viên xuất nhập khẩu 2-9 Daklak:
1. Tình hình cung ứng nguyên vật liệu:
1.1. Quy trình thu mua nguyên vật liệu của Công ty: Thông tin đầu vào: Thông tin đầu vào:
Ban giám đốc phát giá thu mua, chủng loại, số lượng cần mua, sau đó các bộ
phận mua hàng bao gồm phòng Kinh doanh Cà phê nông sản; phòng Đầu tư thu
mua, và phòng Kế hoạch kinh doanh tổng hợp; chi nhánh TP Hồ Chí Minh phát giá mua cho các nhà cung cấp (dựa vào danh sách các Nhà Cung Cấp) đã đánh giá đạt yêu cầu.
Những Nhà Cung Cấp đồng ý bán sẽ liên hệ với các nhân sự chịu trách nhiệm mua hàng của phòng Kinh doanh Cà phê nông sản; phòng Đầu tư thu mua,
và phòng Kế hoạch kinh doanh tổng hợp; chi nhánh TP Hồ Chí Minh để bán hàng. Số lượng hàng mua sẽ được báo về cho Trưởng hoặc Phó phòng các phòng
thu mua để thống kê báo cáo cho Ban giám đốc.
Ban giám đốc căn cứ vào tình hình thu mua tại từng thời điểm cụ thể mà
điều chỉnh giá cả, chủng loại, số lượng mua phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ký kết hợp đồng:
Đối với các hợp đồng đã thoả thuận bằng lời trước đó, các phòng chức năng
tiến hành lập và ký kết hợp đồng với các Nhà Cung Cấp theo đúng nội dung đã thoả thuận về giá cả, số lượng, chất lượng, bao bì, thời gian thanh toán, thời gian
giao hàng, địa điểm giao hàng, đơn vị kiểm định.
Tuỳ theo khả năng của từng Nhà Cung Cấp Công ty sẽ tiến hành cho ứng tiền để thực hiện hợp đồng.
Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bộ phận thu mua có trách nhiệm tiến hành
đôn đốc thực hiện hợp đồng của các Nhà Cung Cấp do mình phụ trách. Yêu cầu thực hiện đúng cam kết trong hợp đồng.
Những trường hợp đặc biệt có sự thay đổi số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian giao hàng phải được sự đồng ý của Ban giám đốc Công ty và đựơc thể
hiện trong phụ kiện hợp đồng.
Hằng ngày các bộ phận thu mua báo số lượng giao, nhận hàng về cho phòng Kế hoạch kinh doanh tổng hợp và phòng này sẽ tiến hành tổng hợp số lượng giao, nhận do các bộ phận báo về cũng như số lượng giao, nhận do chính những hợp
đồng mà phòng đã ký kết mua bán. Sau đó trình cho Ban TGĐ để nắm tình hình
chung, đồng thời làm cơ sở khi triển khai mua bán hàng.
Giao nhận, kiểm tra đầu vào:
Hằng ngày các bộ phận thu mua liên hệ, thống nhất với các Nhà Cung Cấp về kế hoạch giao hàng sau đó lập giấy báo hàng chuyển về phòng Kiểm nghiệm - Giao nhận -Vận tải thực hiện giao nhận hàng.
đầy đủ và phải có chứng thư chất lượng do đơn vị kiểm định hoặc do phòng Kiểm nghiệm-Giao nhận -Vận tải cấp.
Kết quả kiểm tra:
- Đơn hàng do các đơn vị kiểm định kiểm tra thì các đơn vị này cấp chứng thư
- Trường hợp do Công ty tự kiểm thì Công ty cấp chứng thư.
Thanh lý hợp đồng:
Căn cứ vào hoá đơn vận chuyển hàng nội bộ hoặc biên bản giao nhận của cán bộ KCS Công ty hoặc phiếu nhập kho chuyển từ xưởng chế biến, kho Bình
Dương các phòng mua hàng sẽ lập phiếu nhập kho.
Các phòng thu mua đối chiếu với các Nhà Cung Cấp và thanh lý hợp đồng: - Lập phụ kiện hợp đồng nếu có sự thay đổi về số lượng, chất lượng theo hợp
đồng ban đầu.
- Lập biên bản đối chiếu nếu cần thiết
Phòng Kế toàn-Tài vụ kiểm tra chứng từ và chuyển tiền còn lại cho Nhà Cung Cấp.
1.2. Hoạt động thu mua cà phê:
- Nguồn cung ứng cà phê xuất khẩu chính là ở các vùng nông thôn, các vùng cà phê trọng điểm ở địa bàn các huyện thuộc tỉnh Daklak. Vì vậy, Công ty đã tổ chức