5. Kết cấu khóa luận
2.3.7. Gửi thư mời làm việc
Sau khi xác định được thời gian ứng viên đi làm và đến làm thủ tục nhận việc qua điện thoại, Trưởng nhóm tuyển dụng - anh Trần Tiến Đạt sẽ tiến hành gửi email thư mời làm việc, đính kèm trong đó thời gian, địa điểm hẹn ứng viên lên để ký kết hợp đồng và tiến hành nhận việc.
Giới Đồng phục cấp phát
61
Địa điểm ký kết hợp đồng là tại Hội sở của công ty tại Vũ Trọng Phụng. Trong trường hợp ứng viên làm việc tại các địa điểm xa như CMS Hạ Long, 2 trung tâm CMS Thành phố Hồ Chí Minh, Phòng Tuyển dụng sẽ hẹn ứng viên về tại cơ sở đó.
Hình ảnh 2.4: Thư mời làm việc vị trí Chuyên Viên Tư Vấn tuyển sinh
CMS EDU_THƯ MỜI LÀM VIỆC
Thân gửi anh Trần Đăng Ninh
Công ty Cổ Phần Giáo Dục Tư Duy và Sáng Tạo Quốc Tế CMS xin cảm ơn sự quan tâm của anh đối với Công ty.
Chúc mừng anh đã vượt qua rất nhiều ứng viên để trở thành thành viên của CMS. Trân trọng mời anh đến làm việc tại Công ty theo các điều kiện và điều khoản dưới đây:
• Chức danh: Chuyên viên Tư vấn tuyển sinh
• Thời gian: 09h00 ngày 04/05/2021
• Địa điểm: Số 15, Lô A4 Khu đô thị Mon Bay, phường Hồng Hải, TP.
Hạ Long, Quảng Ninh
• Người liên hệ: Mr. Đạt - 0375659653
• Để thuận tiện cho quá trình lưu trữ thông tin cá nhân của anh chính xác nhất, anh vui lòng điền thông tin cá nhân theo biểu mẫu ở đường link sau: http://bit.ly/2oQm0n8
Lưu ý:
- Sau khi hoàn tất thủ tục nhận việc tại Hội sở, anh sẽ bắt đầu làm việc tại Trung tâm được phân công như đã trao đổi trước đó
Rất mong nhận được sự xác nhận đồng ý làm việc theo thư mời này của anh bằng cách phản hồi tới Công ty qua email trước ngày 03/05/2021
Nếu đồng ý, anh vui lòng gửi xác nhận cho chúng tôi & hoàn thiện form thông tin cán bộ nhân viên tại đây http://bit.ly/Mẫư-nhập-thông-tin-CBNV
(Nguồn: Phòng HCNS)
Đính kèm trong Thư mời làm việc là thông tin về Hồ sơ mà ứng viên cần chuẩn bị. 2.3.8: Tiến hành ký hợp đồng, thủ tục nhận việc
Nhân sự mới sẽ chuẩn bị 02 bộ Hồ sơ nhận việc và đượcHồ sơ nhân viên công ty yêu cầu bao gồm các giấy tờ sau:
61 62
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương (trong 06 tháng gần nhất)
- Sổ hộ khẩu bản sao công chứng;
- Giấy khai sinh bản sao;
- Chứng minh thư nhân dân bản sao công chứng;
- Bằng cấp công chứng;
- Giấy khám sức khỏe (trong 03 tháng gần nhất);
- 02 ảnh (cỡ 3 x 4 cm);
- Thông tin ứng viên (Bản CV tự khai);
Nhân viên mới cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ nộp về phòng HCNS. Trong trường hợp nhân viên mới chưa kịp chuẩn bị đủ những thông tin trên, công ty sẽ tạo điều kiện để yêu cầu nhân viên hoàn thiện hồ sơ trên trong vòng 02 tuần bắt đầu từ ngày đến làm việc Một số vị trí sẽ được phát đồng phục vì mục tiêu xây dựng hình ảnh làm việc chuyên nghiệp, cụ thể:
tính Áo polo Chân váy Váy
liền Thẻ tên Kẹp nơ Chuyên viên tư vấn Nam x x Nữ x x x x Chăm sóc khách hàng Nữ x x x
Giáo viên Nam x x
Nữ x x x x
(Nguồn: Phòng HCNS)
STT Tên chương trình
Chi tiết đào tạo Người phụ
trách
Hôi nhập môi trường
- Tổng quan về chương trình CMS và sự phát triển của công ty
- Định hướng phát triển lâu dài của CMS - Tổ chức chơi trò chơi, gắn kết nhân viên mới Ms. Xuân HR "2 Đào tạo dịch vụ khách hàng cơ bản - Những tố chất cần có của các Chuyên viên TNKH
- Một số phương pháp cư xử khéo léo trong nhiều hình thức khác nhau
Ms. Thảo - Phòng TNKH
^3 Tiêu chuẩn quản lý chất lượng
- Những hệ thống quy định của công ty - Nội dung công tác quản trị chất lượng
Mr. Toàn - Phòng Quản lý chât lượng
63
2.3.9. Chuẩn bị đào tạo, hội nhập
Nhân sự mới sẽ được đưa về Phòng ban của mình và được giới thiệu, thông báo trươc toàn thể đồng nghiệp. Quy trình này phải được chuẩn bị chu đáo để nhân sự mới cảm nhận được tôn trọng và mong muốn thử sức trong công việc mới.
Các công tác chào đón Nhân sự mới:
- Trưởng bộ phận chuẩn bị 02 bản giao việc và gửi lại phòng HCNS 01 bản trước ngày Nhân viên đến nhận việc ít nhất 01 ngày
- Trưởng Bộ phận sắp xếp chỗ ngồi và dụng cụ làm việc (điện thoại, văn phòng phẩm) cho nhân viên mới ngay trong ngày đầu đến nhận việc.
- Bộ phận Nhân sự sẽ nhận hồ sơ và cập nhật lên hệ thống mẫu chấm vân tay và các giấy tờ đã được nhận từ nhân sự mới
- Bộ phận nhân sự liên hệ với Chuyên viên IT - Phòng Vận hành để tạo email nội bộ cho nhân sự mới
Cuối mỗi tuần, nhân sự mới sẽ nhận được lịch đào tạo trong thư nội bộ và báo lại vớiTrưởng Bộ phận để được sắp xếp khối lượng công việc phù hợp.
Các chương trình đào tạo cho nhân viên mới bao gồm:
63 64
Năm 2018 2019 2020
Nhu cầu cần tuyển
Khối HO 35 12 8
Khối Trung tâm 348 496 484
Tổng 383 508 492
Lượng CV thu về 4851 5658 5263
Lượng CV đạt điều kiện 2747 3428 2954
Lượng ƯV hẹn PV 1422 1909 1958
Số lượng ƯV đến PV 997 1219 1288
Số lượng ƯV đạt PV 569 747 691
Số người đến nhận việc 380 563 540
Số người không đến nhận việc 189 184 151
Số người nghỉ việc trong/sau quá trình thử việc
15 34 46
(Nguồn: Phòng HCNS)
Nếu nhân viên mới này hoàn thành 02 tháng thử việc với đủ chỉ tiêu KPI sẽ được ký hợp đồng chính thức.
64 65
2.3.10. Đánh giá công tác tuyển dụng tại công ty CMS EDU Việt Nam
Kênh tuyển dụng
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Lượng CV thu về Tỉ lệ Lượng CV thu về Tỉ lệ Lượng CV thu về Tỉ lệ Facebook 3357 69.78% 3772 66.67 % 3228 61.33% Jobsgo - - 73 1.29% 108 2.05% TopCV 765 15.9% 841 14.86 % 854 16.23% Website công ty 63 1.31% 103 1.82% 68 1.29% Nội bộ 190 3.95% 245 33.26 % 270 5.13% TTS 436 9.06% 624 11.03 % 735 13.97% Tổng 4811 100% 5658 100% 5263 100% (Nguồn: Phòng HCNS) Có thể thấy : nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới tại CTCP CMS EDU Việt Nam tập trung chủ yếu tại khối Trung tâm. Nguyên nhân của sự tập trung này là do trong vòng 3 năm kể từ khi thành lập đến nay, công ty đã lên kế hoạch và mở rộng hệ thống gồm 12 cơ sở tại hai miền Nam Bắc, cụ thể: Năm 2018, từ một Trung tâm Hapulico , Công ty khai trương thành công 4 cơ sở, bao gồm 3 cơ sở tại miền Bắc và 1 cơ sở tại miền Nam. Kết thúc 2019, số lượng chi nhánh Công ty CMS đã sở hữu đã tăng lên đến 11 trung tâm. Và mới gần đây nhất, vào tháng 12/2020, CMS Phố Huế đã được đưa vào hoạt động và thu được nhiều kết quả đáng mong đợi.
Năm 2018, khi công ty được thành lập, trừ những vị trí được bổ nhiệm từ tập đoàn Egroup, Bộ phận Tuyển dụng đã nhận chỉ tiêu 383 người, tương ứng với 34 vị trí tại Hội sở và Trung tâm.
Năm 2019 đánh dấu sự thành công của CMS EDU khi đã khai trương thành công 06 trung tâm với nhu cầu tuyển dụng là 496 người tương ứng với 13 vị trí, bao
65 66
gồm nhân sự tại Trung tâm và các CTV hỗ trợ trợ giảng, đưa đón đi học và tại các câu lạc bộ trại hè.
Do tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, trong 5 tháng đầu năm 2020, nhân sự tại khối Hội sở được giữ nguyên nhưng lượng nhân sự chính thức tại Khối Trung tâm giảm 48 người. Để đảm bảo đủ số lượng nhân sự phục vụ cho công việc, Bộ phận Tuyển dụng nhận được chỉ tiêu tuyển 492 người, bao gồm 15 vị trí (05 vị trí cho Hội sở và 10 vị trí cho Trung tâm.
Nhìn chung trong giai đoạn 2018-2020, quy mô trung tâm và các hoạt động hoạt náo gia tăng kéo theo đó là sự tăng chỉ tiêu công tác tuyển dụng, từ 338 lên 492 người, đạt 45.56%. Ngược với đó là số lượng vị trí tuyển dụng giảm từ 28 xuống còn 15 vị trí, đây là dấu hiệu cho thấy sự ổn định của khối Hội sở trong quá trình hoạt động.
Bảng 2.18. Bảng tổng kết kênh tuyển dụng tại CTCP CMS EDU Việt Nam qua các năm
(Nguồn: Phòng HCNS)
* Đánh giá công tác thu hút nguồn ứng viên
67
Nhận xét: Công ty CMS EDU Việt Nam chỉ tuyển dụng theo hình thức trực
tuyến kết hợp với nguồn nội bộ mà không sử dụng hình thức nộp hồ sơ ứng viên hay thông báo tuyển dụng nên việc thu hút nguồn ứng viên là vô cùng quan trọng.
Có thể thấy, các kênh tuyển mộ của công ty, Facebook chính là nguồn thu về nhiều CV nhất, tiếp theo đó là từ Thực tập sinh. Mặc dù có sự giảm nhẹ qua các năm do khó khăn chung của dịch bệnh Covid nhưng 2 nguồn này vẫn thu CV hiệu quả và đứng đầu trong các kênh tuyển dụng (nguồn ứng viên từ facebook đạt trên 60% và Thực tập sinh đạt xấp xỉ 9 - 14%), vượt qua cả hai kênh tuyển dụng mất phí là Jobsgo và TopCV.
Hai gói tài khoản này thu về nhiều CV chất lượng, bởi đây là trang website lớn, có nhân sự trẻ, máu lửa, rất phù hợp với CMS EDU. Ngoài ra, Chuyên viên tuyển dụng còn kết hợp lọc để tăng thêm nguồn ứng viên.
Nguồn ứng viên từ nội bộ dù chưa được tận dụng hết mức nhưng cũng thu về trung bình 200 CV mỗi năm. Bộ phận Tuyển dụng hiện nay chưa sử dụng hình thức đăng tuyển nội bộ, thông tin tuyển dụng chỉ có các trưởng bộ phận như Giám đốc Kinh doanh, Trưởng nhóm kinh doanh,... và Nhóm tuyển dụng biết nên CV thu về còn ít. Đây là một hạn chế lớn, bởi công ty có thể đã bỏ lỡ nhiều hồ sơ của bạn bè, người thân của nhân viên giới thiệu.
Bộ phận Tuyển dụng của công ty cũng chưa sử dụng Network các Chuyên viên tuyển dụng để trao đổi thông tin ứng viên. Nếu như biết sử dụng các kênh này một cách hiệu quả, chắc chắn hồ sơ và nguồn ứng viên còn được mở rộng hơn nữa.
Trong khi đó, website công ty - nơi tạo dựng hình ảnh truyền thông để mọi người biết đến CMS - lại là nơi thu về ít CV nhất. Nguyên nhân do website chưa được đầu tư kỹ lưỡng, lượng thông tin sơ sài và hơn hết là mục Tuyển dụng không được làm nổi bật, thu hút người xem.
* Tỉ lệ CV đạt điều kiện/tỉ lệ CV thu về.
Năm 2018, Bộ phận tuyển dụng thu về 2747 hồ sơ đạt tiêu chuẩn trong tổng số 4851 hồ sơ, ứng với 56.63%. Điều này được hiểu là với trung bình 10 hồ sơ thì có 5 hồ sơ đạt chuẩn. Tại thời điểm thành lập công ty năm 2018, Bộ phận tuyển dụng nhận chỉ tiêu tuyển 383 người cho 34 vị trí, tức là trung bình 1 vị trí cần tuyển, công
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Số
lượng Tỉ lệ lượngSố Tỉ lệ lượngSố Tỉ lệ Đến nhận việc 380 66.78% 563 75.37% 540 78.15% Không đến nhận việc 189 33.22% 184 24.63% 151 21.85% Tổng (ƯV đạt PV) 569 100% 747 100% 691 100% 68
ty thu hút được 80 hồ sơ. Tỉ lệ chọn lúc này tương đương 1/7, nghĩa là cứ 7 ứng viên sẽ chọn 1 người.
Năm 2019, với nhu cầu tuyển tăng lên 508 người, công ty đã sử dụng thêm công cụ Jobsgo và thu hút về 5658 lượng hồ sơ, trong đó có 3428 hồ sơ đạt chuẩn, tỉ lệ hồ sơ đạt chiếm 60.59% đã tăng hơn năm trước. Với 13 vị trí tập trung chủ yếu tuyển tại khối trung tâm, trung bình 1 vị trí công ty thu hút được 435 hồ sơ, tỉ lệ chọn tương đương là 1/6, nghĩa là cứ 6 ứng viên đủ điều kiện sẽ chọn 1 người.
Năm 2020, Bộ phận tuyển dụng thu về được 2954/5263 hồ sơ đạt chuẩn cho nhu cầu tuyển dụng 492 ứng viên. Tỉ lệ CV đạt đã giảm xuống còn 56.13%. Với 15 vị trí tuyển dụng, trung bình 1 vị trí, Bộ phận tuyển dụng thu được 404 hồ sơ, trong đó có 227 hồ sơ đạt chuẩn. Tỉ lệ chọn trong năm vừa rồi tại công ty CMS EDU Việt Nam giữ nguyên mức 1/6.
Tỉ lệ chọn của công ty tăng qua các năm, từ mức 1/7 lên 1/6 do công ty đã nâng một số tiêu chuẩn nhất định để có thể cải thiện quy trình, nâng cao chất lượng nhân sự. 70.00% 61.28% 60.00% 57.07% 53.65% 50.00% 40.00% 36.29%.29% 35.56%35.56% 43 43.60% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00%
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
• Tỉ lệ ƯV tham dự PV/lượng CV đạt • Tỉ lệ ƯV đạt PV/lượng ƯV tham gia PV
* Tỉ lệ ứng viên đạt phỏng vấn /lượng ứng viên tham gia phỏng vấn
Biểu đồ2.5 : Tỉ lệ ƯVđạt PV/ lượng ƯV tham gia PV tại CTCP CMS EDU Việt Nam
(Nguồn: Phòng HCNS)
68 69
Năm 2018: mặc dù có 2747 hồ sơ đạt điều kiện nhưng lượng ứng viên tham gia phỏng vấn chỉ có 997 người và kết quả đạt bài phỏng vấn ở mức 569 người. ứng viên đạt phỏng vấn trên tổng số ứng viên tham gia phỏng vấn đạt 57%. Đây là thời điểm công ty mới được thành lập và chưa có được nhiều danh tiếng, các vị trí tuyển dụng tập trung ở khối HO là những người yêu cầu chuyên môn, trình độ cao và dày dặn kinh nghiệm. Tỉ lệ này tuy không quá cao nhưng cũng đạt được kỳ vọng của Bộ Phận Tuyển dụng.
Năm 2019: Số lượng ứng viên tham dự phỏng vấn của công ty đã tăng lên 1219 người trên tổng số 3428 lượng hồ sơ thu về, nhưng vẫn thấp hơn tỉ lệ tham dự của năm trước. Mặc dù vậy, với lượng ứng viên đạt phỏng vấn là 747 người, tỉ lệ ứng viên đạt phỏng vấn trên tổng số ứng viên tham gia phỏng vấn đã tăng tại mức 61.28%. Có thể thấy chất lượng ứng viên tham dự phỏng vấn đã được cải thiện hơn năm trước do có sự tăng điều kiện xét tuyển ứng viên.
Năm 2020: Đây là một năm biến động với CMS khi mà lượng ứng viên tham dự phỏng vấn đạt mức cao nhất là 1958 ứng viên, tỉ lệ tham dự cũng giữ ở mức cao nhất trong năm qua nhưng tỉ lệ ứng viên đạt phỏng vấn trên lượng ứng viên tham gia lại giảm còn mức 53.65%.
* Tỉ lệ nhận việc của nhân sự mới
Bảng 2.12. Bảng đánh giá tỉ lệ nhận việc của nhân sự mới tại CTCP CMS EDU Việt Nam qua các năm
(Nguồn: Phòng HCNS)
10
Nhìn vào bảng trên, ta có thể thấy tỉ lệ nhận việc của ứng viên đã tăng qua các năm. Điều này là do sau 2 năm hoạt động, Công ty đã bổ sung rất nhiều vị trí làm việc bán thời gian dành cho các bạn sinh viên như Nhân viên telesale, Trợ giảng, Thực tập sinh,... Đây là đối tượng các bạn trẻ muốn kiếm thêm thu nhập và kinh nghiệm và dễ dàng tìm kiếm tại các trường đại học. Dù đây không phải là nhân viên chính thức của công ty nhưng tỉ lệ tăng cũng đã cho thấy những tín hiệu đáng mừng trong công tác tuyển dụng tại Công ty CMS EDU.
* Tỉ lệ đạt chỉ tiêu tuyển dụng
Năm 2018: Với chỉ tiêu tuyển dụng 383 người cho 34 vị trí bao gồm Hội sở và khối Trung tâm, Bộ phận Tuyển dụng thu được kết quả có 380 nhân sự đến nhận việc, đạt 99% chỉ tiêu đề ra.
Dù vậy, trong 2 năm kế tiếp, Bộ phận tuyển dụng đều đã vượt chỉ tiêu tuyển dụng đề ra. Cụ thể, trong năm 2019, số lượng ứng viên đến nhận việc là 563 người