d. Công tác quản trị điều hành
3.3.1. Môi trường kiểm soát
3.3.1.1. Truyền đạt và hiệu lực hóa tính chính trực và các giá trị đạo đức
Những giá trị cốt lõi trong hoạt động của ngân hàng đều được truyền đạt tới từng cán bộ nhân viên ngay từ những ngày đầu gia nhập Vietinbank và trong suốt quá trình công tác tại Vietinbank. Theo đó, giá trị cốt lõi của Vietinbank bao gồm:
Hướng đến khách hàng: “Khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động của VietinBank. VietinBank cam kết mang đến những sản phẩm, dịch vụ và phong cách phục vụ đồng nhất, một VietinBank duy nhất đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu phù hợp của khách hàng”.
Hướng đến sự hoàn hảo: “VietinBank sử dụng nội lực, nguồn lực để luôn đổi mới, hướng đến sự hoàn hảo”.
Năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, hiện đại: “Lãnh đạo, cán bộ và người lao động VietinBank luôn thể hiện sự năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, tận tâm, minh bạch và hiện đại trong mọi giao dịch, quan hệ với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp”. Trung thực, chính trực, minh bạch, đạo đức nghề nghiệp: “Đội ngũ lãnh đạo, cán bộ và người lao động VietinBank luôn suy nghĩ, hành động đảm bảo sự công bằng, chính trực, minh bạch và trách nhiệm”.
Sự tôn trọng: “Tôn trọng, chia sẻ, quan tâm đối với khách hàng, đối tác, lãnh đạo và đồng nghiệp”.
Bảo vệ và phát triển thương hiệu: “Lãnh đạo, cán bộ và người lao động bảo vệ uy tín, thương hiệu VietinBank như bảo vệ chính danh dự, nhân phẩm của mình”.
tạo là động lực; tăng trưởng, phát triển, kinh doanh an toàn, hiệu quả, bền vững là mục tiêu. Thực hiện tốt trách nhiệm với cộng đồng, xã hội là niềm vinh dự và tự hào của VietinBank”.
3.3.1.2. Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự
Hiện nay, Vietinbank – CN Hà Nội đang có 16 PGD. Việc phân bổ nguồn nhân lực cho các phòng như hiện nay tương đối phù hợp với quy mô, mạng lưới và yêu cầu đòi hỏi cho quá trình tác nghiệp của Chi nhánh. Bộ phận quan hệ khách hàng và các bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng luôn được ưu tiên bố trí nguồn nhân lực với số lượng cũng như chất lượng lao động cao hơn so với các phòng nghiệp vụ khác do đây là bộ phận trực tiếp tạo ra lợi nhuận cho Chi nhánh. Cụ thể, số lượng cán bộ nhân viên bộ phận này chiếm tới 60% trên tổng số cán bộ nhân viên.
Trong công tác đào tạo cán bộ, Vietinbank – CN Hà Nội thường xuyên cử các cán bộ tham gia các khóa đào tạo này nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn cho đội ngũ nhân viên. Ngoài ra, Chi nhánh định kỳ hàng tháng sẽ tổ chức những buổi trao đổi chuyên môn nghiệp vụ giữa các cán bộ làm công tác tín dụng để trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm cũng như đưa ra những giải pháp để khắc phục những tồn tại trong hoạt động tín dụng tại Chi nhánh.
Trong công tác tiền lương và chế độ phúc lợi, việc áp dụng cơ chế động lực qua tiền lương, tiền thưởng bước đầu đã mang lại kết quả kinh doanh tích cực. Bên cạnh tiền lương hàng tháng, định kỳ hàng quý, Vietinbank – CN Hà Nội có chi thưởng cho nhân viên dựa trên kết quả hoàn thành nhiệm vụ.
Trong công tác đánh giá và bổ nhiệm, định kỳ hàng quý. Đối tượng được quy hoạch và bổ nhiệm là những nhân viên có năng lực về chuyên môn và quản lý, được chia ra làm ba mức: Đối tượng quy hoạch trong ngắn hạn, đối tượng quy hoạch trong trung hạn và đối tượng quy hoạch trong dài hạn. Việc chia ra các mức trong quy hoạch cán bộ cũng là cơ sở để có những chính sách đào tạo cũng như những mức thử thách phù hợp đối với những cán bộ thuộc danh sách cán bộ nguồn.
Phòng khách hàng doanh nghiệp
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng Bán LẻPhòng Dịch Vụ Khách HàngPhòng Tổ Chức Hành ChínhPhòng Hỗ Trợ Tín DụngPhòng Tổng HợpCác Phòng Giao Dịch
Ban giám đốc Vietinbank – CN Hà Nội là người trực tiếp điều hành, thiết lập và giám sát hoạt động KSNB tại chi nhánh. Thông qua các cuộc kiểm tra trực tiếp của chi nhánh hoặc các cuộc kiểm tra của kiểm tra kiểm soát nội bộ, kiểm toán độc lập mà ban giám đốc chi nhánh có cái nhìn cụ thể hơn về hoạt động KSNB tại chi nhánh, từ đó khắc phục những tồn tại, đảm bảo hoạt động tín dụng diễn ra an toàn và hiệu quả. Ban quản trị của Vietinbank thông qua hoạt động của kiểm tra kiểm soát nội bộ và kiểm toán độc lập để giám sát hoạt động của Chi nhánh, nắm bắt kịp thời những tồn tại và đưa ra phương hướng cụ thể để khắc phục.
3.3.1.4. Cơ cấu tổ chức
Vietinbank – CN Hà Nội là đơn vị kinh doanh trực thuộc Ngân hàng TMCP Việt Nam, hạch toán phụ thuộc, có con dấu riêng, được kinh doanh các ngành nghề và nội dung hoạt động theo quy định của Vietinbank.
Hiện nay, Vietinbank – CN Hà Nội đã có mạng lưới đơn vị trực thuộc gồm 16 PGD; tại Hội sở Chi nhánh có 06 phòng nghiệp vụ. Các đơn vị hoạt động theo chức năng nhiệm vụ được giao, các Phòng giao đảm bảo quy mô theo quy định, tăng trưởng và hoạt động có hiệu quả
Sơ đồ 3.1. Mô hình tổ chức của Vietinbank – CN Hà Nội
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính, Vietinbank - CN Hà Nội a. Ban Giám đốc
Ban Giám Đốc có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp các phòng. - Giám Đốc
+ Điều hành mọi hoạt động của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của đơn vị.
các phòng ban.
+ Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật đối với những hoạt động của đơn vị mình phụ trách.
- Phó Giám Đốc
+ Có trách nhiệm hỗ trợ cùng Giám Đốc trong việc tổ chức điều hành mọi hoạt động chung của chi nhánh.
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc đối với những mảng nghiệp vụ tại chi nhánh được phân công phụ trách.
b. Phòng Khách Hàng Doanh Nghiệp
- Là đơn vị tham mưu, giúp cho Lãnh đạo chi nhánh phụ trách mảng KHDN trong việc quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh của các đối tượng KHDN theo phân khúc được phân công phù hợp với định hướng, quy định của Vietinbank trong từng thời kỳ.
- Chủ động hoặc phối hợp với bộ phận nghiên cứu thị trường của khối KHDN trụ sở chính thực hiện các hoạt động tìm hiểu, nghiên cứu thị trường, đánh giá KHDN tại các địa bàn tiềm năng/từng phân khúc trong phạm vi hoạt động của chi nhánh để đề xuất lãnh đạo chi nhánh và Vietinbank trong phát triển thị trường, phát triển sản phẩm dịch vụ phù hợp nhằm đẩy mạnh công tác bán hàng, chiếm lĩnh thị phần.
- Nghiên cứu, đề xuất nhóm khách hàng mục tiêu của Chi nhánh đối với phân khúc KHDN do Phòng phụ trách trong từng thời kỳ.
- Cung cấp thông tin, dữ liệu theo yêu cầu nghiên cứu thị trường; đề xuất ý tưởng sản phẩm dịch vụ, phản ánh nhu cầu sản phẩm dịch vụ của KHDN thuộc phân khúc phụ trách tới các Phòng/ban liên quan của khối KHDN tại Trụ Sở Chính.
- Chủ động tìm kiếm, trực tiếp tiếp thị và bán các sản phẩm bán buôn, TTTM, dịch vụ,... Chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sản phẩm của ngân hàng.
- Tiếp nhận hồ sơ, tư vấn hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ. Trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng.
- Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc,
lãi (kể cả các khoản nợ đã chuyển ngoại bảng).
- Phân loại, rà soát phát hiện rủi ro. Lập báo cáo phân tích, đề xuất các biện pháp phòng ngừa, xử lý rủi ro. Thực hiện xếp hạng tín dụng nội bộ cho khách hàng theo quy định và tham gia ý kiến về việc trích lập dự phòng RRTD.
c. Phòng Bán Lẻ
- Là đơn vị tham mưu, giúp cho Lãnh đạo chi nhánh phụ trách mảng Bán Lẻ trong quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm thực hiện các chỉ tiêu bán lẻ được giao theo quy định của Vietinbank trong từng thời kỳ
- Đầu mối thực hiện các hoạt động tìm hiểu, nghiên cứu thị trường, đánh giá khách hàng bán lẻ trên địa bàn để đề xuất Ban Giám Đốc trong công tác phát triển thị trường, phát triển sản phẩm cho phù hợp với đặc thù của địa bàn để đẩy mạnh công tác bán hàng, chiếm lĩnh thị trường.
- Theo dõi tình hình biến động của thị trường, đặc biệt là về lãi suất và phí để tham mưu cho Ban Giám Đốc về chính sách lãi suất, chính sách giá khác một cách linh hoạt và cạnh tranh nhằm thu hút khách hàng, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.
- Triển khai thực hiện, đánh giá, tổng kết về các sản phẩm dịch vụ đã triển khai trên địa bàn. Đầu mối về hoạt động thẻ tín dụng và lắp đặt máy POS, ATM của chi nhánh.
- Chủ động tìm kiếm, trực tiếp tiếp thị khách hàng mới, chăm sóc, duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ để phát triển hoạt động tín dụng, huy động vốn và tích cực phối hợp với các bộ phận liên quan để bán chéo thêm các sản phẩm dịch vụ như thẻ, bảo hiểm, chuyển tiền kiều hối,....
- Tiếp nhận hồ sơ, tư vấn hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ. Trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng.
- Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi (kể cả các khoản nợ đã chuyển ngoại bảng).
- Phân loại, rà soát phát hiện rủi ro. Lập báo cáo phân tích, đề xuất các biện pháp phòng ngừa, xử lý rủi ro. Thực hiện xếp hạng tín dụng nội bộ cho khách hàng theo quy định và tham gia ý kiến về việc trích lập dự phòng RRTD.
d. Phòng Dịch vụ khách hàng
- Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc trong công tác cung cấp dịch vụ liên quan đến kế toán cho khách hàng, thực hiện hạch toán kế toán, quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ; quản lý hệ thông máy tính và điện toán; quản lý tài sản, công cụ dụng cụ... tại chi nhánh, đồng thời vị tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc trong công tác quản lý, sử dụng tiền mặt vật lý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, hồ sơ TSBĐ.... của chi nhánh tại nơi giao dịch, kho bảo quản và trên đường vận chuyểntheo quy định của Vietinbank trong từng thời kỳ.
- Tư vấn, hỗ trợ khách hàng sử dụng các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng và chuyển thông tin khách hàng sang phòng KHDN hoặc Phòng Bán Lẻ để bán chéo sản phẩm.
- Kế toán nội bộ lập kế hoạch tài chính, kế hoạch chi tiêu nội bộ... theo yêu cầu quản lý và hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
- Quản lý, duy trì công nghệ thông tin tại chi nhánh - Điều hành tiền mặt theo định hướng tiết kiệm, hiệu quả
- Quản lý an toàn toàn bộ tiền mặt vật lý, giấy tờ có giá....tại nơi giao dịch, trong kho tiền và trên đường vận chuyển.
- Giám sát, kiểm tra kho tiền và các thiết bị an toàn kho quỹ chuyên dùng trong kho, tại quầy giao dịch. Tổ chức thực hiện việc chấp hành chế độ ra vào kho tiền theo quy định.
e. Phòng Tổ chức hành chính
- Đầu mối tham mưu, đề xuất, giúp việc Giám đốc về triển khai thực hiện công tác tổ chức - nhân sự và phát triển nguồn nhân lực tại Chi nhánh.
- Tổ chức triển khai thực hiện và quản lý công tác thi đua khen thưởng của Chi nhánh theo quy định.
- Tham gia ý kiến về kế hoạch phát triển mạng lưới, chuẩn bị nhân sự cho mở rộng mạng lưới, phát triển các kênh phân phối sản phẩm; trực tiếp hoàn tất thủ tục mở Quỹ tiết kiệm/Phòng giao dịch/Chi nhánh mới;
- Quản lý hồ sơ (sắp xếp, lưu trữ, bảo mật) hồ sơ cán bộ. Hướng dẫn cán bộ kê khai lý lịch, kê khai tài sản (đối với cán bộ thuộc chức danh phải kê khai), bổ sung lý lịch hàng năm theo quy định.
- Thực hiện công tác văn thư theo quy định: quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, sách báo, công văn đi - đến theo đúng quy trình, quy chế bảo mật. Quản lý, sử dụng con dấu của Chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật và của Vietinbank.
f. Phòng Hỗ Trợ Tín Dụng
- Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc trong công tác vận hành, tín dụng phù hợp với định hướng, quy định của Vietinbank trong từng thời kỳ.
- Kiểm soát sự tuân thủ các văn bản chính sách tín dụng khi thẩm định và quyết định tín dụng của Chi nhánh thuộc phạm vi kiểm soát của phòng.
- Rà soát hồ sơ giải ngân, công chứng, chứng thực hợp đồng bảo đảm, đăng ký giao dịch bảo đảm.
- Quản lý, lưu hồ sơ tín dụng gốc, tác nghiệp trên hệ thống
- Kiểm soát sau hồ sơ TSBĐ phát sinh tại Phòng Giao Dịch. Kiểm soát sau hồ sơ giải ngân các hồ sơ vượt thẩm quyền của phòng giao dịch.
- Ghi nhận, theo dõi và xác nhận tình trạng khắc phục chỉnh sửa lỗi không tuân thủ của Chi nhánh đối với các công việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
g. Phòng Tổng Hợp
- Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc trong công tác xây dựng, giao kế hoạch, tổng hợp báo cáo; quản lý chất lượng, quản lý rủi ro và xử lý nợ có vấn đề và phòng chống rửa tiền, phòng chống gian lận tại Chi nhánh theo quy định của Vietinbank trong từng thời kỳ.
- Theo dõi, đôn đốc, đề xuất biện pháp chỉnh sửa, khắc phục, chấn chỉnh sau thanh tra, kiểm tra, KTNB nhằm phòng ngừa, hạn chế rủi ro tại chi nhánh. Thực hiện báo cáo, lưu trữ hồ sơ liên quan đến các sai sót, khắc phục sau thanh tra, kiểm
tra, KTNB tại Chi nhánh. Đầu mối làm việc, phối hợp với các phòng ban liên quan để thu thập các hồ sơ liên quan theo yêu cầu của các đoàn thanh tra, kiểm tra.
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc chi nhánh trong điều hành hoạt động kinh doanh. - Đầu mối tổ chức triển khai, giám sát việc áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 tại chi nhánh.
- Làm đầu mối báo cáo thống kê, báo cáo sơ kết....của chi nhánh theo quy định của ngân hàng nhà nước, ngân hàng công thương.
- Thực hiện công tác quản lý rủi ro hoạt động tại chi nhánh
- Thực hiện công tác quản lý và giám sát bảo hiểm rủi ro hoạt động - Thực hiện công tác phòng chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố - Quản lý và xử lý nợ có vấn đề
h. Các Phòng Giao Dịch
Hiện tại Vietinbank – CN Hà Nội đang có 16 PGD phân bổ đều tại các khu vực thuận tiện cho khách hàng giao dịch.