* Tôn trọng chính sách, chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán: DN dù trong lĩnh vực nào cũng cần tuân thủ quy định, chính sách của NN trong việc sử dụng, ghi chép HĐ, CT, tính toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kê khai và nộp thuế. Điều này vừa thuận tiện trong công tác quản lý, vừa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, tránh trường hợp sai phạm. Trong trường hợp sai phạm, sẽ có sự can thiệp của cơ quan thuế, và tùy vào mức độ và nguyên nhân sai phạm, cán bộ thuế sẽ có cách xử lý theo quy định.
* Hoàn thiện kế toán thuế GTGT phù hợp với đặc điểm của đơn vị: Thực thi theo quy định của NN, tuy nhiên, CTCP Veetex nói riêng và các DN nói chung không nên có những áp đặt máy móc mô hình thực hiện của các đơn vị khác vào đơn vị mình. Trường hợp khác ngành nghề, mọi mặt đều khác nhau, từ sản phẩm kinh doanh đến đặc thù các sản phẩm. Trường hợp cùng ngành nghề, các DN cũng không thể nào giống y hệt nhau về quy mô, trang thiết bị hay đặc biệt là nguồn nhân lực. Vì vậy, DN cần áp dụng chính sách phù hợp nhất với điều kiện và tình hình hoạt động của công ty, giúp công ty vận hành có hiệu quả.
52
* Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: Thông tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công hay thất bại của một DN. Giống như việc nắm bắt đặc điểm của khách hàng và thị trường trước thì công ty có thể chiếm lĩnh thị trường đó trước, thì việc cập nhật thông tin trong lĩnh vực kế toán cũng tương tự như vậy. Không chỉ cập nhật nhanh nhất các sửa đổi, bổ sung về thuế GTGT, những thay đổi đó phải được cập nhật và thể hiện trong công tác thuế GTGT của công ty, cụ thể là việc thay đổi cách hạch toán, cách vào số TK, cách ghi sổ hay quy định về các HĐ, CT.
* Đảm bảo tính khả thi và hiệu quả: Không chỉ trên dự án, kế hoạch hay giấy tờ, công tác kế toán thuế GTGT chỉ có thể được hoàn thiện nếu có thực hiện và thực hiện hiệu quả những đề xuất hợp lý, hợp pháp từ nhiều nguồn. Từ đó, hiệu quả công việc được nâng cao, đem lại kết quả thực tiễn cho DN.
3.3. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thuế GTGT
3.3.1. Vấn đề thiếu nhân sự của phòng Tài chính kế toán và bộ phận thuế
* Vấn đề tồn tại: Giải quyết vấn đề bất kiêm nhiệm tại phòng Kế toán tài chính và vấn đề thiếu nhân sự bộ phận kế toán thuế, đặc biệt khi kế toán thuế GTGT chiếm nhiều thời gian nhất trong các loại thuế.
* Lý do cần giải quyết: Vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm, dẫn đến thiếu sự kiểm soát và có nguy cơ gian lận. Kế toán công nợ phải hỗ trợ kế toán thuế hoàn thành phần việc của kế toán thuế ảnh hưởng đến tiền độ hoàn thành công việc của kế toán công nợ và chất lượng làm việc của kế toán thuế GTGT khi kế toán công nợ không có chuyên môn bên kế toán thuế, dễ dẫn đến sai sót.
* Cách giải quyết:
+ Thứ nhất, cần phân tách nhiệm vụ công việc một cách hợp lý và hợp pháp hơn. Có 2 kế toán thanh toán làm các nhiệm vụ như trả lương, quản lý quỹ, kiểm soát thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Vì vậy, CTCP Veetex có thể giao trách nhiệm thủ quỹ cho người làm ít hơn và đánh tin cậy hơn. Theo quy định, người thanh toán và cầm quỹ phải là hai người khác nhau. Tuy nhiên, dựa trên thực tế lượng công việc và điều kiện trả lương của CTCP Veetex, khó có thể đáp ứng hoàn
53
toàn yêu cầu trên, thì việc phân quyền lại có thể thực hiện bởi Ban Giám đốc công ty mà không ảnh hưởng quá nhiều đế các bên, lại làm tăng tính minh bạch và bất kiêm nhiệm.
+ Thứ hai, cần tuyển thêm nhân sự kế toán thuế, khi mà công việc không xử lý hết trong thời gian quy định sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới việc nộp thuế đúng hạn và đúng số tiền. Chưa kể với số lượng công việc luôn tồn đọng, áp lực công việc nhiều dẫn đến hiệu suất và hiệu quả công việc không được như ý muốn. Áp lực về thời gian dễ dẫn đến sai sót trong quá trình hạch toán hay ghi chép HĐ, CT. Vì thế, về lâu dài phòng Hành chính - Nhân sự cần tuyển cho phòng kế toán thêm hai đến ba nhân viên kế toán thuế có kinh nghiệm. Đồng thời, CTCP Veetex nên xem xét lai mức lương trả cho nhân viên kế toán thuế. Trước mắt, khi chưa tuyển được nhân viên, kế toán thuế có thể nhờ nhân viên nội bộ hỗ trợ. Tuy nhiên, việc này chỉ có thể thực hiện trong thời gian ngắn vì lại vi phạm tính bất kiêm nhiệm và tạo ra thêm áp lực cho đội công nợ.
3.3.2. Vấn đề chậm trễ trong luân chuyển HĐ, CT
* Vấn đề tồn tại: Các CT luân chuyển thường bị chậm trễ do quá trình vận chuyển từ cửa hàng hoặc kho đến trụ sở văn phòng công ty hoặc mang HĐ, CT gốc đi giải ngân.
* Lý do cần giải quyết: Ảnh hưởng đến tiến độ nhập HĐ GTGT đầu vào, tiến độ và trật tự sắp xếp, lưu trữ HĐ, CT do công việc thường bị dồn vào cuối kỳ, hoặc HĐ, CT đến chậm so với kỳ đó, dẫn đến việc hạch toán dễ nhầm lẫn, hoặc ghi nhận chi phí, doanh thu không đúng kỳ, ghi nhận thuế GTGT không đúng kỳ kế toán. Hậu quả không chỉ ảnh hưởng đến việc nộp thuế của công ty, quan trọng hơn đó là việc tổng hợp thông tin sai lệch, dẫn đến quyết định dựa trên những sai số đó của Ban Giám đốc, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty.
* Cách giải quyết: Để hạn chế những sai sót do quá trình chậm trễ lưu chuyển HĐ, CT mang lại. Ban Giám đốc công ty cần có những quy định rõ ràng về thời hạn lưu giữ và luân chuyển CT ở từng nơi. Phải có biện pháp xử lý và thưởng phạt rõ ràng kèm theo quy định, và quan trọng hơn và phải thực hiện được điều đó. Điều này cần sự trách nhiệm và sự tự giác của mỗi nhân viên trong công ty. Ví dụ,
54
Ban Giám đốc quy định hàng ngày vào 8 giờ sáng kho sẽ lên lấy HĐ do kế toán thuế xuất từ 4 giờ chiều hôm trước. Các HĐ, CT giải ngân nên chọn vào ngày đầu tuần hoặc giữa tuần để cuối tuần có thể có được HĐ mua hàng GTGT mang về nhập vào phần mềm kế toán thuế GTGT, thay vì mang nộp vào cuối tuần sẽ chậm 2 ngày nghỉ là thứ 7 và chủ nhật do ngân hàng không làm việc.
3.3.3. Vấn đề HĐ GTGT đầu ra bị hủy và việc sắp xếp HĐ, CT
* Vấn đề tồn tại: Thiếu chữ ký của bên thứ 3 khi hủy HĐ đã giao, số lượng HĐ GTGT xuất hủy quá nhiều, thiếu không gian lưu giữ HĐ, CT.
* Lý do cần giải quyết: Thiếu chữ ký của bên thứ 3 có thể gây ra những tranh cãi không đáng có hoặc những gian lận về HĐ xuất hủy. Số HĐ GTGT xuất hủy nhiều ảnh hưởng đến thời gian làm việc và tổn thất kinh tế cho DN. HĐ, CT liên quan đến thuế GTGT thiếu chỗ sắp xếp gây mất thời gian tìm kiếm, dễ thất lạc, nhầm lẫn gây sai số trên Bảng kê HĐ GTGT mua và bán hàng.
* Cách giải quyết:
+ Đối với các HĐ hủy, trường hợp đã giao cho khách hàng thì phải xin lại
HĐ, đồng thời phải lập biên bản ký nhận giữa hai bên. Trong trường hợp chưa giao cho khách, kế toán thuế cần ghi lại số HĐ hủy để tránh bị xuất nhầm lần nữa, đồng thời lưu lại những cuống HĐ này.
+ Số HĐ GTGT hủy nhiều là hậu quả của sự thiếu kinh nghiệm của nhân viên kế toán thuế do thay đổi nhân sự liên tục và sự thiếu cẩn thận trong quá trình xuất HĐ. Ngoài việc tuyển thêm nhân viên kế toán thuế có kinh nghiệm như đã nêu ở trên, trưởng bộ phận kế toán thuế nên có phân công thích hợp cố định đối với vị trí xuất HĐ đầu ra. Đồng thời, giới hạn số HĐ được phép sai trong 1 quý. Nếu sai ngoài số lượng cho phép, nhân viên kế toán thuế đó có thể chịu phạt.
+ CTCP Veetex cũng nên cân nhắc tới việc mở rộng khu vực để HĐ GTGT, dễ dàng tìm kiếm và tránh nhầm lẫn, thất lạc HĐ, CT.
3.3.4. Vấn đề sai số trong công tác hạch toán, tổng hợp sổ sách thuế GTGT
* Vấn đề tồn tại: Vì CTCP Veetex thực hiện hình thức kế toán máy, bên cạnh những ích lợi mà nó mang lại, cũng có một số vấn đề sai lệch về số liệu khi không
55
kiểm tra và so sánh hằng ngày. Trường hợp cụ thể đã nêu ở mục 2.2.5 khi số liệu trên phần mềm và Tờ khai thuế khác nhau do thiếu thời gian trong công tác kế toán.
* Lý do cần giải quyết: Sai số trong thời gian ngắn có thể gặp rủ ro khi bị thanh tra kiểm tra của cơ quan Thuế và các bên liên quan kiểm tra, nhắc nhở. Sai số trong thời gian dài có thể gây ảnh hưởng tới các quyết định của Ban Giám đốc do khi cần tra cứu thông tin, kế toán thường tra cứu trên phần mềm để có được số liệu nhanh nhất thay vì tìm lại giấy tờ gốc. Ví dụ trong trường hợp số thuế GTGT đầu vào > số thuế GTGT đầu ra nhiều lần, Ban giám đốc sẽ quan tâm hơn đề việc nhập HHDV. Tuy nhiên, nếu con số này cho chênh lệch ít hơn, thì việc đưa ra quyết định kiểm soát nguồn hàng có thể sẽ không có.
* Cách giải quyết:
+ Có những nghiệp vụ hạch toán sai số TK mà chỉ cuối kỳ khi kế toán thuế kiểm tra số liệu mới tìm lại và chỉnh sửa cho đúng. Vì vậy, kế toán thuế cần kiểm tra, đối chiếu các số liệu thường xuyên hơn và có những điều chỉnh kịp thời, tránh để ảnh hưởng tới kết quả cuối kỳ kê khai.
+ Để kịp tiến độ thực hiện, vấn đề về tuyển thêm nhân sự kế toán thuế GTGT có kinh nghiệm lại được nhắc đến một lần nữa.
+ Đào tạo nhân viên theo quy chuẩn và trưởng bộ phận Thuế nên có những theo dõi sát sao hơn với nhân viên kế toán thuế GTGT chưa có nhiều kinh nghiệm để phát hiện và sửa lỗi kip thời.
3.3.5. Vấn đề kê khai và nộp thuế GTGT
* Vấn đề tồn tại: Việc tính toán, kê khai và nộp thuế GTGT còn gấp gáp do thiếu thời gian và là hệ quả của việc thiếu nhân sự.
* Lý do cần giải quyết: Kê khai sai có thể dẫn đến sai sót trong việc nộp thuế GTGT. Sau đó, DN sẽ phải điều chỉnh, bổ sung hoặc có khả năng bị phạt nếu không giải trình được sự sai lệch đó.
56
+ Bên cạnh vấn đề về tuyển thêm nhân sự, trưởng bộ phận kế toán thuế cũng nên sắp xếp lại công việc, lên kế hoạch hiệu quả cho công việc. Giả sử thay vì nhập gấp các HĐ mua hàng gần ngày kê khai (Ngày 19 - theo tháng hoặc 29 - theo quý mới bắt đầu nhập gấp các HĐ GTGT mua vào mới về) (mà ngày 20 của tháng sau đối với kê khai theo tháng và 30 ngày của tháng sau quý đối với kê khai theo quý là ngày phải kê khai) thì có thể nhập đến hết ngày 17 (theo tháng) và 27 (theo quý). 3 ngày sau đó sẽ dành thời gian đối chiếu và kê khai HĐ thật cẩn thận. Các HĐ về trong 3 ngày đó sẽ để sang kỳ quyết toán tiếp theo.
+ Kế toán thuế CTCP Veetex nên cố gắng tính toán, kê khai thuế kịp thời và chính xác theo quy định của NN. Có điều, khi khớp số tổng GTGT đầu vào và đầu ra của bảng kê với sổ cái, số liệu tại thời điểm nộp thuế đôi khi chưa khớp (Theo thông tin mục 2.2.5). Sau khi kê khai và nộp thuế, kế toán thuế GTGT sẽ kiểm tra lại sổ cái và xem xét các số liệu để có những điều chỉnh, bổ sung với cơ quan Thuế một cách nhanh nhất theo quy định, tránh gây ra các hậu quả như nêu ở mục 3.2.4.
3.3.6. Vấn đề cập nhật Luật thuế và cập nhật phần mềm kế toán
* Vấn đề tồn tại: Luật Thuế và các VB liên quan thuế GTGT có điều chỉnh, bổ sung thường xuyên yêu cầu CTCP Veetex thích nghi. Phần mềm kế toán còn nhiều hạn chế, có lần mất dữ liệu kế toán thuế.
* Lý do cần giải quyết: Cập nhật và áp dụng Luật thuế đúng chuẩn nâng cao tính hợp pháp của giấy tờ và uy tín của công ty. Hơn nữa, đây là điều bắt buộc. Phần mềm kế toán thuế tốt giúp DN hạch toán chuẩn thuế GTGT và đảm bảo lưu giữ số liệu an toàn.
* Cách giải quyết:
+ Về việc cập nhật thông tin, các chính sách của NN, kế toán thuế nên theo dõi nhưng trang tin tức Pháp luật chính thống để cập nhật kịp thời những thông tin mới nhất để thực hiện thi hành.
+ Đối với sổ sách kế toán, công ty cần in và ký, đóng dấu các sổ ra bản cứng ngay sau khi đối chiếu và thống nhất số liệu trong phần mềm. Tránh trường hợp
57
virus tấn công và ổ cứng hỏng, dữ liệu máy tính sẽ bị mất hết, để lại hậu quả không nhỏ cho công ty.
+ Ve phần mềm kế toán thuế Veetex 2017, CTCP Veetex có ký hợp đồng với CTCP Phần mềm Việt Á, công ty này sẽ bảo trì, nâng cấp phần mềm định ký 6 tháng/lần hoặc bất kỳ thời gian nào theo yêu cầu của kế toán thuế. Khi phần mềm có những tồn tại có thể khắc phục mà chỉ người làm trực tiếp mới thấy được, kế toán thuế sẽ liên hệ với nhân viên CTCP Phần mềm Việt Á để yêu cầu hỗ trợ và cài đặt thêm tính năng. Tuy nhiên, về lâu dài, công ty đang hướng tới đầu tư mua phần mềm Kế toán DN Misa thay phần mềm nội bộ HT-soft và phần mềm kế toán thuế Veetex 2017 hiện tại do phần mềm hay gặp lỗi trong quá trình thao tác. Hiện tại, vì chưa có để nguồn vốn, nên công ty vẫn tiếp tục dùng phần mềm này.
3.3.7. về công tác quản lý thuế GTGT
Hiện nay, CTCP Veetex cũng như nhiều công ty vừa và nhỏ khác còn nhiều hạn chế trong việc thực hiện kế toán quản trị. Bộ máy kế toán hiện nay hầu như đang tập trung thu nhận thông tin thuộc kế toán tài chính, còn xây dựng kế toán quản trị hầu như chưa có. Để quản lý thuế GTGT tốt hơn, CTCP Veetex nên tập trung vào kế toán quản trị từ những điều cơ bản nhất. Ví dụ như tính toán dựa trên những chỉ số sẵn có, ví dụ:
Tỷ suất thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT phải nộp trong kỳ (3.1)
trên doanh thu Doanh thu thuần trong kỳ
Tỷ suất thuế GTGT = Thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ (3.2)
được khấu trừ Thuế GTGT đầu ra trong kỳ
Tỷ suất thuế GTGT phải nộp trên doanh thu cho ta biết trong một đồng doanh thu thuần thì phải nộp bao nhiêu đồng tiền thuế, từ đó có thể dự đoán được số thuế phải nộp trong kỳ khi lập số liệu dự đoán doanh thu của công ty. Từ đó, CTCP Veetex sẽ chủ động hơn trong việc đề ra kế hoạch dự toán, tránh trường hợp số dư không đủ, dẫn đến chậm nôp thuế GTGT.
58
Tỷ suất thuế GTGT được khấu trừ cho thấy một đồng thuế đầu ra có bao nhiêu đồng được khấu trừ. Khi tỷ suất đó có thay đổi nhiều, công ty có thể tiến hành kiểm tra, tìm ra nguyên nhân và khắc phục kịp thời.
Căn cứ vào Tờ khai Thuế GTGT (Phụ lục 10), ta có tính toán sau đối với kế toán thuế GTGT CTCP Veetex :
+ Tỷ suất thuế GTGT phải nộp trên doanh thu = 0/ 478.338.603 = 0
Tỷ suất thuế GTGT phải nộp trên doanh thu của CTCP Veetex cho ta biết trong một đồng doanh thu thuần thì phải nộp 0 đồng tiền thuế.
+ Tỷ suất thuế GTGT được khấu trừ = 1.537.841.552/478.338.949 = 3.216
Tỷ suất thuế GTGT được khấu trừ cho thấy một đồng thuế đầu ra có 3.216