- Cán bộ QHKH/cán bộ hỗ trợ tín dụng thông báo số tài khoản giải ngân trên giấy nhận nợ, chuyển giẩy nhận, lệnh chi cho bộ phận kế toán giao dịch
b. Phát hành cam kết bảo lãnh, L/C, chiết khấu, bao thanh toán
3.3.5. Hoạt động giám sát
Hiện nay Vietinbank đang áp dụng mô hình 3 tuyến phòng thủ trong quản trị rủi ro ngân hàng với các bộ phận như sau:
- Tuyến phòng thủ thứ nhất là các khối kinh doanh, bán hàng, các chuyên viên khách hàng, chi nhánh, các đơn vị vận hành tại hội sở... Nhiệm vụ chính của các đơn vị này là xác định, đánh giá, ngăn ngừa, báo cáo và theo dõi các rủi ro phát sinh trong hoạt động kinh doanh và các quy trình vận hành khác; bảo vệ lợi ích
của đơn vị thông qua việc tự đánh giá rủi ro và kiểm soát tính hiệu quả của từng đơn vị.
- Tuyến phòng thủ thứ hai là khối quản trị rủi ro, khối tuân thủ, quản trị rủi ro hoạt động và pháp chế. Tuyến này có rất nhiều nhiệm vụ, trong đó quan trọng hơn cả là việc độc lập đánh giá và kiểm soát (kiểm tra và cân đối) tính hiệu quả của hệ thống ở tuyến phòng thủ thứ nhất; quản lý rủi ro chính thông qua việc thiết lập khẩu vị rủi ro/chính sách cho vay, xây dựng quy trình/hướng dẫn tín dụng và cho vay, theo dõi, cảnh báo sớm, quản trị danh mục…; giám sát các chương trình kiểm soát nội bộ, tuân thủ…
- Tuyến phòng thủ thứ ba là bộ phận KTNB. KTNB là bộ phận trực thuộc Ban kiểm soát và không thuộc Ban điều hành củaNgân hàng, nên việc đánh giá 2 tuyến phòng thủ trước và các rủi ro có thể xảy ra được thực hiện độc lập và khách quan.
Đại hội đồng cổ đông Ban Kiểm
Soát
Hội đồng quản trị
Ủy ban quản lý rủi ro Ban điều hành Ban rủi ro Phòng Quản lý rủi ro hoạt động Phòng kiểm toán nội bộ Khối KHDN KKhối Bán lẻ Trung tâm TTTM Trung tâm thanh toán Phòng TTKQ Phòng KTKS NB Phòng Đinh chế tài chính Các đơn vị khác tại TSC Phòng Kiểm soát TSC
Các đơn vị khác tại TSC trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh
Chi nhánh
Hiện tại, Vietinbank – CN Hà Nội chưa thành lập ủy ban kiểm soát hay bộ phận KSNB tại Chi nhánh. Việc không có bộ phận KSNB tại Chi nhánh dẫn đến công tác kiểm soát chưa thực sự sát sao, thường xuyên và liên tục. Tính độc lập của các thành viên trong hoạt động kiểm soát còn hạn chế.
Hoạt động giám sát hoạt động tín dụng của Chi nhánh chủ yếu được thực hiện thông Các phòng kiểm soát trực thuộc trụ sở chính và Phòng KTNB. Hoạt động giám sát được thực hiện bằng cách kiểm soát từ xa qua hồ sơ Scan trên hệ thống và kiểm tra trực tiếp tại chi nhánh.
Quy trình thông thường một cuộc tra kiểm tra hoạt động tín dụng thông qua bộ phận KTKSNB/KTNB như sau:
Bước 1: Triển khai kế hoạch kiểm tra Bước 2: Chuẩn bị kiểm tra
1. Chuẩn bị tài liệu
Căn cứ vào kế hoạch kiểm tra, Trưởng đoàn/ Tổ kiểm tra chuẩn bị tài liệu phục vụ cho công tác kiểm tra, bao gồm:
- Các văn bản pháp luật có liên quan đến nghiệp vụ tín dụng, lĩnh vực kiểm tra (nếu có), các văn bản của Ngân hàng nhà nước, của Vietinbank cần thiết phục vụ cuộc kiểm tra
- Các tài liệu, thông tin, hồ sơ, báo cáo liên quan đến đối tượng được kiểm tra, đặc điểm của Chi nhánh được kiểm tra. Thông tin có thể khai thác từ nhiều nguồn: hệ thống báo cáo, hồ sơ máy trên các phần mềm của Vietinbank, kết quả kiểm tra/giám sát/kiểm toán từ các phòng/ban Trụ sở chính, kết luận thanh tra, kiểm toán ngoại ngành
2. Lập đề cương kiểm tra
- Nguyên tắc lập đề cương kiểm tra: Trên cơ sở nhận diện rủi ro hoạt động tín dụng của Chi nhánh, đơn vị kiểm tra lập đề cương kiểm tra. Nội dung đề cương kiểm tra bao gồm: mục đích, yêu cầu, phương pháp, thời hiệu, phạm vi chọn mẫu và nội dung kiểm tra, tổ chức thực hiện kiểm tra nhằm đáp ứng mục tiêu của cuộc kiểm tra
3. Lựa chọn, bố trí nhân sự/lập Quyết định thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra
Đoàn/Tổ kiểm tra cân đối nguồn lực để đề xuất nhân sự, thời gian thực hiện kiểm tra cho Đoàn/Tổ kiểm tra
- Cấp có thẩm quyền phê duyệt Quyết định thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra
- Phòng KTKSNBKV lập Thông báo kiểm tra theo kế hoạch gửi Chi nhánh
4. Gửi Quyết định thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra
Quyết định thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra/Thông báo kiểm tra của phòng KTKSNBKV được gửi cho Chi nhánh được kiểm tra trước ít nhất 02 ngày khi Đoàn/Tổ kiểm tra thực hiện kiểm tra (trừ trường hợp kiểm tra đột xuất)
Trên cơ sở Quyết định thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra/Thông báo kiểm tra của Phòng KTKSNBKV, Trường đoàn/Tổ trưởng kiểm tra thống nhất với Giám đốc Chi nhánh được kiểm tra về phương thức kiểm tra. Trường hợp kiểm tra từ xa trước khi đến Chi nhánh, Trưởng Đoàn/Tổ kiểm tra đề nghị Chi nhánh cung cấp bổ sung thông tin, hồ sơ, tài liệu để thực hiện. Việc kiểm tra từ xa được thực hiện trên hồ sơ theo các nội dung hướng dẫn tại Bước 3 của Quy trình và tiếp tục thực hiện quy trình khi kiểm tra trực tiếp tại Chi nhánh
5. Họp Đoàn/Tổ kiểm tra
Trưởng đoàn/Tổ trường tổ chức họp Đoàn/Tổ kiểm tra để phổ biến, triển khai quyết định thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra đã được phê duyệt/kế hoạch kiểm tra.
Nguyên tắc: tổ chức họp trực tiếp tại Đơn vị đầu mối kiểm tra; các thành viên ở xa có thể họp trực tuyến sau khi Trưởng đoàn/Tổ trưởng đồng ý
Nội dung cơ bản tại cuộc họp như sau:
- Quán triệt mục đích, yêu cầu của cuộc kiểm tra;
- Thống nhất về phương pháp, cách thức tổ chức tổ chức tiến hành kiểm tra, tiến độ thực hiện, chế độ thông tin báo cáo, việc sử dụng phương tiện, thiết bị và những điều kiện vận chất cần thiết phục vụ cho hoạt động của Đoàn/Tổ kiểm tra (nếu có)
- Làm rõ phạm vi, thời hiệu, kế hoạch thực hiện, thời gian hoàn thành và nội dung công việc. Định hướng trọng tâm, trọng điểm, nhấn mạnh các nội dung cần kiểm tra chuyên sâu
- Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong Đoàn/Tổ kiểm tra chịu trách nhiệm độc lập với công việc được giao hoặc từng nhóm chuyên đề (nếu có). Việc phân công nhiệm vụ phải được lập thành văn bản.
6. Thông báo việc công bố Quyết đinh thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra
Trưởng Đoàn/Tổ trưởng thông báo tới Giám đốc Chi nhánh được kiểm tra về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự buổi công bố quyết định thành lập Đoàn/Tổ
kiểm tra tối thiểu 01 ngày trước khi công bố quyết định thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra
Bước 3: Thực hiện kiểm tra
1. Công bố Quyết định thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra tại chi nhánh được kiểm tra Trưởng Đoàn/Tổ trưởng công bố quyết định thành lập Đoàn/Tổ kiểm tra tại Chi nhánh được kiểm tra, thống nhất với Giám đốc Chi nhánh được kiểm tra về: kế hoạch, địa điểm làm việc, phương tiện, thời gian làm việc và các tài liệu mà Chi nhánh có trách nhiệm cung cấp cho Đoàn/Tổ kiểm tra; cứ cán bộ Chi nhánh làm đầu mối liên hệ với Đoàn/Tổ kiểm tra và các điều kiện khác phụ vụ cho công tác kiểm tra thông suốt trong thời gian kiểm tra tại Chi nhánh
2. Yêu cầu cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu
Căn cứ nhiệm vụ được giao và trên cơ sở đề nghị của thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra, Trưởng Đoàn/Tổ kiểm tra lập Biên bản yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu cần thiết gửi Chi nhánh được kiểm tra để phục vụ công tác kiểm tra
Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra có trách nhiệm ký nhận vào Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu, bảo quản, khai thác, sử dụng đúng mục đích; không để thất lạc, không đánh dấu hoặc ghi ký hiệu vào hồ sơ, tài liệu.
Đối với các giấy tờ gốc/bản chính như hồ sơ TSBĐ, giấy tờ có giá,… nếu có yêu cầu kiểm tra, đối chiếu bản gốc/chính, Trưởng Đoàn/Tổ trưởng phải gửi văn bản yêu cầu Chi nhánh được kiểm tra mở niêm phong, quản lý theo đúng chế độ quy định tạm xuất hồ sơ TSBĐ để xuất trình cho Đoàn/Tổ kiểm tra và ngay khi thực hiện kiểm tra xong, cán bộ nghiệp vụ chi nhánh được kiểm tra phải thực hiện thủ tục nhập lại hồ sơ TSBĐ tạm xuất theo đúng quy định hiện hành của Vietinbank
3. Kiểm tra chi tiết
- Kiểm tra hình thức, nội dung hồ sơ, tài liệu: Kiểm tra, đối chiếu, xác định, đánh giá tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp, sự tuân thủ của hồ sơ, tài liệu, chứng từ (số lượng, các yêu tố cơ bản, sự phê duyệt,..) so với quy định của Pháp luật, so với quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ và văn bản chỉ đạo của Vietinbank trong từng thời kỳ. Đánh giá việc tuân thủ quy chế, quy trình nghiệp vụ của Chi nhánh được kiểm tra
- Kiểm tra sự khớp đúng giữa hồ sơ máy và hồ sơ giấy; đối chiếu giữa chứng từ nghiệp vụ phát sinhvới báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp để phát hiện các khoản mục bất hợp lý, chưa chính xác; các tài khoản/khoản mục được ghi nhận/được hạch
toán chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành/sai quy trình nghiệp vụ tín dụng trong hệ thống Vietinbank
- Phân tích các thông tin, số liệu trên các tài liệu được cung cấp; kết hợp với kiểm tra, đối chiếu hồ sơ tài liệu để phát hiện các lỗi (sai sót, vi phạm) điển hình, phổ biến, tiềm ẩn rủi ro/RRTD của Chi nhánh được kiểm tra
- Kiểm tra, xác minh, đối chiếu thực tế: Tùy theo tính chất, yêu cầu của từng cuộc kiểm tra, mức độ phức tạp của hồ sơ cần kiểm tra…., cán bộ kiểm tra đề nghị với Trưởng đoàn/Tổ trưởng tổ chức đi kiểm tra, xác minh, đối chiếu thực tế khách hàng hoặc bên thứ ba có liên quan. Việc đối chiếu phải tiến hành kiểm tra trực tiếp tại trụ sở, nơi cư trú, địa chỉ kho hàng (nếu có), địa chỉ các TSBĐ,… của khách hàng vay hoặc bên thứ ba có liên quan. Việc xác minh, đối chiếu phải lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký của khách hàng, của bên thứ ba (nếu có) và/hoặc lãnh đạo phòng khách hàng/PGD/cán bộ QHKH của Chi nhánh được kiểm tra (trường hợp cần thiết phải có thành phần Ban giám đốc Chi nhánh được kiểm tra cùng ký trên biên bản kiểm tra). Trường hợp, khách hàng vay hoặc bên thứ ba (nếu có) không đồng ý ký trên biên bản, cán bộ kiểm tra cần ghi rõ lý do khách hàng không đồng ý ký trong biên bản kiểm tra đối chiếu thực tế và lưu giữ các bằng chứng đính kèm và có chữ ký xác nhận của lãnh đạo phòng khách hàng/PGD/cán bộ QHKH của Chi nhánh được kiểm tra.
- Quan sát, phỏng vấn làm việc với lãnh đạo phòng khách hàng/PGD/cán bộ QHKH của Chi nhánh được kiểm tra để tìm hiểu công tác quản trị điều hành, cơ chế quản trị RRTD, cách thức tác nghiệp… nhằm đánh giá môi trường kiểm soát của Chi nhánh được kiểm tra, từ đó điều chỉnh mẫu kiểm tra và xác định các thủ tục kiểm tra bổ sung (nếu cần)
- Căn cứ vào phương pháp kiểm tra nêu trên, cán bộ kiểm tra tổng hợp và kết luận đối tượng bị kiểm tra, trường hợp có sai phạm đề nghị cán bộ kiểm tra xác định nguyên nhân, mức độ tính chất vi phạm của tập thể, cá nhân có liên quan
- Ghi nhận kết quả kiểm tra bằng văn bản và thông qua đối với bộ phận nghiệp vụ tín dụng hoặc lãnh đạo phòng khách hàng/PGD hoặc Giám đốc Chi nhánh được kiểm tra
4.1. Thay đổi kế hoạch cuộc kiểm tra
- Trong quá trình thực hiện kiểm tra, tùy theo tình hình thực tế, Trưởng Đoàn/Tổ trưởng báo cáo kịp thời về Đơn vị kiểm tra và lập tờ trình đề xuất thay đổi kế hoạch kiểm tra (nếu có) trình Cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt
Nội dung tờ trình thay đổi kế hoạch cuộc kiểm tra bao gốm: lý do thay đổi, hủy, hoãn thực hiện cuộc kiểm tra; tăng/giảm/thay thế nhận sự Đoàn/Tổ kiểm tra; kéo/dài rút ngắn thời gian thực hiện cuộc kiểm tra; mở rộng/rút gọn phạm vi, nội dung, thời hiệu, đối tượng kiểm tra,…
- Trưởng Đoàn/Tổ trưởng chỉ đạo Đoàn/Tổ kiểm tra thực hiện các nội dung thay đổi cuộc kiểm tra sau khi được Cấp có thẩm quyền phê duyệt thay đổi kế hoạch kiểm tra. Sau khi nội dung thay đổi cuộc kiểm tra được Cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thực hiện thông báo lại cho Chi nhánh được kiểm tra
4.2. Xử lý các vấn đề phát sinh khác
- Trưởng Đoàn/Tổ trưởng và các thành viên trong Đoàn/Tổ kiểm tra chủ động xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tra theo thẩm quyền và khả năng xử lý của mình
- Trong quá trình thực hiện kiểm tra tại Chi nhánh được kiểm tra, nếu phát sinh các vấn đề phức tạp, có dầu hiệu RRTD cao, khả năng tổn thất lớn,…, vượt quá khả năng, thẩm quyền của Đoàn/Tổ kiểm tra, Trưởng Đoàn/Tổ trưởng báo cáo kịp thời về Đơn vị đầu mối kiểm tra để được chỉ đạo cụ thể.
- Trong quá trình thực hiện kiểm tra, nếu phát hiện các dấu hiệu vi phạm pháp luật, vi phạm nghiêm trọng hoặc vi phạm mang tính phổ biển, tính hệ thống quy định, quy chế, quy trình tín dụng của Vietinbank, báo cáo ngay về Vietinbank (thông qua đơn vị Đầu mối kiểm tra) kể từ khi phát hiện vi phạm để Cấp có thẩm quyền quyết định
5. Giao trả hồ sơ, tài liệu
Sau khi kết thúc việc kiểm tra, Trưởng đoàn/Tổ trưởng/thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra có trách nhiệm giao trả hồ sơ, tài liệu kiểm tra cho các phòng ban liên quan đến nghiệp vụ tín dụng tại Chi nhánh được kiểm tra, ký xác nhận vào Biên bản giao nhận hồ sơ
Bước 4: Tổng hợp kết quả kiểm tra
Tùy theo tính chất, phạm vi kiểm tra, kết quả kiểm tra của từng Đoàn/Tổ kiểm tra, Trưởng Đoàn/Tổ kiểm tra yêu cầu các thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra tổng hợp kết quả kiểm tra do mình thực hiện trong vòng 02 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra gửi Trưởng Đoàn/Tổ kiểm tra
Trưởng Đoàn/Tổ kiểm tra có trách nhiệm rà soát lại kết quả kiểm tra và thống nhất nội dung tổng hợp với các thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra
Trường hợp cần thiết, Trưởng Đoàn/Tổ kiểm tra có thể yêu cầu thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra làm rõ các nội dung chưa rõ ràng hoặc thu thập thêm bằng chứng bổ sung làm căn cứ hoặc loại bỏ các nội dung chưa rõ ràng, thiếu căn cứ vào tổng hợp kết quả kiểm tra.
2. Dự thảo Biên bản kiểm tra
Căn cứ vào kết quả kiểm tra của từng thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra đã được rà soát, Trưởng Đoàn/Tổ trưởng hoàn thành dự thảo Biên bản kiểm tra tối đa 07 ngày làm việc kể từ khi kết thúc kiểm tra tại Chi nhánh được kiểm tra và gửi cho Chi nhành (qua mail)
Dự thảo Biên bản kiểm tra phải bám sát nội dung, kế hoạch, đề cương kiểm tra, nếu rõ những nhận xét, đánh giá về hoạt động tín dụng tại Chi nhánh, chỉ rõ số lượng lỗi, những vi phạm (nếu có), nguyên nhân, trách nhiệm của cá nhân, tập thể; đưa ra cảnh báo RRTD, kiến nghị, biện pháp xử lý vi phạm.
3. Thông qua Biên bản kiểm tra
Ký thông qua Biên bản kiểm tra với Chi nhánh được kiểm tra tối đa trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi Đoàn/Tổ kiểm tra kết thúc kiểm tra tại Chi nhánh được kiểm tra
Bước 5: Văn bản chỉ đạo sau kiểm tra
Căn cứ kết quả kiểm tra, Trưởng Đoàn/Tổ trưởng kiểm tra đề xuất văn bản chỉ đạo sau kiểm tra (nếu cần) trình Cấp có thẩm quyền ký ban hành