9. Kết cấu của luận văn
2.2.2.3 Lập kế hoạch chi phí hoạt động
Lập kế hoạch chi phí hoạt động đƣợc dựa trên các số liệu thực hiện của năm trƣớc và định hƣớng phát triển trong năm tài chính hiện tại của Vietinbank. Hằng năm, dựa trên kế hoạch kinh doanh của toàn hệ thống, phòng Quản lý kế toán tài chính sẽ thiết lập định mức kế hoạch chi phí hoạt động. Trong đó, định mức của chi phí hoạt động không bao gồm các khoản chi phí cho nhân viên, các khoản bảo hiểm tiền gửi của khách hàng và các khoản dự phòng khác (*). (tham khảo Bảng 2.3)
32
Bảng 2.3: Kế hoạch chi phí hoạt động Vietinbank 2012 - 2014
ĐVT: tỷ đồng
Chỉ tiêu kế hoạch Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Chi phí hoạt động(*) 4,300 4,150 4,450
Chi cho hoạt động quản lý công vụ 2,494 2,324 2,400
Nguồn: Thông báo kế hoạch chi tiết năm 2012-2014 của Vietinbank [6]
Căn cứ vào số liệu kế hoạch tổng chi phí hoạt động, Vietinbank sẽ phân bổ chỉ tiêu kế hoạch này bằng văn bản đến từng đơn vị trong toàn hệ thống vào đầu mỗi năm tài chính. Đây là căn cứ giúp Vietinbank kiểm soát việc thực hiện chi phí hoạt động thực tế của các đơn vị so với kế hoạch và cũng là một trong những tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch kinh doanh của từng đơn vị.
Bên cạnh việc đƣa ra định mức kế hoạch chi phí hoạt động, Vietinbank thực hiện quy định về hạn mức, thẩm quyền phê duyệt đối với từng loại chi phí đƣợc quy định cụ thể trong Quy chế tài chính NHTMCPCTVN theo Quyết định số 439/QĐ- HĐQT-NHCT10 ngày 25 tháng 04 năm 2014 (Phụ lục 01). Theo đó, thẩm quyền phê duyệt đƣợc phân cấp từ Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc đến Giám đốc đơn vị. Các khoản chi phí này đƣợc phân cấp theo tính chất của từng loại chi phí và thẩm quyền quyết định tùy thuộc vào quy mô của khoản chi phí đó. Ví dụ nhƣ tài sản cố định thuê hoạt động, nếu hợp đồng thuê có giá trị trên 10 tỷ và/ hoặc thời gian thuê trên 15 năm thì phải có sự phê duyệt của Hội đồng quản trị thì khoản chi phí về thuê tài sản này mới đƣợc thực hiện. Việc quy định thẩm quyền phê duyệt các khoản chi phí giúp các nhà quản trị kiểm soát đƣợc tình hình thực hiện các khoản chi phí có tỷ trọng lớn và đồng thời cũng giảm thiểu đƣợc các rủi ro trong việc lạm dụng các khoản chi phí sử dụng không đúng mục đích.
Ngoài việc quy định thẩm quyền phê duyệt thì Vietinbank còn quy định cụ thể định mức đối với từng loại chi phí theo Quy định về chế độ và phƣơng pháp hạch toán kế toán một số khoản chi phí trong hệ thống NHCTVN theo quyết định số 1798/QĐ-TGĐ-NHCT10 ngày 05 tháng 08 năm 2011 (Phụ lục 02). Các định mức
33
này đƣợc đƣa ra chi tiết đến từng loại chi phí, từng loại đối tƣợng đƣợc hƣởng. Chính vì vậy, khi thực hiện bất kỳ khoản chi nào thì các đơn vị phải kiểm soát đƣợc khoản chi phí đó có hợp lý hợp lệ hay không, có nằm trong định mức chi phí mà Vietinbank quy định hay không.