9. Kết cấu của luận văn
1.2.2.2 Nội dung của quản trị chi phí hoạt động kinh doanh tại ngânhàng
thương mại
Quản trị chi phí hoạt động kinh doanh tại các ngân hàng thƣơng mại bao gồm các nội dung chính sau:
- Xác định các loại chi phí hoạt động kinh doanh cần quản trị
Để quản trị chi phí, trƣớc tiên nhà quản trị cần xác định những chi phí cần quản trị. Trong hoạt động kinh doanh ngân hàng hàng ngày có thể phát sinh rất nhiều các khoản chi phí, mỗi loại chi phí lại có tính chất và tỷ trọng khác nhau. Nhà quản trị cần xác định, phân tích và phân loại chúng tùy vào mục đích của nhà quản trị để xác định đƣợc phƣơng pháp quản trị phù hợp.
Những chi phí nhà quản trị ngân hàng cần tập trung nguồn lực để quản trị gồm:
+ Chi phí lãi: đây là loại chi phí lớn nhất có ảnh hƣởng lớn đến lợi nhuận của các ngân hàng chính vì vậy nhà quản trị ngân hàng cần tập trung các nguồn lực để quản trị. Để giảm chi phí lãi nhà quản trị cần tìm đến các nguồn vốn giá rẻ từ tiền gửi các cá nhân và tổ chức trong nền kinh tế, có chiến lƣợc lâu dài trong việc xây dựng thƣơng hiệu, tập trung cạnh tranh bằng các yếu tố phi giá để tránh bị cuốn vào các cuộc chạy đua lãi suất. Các yếu tố phi giá có thể thu hút khách hàng nhƣ sản phẩm dịch vụ đa dạng, phong cách phục vụ chuyên nghiệp, thời gian giao dịch nhanh,…
+ Chi phí cho nhân viên: Chi phí này chịu tác động mạnh mẽ từ ý chí của nhà quản trị, đặc biệt là ở các ngân hàng thƣơng mại. Khung lƣơng, bảng lƣơng ở mỗi ngân hàng thƣơng mại hiện nay là do Hội đồng quản trị quyết định và ban hành.
+ Chi phí về tài sản: đối với khoản chi phí này nhà quản trị ngân hàng có thể kiểm soát bằng việc thực hiện lập kế hoạch mua sắm, xây dựng định mức chi phí tài sản cố định theo nhân viên,…
13
+ Chi phí cho hoạt động kinh doanh ngoại hối: hoạt động kinh doanh ngoại hối mang lại nhiều lợi ích cho ngân hàng nhƣng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về tỷ giá. Để kiểm soát đƣợc chi phí này, nhà quản trị phải kiểm soát đƣợc rủi ro tỷ giá bằng các biện pháp kiểm soát rủi ro tỷ giá nhƣ quy định về hạn mức trạng thái ngoại hối, hạn mức dừng lỗ, sử dụng các công cụ phát sinh tiền tệ,…. đồng thời tổ chức hạch toán, theo dõi chặt chẽ loại chi phí này.
+ Chi phí cho hoạt động dịch vụ: tăng cƣờng hoạt động dịch vụ đang là chủ trƣơng của nhiều ngân hàng thƣơng mại tại Việt Nam hiện nay. Để hoạt động dịch vụ mang lại hiệu quả cao thì việc quản trị chi phí hoạt động dịch vụ là điều hết sức cần thiết, tạo điều kiện cho các ngân hàng hạ giá thành dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh của ngân hàng.
+ Chi phí quản lý và công vụ: chi phí quản lý bao gồm các chi phí nhƣ chi phí quảng cáo và tiếp thị, chi phí tiếp khách, công tác phí….những chi phí này cần đƣợc quản trị bằng kế hoạch hoặc định mức tùy theo từng loại chi phí.
+ Chi phí dự phòng rủi ro tín dụng: đây là loại chi phí sẽ phát sinh rất lớn nếu ngân hàng không thực hiện những biện pháp quản trị rủi ro tín dụng kịp thời và hiệu quả. Để hạn chế chi phí này phát sinh cần tăng cƣờng công tác quản trị rủi ro tín dụng để phát hiện các khoản vay có chất lƣợng không tốt, cần áp dụng các biện pháp phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra. Đồng thời, các NHTM phải tổ chức trích lập và hạch toán đầy đủ theo quy định để có cơ sở lập báo cáo theo dõi và cung cấp cho nhà quản trị cũng nhƣ cơ quan quản lý.
- Xây dựng kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh
Kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh là một phần của kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính của ngân hàng. Kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh giúp cho ngân hàng có định hƣớng rõ ràng trong việc sử dụng chi phí, tạo cơ sở để đánh giá hiệu quả quản trị chi phí tại đơn vị, hạn chế các khoản chi lãng phí, không hiệu quả. Thông qua công tác lập kế hoạch, nhà quản trị sẽ đƣa ra các mục tiêu cụ thể cần phải đạt đƣợc trong từng giai đoạn đối với từng khoản mục chi phí. Để thực hiện
14
đƣợc các mục tiêu đó, nhà quản trị sẽ đƣa ra các bƣớc để thực hiện kế hoạch, chi tiết các công việc cụ thể cần phải làm và lựa chọn các phƣơng pháp thực hiện.
Kế hoạch mà nhà quản trị lập thƣờng có dạng dự toán. Dự toán là những tính toán liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lức sẵn có để đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Để làm đƣợc điều này, nhà quản trị cần có những thông tin đầy đủ, kịp thời do bộ phận kế toán quản trị cung cấp. Từ những thông tin thu thập đƣợc, nhà quản trị ngân hàng sẽ tiến hành phân tích và đƣa ra các quyết định hợp lý.
+ Lập kế hoạch chi phí lãi và các khoản tương tự lãi
Kế hoạch chi phí lãi và các khoản tƣơng tự lãi đƣợc lập dựa trên mục tiêu lợi nhuận, quy mô huy động và lãi suất dự kiến. Quy mô huy động và lãi suất dự kiến đƣợc tính toán dựa trên tình hình thực hiện năm trƣớc, xu hƣớng biến động những năm qua, mục tiêu định hƣớng phát triển trong năm tới, tình hình cạnh tranh trên thị trƣờng và khả năng cạnh tranh của ngân hàng, những dự báo về tình hình kinh tế, xã hội những năm tới đặc biệt là dự báo về lạm phát, mục tiêu tăng trƣởng kinh tế,… Tuy nhiên, các yếu tố về thị trƣờng rất khó dự đoán nên kế hoạch về chi phí hoạt động tín dụng thƣờng rất khó thực hiện sát với dự kiến đã đặt ra. Hiện nay, trong các bản kế hoạch kinh doanh của các ngân hàng thì kế hoạch về chi phí lãi và các khoản tƣơng tự lãi không đƣợc nêu một các trực tiếp mà ẩn trong kế toán huy động vốn, ở đó có chỉ tiêu về doanh số và lãi suất dự kiến.
+ Lập kế hoạch chi phí hoạt động dịch vụ
Kế hoạch về chi phí cho hoạt động dịch vụ đƣợc xác định dựa vào danh mục các dịch vụ cung cấp cho khách hàng, doanh số kế hoạch của mỗi loại dịch vụ và định mức chi phí cho mỗi loại dịch vụ. Việc đƣa ra các định mức chi phí dịch vụ vừa là cơ sở để ngân hàng giám sát các khoản chi phí vừa mang lại tính chủ động trong thực hiện kế hoạch chi phí tại các đơn vị. Các định mức cần đƣợc phổ biến đến ngƣời thực hiện, công bố công khai cho nhân viên đƣợc biết để thực hiện và giám sát, kiểm tra. Trƣờng hợp không thực hiện đƣợc ngân hàng cần phân tích rõ nguyên nhân, trách nhiệm để xử lý theo quy định.
15
Để đơn giản hơn, kế hoạch về chi phí hoạt động dịch vụ đƣợc xây dựng dựa vào tình hình kinh doanh dịch vụ năm trƣớc, đánh giá về khả năng diễn tiến của thị trƣờng và chủ trƣơng, định hƣớng của lãnh đạo ngân hàng cho năm tiếp theo.
+ Lập kế hoạch cho chi phí hoạt động kinh doanh ngoại hối
Kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh ngoại hối đƣợc lập dựa vào tình hình kinh doanh những năm trƣớc và năm hiện hành, mục tiêu tăng trƣởng và lợi nhuận của năm kế hoạch.
+ Lập kế hoạch chi phí nhân viên
Đối với chi phí về nhân viên thì việc lập kế hoạch đƣợc thực hiện dựa trên kế hoạch về lợi nhuận thực hiện trong năm, số lƣợng nhân viên dự kiến. Kế hoạch tổng chi phí lƣơng nhân viên của các ngân hàng thƣơng mại đƣợc lập căn cứ tổng quỹ tiền lƣơng thực hiện của năm trƣớc và phụ thuộc vào việc thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh phân bổ đến từng đơn vị, từng cá nhân trong năm tài chính.
+ Lập kế hoạch chi phí về tài sản
Kế hoạch chi phí về tài sản bao gồm kế hoạch mua sắm tài sản, công cụ lao động, kế hoạch sửa chữa bảo dƣỡng tài sản,…và phụ thuộc vào quy mô mở rộng hoạt động kinh doanh cũng nhƣ nhu cầu thực tế tại các đơn vị.
+ Lập kế hoạch các khoản chi phí quản lý công vụ
Kế hoạch chi phí quản lý công vụ trong năm cũng đƣợc xây dựng căn cứ vào số lƣợng cán bộ, các mức chi phí đã thực hiện trong năm tài chính trƣớc.
Kế hoạch chi phí quản lý công vụ do Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc quyết định, có thể đƣợc lập theo tháng, quý, năm. Căn cứ kế hoạch chi phí chung của toàn ngân hàng, các ngân hàng thƣơng mại giao kế hoạch sử dụng chi phí quản lý công vụ cho từng đơn vị trực thuộc.
Kế hoạch chi phí quản lý công vụ là căn cứ để giám sát, đánh giá kết quả quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc các ngân hàng thƣơng mại.
16 - Tổ chức thực hiện kế hoạch chi phí
Dựa trên cơ sở thông tin về các khoản chi phí cần quản trị và kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh, nhà quản trị tiến hành tổ chức thực hiện chi phí thông qua việc thiết lập các bộ phận, xác định quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận cũng nhƣ từng cá nhân cụ thể.
Để thực hiện kế hoạch chi phí, nhà quản trị phải biết cách liên kết giữa con ngƣời với các nguồn lực khác để thực hiện kế hoạch chi phí có hiệu quả nhất. Do vậy, nhà quản trị cần có các thông tin về tiến trình thực hiện, các vƣớng mắc trong quá trình thực hiện tại các bộ phận trực tiếp sử dụng chi phí để có sự điều chỉnh kịp thời và tăng sự liên kết giữa các cá nhân, bộ phận trong trong quá trình thực hiện các khoản chi phí.
- Kiểm tra, kiểm soát thực hiện chi phí
Nhà quản trị cần xây dựng hệ thống các báo cáo phục vụ công tác quản trị điều hành nhƣ: báo cáo dự toán chi phí, báo cáo thực hiện chi phí theo định mức kế hoạch hay báo cáo chi tiết các khoản chi phí phát sinh trong kỳ. Các báo cáo này thƣờng đƣợc lập bởi bộ phận kế toán quản trị tại các doanh nghiệp hay bộ phận kế toán tài chính trong các ngân hàng thƣơng mại.
Việc kiểm tra, kiểm soát chi phí tại các ngân hàng bao gồm các nội dung: + Kiểm soát việc tuân thủ các quy chế quản lý tài chính tại các ngân hàng thƣơng mại;
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ hạch toán kế toán;
+ Kiểm tra việc lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và việc tuân thủ định mức chi phí đƣợc giao.
Để thực hiện công tác kiểm soát chi phí tốt, các ngân hàng thƣơng mại phải thành lập một bộ máy quản trị chi phí. Lực lƣợng kiểm tra, kiểm soát bao gồm lãnh đạo chi nhánh thực hiện kiểm tra, giám sát tại chỗ, các phòng ban chức năng và Ban Lãnh đạo Hội sở thực hiện kiểm tra, giám sát từ xa và thực hiện kiểm tra trực tiếp tại đơn vị, định kỳ hoặc đột xuất. Tùy thuộc vào quy mô, mô hình tổ chức của mỗi ngân hàng mà các ngân hàng thƣơng mại có thể tạo lập bộ máy quản trị phù hợp với
17
cơ chế quản trị của từng ngân hàng. Thông thƣờng, tham gia vào công tác quản trị chi phí trong ngân hàng thƣơng mại có các thành phần:
- Ban lãnh đạo ngân hàng: Chủ tịch Hội đồng quản trị, các Ủy viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc (Phó Tổng giám đốc phụ trách), các đơn vị giúp việc,…
Ban lãnh đạo có trách nhiệm xây dựng các chính sách, chế độ, hƣớng dẫn thực hiện dựa trên các quy chế, quy định của pháp luật, Chính phủ, Ngân hàng Nhà nƣớc trong lĩnh vực quản trị tài chính nhƣ quy chế, quy định thu chi tài chính, phân phối tiền lƣơng,…
Hàng năm, Hội sở chính xây dựng kế hoạch tổng thể về kế hoạch tài chính trong đó có kế hoạch về thu nhập, chi phí, lợi nhuận của từng đơn vị trong toàn hệ thống.
- Các đơn vị thành viên tại chi nhánh: bao gồm Giám đốc và bộ phận liên quan có trách nhiệm lập kế hoạch, xây dựng định mức chi tiết về doanh thu, chi phí, thu nhập, lợi nhuận,… để thực hiện các kế hoạch, chỉ tiêu đƣợc giao; đánh giá kết quả đạt đƣợc; đề xuất biện pháp cải thiện các mặt còn tồn tại cho Hội sở chính.
Một số ngân hàng tách bạch giữa bộ phận tài chính và kế toán, trong đó, chức năng lập kế hoạch, theo dõi và quản lý chi phí đƣợc thực hiện tại bộ phận tài chính.