được duyệt chi sẽ được chuyển cho thủ quỹ chi tiền, sau khi chi tiền, thủ quỹ sẽ phân loại, sắp xếp chứng từ chuyển trả cho kế toán một bản để lưu trữ.

Đối với những khoản thanh toán qua kho bạc: Chứng từ gốc phát sinh được tập hợp theo từng nguồn kinh phí sau đó chuyển về cho kế toán tổng hợp, sau khi kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp của chứng từ sẽ lập chứng từ kế toán trên phần mềm kế toán, in ra trình kế toán trưởng ký và chủ tài khoản duyệt chi, chứng từ đã được duyệt chi sẽ được chuyển cho kho bạc

để thanh toán. Sau khi đã được thanh toán, chứng từ được chuyển về kế toán để lưu trữ.

Đối với các chứng từ thanh toán tạm ứng, thực hiện cam kết chi, điều chỉnh,.v.v. Cũng được các kế toán theo dõi từng nguồn xử lý, hạch toán và ghi sổ.

Tất cả những phần việc của các kế toán đều được ghi sổ kế toán chi tiết để cuối kỳ đối chiếu với kế toán tổng hợp.

d. Hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính

- Hệ thống tài khoản kế toán: Trung tâm sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính để hạch toán và kiểm soát tình hình nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán. Đơn vị căn cứ vào chức năng nhiệm vụ tính chất hoạt động, đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị mình để nghiên cứu, lựa chọn những tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình để cung cấp những thông tin tổng hợp cho quản lý và các đối tượng khác.

Các tài khoản liên quan đến các khoản thu tại đơn vị sự nghiệp có thu: TK 511, TK 514, TK 531, TK 333, TK 131, TK 111, TK 112...

Các TK liên quan đến các khoản chi hoạt động tại đơn vị sự nghiệp có thu: TK 611, TK 614, TK 642, TK 652, TK 331, TK 334, TK 332...

Hệ thống báo cáo kế toán được kế toán tổng hợp kết xuất ra từ phần mềm kế toán, tuy nhiên, theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán tổng hợp còn phải lập thêm một số bảng biểu báo cáo để đáp ứng yêu cầu công khai tài chính của Trung tâm cho CBCC-NLĐ được biết.

Hệ thống Sổ kế toán: Hệ thống sổ kế toán đóng vai trò quan trọng trong công tác cung cấp thông tin kế toán cho việc điều hành công tác tài chính của đơn vị cũng như cung cấp cho các cơ quan kiểm tra, thanh tra của các cơ quan có thẩm quyền. Trung tâm sử dụng hệ thống sổ kế toán quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Để đáp ứng nhu cầu thông tin

cho quản lý về mức độ tổng quát và cụ thể, hệ thống sổ kế toán của đơn vị được tổ chức thành hai bộ phận là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán tổng hợp được mở cho tài khoản cấp 1, cung cấp những thông tin tổng hợp và đánh giá tình hình tổng quát về đối tượng kế toán, phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính.

Sổ kế toán chi tiết được mở cho tài khoản cấp 2, 3 theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, như từng đối tượng người lao động, từng đối tượng khách hàng, từng mục chi...

Phân công nhiệm vụ ghi chép sổ sách phải rõ ràng cụ thể, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thực hiện việc đối chiếu, kiểm tra trong ghi chép sổ.

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ.

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng xác nhận.

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.

báo cáo tài chính.

Trung tâm sử dụng các bảng báo cáo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính để lập các báo cáo tài chính gởi cấp trên và công khai tài chính tại đơn vị. Các Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính như

+ Báo cáo tài chính: Báo cáo tình hình tài chính (mẫu B01/BCTC); Báo cáo kết quả hoạt động (mẫu B02/BCTC); Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp (mẫu B03a/BCTC); Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp (mẫu B03b/BCTC); Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu B04/BCTC).

+ Báo cáo quyết toán: Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động (mẫu số B01/BCQT); Báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại (mẫu số F01-01/BCQT); Báo cáo chi tiết chi kinh phí chương trình, dự án (mẫu số F01-02/BCQT); Báo cáo thực hiện xử lý kiến nghị của kiểm toán, thanh tra, tài chính (mẫu số B02/BCQT); Thuyết minh báo cáo quyết toán (mẫu số B03/BCQT);

Hệ thống báo cáo kế toán được kế toán tổng hợp kết xuất ra từ phần mềm kế toán, tuy nhiên, theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán tổng hợp còn phải lập thêm một số bảng biểu báo cáo để đáp ứng yêu cầu công khai tài chính của đơn vị cho cán bộ công nhân viên được biết.

e. Hoạt động tài chính tại Trung tâm Kiểm soát bệnh tật thành phố Đà Nẵng

Trung tâm Kiểm soát bệnh tật thành phố Đà Nẵng là đơn vị sự nghiệp y