Những nhân tố thuộc NHTM là nhân tố quan trọng nhất ảnh hưởng tới năng lực của Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ. Các nhân tố thuộc NHTM bao gồm: xây dựng bảng mô tả công việc và khung năng lực Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ; tuyển dụng và sử dụng; đào tạo bồi dưỡng; đánh giá sự thực hiện; đãi ngộ; bộ máy tổ chức và thể chế.
1.3.2.1. Bảng mô tả công việc và khung năng lực Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ
Việc mô tả công việc và xây dựng khung năng lực Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ là hoạt động cần làm trước tiên trong quản lý Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ của NHTM. Chức năng, nhiệm vụ, công việc của một Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ tại NHTM bao gồm những gì? Đòi hỏi họ phải đáp ứng những tiêu chuẩn cụ thể gì để thực hiện thành công các chức năng, nhiệm vụ đó? Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá như thế nào?
Bảng mô tả công việc Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ đầy đủ, khoa học sẽ tạo cơ sở cho các hoạt động quản lý Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ này. Một bản mô tả công việc cần trình bày đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, công việc mà Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ cần thực hiện, vị trí công việc, quyền hạn cụ thể, tóm tắt các yêu cầu đối với Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ.
Trong NHTM, bộ phận nhân sự có trách nhiệm rà soát và xây dựng bảng mô tả công việc, có những điều chỉnh cẩn thiết tùy theo các nhiệm vụ mới của Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ, tạo cơ sở cho việc xây dựng khung năng lực, tuyển dụng và đào tạo Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ.
Khung năng lực Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ được xây dựng dựa trên cơ sở bảng mô tả công việc. Khung năng lực cần nêu rõ kết quả công việc của nhân viên, các tiêu chí về kiến thức, kỹ năng, thái độ và phẩm chất đạo đức cần có của Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ.
Một NHTM có xây dựng được khung năng lực hay không sẽ ảnh hưởng lên việc nâng cao năng lực của nhân viên. Khung năng lực Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ được xây dựng một cách rõ ràng, đầy đủ tạo nền tảng cho việc nâng cao năng lực của bản thân nhân viên cũng như tạo nền tảng cho các giải pháp về tuyển dụng, bố trí sử dụng và đào tạo của NHTM nhằm nâng cao năng lực cho Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ.
1.3.2.2. Tuyển dụng và sử dụng lực Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ của NHTM
Thực tế cho thấy có rất nhiều ứng viên có nhu cầu vào làm ở các tổ chức của hệ thống NHTM mặc dù cường độ làm việc ở các ngân hàng thường rất vất vả, trong khi đó số được tuyển dụng vào thì lại rất hạn chế. Bản thân người được tuyển dụng vào ngân hàng phải đáp ứng được những yêu cầu nhất định về phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn và có tiềm năng phát triển trong tương lai. Những nội dung của công tác tuyển dụng như kế hoạch tuyển dụng Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ, nguồn tuyển dụng bên trong hay bên ngoài, phương pháp tuyển dụng; …. Những nội dung đó nếu được thực hiện khoa học, nghiêm túc, chặt chẽ sẽ góp phần xây dựng được đội ngũ Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ có năng lực.
Tiếp sau công tác tuyển dụng Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ là việc bố trí sử dụng nhân viên đó vào đâu, như thế nào để phát huy tối đa năng lực của họ. Việc bố trí Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ vào đúng vị trí hỗ trợ dịch vụ kiều hối cho chi nhánh và khách hàng giúp nhân viên có điều kiện tăng cường năng lực. Việc luân chuyển Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ vào các vị trí công việc khác nhau, mà đôi khi yêu cầu năng lực ở vị trí đó là cao hơn so với thực tế năng lực hiện tại của họ, cũng
tạo cho họ cơ hội để tổng hợp hóa các kỹ năng hoặc tạo sức ép phải nâng cao năng lực mới hoàn thành được công việc. Những NHTM không chú trọng đến việc bố trí Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ có thể dẫn đến tình trạng Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ có một số kỹ năng chuyên sâu nhưng lại thiếu một số kỹ năng quan trọng khác.
1.3.2.3. Công tác đào tạo bồi dưỡng Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ của NHTM
Đây là yếu tố vô cùng quan trọng có ảnh hưởng đến năng lực của Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ. Ngay cả khi một nhân viên có đủ năng lực tại thời điểm nhất định thì họ vẫn phải thường xuyên được cập nhật kiến thức, kỹ năng mới, thái độ phù hợp với môi trường hiện đại trong quá trình làm việc tại NHTM. Vì sao? Vì môi trường kinh doanh ngày nay thay đổi nhanh chóng, thông tin và tiến bộ trong các lĩnh vực diễn ra rất nhanh, đặc biệt là lĩnh vực ngoại hối, đòi hỏi mỗi nhân viên cần không ngừng học tập nâng cao năng lực để không bị lạc hậu. Đào tạo và phát triển Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ vì vậy được coi là chìa khóa để nâng cao năng lực trong thời đại ngày nay. Công tác đào tạo bồi dưỡng Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ tại một NHTM gồm các công việc: khảo sát nhu cầu cần nâng cao năng lực của Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ; xây dựng chương trình đào tạo bồi dưỡng (về mục tiêu chương trình, nội dung đào tạo, phương pháp đào tạo và các nguồn lực cơ bản cho đào tạo); lựa chọn giảng viên và người huấn luyện; triển khai đào tạo tạo và đánh giá kết quả đào tạo.
1.3.2.4. Đánh giá sự thực hiện của Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ
Việc đánh giá sự thực hiện của Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ tại NHTM được tiến hành một cách khoa học, thường xuyên và định kì sẽ là phương thức tốt để NHTM nắm được thông tin phản hồi về sự thực hiện của nhân viên, những ưu điểm, hạn chế trong năng lực của họ, từ đó có cơ sở thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụng phù hợp (nhân viên nào cần đào tạo bồi dưỡng? đào tạo, bồi dưỡng cái gì? bố trí Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ vào đâu để phát huy cao nhất ưu điểm của họ?). Đánh giá sự thực hiện còn tạo ra căn cứ để thực hiện đãi ngộ chính xác, hợp lý và công bằng với từng đối tượng nhân viên. Đánh giá cũng giúp chính
biết mình phải thay đổi cụ thể cái gì, như thế nào và tạo cơ hội để họ phấn đấu nâng cao thu nhập.
1.3.2.5. Chế độ đãi ngộ đối với Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ
Chế độ đãi ngộ của NHTM đối với Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ bao gồm lương, thưởng, phúc lợi và các khuyến khích về tinh thần… ; những yếu tố này nếu hợp lý có thể tạo ra động lực làm việc, khuyến khích Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ tự nâng cao năng lực để hoàn thành nhiệm vụ một cách cao nhất, hoặc ngược lại có thể làm triệt tiêu động lực của họ.
Trả lương, trả thưởng theo kết quả công việc là cách để các tổ chức khuyến khích nhân viên hoàn thành công việc một cách cao nhất và từ đó có động lực cải thiện năng lực của mình nhằm đạt được kết quả cao nhất. Ngoài lương, thưởng thì hệ thống phúc lợi như bảo hiểm, điều kiện làm việc, các chương trình tham quan du lịch, cơ hội thăng tiến … cũng là những yếu tố hấp dẫn đối với nhân viên, khuyến khích họ nâng cao năng lực.
1.3.2.6. Bộ máy tổ chức và thể chế hoạt động của NHTM
Tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, sự rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và sự phối hợp của các bộ phận, quy chế làm việc của NHTM, quy trình cung cấp dịch vụ kiều hối, các thủ tục thanh toán của ngân hàng thương mại,.. là những yếu tố có ảnh hưởng đến việc năng lực làm việc của Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi để họ phát triển năng lực của mình.
1.3.2.7. Nguồn tài chính của NHTM được sử dụng cho hoạt động nâng cao năng lực nhân viên
Nguồn tài chính được sử dụng cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ và cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kiều hối là những yếu tố hỗ trợ rất nhiều trong việc nâng cao năng lực Chuyên viên Kiểm tra Nội bộ tại NHTM
Nhóm nhân tố này thể hiện thông qua các vấn đề: Mục tiêu phát triển của Ngân hàng: Mục tiêu phát triển của Ngân hàng được xem như “kim chỉ nam” cho
Ngân hàng thì sẽ xác định được con đường, biện pháp để đạt được mục tiêu đó, cũng như đội ngũ cán bộ kiểm tra phải có sự hoàn thiện, sự đổi mới để đáp ứng yêu cầu công việc, phù hợp với mục tiêu hoạt động của Ngân hàng.
1.3.2.8. Chất lượng của việc tuyển chọn; Kế hoạch hóa nguồn nhân lực; Bố trí sử dụng cán bộ kiểm tra.
Chất lượng cán bộ kiểm tra thể hiện ở chất lượng đầu vào của đội ngũ cán bộ. Đội ngũ cán bộ được tuyển dụng tốt, phù hợp với yêu cầu của công việc, có kỹ năng và năng lực kiểm tra tốt sẽ là tiền đề nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ kiểm tra.
Hơn nữa, việc quy hoạch cán bộ kiểm tra, bố trí cán bộ kiểm tra ở vị trí, môi trường làm việc phù hợp, giúp họ phát huy được khả năng, mạnh của họ, tạo động lực để cán bộ đổi mới, tự hoàn thiện mình và phục vụ cho công việc quản lý
Đánh giá thực hiện kết quả thực hiện công việc quản lý đối với Chuyên viên Ban Kiếm tra Nội bộ. Việc đánh giá kết quả công tác quản lý cần được tiến hành thường xuyên, nghiêm túc và có các hệ thống tiêu chí rõ ràng để đánh giá. Đánh giá không chỉ dựa trên các chỉ tiêu, kết quả công việc mà còn dựa trên sự đánh giá chất lượng đội ngũ cán bộ kiểm tra của chính nhưng các Chuyên viên Kiểm tra nội bộ trong Ngân hàng. Đối với những cán bộ yếu kém, không đáp ứng được yêu cầu công việc thì cần có biện pháp xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng tới hoạt động của Ngân hàng cũng như gây tâm lý, dư luận không tốt trong lao động, ảnh hưởng tới niềm tin của các Chuyên viên Kiểm tra nội bộ đối với Ngân hàng.