Với những phân tích khái quát về hƣớng tổ chức nguồn lực con ngƣời cho việc vận hành hệ thống Moodle vào nghiệp vụ giảng dạy – học tập, kiểm tra – thi cử của giảng viên và sinh viên trƣờng đại học Ngân Hàng nhƣ trên, em đƣa ra những đề xuất là trƣờng đại học Ngân Hàng cần chỉ định thêm nhiệm vụ đối với các phòng ban hiện và thành lập mới một đội ngũ các đơn vị phụ trách mảng E-Learning, xác định vai trò của từng đơn vị này. Cụ thể nhƣ sau:
i. Ban quản trị website E-Learning: Thực hiện chức năng quản trị website E- Learning (quản trị hệ thống LMS Moodle). Ban quản trị sẽ tiếp nhận những yêu cầu nghiệp vụ từ Phòng đào tạo và đáp ứng những yêu cầu nghiệp vụ này. Đồng thời Ban quản trị có trách nhiệm báo cáo tình hình quản trị hệ thống cho đơn vị trực tiếp quản lý mình. Đội ngũ nhân sự của Ban quản trị website E- Learning nên có sự kết hợp giữa những cá nhân nắm vững quy trình nghiệp vụ
và những cá nhân giỏi về vận hành hệ thống, giỏi về kỹ thuật nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong quá trình quản trị và vận hành hệ thống.
ii. Phòng đào tạo: Đối với hình thức đào tạo truyền thống, phòng đào tạo đã hoàn toàn làm chủ đƣợc quy trình, nghiệp vụ, chính sách, thủ tục. Tuy nhiên, khi áp dụng hình thức E-Learning, nhất thiết phòng đào tạo cũng phải E-Learning hóa phƣơng thức quản lý. Nhất thiết phải có một đội ngũ nhân sự của Phòng đào tạo phụ trách mảng E-Learning. Bộ phận này sẽ đảm trách những nhiệm vụ nhƣ: xác định môn học nào có thể áp dụng hình thức E-Learning, lập lịch giảng và phân công giảng viên giảng dạy, gửi yêu cầu tạo khóa học (kèm thông tin về khóa học) đến ban quản trị website E-Learning, đƣa ra những chính sách đối với hình thức đào tạo E-Learning, giải quyết những vấn đề về mặt thủ tục trong hình thức đạo tạo E-Learning. Tóm lại, bộ phận này sẽ đảm trách giải quyết toàn bộ những quy trình, nghiệp vụ, chính sách, thủ tục đối với hình thức đào tạo E-Learning.
iii. Phòng ban chuyên trách nội dung và tập huấn E-Learning: Nhiệm vụ của phòng ban này sẽ là hỗ trợ giảng viên trong việc tạo nội dung học tập. Đồng thời, phòng ban này cũng có nhiệm vụ lập kế hoạch, tổ chức và tham gia thuyết trình trong những khóa tập huấn cho giảng viên và sinh viên về việc sử dụng hệ thống, đăng tải nội dung học tập lên hệ thống, cách thức tạo lập nội dung học tập, vân vân. Việc tập huấn ngƣời dùng nhất thiết phải có sự phối hợp đồng bộ về mặt chính sách, ngoài chính sách cứng rắn buộc ngƣời dùng (giảng viên, sinh viên) phải tham gia những buổi tập huấn E-Learning, những chính sách khuyến khích “mềm” cũng nên đƣợc áp dụng. Ví dụ nhƣ, ngoài việc tổ chức những buổi tập huấn với sinh viên, giảng viên tại các phòng học hoặc hội trƣờng lớn (số 56 Hoàng Diệu 2), ta có thể tạo lập một khóa học trực tuyến (ai cũng có thể tham gia khóa học này) trên hệ thống Moodle và đƣa ra quy định rằng sinh viên phải hoàn thành đƣợc những bài kiểm tra trong khóa học này. Nếu sinh viên hoàn thành khóa học với số điểm tƣơng ứng, thì sẽ đƣợc xem xét
và cộng điểm vào “Bảng đánh giá kết quả rèn luyện sinh viên” trong học kỳ tƣơng ứng và chính sách này chắc chắn sẽ phát huy hiệu quả. Việc tập huấn và hỗ trợ ngƣời dùng tham gia hệ thống là cực kỳ quan trọng, vì khi hệ thống đã hiện hữu, đã đƣợc triển khai nhƣng lại không có ngƣời dùng hoặc ngƣời dùng không biết cách sử dụng thì việc triển khai hệ thống sẽ trở nên lãng phí thời gian, chi phí, nguồn lực mà lại không đạt đƣợc kết quả kỳ vọng. Phòng ban chuyên trách nội dung và tập huấn E-Learning cần phối hợp hoạt động với Phòng đạo tạo.
iv. Các Khoa hiện tại của trường: Giáo vụ của khoa phải đƣợc đào tạo về mặt quy trình E-Learning, và các Khoa cũng là nơi trực tiếp tiếp nhận yêu cầu giải quyết thủ tục của sinh viên, giảng viên đối với môn học E-Learning do khoa mình quản lý. Việc cung cấp Enrol Key dành cho sinh viên tự đăng ký vào khóa học cũng do các Khoa đảm trách. Bộ phận này cần phối hợp hoạt động với Phòng đạo tạo và phòng ban chuyên trách và tập huấn E-Learning.
v. Phòng giảng viên E-Learning: Trong hình thức E-Learning này, nhằm đảm bảo giờ giấc giảng dạy của giảng viên trên hệ thống và tạo điều kiện giảng dạy tốt nhất cho các giảng viên này, trƣờng đại học Ngân Hàng cần xây dựng những
phòng ốc – tạm gọi là phòng giảng viên E-Learning – đƣợc trang bị máy tính
kết nối Internet, mỗi máy tính lại cần phải trang bị headphone, microphne và
webcam nhằm phục vụ cho việc tham gia phòng học trực tuyến của giảng viên. Về mặt không gian, phòng ốc này phải đủ rộng (so với số lƣợng giảng viên giảng dạy trong cùng một khung thời gian) phải tạo đƣợc những không gian riêng cho từng giảng viên tham gia giảng dạy. Phòng ốc này phải hỗ trợ các thiết bị hoặc vật liệu cách âm. Trƣờng đại học Ngân Hàng sẽ ban hành chính sách yêu cầu các giảng viên khi đến giờ dạy thì sẽ đến phòng giảng viên E- Learning này để tiến hành hoạt động giảng dạy. Cán bộ quản lý phòng này có nhiệm vụ đảm bảo an toàn cho tài sản của phòng đồng thời điểm danh giảng viên giảng dạy dựa theo lịch phân công giảng dạy từ Phòng đào tạo.
vi. Các phòng ban chức năng khác: Phòng khảo thí và kiểm định chất lƣợng giáo dục, phòng thanh tra đào tạo, phòng tài chính kế toán, bộ phận IT của trƣờng đại học Ngân Hàng, cũng cần phải đƣợc xác định rõ vài trò và phối hợp hoạt động với các đơn vị khác trong hình thức đào tạo E-Learning.