9. Kết cấu của luận văn
2.2.4.4 Xây dựng hệ thống kiểm tra, giám sát thực hiện các khoản chi phí
Thông qua hệ thống này, nhà quản trị sẽ đƣa ra các quyết định nhƣ điều chỉnh chỉ tiêu, đánh giá lại năng suất hoạt động hay đi đến các quyết định giải thể phòng giao dịch nếu cần thiết.
2.2.4.4 Xây dựng hệ thống kiểm tra, giám sát thực hiện các khoản chi phí hoạt động kinh doanh động kinh doanh
- Thực hiện cơ chế tự kiểm tra, giám sát
Để giám sát việc thực hiện các khoản chi phí,bộ phận phụ trách công tác tổng hợp thống kê tại đơn vị sẽ lập báo cáo các khoản chi phí phát sinh của ngày hôm trƣớc, đƣa ra đánh giá chung về các khoản chi phí, các khoản chi phí phát sinh đột biến,… để từ đó tìm kiếm nguyên nhân và đƣa ra các giải pháp kiểm soát kịp thời đối với các khoản chi phí.
Đối với các khoản chi phí chi nhánh dự kiến thực tế phát sinh nhiều hơn so với kế hoạch, chi nhánh cần có sự điều chỉnh phù hợp để sử dụng tiết kiệm, hợp lý. Trong trƣờng hợp, chi nhánh dự kiến sẽ vƣợt kế hoạch định mức chi phí thì chi nhánh làm văn bản trình Ban lãnh đạo phê duyệt điều chỉnh tăng định mức chi phí đối với khoản chi phí dự kiến vƣợt và chỉ đƣợc thực hiện khi có văn bản chấp thuận của Ban lãnh đạo.
Tuy nhiên, cơ chế tự kiểm tra, kiểm soát tại các đơn vị hiện nay chƣa thực sự mang lại hiệu quả bởi vì năng lực của các cán bộ nghiệp vụ cũng nhƣ cán bộ quản lý trong công tác này còn hạn chế. Tại Vietinbank, công tác đào tạo kỹ năng và nghiệp vụ kiểm tra, giám sát các khoản chi phí hoạt động kinh doanh chƣa đƣợc chú trọng, các cán bộ nhân viên thực hiện chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và học hỏi từ những cán bộ khác.
- Thành lập bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ
Vietinbank tổ chức hệ thống kiểm tra giám sát chi phí hoạt động kinh doanh thông qua bộ máy kiểm tra kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao chất lƣợng và đổi mới
45
toàn diện các mặt hoạt động kiểm tra, giám sát. Bộ phận kiểm soát nội bộ thực hiện thƣờng xuyên việc giám sát từ xa thông qua hệ thống hạch toán và báo cáo của Vietinbank, vừa thực hiện kiểm tra trực tiếp định kỳ và đột xuất tại các đơn vị trực thuộc.
Các chức năng chính của bộ máy kiểm tra kiểm soát bao gồm:
+ Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật; quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ về chi phí hoạt động kinh doanh nhằm phát hiện, cảnh báo ngăn ngừa kịp thời các sai phạm. Các sai phạm thƣờng xảy ra trong công tác quản trị chi phí nhƣ hạch toán sai tài khoản, phân bổ chi phí không đúng quy định, hồ sơ và chứng từ không hợp lệ so với quy định, thực hiện mua sắm không đúng quy trình và vƣợt thẩm quyền phê duyệt,…
+ Đề xuất xử lý các tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động nghiệp vụ cũng nhƣ quản trị điều hành các khoản chi phí của các đơn vị.
+ Khuyến nghị cải tiến, hoàn thiện nâng cao tính hiệu quả của hệ thống quy trình, quy định nội bộ, góp phần bảo đảm hoạt động hiệu quả, đúng pháp luật đối với công quản trị chi phí hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, hiện nay số lƣợng các bộ kiểm tra kiểm soát nội bộ chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu thực tế cho công tác này. Do đó, việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát chỉ mang tính chất tƣơng đối, chƣa thực sự đi sâu và nắm bắt đƣợc hết các vấn đề còn tồn tại trong công tác quản trị chi phí tại Vietinbank.
2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI CỔ PHẨN CÔNG THƢƠNG