nối Nhân tài Talentnet thực hiện.
2.2.1. Quá trình cung ứng nguồn Nhân lực của công ty Cố phần kết nối Nhân tàiTalentnet: Talentnet:
Với bản chất là công ty hoạt động trên lĩnh vực dịch vụ cung ứng nguồn nhân lực cho các khách hàng, vì vậy, hoạt động của công ty sẽ tập trung vào hai mảng chính là đánh giá nhu cầu thị trường và tiếp cận khách hàng - “sale” (tập trung vào những khách hàng quen thuộc) và hoạt động quan trọng thứ hai là tìm kiếm Ứng viên - “hunt”. Hoạt động cốt lõi của công ty được thực hiện bởi phòng Executive Search & Selection - Phòng Tuyển dụng Nhân sự cấp cao, là phòng cung cấp dịch vụ chính của Talentnet, như đã đề cập ở trên.
Trên cơ sở áp dụng “Quá trình tuyển dụng” chung của một công ty headhunt”, Talentnet xây dựng các giai đoạn của Quá trình và được minh họa một cách tổng quát như sau:
Giai đoạn 1 Phát triển Kinh doan h
1. Phát triển kinh doanh: tiếp cận Khách hàng (là các doanh nghiệp). 2. Gặp gỡ Khách hàng.
3. Ký kết hợp đồng/Thỏa thuận những yêu cầu công việc từ công ty đối tác.
- Xây dựng mối quan hệ với doanh nghiệp đối tác.
- Hiểu được công việc và nhu cầu tuyển dụng của khách hàng. - Đưa ra giải pháp hợp lý. Giai đoạn 2 Tìm Ứng viên
4. Tiếp cận nguồn Ứng viên.
- CRM (Customer Relatioship Management - Phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng) - Mạng xã hội cộng đồng doanh nghiệp Linkedin. - Trang tuyển dụng vietnamwork. - Sử dụng các bài đăng tìm vị trí công việc.
- Giới thiệu/Mạng lưới. - Săn đầu người trực tiếp.
Giai đoạn 3 Tiế p cận Ứng viên 5. Phỏng vấn sơ bộ Ứng viên. - Sử dụng các kỹ thuật CBI (Competency based interview - Phỏng vấn dựa trên năng lực) để kiểm tra Ứng viên.
- Kiểm tra mức độ phù hợp của Ứng viên với vị trí cần tuyển và công ty đối tác.
Giai đoạn 4 Chốt danh sách Ứng viên
6. Đưa danh sách Ứng viên tới Công ty đối tác.
7. Công ty đối tác phỏng vấn Ứng
viên. - Chỉ gửi danh sách những Ứngviên được phỏng vấn.
- Vận dụng khung phỏng vấn có sẵn. Giai đoạn 5 Đà m phá n
8. Công ty đối tác phản hồi về Ứng viên.
9. Xác minh thông tin Ứng viên được nhận.
10. Đàm phán giữa các bên.
- Tiếp nhận những đánh giá của công ty đối tác về Ứng viên. - Giữ thái độ phục vụ chuyên nghiệp với công ty đối tác sau cung ứng.
- Hỗ trợ công ty đối tác tiếp cận với quá trình đàm phán một cách suôn sẻ. Giai đoạn 6 Hoạt động sau cung ứng 11. Thanh toán.
12. Tiếp tục theo dõi hoạt động của Ứng viên sau khi tiếp nhận vị trí mới.
- Tiếp nhận những phản hồi của công ty đối tác và Ứng viên được nhận, sau ngày làm việc đầu tiên, sau 2 tháng thử việc và sau 6 tháng.
- Nhận yêu cầu công việc mới (nếu có).
2.2.1.1. Giai đoạn 1 - Phát triển Kinh doanh:
Phát triển kinh doanh là một nhiệm vụ rất quan trọng trong việc điều hành hoạt động tìm kiếm của công ty. Phát triển Kinh Doanh phải được thực hiện liên tục bởi mọi nhân viên. Thành công của một nhân viên một phần phụ thuộc vào mức độ chủ động của người đó với khách hàng và Ứng viên. Phát triển Kinh doanh là cần thiết với khách hàng mới hoặc với khách hàng cũ/hiện tại.
Để trở thành một nhà tư vấn thành công, điều quan trọng là Chuyên viên tư vấn phải hiểu rõ thị trường của mình. Là một công ty, chúng tôi cố gắng để được xem như một đối tác, không phải một nhà cung cấp. Do đó, điều quan trọng là Chuyên viên tư vấn có thể nói một cách thành thạo về ngành của Chuyên viên tư vấn. Luôn cập nhật về thị trường/chuyển động ngành.
Chuyên viên tư vấn có thể phát triển kiến thức ngành và mạng lưới bằng cách sử dụng kết hợp các phương pháp sau:
- Lướt Internet - Đọc báo & Tạp chí
- Hỏi khách hàng & Ứng viên
- Tham gia Hội nghị/Sự kiện Ngành & Mạng a) Lướt Internet:
Có rất nhiều thông tin có sẵn trên Internet có thể được sử dụng để giúp Chuyên viên tư vấn cập nhật kịp thời. Các nguồn thông tin tốt bao gồm:
- Các trang web tin tức trực tuyến sẽ cập nhật cho Chuyên viên tư vấn về thông tin kinh doanh liên quan đến ngành của Chuyên viên tư vấn.
- Các nhóm nơi các chuyên gia trong ngành cụ thể của Chuyên viên tư vấn chia sẻ thông tin.
- Các trang web của công ty nơi khách hàng đăng việc làm và tin tức mới nhất về công ty.
- Bảng việc làm nơi Chuyên viên tư vấn nhận được thông tin cập nhật về mức lương, hoạt động tuyển dụng khách hàng và khách hàng mới.
b) Đọc báo & Tạp chí:
Mỗi tờ báo đều có mục kinh doanh. Một phần trong thói quen hàng ngày của Chuyên viên tư vấn là nên dành thời gian lướt phần kinh doanh để tìm bất kỳ bài báo nào liên quan đến ngành của Chuyên viên tư vấn. Những bài báo này sẽ cung cấp cho Chuyên viên tư vấn thông tin quan trọng về khách hàng, sự phát triển của ngành và những con người trong ngành của Chuyên viên tư vấn.
Nghiên cứu và tìm các ấn phẩm cụ thể cho ngành của mình. Các tạp chí sẽ chứa đựng tất cả các khách hàng tiềm năng, Ứng viên và những thông tin về các vấn đề có tầm quan trọng lớn đối với ngành của Chuyên viên tư vấn.
c) Hỏi Khách hàng & Ứng viên:
Một nhà tư vấn giỏi sẽ luôn tìm kiếm thông tin về ngành từ Khách hàng và các Ứng cử viên của họ. Trong mọi cuộc trò chuyện, Chuyên viên tư vấn nên tìm cách tự rút ra thông tin. Cả Khách hàng và Ứng viên đều có thể cho Chuyên viên tư vấn biết về việc đấu thầu khi sắp đạt được dấu hiệu, các vấn đề trong công ty, sự di chuyển của Ứng viên, sự hợp nhất,... .Thông tin này rất quan trọng để dẫn đầu đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực.
d) Tham gia Hội nghị/Sự kiện Ngành & Mạng:
Tham quan các hội nghị và sự kiện dành riêng cho ngành của Chuyên viên tư vấn. Họ sẽ có đầy đủ thông tin về khách hàng tiềm năng và Ứng viên cũng như cung cấp thông tin tốt về các chủ đề quan trọng liên quan đến ngành của Chuyên viên tư vấn.
*) Tiếp cận Khách hàng/Ứng viên tiềm năng:
Chuẩn bị cho cuộc gọi. Làm thế nào và nói gì? Chuẩn bị email. Làm thế nào và viết gì?
Nếu Chuyên viên tư vấn tự tin vào những gì Chuyên viên đang làm và đang suy nghĩ một cách khôn ngoan, Chuyên viên tư vấn chắc chắn có thể nhận được một điều gì đó từ mỗi cuộc gọi điện thoại như tên, khách hàng tiềm năng, thông tin liên hệ ... .Cách tốt nhất để thu thập tên là thông qua các Ứng cử viên của Chuyên viên tư vấn.
*) Thực hiện cuộc gọi tìm kiếm đầu tiên:
Giả sử bây giờ Chuyên viên tư vấn có tên, chức vụ, số điện thoại và ý tưởng về những gì Chuyên viên tư vấn muốn đạt được từ cuộc gọi của mình, Chuyên viên tư vấn phải chuẩn bị và nhấc máy.
- Xác minh: Chuyên viên tư vấn phải kiểm tra xem họ có phải là người Chuyên viên tư vấn cần tiếp cận hay không.
- Giới thiệu: Giới thiệu tên của Chuyên viên tư vấn, Chuyên viên tư vấn là ai và Chuyên viên tư vấn đang gọi từ đâu.
- Làm rõ: Chỉ cần đợi sự chấp nhận và công nhận từ họ.
- Đảm bảo: Đảm bảo với họ về sự bảo mật của Chuyên viên tư vấn. - Cơ hội: Cung cấp cho họ một số thông tin ngắn gọn về vai trò. *) Giải quyết yêu cầu của Khách hàng:
Hãy luôn vận dụng tối đa khả năng để tu vấn, bất cứ khi nào Chuyên viên tư vấn cảm thấy không chắc chắn để xác nhận lời đề nghị từ phía Khách hàng.
a) Hiểu rõ nhu cầu của Khách hàng và làm rõ vị trí công việc cần đáp ứng từ Khách hàng:
Một cuộc tìm kiếm thành công bắt đầu với sự hiểu biết thấu đáo về Tổ chức của Khách hàng, nhu cầu kinh doanh của tổ chức đó và vị trí cần tuyển, đồng thời cung cấp cho Khách hàng những đánh giá thẳng thắn, chính xác về khả năng của Công ty để thực hiện tìm kiếm.
Thu thập hồ sơ công ty bao gồm, nhưng không giới hạn, các chi tiết sau: - Thông tin chung - tên, địa chỉ, số liên lạc và người, trang web....
- Thông tin thực tế - môi trường của công ty (“Nhân viên của Chuyên viên tư vấn sẽ nói gì về giá trị của công ty Chuyên viên tư vấn” cố gắng xác định chính xác văn hóa của công ty), quy mô của công ty và bộ phận, cơ sở vật chất tại chỗ, ngày giờ làm việc, quy định về trang phục..
- Bối cảnh & Lịch sử - Thông tin ngành, kế hoạch & sự phát triển trong tương lai, tính chất của sự mở đầu (vị trí mới, từ chức, thôi việc, thai sản, v.v.) & vị trí cần tuyển đã bị bỏ trống trong bao lâu.
b) Biên soạn một bản mô tả công việc bao gồm, nhưng không giới hạn, những điều sau:
- Năng lực Giáo dục & Kỹ thuật - Bằng Đại học và, hoặc bất kỳ chứng chỉ cụ thể, hoặc yêu cầu kỹ năng, kinh nghiệm liên quan.
- Kỹ năng mềm - tính cách ưa thích, phong cách giao tiếp và giao tiếp, người này sẽ được yêu cầu để quản lý sự phát triển/thay đổi, các yêu cầu về giá trị, đạo đức và thái độ.
- Mô tả Công việc & Vai trò - Ngay cả khi khách hàng cung cấp cho Chuyên viên tư vấn bản mô tả công việc chi tiết, hãy cùng khách hàng xem qua và hỏi thêm các câu hỏi để chắc chắn rằng Chuyên viên tư vấn hiểu kỹ tài liệu.
- Lương & Phúc lợi - Được thông báo về mức lương, phụ cấp, cơ cấu hoa hồng của vị trí đó, cơ hội đào tạo, đặc quyền phi tiền tệ và thông tin phúc lợi. Mức lương thương lượng hoặc cạnh tranh không giúp Talentnet thu hẹp tìm kiếm Ứng viên phù hợp. Nhấn mạnh vào việc yêu cầu một phạm vi, đặc biệt là số tối đa. Nếu Khách hàng không chia sẻ phạm vi, Chuyên viên tư vấn có thể giả định/chọn một con số hợp lý theo sự hiểu biết của Chuyên viên tư vấn, sau đó nói với khách hàng và yêu cầu nhận xét của họ về đề xuất của Chuyên viên tư vấn.
- Lộ trình nghề nghiệp - Hỏi khách hàng xem vị trí đó có nhiều cơ hội phát triển không, công việc bế tắc hoặc công việc vận hành bởi một người, v.v.
c) Các hướng dẫn khác: - Khung thời gian.
- Địa điểm phỏng vấn, người phỏng vấn, số vòng phỏng vấn & hình thức phỏng vấn.
- Bất kỳ loại kiểm tra nào được yêu cầu.
- Bất kỳ điều kiện làm việc đặc biệt nào - làm việc theo ca, thường xuyên đi du lịch, làm việc ngoài công trường, làm việc tại nhà, phương tiện đi lại...
d) Kết thúc quá trình nhận đơn đặt hàng:
- Tóm tắt thông tin và báo cáo lại với Khách hàng để đảm bảo rằng cả hai cùng thống nhất về yêu cầu cho vị trí.
Do’s Dont’s
- Thành thật về thách thức có thể xảy ra, ví dụ, tuyển dụng cho một vị trí xa, công ty thanh toán theo tỷ giá thị trường, một lĩnh vực rất chuyên biệt mà Chuyên viên tư vấn cần thêm thời gian để phát triển kết nối.
- Thiết lập một lịch trình giao tiếp với Khách hàng. Chuyên viên tư vấn cần thông báo cho Khách hàng về tiến độ tìm kiếm ngay cả khi Chuyên viên tư vấn không thành công trong việc tìm kiếm các ứng cử viên.
- Hỏi Khách hàng về phương thức liên lạc ưa thích, điện thoại, email hoặc những phương thức khác.
- Hỏi Khách hàng xem Talentnet đang làm việc độc quyền cho vị trí này hay họ đang làm việc thông qua các kênh khác. Ai hay cái gì? Thông tin sẽ giúp Chuyên viên tư vấn quyết định hiệu quả nhất chiến lược tìm kiếm.
- Thông báo cho Khách hàng về chiến lược tìm kiếm của Chuyên viên tư vấn. Ví dụ, tìm kiếm cơ sở dữ liệu, tiếp cận trực tiếp tới Ứng viên, quảng cáo và đăng bài hoặc Chuyên viên tư vấn đã có ai đó trong tâm trí.
- Tiếp tục công việc bằng email để cảm ơn khách hàng đã dành thời gian quý báu để giải thích về doanh nghiệp và vị trí tuyển dụng cho Chuyên viên tư vấn và bắt đầu tìm kiếm.
e) Ký kết hợp đồng:
- Chỉ chấp nhận nhiệm vụ từ các công ty hợp pháp có pháp nhân tại Việt Nam. Đối với các công ty ở nước ngoài hoặc những công ty chưa hoạt động tại Việt Nam, phí Quản trị không hoàn lại là bắt buộc. Tìm kiếm sự chấp thuận từ quản lý nếu không thì rủi ro có thể được đánh giá đúng.
- Phát triển sự hiểu biết với khách hàng về tất cả các chi tiết trong Thỏa thuận Dịch vụ liên quan tới các điều khoản, phí, đảm bảo và Quá trình. Hãy ghi chú lại về bất kỳ sự bảo mật nào - tức là ai trong công ty Khách hàng biết về vị trí tuyển dụng và cụ thể ai sẽ nhận được hóa đơn.
- Đồng ý với khách hàng về những thông tin nào sẽ được cung cấp cho Ứng viên, nếu có bất kỳ hạn chế nào, bao gồm nhưng không giới hạn đối với thông tin về công ty, mô tả công việc, gói lương thưởng, cấu trúc tổ chức & báo cáo cũng như các kế hoạch & sự phát triển trong tương lai của công ty.
- Tư vấn cho khách hàng nếu yêu cầu của họ không tuân thủ luật pháp Việt Nam, ví dụ như không đưa ra một Hợp đồng Lao động cho một Ứng viên với việc làm.
- Không chấp nhận một nhiệm vụ mà không có Hợp đồng Dịch vụ được thực thi đầy đủ.
- Không nhận nhiệm vụ mà không có sự chấp thuận của ban quản lý nếu Khách hàng có một con nợ chưa thanh toán trên 60 ngày.
- Không nhận nhiệm vụ nếu khách hàng hoàn toàn không chuyên nghiệp trong cuộc thảo luận ban đầu. Chúng tôi không muốn đại diện cho bất kỳ công ty nào mà không duy trì tiêu chuẩn chuyên nghiệp giống như chúng tôi đã làm. - Không nhận nhiệm vụ mà không có bản mô tả công việc toàn diện. Chúng tôi có thể hỗ trợ khách hàng phát triển một bản mô tả công việc, miễn là họ cam kết hợp tác trong quá trình làm việc.
- Tham khảo ý kiến từ người giám sát của Chuyên viên tư vấn bất cứ khi nào Chuyên viên tư vấn không chắc chắn về việc chấp nhận một yêu cầu từ khách hàng. Chúng tôi sẽ tiến hành tất cả các hoạt động của mình theo phong cách chuyên nghiệp và đúng mực.
Lắng nghe những gì họ nói Xin lỗi
• Tránh làm gián đoạn khách hàng. • Nói rằng Chuyên viên tư vấn rất tiếc vì
bất kỳ sự bất tiện nào đã gây ra cho
• Đừng coi đó là vấn đề cá nhân. Khách hàng.
• Ghi chép.
• Đặt câu hỏi thăm dò và làm rõ để hiểu vấn đề thực sự.
• Cố gắng đặt câu hỏi để thực sự hiểu tình hình; tránh câu hỏi gợi ý hoặc chất vấn.
Đồng cảm Hành động
• Thể hiện sự quan tâm chân thành và • Tóm tắt những gì Chuyên viên tư vấn
nói rõ rằng Chuyên viên tư vấn đang định làm để đảm bảo thực hiện thành
đứng về phía Khách hàng, ngay cả khi công và hành động thích hợp đối với
họ đang tức giận. Khách hàng.