Nhóm được thành lập dựa tinh thần tự nguyện của các hộ gia đình và quyết định thành lập của UBND xã. Việc bầu chọn trưởng nhóm cũng được các thành viên trong nhóm đứng ra bình bầu, lựa chọn. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm quản lý và duy trì hoạt động của nhóm, đảm bảo việc vận hành nhóm được thuận lợi và không gây xung đột giữa các thành viên nhóm. Để đảm bảo được yếu tố này việc họp nhóm, phân công nhiệm vụ nhóm và công khai tài chính quỹ là các yếu tố đặt lên hàng đầu mà người trưởng nhóm cũng như các thành viên hỗ trợ cần phải quan tâm.
Do đây là nhóm thí điểm, các thành viên lần đầu tiên tham gia hoạt động CCR và cũng là nhóm đầu tiên được cấp chứng chỉ rừng nên các hoạt động của nhóm hiện nay còn yếu, chưa chủ động nên cần rất nhiều từ sự hỗ trợ bên ngoài trong đó có CCLN Quảng Trị và tổ chức WWF Việt Nam. Việc tổ chức các hoạt động sinh hoạt nhóm vẫn chưa được tổ chức theo đúng quy định hoặc có tổ chức thì nội dung không được phong phú. Bên cạnh đó, do việc khai thác cũng phải tuân thủ theo FSC, đây là hoạt động mới, các yêu cầu của hoạt động cần tỉ mỉ và chặt chẽ. Việc này ảnh hưởng không nhỏ đến sự tham gia của trưởng nhóm cũng
62
như các hộ gia đình khai thác sản phẩm, một trong các lý do được đưa ra là khi khai thác gỗ có CCR thì yêu cầu nhiều liên quan đến ghi chép hành chính, tính toán, nhiều khi còn phải vận chuyển gỗ tới nơi tập kết bằng các phương tiên thô sơ do đường xá đi lại khó khăn. Trong khi đó người dân thông thường khai thác thì bán cả rừng cho đơn vị thu mua và đơn vị thu mua sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển ra ngoài.
Với trách nhiệm là tham gia các hoạt động liên quan đến chứng chỉ rừng và quản lý rừng bền vững, các thành viên của Nhóm phải giúp đỡ lẫn nhau và tìm kiếm các giải pháp mà tất cả đều chấp nhận và có tính khả thi. Đặc biệt, các thành viên phải tuân theo các quy định dưới đây:
- Tuân thủ các qui định cho thành viên về tham gia, rời bỏ và khai trừ khỏi nhóm. - Cam kết quản lý rừng của họ theo các nguyên tắc và tiêu chí của FSC được tóm tắt trong danh mục kiểm tra FSC các hộ dân, đặc biệt đối với các yêu cầu cho quản lý rừng tốt liên quan đến các khía cạnh xã hội, môi trường và kinh tế.
- Thông báo trưởng nhóm thôn về các hoạt động lâm nghiệp ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.
- Thành viên nhóm chứng chỉ rừng thôn sẽ chọn Trưởng nhóm cấp thôn trong cuộc họp thường niên với 2/3 phiếu thuận đa số các thành viên hiện tại của nhóm cho kỳ hạn 5 năm. Kỳ hạn này có thể được gia hạn không hạn chế.
Việc phân công nhiệm vụ cho các cấp quản lý nhóm cũng được đưa ra cụ thể và chi tiết nhằm đảm bảo được trách nhiệm và quyền lợi của từng cấp quản lý nhóm. Cụ thể nhiệm vụ của các cấp quản lý nhóm như sau[21]:
a) Trưởng nhóm cấp thôn: dự kiến sẽ đại diện cho lợi ích của nhóm và thực hiện lập kế hoạch quản lý rừng cùng tham gia cho các thành viên trong nhóm. Họ sẽ cung cấp các dịch vụ sau đây cho các thành viên:
- Giải thích các lợi ích các chủ rừng cùng tham gia nhóm
63
- Thực hiện kiểm tra điều kiện ban đầu gia nhập nhóm và điền vào mẫu kiểm tra - Thực hiện giám sát hàng năm
- Lưu giữ đăng ký của các thành viên và số liệu lô rừng của họ
- Lưu giữ các đăng ký về các tai nạn lao động, bao gồm cả các tai nạn đối với công nhân làm thuê.
- Tổ chức và chủ trì các cuộc họp thường niên, ít nhất một lần trong năm - Ghi chép và giữ các biên bản ghi nhớ các cuộc họp và thông báo đến tất cả các bên liên quan
- Thu thập và đối chiếu điều quan tâm, các câu hỏi, đề nghị, cơ hội của các thành viên, nêu các điều quan tâm đó cho thảo luận trong các cuộc họp thành viên
- Thường xuyên trao đổi thông tin với quản lý nhóm cấp xã
- Trưởng nhóm thôn lựa chọn những người nông chủ chốt để trợ lý trưởng nhóm trong lập kế hoạch quản lý rừng, kiểm tra và giám sát và hỗ trợ kỹ thuật cho các thành viên nhóm.
- Trưởng nhóm thôn sẽ trợ lý Quản lý nhóm xã hoàn thiện và câp nhật Kế hoạch quản lý rừng xã, đặc biệt liên quan đến “Danh sách các hoạt động của nhóm chứng chỉ rừng thôn” và “Đăng lý các lô rừng “
b) Trưởng nhóm cấp xã: với sự trợ giúp của Trưởng nhóm thôn sẽ hoàn thành danh sách đăng ký của nhóm thôn, bao gồm các thành viên và lâm phần của họ trong xã. Ngoài ra, họ cũng có nhiệm vụ:
- Phổ biến các thông tin thị trường về giá cả và khách hàng cho các lâm sản
- Hoàn thành kế hoạch quản lý rừng cấp xã dựa trên kế hoạch quản lý rừng cấp thôn cùng các bên liên quan
- Quản lý danh sách khiếu nại, có thể bao gồm những khiếu nại kiện thành viên nhóm thôn hay các nhóm trưởng nhóm thôn.
- Thu thập các tài liệu sau: Qui hoạch sử dụng đất cấp xã, giao đất cho trồng rừng, điều lệ an toàn lao động.
64
- Thu thập số liệu kinh tế xã hội hàng năm từ thành viên nhóm thôn trong các cuộc họp thường niên của nhóm.
- Trưởng nhóm xã sẽ giúp Quản lý nhóm hoàn thiện và cập nhật danh sách số hóa của thành viên nhóm thôn và các lô rừng của hộ ở cấp huyện.
c) Quản lý nhóm: Chi cục Lâm nghiệp là quản lý nhóm và sẽ nắm toàn bộ trách nhiệm cho vận hành nhóm chứng chỉ rừng. Họ sẽ là người giữ chứng nhận chính thức của các nhóm và:
- Chính thức chấp nhận thành viên mới cho nhóm chứng chỉ dựa trên tài liệu do Trưởng nhóm thôn cung cấp
- Tổ chức đấu thầu cạnh tranh và sau đó ký hợp đồng với tổ chức cấp chứng chỉ và quản lý toàn bộ việc liên lạc với tổ chức cấp chứng chỉ
- Tập hợp các đóng góp của thành viên cho chi phí đánh giá và các chi phí hoạt động khác cho việc quản lý nhóm, thực hiện và báo cáo các khoản chi liên quan cho nhóm
- Thông báo với tổ chức cấp chứng chỉ trong trường hợp có thay đổi về thành viên (kết nạp mới hoặc khai trừ) trong cập nhật hàng quí
- Đảm bảo hoàn thành tất cả các yêu cầu cho các hoạt động cần được khắc phục do tổ chức cấp chứng chỉ nêu ra
- Đảm bảo rằng các lâm phần mới và các hộ dân mới tham gia nhóm chứng chỉ tuân thủ các yêu cầu của FSC
- Đưa ra các chỉ dẫn cho các trưởng nhóm thuộc nhóm chứng chỉ nếu cần thiết, như khi kiểm tra điều kiện gia nhập nhóm ban đầu và khi tập huấn cho các hộ dân
- Tổ chức các lần giám sát nội bộ hàng năm đối với các lâm phần - Lưu trữ, cập nhật đăng ký số hóa
- Hoàn thiện bản đồ cho các lâm phần với tỷ lệ 1:10 000, chỉ ra số hiệu lô rừng, nhóm quản lý hiện tại, năm trồng và đường, cầu, cầu vượt, vùng đệm và các sử dụng đất liền kề
65
- Hoàn thiện một kế hoạch kinh doanh cấp tỉnh từ kế hoạch kinh doanh cấp thôn - Lập mối quan hệ kinh doanh giữa nhóm chứng chỉ và các khách hàng mua gỗ trong và ngoài nước
- Tổ chức cuộc họp với các trưởng nhóm chứng chỉ cấp thôn và cấp xã hai lần trong năm
- Quản lý nhóm phải có các bản Copy trên giấy hoặc mềm trên máy của tất cả các luật lệ và qui định liên quan đến lâm nghiệp của nhà nước, và lưu giữ tài liệu cập nhật. Quản lý nhóm đảm bảo sự hiểu biết của các cấp trong nhóm về tất cả các yêu cầu quan trọng nêu trong các tài liệu này.
- Trong trường hợp cần phát sinh để sửa đổi Nội Qui và Điều luật thành viên, Quản Lý Nhóm sẽ tổ chức một quá trình sửa đổi một cách minh bạch. Các sửa đổi cần được sự hỗ trợ và đồng thuận của ít nhất 2/3 đa số các thành viên