* Về cơ cấu tổ chức phòng kế toán: kế toán trong phòng Tài chính kế toán
đôi khi phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ như vai trò là một kế toán tổng hợp. CTCP Veetex đang vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm khi kế toán quỹ, lương, tiền mặt và thủ quỹ là một người, dẫn đến thiếu sự kiểm soát và có nguy cơ gian lận. Đặc biệt,
46
trong những đợt quyết toán, kế toán công nợ phải hỗ trợ kế toán thuế hoàn thành phần việc của kế toán thuế.
* về công tác quản lý, sử dụng, luân chuyển HĐ, CT dùng cho việc nhập liệu, tính toán và kê khai thuế GTGT:
+ Đối với việc luân chuyển CT, mặc dù cơ bản CTCP Veetex đã đáp ứng được đúng, đủ về mặt pháp luật, nhưng còn một số khó khăn và bất tiện trong việc luân chuyển CT. Ví dụ, giữa phòng kế toán tài chính và kho: khi HĐ GTGT bán hàng được xuất từ phòng kế toán tài chính mà cần chữ ký của người bán hàng trước khi ký và đóng dấu. Việc chuyển HĐ, CT qua lại giữa các bộ phận nhằm hợp thức hóa HĐ, CT đó mất khá nhiều thời gian, ảnh hưởng tới việc hạch toán và quản lý HĐ, CT của kế toán thuế GTGT.
+ Đối với việc nhập HĐ đầu vào còn chậm, một số HĐ đi đường hoặc đang giải ngân làm cho quá trình hạch toán và đối chiếu gặp một số vấn đề như HĐ tháng trước phải đẩy sang tháng sau. Hoặc do trong các tháng quyết toán, lượng HĐ nhập nhiều, kế toán thuế không nhập kịp vào phần mềm. Hệ quả, đầu vào của tháng sau, đặc biệt là các tháng 1,4,7,10 là các tháng sau tháng quyết toán quý của các CN, tăng hơn các tháng khác, ảnh hưởng trực tiếp đến thuế GTGT đầu vào và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và đánh giá của các bên liên quan.
+ Đối với HĐ bán hàng xuất hủy nếu đã giao cho bên thứ 3, cần giữ lại cuống HĐ hủy và lập giấy ký xác nhận giữa hai bên nhưng CTCP Veetex chỉ mới giữ lại cuống HĐ chứ chưa có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan, cũng như chưa xin lại HĐ hủy. Số lượng HĐ xuất hủy khá nhiều, gây tổn thất về mặt kinh tế của công ty vì CTCP Veetex phải đặt mua HĐ theo đúng quy định. Đồng thời, mất thời gian cho kế toán thuế GTGT khi phải xuất hủy và xuất lại nhiều HĐ như vậy trong quý. Số liệu cụ thể được nêu tại mục “2.2.5. Hệ thống BC kế toán thuế CTCP Veetex” chương này.
+ Đối với việc sắp xếp HĐ GTGT, đặc biệt là HĐ GTGT đầu vào còn gặp nhiều khó khăn về diện tích và kho lưu trữ. Máy móc in HĐ đầu ra còn gặp trục trặc khá thường xuyên.
47
* về hình thức kế toán và sổ sách kế toán thuế GTGT
+ Đối với các Sổ chi tiết TK1331, TK3311, TK3331 và TK1311, sổ Nhật ký chung hay Sổ Cái, CTCP Veetex quản lý bằng kế toán máy và thường có sự chậm trễ trong việc in các sổ này để sao lưu bản cứng. Các bản cứng của sổ sách in ra với tâm thế lưu hành nội bộ thường thiếu các dấu và chữ ký liên quan, chỉ khi nào cần cho bên thứ ba hoặc diễn ra các hoạt động của cơ quan thuế thì kế toán thuế CTCP Veetex mới thực hiện hoàn thiện thủ tục. Điều này rất nguy hiểm khi có sự gian lận, dễ thất lạc, lẫn giấy tờ gốc với các bản sao và photo.
+ Các số liệu giữa các sổ và Tờ khai thuế GTGT đôi khi có sự sai lệch. Ví dụ sai về Doanh thu mua hàng, bán hàng dẫn đến sai lệch về Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế GTGT đầu ra. Số liệu phân tích đã được nêu ở mục “2.2.5. Hệ thống BC kế toán thuế GTGT CTCP Veetex” cùng chương.
+ Nhầm lẫn giữa thuế các mặt hàng chịu thuế 0% và các mặt hàng không chịu thuế hoặc không phải kê khai, tính thuế. Từ đó thuế hiện trên Bảng kê không đúng, khi so sánh đối chiếu mất thời gian để sửa lại.
+ Phần mềm Veetex 2017 của CTCP Veetex đôi khi gặp phải những lỗi như không hiện đủ TK156 và 1331 trên phần mềm, lỗi xuất file, lỗi backup dữ liệu, các lỗi nghiêm trọng liên quan đến tính toán giá trung bình HTK,..vv..
* về hệ thống báo cáo thuế GTGT:
+ Giống như các sổ sách liên quan đến thuế GTGT, Tờ khai thuế và BC tình hình sử dụng HĐ thường chậm trễ trong việc hoàn thành con dấu và chữ ký.
+ Đối với Tờ khai thuế GTGT thường được khai khi so sánh thủ công những HĐ, CT mua vào và bán ra với Bảng kê mua hàng/ bán hàng do không có đủ thời gian và nhân lực đối chiếu hết những sổ sách liên quan. Ví dụ như số liệu trong sổ chi
tiết và sổ cái, sổ chữ T của 1 TK của các TK1331, TK3331, TK 3311 và TK1311. Điều đó dẫn đến dù đã kê và nộp Tờ khai GTGT xong, số liệu trên sổ vẫn chưa khớp với nhau và với tờ khai, CTCP Veetex sẽ phải mất thời gian để điều chỉnh, sửa chữa số liệu trong phần mềm hoặc lập Tờ khai bổ sung, điều chỉnh trong tương lai.
48
3.1.3. Nguyên nhân các tồn tại trong kế toán thuế GTGT CTCP Veetex
* Nguyên nhân khách quan
+ Sự thay đổi, chỉnh sửa, bổ sung liên tục của NN liên quan đến HĐ, CT, kê khai và nộp thuế GTGT khiến DN liên tục cập nhật và thực hiện theo quy chế NN. Việc cập nhật đòi hỏi sự nhanh nhạy và linh hoạt của kế toán thuế trong DN cũng như cần thời gian để thay đổi, thực hiện theo quy chế mới.
+ Bên ký hợp đồng phần mềm với CTCP Veetex chưa sát sao trong việc nâng cấp, xử lý lỗ hổng trong hạch toán cũng như công thức tính toán GVHB và giá bán trung bình của HHDV mặc dù CTCP Veetex luôn nhắc nhở và có những đề nghị với bên thiết kế phần mềm. Từ đó dẫn đến sai về giá vốn cũng như doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra của DN.
+ Thiếu sự kiểm soát sát sao của cơ quan Thuế và các bên liên quan nên CTCP Veetex có phần ỷ lại, chậm trễ trong việc in các sổ chi tiết TK1331 và TK3331 từ phần mềm.
+ Do thiếu quỹ tiền mặt, CTCP Veetex cần vay tiền ngân hàng để quay vòng vốn. Nguyên nhân một phần có thể thấy số liệu ở mục 2.2.5 đã phân tich cho thấy doanh thu mua hàng trong tháng 12 năm 2018 lớn hơn rất nhiều so với doanh thu bán hàng cùng kỳ kế toán (1.546.661.685 VNĐ > 487.163.145 VNĐ). Do đó, trong thời gian Ngân hàng xử lý, giữ các HĐ đầu vào trong thời gian giải ngân nên các HĐ khi trả về có thể đã qua kỳ quyết toán, hoặc dễ bị nhập 2 lần, dẫn đến hạch toán thêm 1 PKT hoặc bị nhân đôi doanh thu và thuế nếu không kiểm tra kỹ càng. Thời gian trung bình Ngân hàng giữ HĐ gốc là 6 ngày kể từ ngày mang HĐ đi giải ngân, chưa tính ngày nghỉ, lễ tết.
+ Do quy trình và thời gian vận chuyển HĐ, CT: HĐ, CT gốc ở các Chi nhánh thường mất thời gian để gửi qua bưu điện về tới trụ sở chính của CTCP Veetex tại Hà Nội; Do HĐ, CT cần chữ ký của nhiều bộ phận sẽ được luân chuyển qua nhiều bộ phận, mỗi nơi thường mất vài ngày trước khi chuyển đến bộ phận tiếp theo. Tính toán cho thấy thời gian luân chuyển của HĐ, CT trung bình là 1,3 ngày.
49 * Nguyên nhân chủ quan
+ Sự thiếu hụt về nguồn nhân lực có kinh nghiệm: Vì CTCP Veetex là công ty gia đình với quy mô vừa, số lượng nhân sự đang thiếu hụt, nên các kế toán trong phòng Tài chính kế toán đôi khi phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ. Riêng bộ phận kế toán thuế, hiện tại chỉ có trưởng bộ phận là người có nhiều kinh nghiệm nhất vừa đi làm lại sau thời gian 7 tháng nghỉ sinh, 4 nhân viên còn lại là những người có ít kinh nghiệm chưa đến 6 tháng. 2 trong 4 nhân viên là phụ trách chính về thuế GTGT. Điều này dẫn đến sự khó khăn khi làm việc do việc mắc sai sót khi mới bắt đầu và sự tốn thời gian khi xử lý các công việc tồn đọng trong năm 2018 và hệ quả từ thời gian nghỉ sinh của trưởng bộ phận thuế. Điều nay ảnh hưởng trực tiếp đến sai số trên các sổ và số lượng HĐ sai tăng nhiều trong năm vừa qua. Điều này đã được nhắc đến ở mục “2.2.5. Hệ thống BC kế toán thuế GTGT CTCP Veetex”.
+ Chế độ đãi ngộ và môi trường làm việc: Tỷ lệ nhân viên xin nghỉ tăng 1,2 lần so với cùng kỳ năm trước. Theo mẫu Đơn phỏng vấn thôi việc, trong số các nhân viên kế toán thuế, 50% nhân viên nêu lý do thôi việc do mức lương thấp, 30% nếu lý do tại áp lực công việc và 20% do đồng nghiệp. Trong số 30%, lý do chủ yếu là do lượng HĐ đầu vào quá nhiều không nhập kịp trong kỳ, công việc sắp xếp và đối chiều HĐ, CT cuối kỳ quyết toán nhiều. Từ đó dẫn đến việc làm nhanh, làm ẩu, dẫn đến sai số trên sổ sách.
+ Quản lý chưa nghiêm trong việc hợp pháp hóa HĐ, CT, sổ sách và Tờ khai GTGT bằng con dấu và chữ ký. Nới lỏng quản lý có thể ảnh hưởng tới sự chuyên nghiệp và thái độ làm việc của nhân viên kế toán thuế nói chung và hiệu quả công việc cũng như tính hợp quy chuẩn của giấy tờ liên quan đến kế toán thuế GTGT.
+ Phòng kế toán đặc biệt là bộ phận kế toán thuế cần nhiều không gian để lưu trữ HĐ, CT. Tuy nhiên, không gian công ty cung cấp chưa đủ để sắp xếp HĐ, CT liên quan đến kế toán thuế GTGT một cách hợp lý nhất.
Các nguyên nhân chủ quan kể trên là những nguyên nhân CTCP Veetex có thể khắc phục nhằm hoàn thiện công tác kế toán thuế GTGT của DN.
50
3.2. Định hướng của Công ty Cổ phần Veetex và yêu cầu hoàn thiện kế toánthuế GTGT CTCP Veetex