CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠ
2.2.3. Các yếutố cấu thành kiểm soát nội bộ hoạt độngtín dụngcủa ủy ban Cosco
ủy ban Cosco
2.2.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ tổ chức và có ảnh hưởng đến nhận thức kiểm soát của tất cả các nhân viên trong ngân hàng. Cũng có thể hiểu, môi trường kiểm soát là những nhân tố của đơn vị ảnh hưởng đến hoạt động của HTKSNB và là các yếu tố tạo môi trường trong đó toàn bộ thành viên của ngân hàng nhận thức được tầm quan trọng của KSNB.
Môi trường kiểm soát gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài ngân hàng, có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động, xây dựng và tổ chức kiểm soát thực hiện các chính sách, chế độ, quy định của ngân hàng. Các nhân tố của môi trường kiểm soát thể hiện thái độ, quan điểm, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong ngân hàng. Tại đơn vị, hoạt động kiểm tra kiểm soát có hiệu quả hay không chủ yếu phụ thuộc vào quan điểm quản lý của ngân hàng đó. Khi có quan điểm coi trọng hay không coi trọng công tác kiểm tra, KSNB của nhà quản lý thì sẽ kéo theo việc nhận thức và thực hiện của các thành viên trong ngân hàng tuân thủ mọi nội quy, quy định, chế độ được đề ra. Trái lại, nếu công tác KSNB không được các nhà quản lý coi trọng thì các cơ chế của KSNB sẽ hoạt động không được hiệu quả bởi thành viên của ngân hàng.
Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm:
+ Đặc thù về quản lý: là các quan điểm khác nhau của các nhà quản lý đơn vị đối với BCTC cũng như đối với rủi ro kinh doanh, với việc điều hành hoạt động đơn vị. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực cộng với sự cạnh tranh lành mạnh thì các nhà quản lý này sẽ có xu hướng coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Ngược lại, nếu nhà quản lý có suy nghĩ, hành vi hoạt động gian lận, không lành mạnh thì BCTC sẽ có sai phạm, từ đó môi trường kiểm soát sẽ không mạnh và yếu kém.
+ Cơ cấu tổ chức: là một hệ thống chính thức về mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng, do ai làm và làm cái gì, liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào, nhằm tạo ra một sự phối hợp trong công việc một cách linh hoạt để đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ về cách hoạt động của đơn vị được lên kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và xem xét. Tại một đơn vị, cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần vào việc tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới, bắt đầu từ việc ban hành các quyết
định, thực hiện triển khai theo các quyết định đó, đến việc giám sát thực hiện các quyết định đó, góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị, tạo lên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực, sở trường, sự nhiệt huyết của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu.
+ Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực: là các chính sách liên quan đến việc tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, bồi thường và các hành động khắc phục hậu quả. Một tổ chức để tuyển dụng cá nhân dựa trên nền tảng của họ đó là sự giáo dục, kinh nghiệm làm việc trước đây, và các thuộc tính khác có liên quan như sở trường, năng khiếu. Tiếp theo, lớp học và đào tạo trong công việc cần được cung cấp cho các nhân viên mới được tuyển dụng đảm bảo khả năng các nhân viên luôn làm được việc. Đào tạo phù hợp cũng có sẵn cho các nhân viên hiện có để giữ cho mình luôn được cập nhật kịp thời công nghệ, trình độ và chuyên môn nghiệp vụ. Đánh giá hiệu quả nên được tiến hành định kỳ để xem xét việc thực hiện của nhân viên thông qua kết quả thực hiện công việc, hiệu suất làm việc, thái độ trong công việc... Đóng góp ý kiến và phản hồi cho nhân viên về cách cải thiện bản thân và phát triển hơn nữa tiềm năng của họ. Đựa ra chế độ thi đua, khen thường rõ ràng đối với những thành viên có công, có cống hiến cho sự phát triển của đơn vị.
+ Ủy ban kiểm soát: bao gồm Chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT, Hội đồng thành viên (HĐTV), Ban kiểm soát (BKS) không kiêm nhiệm chức vụ quản lý là những người am hiểu về lĩnh vực chuyên môn, kiểm soát, có nhiệm vụ giám sát sự chấp hành pháp luật, giám sát tiến trình lập BCTC, giám sát tình hình sử dụng vốn của đơn vị.
+ Công tác kế hoạch: có những sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám đốc về hệ thống kế hoạch bao gồm kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển sản phẩm dịch vụ, kế hoạch mua sắm tài sản, kế hoạch tài chính, kế hoạch nguồn vốn.
Công tác kế hoạch được đưa ra phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị và được thựchiện một cách khoa học và nghiêm túc bởi trách nhiệm của từng thành viên thì công tác kế hoạch này sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Trong quá trình triển khai và thực hiện, các nhà quản lý luôn theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, đánh giá, phân tích các yếu tố có ảnh hưởng đến kế hoạch. Từ đó có thể kịp thời phát hiện những điểm, những mặt bất thường, không phù hợp, đề ra cách xử lý, điều chỉnh kế hoạch.
+ Môi trường bên ngoài: gồm môi trường chính trị, luật pháp, kinh tế, văn hóa xã hội và công nghệ. Các nhân tố này không thuộc hệ thống kiểm soát của các nhà quản lý. Nhưng nó có ảnh hưởng đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý. Chính trị là yếu tố đầu tiên nhà quản trị quan tâm để dự báo mức độ an toàn trong hoạt động. Ban hành hệ thống pháp luật chất lượng đảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng, buộc đơn vị kinh doanh chân chính, lập hệ thống kiểm soát có trách nhiệm, tuân thủ. Diễn biến kinh tế sẽ cho đơn vị cơ hội và thách thức, ảnh hưởng chiến lược kinh doanh bởi lãi suất, tỷ giá hối đoái buộc đơn vị phải kiểm soát linh hoạt. Môi trường văn hoá sẽ xác định cách sống, quan hệ đạo đức, lối làm việc. Công nghệ phát triển giúp quá trình làm việc nhanh, chính xác hơn, trợ giúp cho quá trình kiểm soát dễ dàng.
Như vậy, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt, thuận lợi sẽ là nền tảng cho hoạt động của HTKSNB hữu hiệu. Song không vì thế mà có thể hiểu môi trường kiểm soát tốt thì HTKSNB cũng tốt, môi trường kiểm soát tốt chỉ là một yếu tố cho HTKSNB tốt, đồng thời chi phối đến các nhân tố khác cấu thành nên HTKSNB.
2.2.3.2. Đánh giá rủi ro
Trong mỗi đơn vị, với bất kỳ quy mô, loại hình nào đều phải đối mặt với rủi ro. Vì vậy, đơn vị phải ý thức được với việc đối phó rủi ro mà mình gặp phải. Đánh giá rủi ro chính là việc nhận dạng, phân tích các rủi ro tác động đến mục tiêu, đánh
giá khả năng của những rủi ro xảy ra trên cơ sở đó nhà quản lý xác định biện pháp để xử lý rủi ro, quyết định hành động để giải quyết các rủi ro. Có trường hợp xảy ra việc cần thiết phải đánh giá những lý do tại sao quá trình đánh giá rủi ro thất bại trong việc xác định các rủi ro, xác định xem có thiếu hụt quan trọng trong KSNB trong việc xác định các rủi ro, đưa ra thảo luận với nhà quản lý để lên phương hướng giải quyết. Những rủi ro xảy ra có thể là do chính bản thân ngân hàng hay do ảnh hưởng từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động tới.
Rủi ro bên trong đơn vị thường là do các nguyên nhân như mâu thuẫn về mục đích, các chiến lược hoạt động kinh doanh, dẫn đến sự không thuận lợi trong thực hiện các mục tiêu. Từ sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, trình độ yếu kém, cơ sở hạ tầng thấp không được đầu tư mở rộng; mất cân đối trong chi phí đến việc không có sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp đều có thể làm đơn vị có rủi ro.
Nguyên nhân bên ngoài gây ra rủi ro: Do thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thị hiếu của người tiêu dùng thay đổi làm các sản phẩm, dịch vụ hiện thời không đáp ứng đầy đủ nhu cầu mong muốn. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh làm ảnh hưởng đến giá cả, thị phần. Việc ban hành chính sách, luật mới cũng ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.
Các bước đánh giá rủi ro: Nhận diện rủi ro hoạt động tín dụng(rủi ro do môi trường kinh doanh, rủi ro từ phía khách hàng, rủi ro từ phía ngân hàng); Đánh giá khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của rủi ro tín dụng; Ứng phó với rủi ro
Tóm lại, để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên; đơn vị cần thường xuyên xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, cần phải xác định phạm vi của rủi ro để kiểm soát được rủi ro, phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả về tần suất xuất hiện, kịp thời xác định các biện pháp để kiểm soát giảm thiểu tác hại không mong muốn
Các thủ tục kiểm soát hoạt động tín dụng tại các NHTM đều dựa trên ba nguyên tắc cơ bản:
Một là, nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Nguyên tắc này quy định công việc và trách nhiệm trong hoạt động tín dụng cần được phân chia cụ thể cho các bộ phận, phòng ban và cho những người có liên quan nhất định trong từng phòng ban, bộ phận đó. Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát tất cả mọi mặt nghiệp vụ. Khi đó, công việc của cá nhân, bộ phận này được kiểm soát bởi cá nhân, bộ phận khác. Nguyên tắc này giúp giảm thiểu rủi ro xảy ra sai sót và gian lận, đồng thời tạo điều kiện để nâng cao chuyên môn của cán bộ nhân viên,
Hai là, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, yêu cầu sự phân tách phù hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa các sai phạm, đặc biệt là các sai phạm cố ý và hành vi lạm dụng quyền hạn. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong hoạt động tín dụng tại các NHTM phải tuyệt đối tuân thủ trong việc phân tách trách nhiệm giữa người thực hiện nghiệp vụ và người phê duyệt
Ba là, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Nguyên tắc này yêu cầu trong hoạt động tín dụng của NHTM sự phân quyền phải từ cấp trên xuống cấp dưới, đảm bảo tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vẫn đảm bảo quá trình cấp tín dụng được tập trung.
Các hoạt động kiểm soát cụ thể trong hoạt động tín dụng bao gồm các hoạt động liên quan đến: Phê duyệt cấp tín dụng, thẩm quyền phê duyệt cấp tín dụng, thẩm định và đánh giá hoạt động tín dụng trước, trong và sau cấp tín dụng, xử lý thông tin tín dụng, các kiểm soát vật chất, phân tách nhiệm vụ trong hoạt động thẩm định và tác nghiệp cấp tín dụng
Thứ nhất, thẩm quyền phê duyệt cấp tín dụng của từng chi nhánh, từng cấp lãnh đạo tại các NHTM cần được xây dựng dựa vào quy mô, năng lực hoạt động
của từng chi nhánh, năng lực quản lý của từng cấp lãnh đạo và đặc thù của nhóm khách hàng tại khu vực. Việc phân chia thẩm quyền phê duyệt tín dụng là một trong những yếu tố hết sức quan trọng trong quá trình kiểm soát nhằm tạo ra các chốt kiểm soát trong hoạt động tín dụng nhằm kịp thời ngăn ngừa, phát hiện và xử lý những rủi ro tiềm tàng
Thứ hai, đánh giá hoạt động tín dụng trước, trong và sau khi cấp tín dụng. Đánh giá trước cấp tín dụng bao gồm việc thu thập thông tin và thẩm định các yếu tố có liên quan đến khách hàng vay vốn (tư cách khách hàng, mục đích vay vốn, phương án vay vốn, nguồn trả nợ, TSBĐ) của cán bộ QHKH. Đánh giá và kiểm soát trong quá trình cấp tín dụng là việc kiểm soát quá trình rút vốn của khách hàng trên cơ sở đánh giá: mục đích sử dụng vốn, đối tượng sử dụng vốn, thời gian rút vốn,... có phù hợp với các điều kiện tín dụng đã được phê duyệt. Đánh giá sau cấp tín dụng là việc kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng nhằm đảm bảo vốn ngân hàng được sử dụng đúng mục đích đồng thời nắm bắt được tình hình tài chính, kinh doanh của khách hàng, tình hình TSBĐ đảm bảo cho khoản vay nhằm ngăn ngừa và phát hiện những rủi ro có thể xảy ra. Công tác này thường được tiến hành định kỳ, tần suất kiểm tra sau cho vay được áp dụng với từng khách hàng cụ thể dựa trên đánh giá của ngân hàng về khả năng xảy ra RRTD đối với khách hàng đó
Thứ ba, xử lý thông tin tín dụng là các chính sách và thủ tục được ngân hàng thực hiện để ứng phó với những thông tin thu thập, đánh giá trong quá trình cấp tín dụng. Các biện pháp này có thể là thắt chặt các điều kiện cho vay, rút giảm dư nợ thậm chí là yêu cầu trả nợ trước hạn,...
Thứ tư, các kiểm soát vật chất trong hoạt động tín dụng tại các NHTM là việc đám bảo an toàn đối với tài sản của ngân hàng (tiền mặt, hồ sơ chứng từ, dữ liệu, hệ thống thông tin,...). Các kiểm soát vật chất trong hoạt động tín dụng bao gồm những kiểm soát đối với tài sản cầm cố, thế cấp bảo đảm cho các khoản tín
dụng của khách hàng tại ngân hàng. Đặc biệt là đối với các tài sản thế chấp cho ngân hàng, ngân hàng không trực tiếp giữ tài sản, việc kiểm tra, giám sát cần được tiến hành thực tế một cách thường xuyên để đảm bảo tài sản không thuộc diện quy hoạch, tranh chấp, vi phạm pháp luật, giá trị vẫn đủ đảm bảo cho khoản tín dụng đang được cấp.
Thứ năm, phân tách nhiệm vụ trong công tác thẩm định và tác nghiệp cấp tín dụng. Trong kiểm soát hoạt động tín dụng, nguyên tắc phân tách nhiệm vụ được coi là nhân tố trụ cột. Nguyên tắc này đòi hỏi cần phân tách nhiệm vụ thẩm định, phê duyệt, bảo quản tài sản và hạch toán giải ngân. Việc vi phạm nguyên tắc tắc này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho ngân hàng nếu một cá nhân đồng thời được giao nhiệm vụ: Thẩm định và phê duyệt cấp tín dụng, Phê duyệt giải ngân và thực hiện giải ngân,...Để đảm bảo nguyên tắc này, hiện nay tại các NHTM đang thực hiện quản trị chức năng người dùng, tại mỗi vị trí công việc chỉ có thể truy cập vào một số chức năng cụ thể của hệ thống.
2.2.3.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính bao gồm các quy trình tín dụng có liên quan và quá trình trao đổi thông tin. Để đảm bảo cho hoạt động tín dụng của ngân hàng diễn ra hiệu quả và thông suốt, hệ thống thông tin cần được tổ chức để đảm bảo cung cấp thông tin một cách chính xác, nhanh chóng và kịp thời.
Hệ thống thông tin trong NHTM bao gồm hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin phi kế toán. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán.
Hệ thống thông tin trong NHTM còn bao gồm hệ thống công nghệ thông tin. Hiện nay, các NHTM đề chú trọng đầu tư hệ thống công nghệ thông tin hiện đại,