* Vấn đề tồn tại: Các CT luân chuyển thường bị chậm trễ do quá trình vận chuyển từ cửa hàng hoặc kho đến trụ sở văn phòng công ty hoặc mang HĐ, CT gốc đi giải ngân.
* Lý do cần giải quyết: Ảnh hưởng đến tiến độ nhập HĐ GTGT đầu vào, tiến độ và trật tự sắp xếp, lưu trữ HĐ, CT do công việc thường bị dồn vào cuối kỳ, hoặc HĐ, CT đến chậm so với kỳ đó, dẫn đến việc hạch toán dễ nhầm lẫn, hoặc ghi nhận chi phí, doanh thu không đúng kỳ, ghi nhận thuế GTGT không đúng kỳ kế toán. Hậu quả không chỉ ảnh hưởng đến việc nộp thuế của công ty, quan trọng hơn đó là việc tổng hợp thông tin sai lệch, dẫn đến quyết định dựa trên những sai số đó của Ban Giám đốc, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty.
* Cách giải quyết: Để hạn chế những sai sót do quá trình chậm trễ lưu chuyển HĐ, CT mang lại. Ban Giám đốc công ty cần có những quy định rõ ràng về thời hạn lưu giữ và luân chuyển CT ở từng nơi. Phải có biện pháp xử lý và thưởng phạt rõ ràng kèm theo quy định, và quan trọng hơn và phải thực hiện được điều đó. Điều này cần sự trách nhiệm và sự tự giác của mỗi nhân viên trong công ty. Ví dụ,
54
Ban Giám đốc quy định hàng ngày vào 8 giờ sáng kho sẽ lên lấy HĐ do kế toán thuế xuất từ 4 giờ chiều hôm trước. Các HĐ, CT giải ngân nên chọn vào ngày đầu tuần hoặc giữa tuần để cuối tuần có thể có được HĐ mua hàng GTGT mang về nhập vào phần mềm kế toán thuế GTGT, thay vì mang nộp vào cuối tuần sẽ chậm 2 ngày nghỉ là thứ 7 và chủ nhật do ngân hàng không làm việc.