5. Kết cấu khóa luận
3.2.1. Đa dạng hóa phương thức tuyển dụng
Hiện nay, CMS EDU Việt Nam vẫn chỉ sử dụng hình thức tuyển dụng và nhận CV ứng tuyển dưới dạng trực tuyến mà chưa khai thác thêm phương thức trực tiếp nào. Công ty có thể kết hợp với hình thức đăng tuyển tại các địa điểm gần công ty hoặc kết hợp phát phiếu, phát tờ rơi bổ sung với chi phí thấp để có thể nâng cao khả năng tiếp cận hồ sơ.
Việc mở rộng hệ thống trung tâm, đồng nghĩa với khối lượng nhân sự tuyển thêm rất nhiều. Cán bộ tuyển dụng công ty cần tối đa nguồn ứng viên thu về, trong đó cần chú trọng về các ứng viên nội bộ. Công ty cần thiết lập truyền thông nội bộ trong email nhân sự hoặc hội nhóm Facebook, Zalo để công khai các vị trí đăng tuyển. Có thể áp dụng hình thức đề bạt, tự đề xuất thăng tiến, hoặc nhận CV từ người quen, bạn bè giới thiệu lại cho bộ phận Tuyển dụng.
Ngoài ra, công ty cần đề xuất bổ sung chính sách thưởng giới thiệu nội bộ để gia tăng sự hứng thú cho cán bộ nhân viên, đồng thời thu về được những CV chất lượng.
Em xin đề xuất chính sách thưởng giới thiệu nội bộ như sau:
80 81
- Thông tin giới thiệu yêu cầu có đầy đủ thông tin ứng viên:
Vị trí ứng tuyển, Họ tên, số điện thoại, quá trình làm việc kèm theo CV ứng viên.
(Nếu ứng viên giới thiệu trùng với tập data tuyển dụng mà CMS đã liên hệ và phỏng vấn thì không thuộc diện xét thưởng)
- Hình thức chi trả: nhận bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Hình ảnh 3.1: Đề xuất chính sách thưởng giới thiệu nhân sự nội bộ
3.2.1. Chuẩn hóa và thống nhất quy trình tuyển dụng
Thứ nhất, Chuyên viên tuyển dụng cần sát sao hơn trong Bản Mô tả Công việc
Để tạo ra nguồn nhân viên chất lượng, thì yêu cầu đối với các ứng viên sẽ được nâng cao hơn nữa. Thay vì chỉ nhận chỉ tiêu tuyển dụng từ Phòng ban khác rồi đăng tuyển ứng viên, Bộ phận Nhân sự cần trao đổi kỹ hơn với Phòng ban về bản Mô tả công việc, xem xét xem các yếu tố được nêu ra cần chỉnh sửa và cập nhật, bổ
82
sung thêm những thông tin gì. Việc đảm bảo thống nhất về bản Mô tả công việc như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho cả hai bộ phận, tránh trường hợp mời ứng viên đến phỏng vấn nhưng yêu cầu về trình độ học vấn hay tuổi tác, kinh nghiệm không phù hợp; gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty trong mắt các bạn ứng viên.
Bản mô tả công việc phải được viết cẩn thận, đầy đủ những thông tin cần thiết và được trình bày khoa học, làm nổi bật được vai trò quan trọng của vị trí ứng tuyển với công ty. Bản mô tả công việc cần đầy đủ những tiêu chí sau:
1. Chức danh, vị trí đang tuyển
2. Mô tả công việc cần làm: Nội dung này sẽ được trao đổi với Bộ phận trực tiếp quản lý để ghi nhận thông tin. Những công việc cần làm nên chú trọng được sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng nhất xuống ít quan trọng hơn.
3. Yêu cầu ứng viên: cụ thể về giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng,.. .Đây là bước sơ tuyển để các ứng viên không đủ điều kiện dừng việc nộp hồ sơ, cán bộ tuyển dụng sẽ không phải mất quá nhiều thời gian cho các bước sàng lọc hồ sơ về sau nữa.
4. Thời gian làm việc 5. Địa điểm làm việc
6. Quyền lợi được hưởng: các chế độ, chính sách công ty về lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm,.. Điểm mạnh của CMS EDU là nhân sự trẻ, năng đông, công ty thường xuyên tổ chức các hoạt động gắn bó tập thể, các lớp đào tạo nghiệp vụ kỹ năng cho nhân viên. Đây là ưu thế cần chú ý bổ sung tại Bản mô tả công việc để khiến ứng viên cảm thấy họ có nhiều cơ hội để học hỏi, nâng cao trình độ, tăng khả năng ứng tuyển
7. Thời hạn nộp hồ sơ Phỏng vấn
8. Thông tin liên hệ của công ty hoặc cán bộ tuyển dụng.
Ngoài ra, cán bộ Tuyển dụng có thể bổ sung ngắn gọn thông tin của công ty, nhấn mạnh đặc điểm là công ty Giáo dục duy nhất dạy chương trình tư duy bản quyền của CMS Hàn Quốc để khẳng định một lần nữa danh tiếng của công ty.
Thứ hai, đa dạng hóa các kênh tuyển mộ.
Tiêu chí đánh giá Nội dung Thang
điểm Phầntrăm đánh g iá
83
Tuyển mộ là hình thức vô cùng quan trọng bởi nó sẽ quyết định chất lượng đầu vào của nguồn ứng viên tham gia vào công ty. Chính vì vậy, các kênh tuyển mộ trở cần được mở rộng hơn nữa để thu về nhiều CV hơn.
Để lựa chọn phương pháp tuyển dụng phù hợp, công ty cần chú trọng xem đối tượng tuyển dụng là ai, số lượng bao nhiêu, làm việc tại địa điểm nào để có thể khoanh vùng đối tượng và lựa chọn phương thức tuyển mộ phù hợp.
-Với các vị trí quản lý cấp cao, Bộ phận tuyển dụng có thể liên hệ với các Dịch vụ săn đầu người, vừa tiết kiệm thời gian, vừa thu được nguồn ứng viên chất lượng.
-Với các vị trí tại khối Trung tâm: Mặc dù lượng CV từ Facebook thu về khá hiệu quả nhưng công ty cần chú trọng hơn nữa về kênh tuyển dụng. Lượng CV thu hút về từ Facebook chủ yếu là các ứng viên cho vị trí cộng tác, làm việc parttime kiếm thêm thu nhập, chứ chưa thu được nhiều hồ sơ ứng viên chất lượng. Công ty cũng có thể nghiên cứu và khảo sát để mua thêm những gói tuyển dụng khác nữa. Hiện tại, bên cạnh Top CV và Jobsgo thì Careerlink, mywork, ybox,... đang là những kênh có chất lượng nguồn ứng viên khá cao và đa dạng người tiếp cận.
-Đối với các vị trí Cộng tác viên, thực tập sinh: Đối tượng này chủ yếu là các bạn sinh viên trẻ, năng động, ham học hỏi. Công ty có thể đăng ký tham gia các sự kiện tuyển dụng, ngày hội việc làm, liên kết với các khoa, các trường đại học để dễ dàng tiếp cận ứng viên. Việc tham gia các sự kiện này không chỉ giúp thu hút nguồn ứng viên, còn làm tăng hình ảnh và giá trị của công ty.
Ngoài ra, các Chuyên viên tuyển dụng có thể kết nối với các HR tại công ty khác, bao gồm cả các công ty bên trong và ngoài lĩnh vực Giáo dục, để trao đổi CV, mở rộng nguồn network cho bản thân. Hiện nay, có rất nhiều kênh có thể kết nối với các HR như các hội nhóm Facebook dành riêng cho tuyển dụng, cho nhân sự,., hoặc các nhóm Zalo như “Chia sẻ CV ứng viên”, “Tuyển nhân viên kinh doanh miền Bắc”,... Dù lượng ứng viên tiềm năng hẹn phỏng vấn không nhiều nhưng có thể lưu trữ được nhiều Hồ sơ ứng viên, có thể phục vụ cho những vị trí trong tương lai nếu công ty muốn đăng tuyển.
83 84
Thứ ba, thiết kế, xây dựng khung chấm điểm chuẩn
Mỗi người phỏng vấn có một phong cách phỏng vấn khác nhau, với những câu hỏi và đánh giá khác nhau. Hơn nữa, đánh giá này sẽ phụ thuộc vào tâm trạng của cán bộ tuyển dụng trong thời gian phỏng vấn. Điều này mang tính chủ quan và nhất thời, khó có thể làm cơ sở lâu dài cho việc đánh giá một ứng viên được.
Chính vì vậy, Công ty cần thống nhất bộ câu hỏi cần thiết và khung chấm điểm chuẩn. Cấu trúc câu hỏi tuyển dụng nên được kết cấu dưới dạng ngắn gọn, dễ hiểu và tạo điều kiện cho ứng viên được trình bày được quan điểm và cách nhìn nhận vấn đề của mình, từ đó thể hiện được năng lực và cá tính riêng biệt của từng ứng viên.
Để thống nhất trong cách chấm điểm và quyết định bậc lương cho ứng viên, Bộ phận tuyển dụng và các phòng ban cần thiết kế sơ bộ về khung chấm điểm, đánh giá ứng viên. Dưới đây, em xin đề xuất khung chấm điểm chung cho các vị trí của công ty.
1. Trình độ chuyên
môn Cao đẳng_________________________________ 1Đại học__________________________________ 2 5% Trên đại học_______________________________ 3 2. Kinh nghiệm làm việc 6 - 1 năm_________________________________ 1 20% Từ 1 - 2 năm______________________________ 2 Trên 2 năm________________________________ 3 3. Thái độ, kỹ
năng giao tiếp Bình thường, lơ đãng khi phỏng vấn____________ 1Quan tâm, chú ý lắng nghe, tự tin thể hiện_______ 2 10% Chủ động đặt câu hỏi________________________ 3
4. Khả năng xử lý tình huống________
Còn thụ động______________________________ 1 10% Linh hoạt, ứng biến tốt______________________ 2
5. Định hướng
nghề nghiệp Định hướng chưa rõ ràng____________________ 1
15% Định hướng rõ ràng_________________________ 2
Bảng 3.1. Đề xuất khung chấm điểm khi đánh giá phỏng vấn
Bảng trên được thiết kế chung cho tất cả các vị trí tuyển dụng. 40% còn lại, tùy thuộc từng vị trí sẽ có những yêu cầu khác như khả năng làm việc nhóm, chuyên
85
môn, được đánh giá riêng từ 1 - 5 do Trưởng bộ phận ghi nhận kết quả.
Cấu trúc câu hỏi tuyển dụng nên được kết cấu dưới dạng ngắn gọn, dễ hiểu và tạo điều kiện cho ứng viên được trình bày được quan điểm và cách nhìn nhận vấn đề của mình, từ đó thể hiện được năng lực và cá tính riêng biệt của từng ứng viên.
Thứ tư, tăng việc quan tâm ứng viên trước và sau phỏng vấn:
Việc trao đổi, tăng tương tác trước khi phỏng vấn là điều vô cùng quan trọng bởi ứng viên sẽ có cái nhìn thiện cảm về phía công ty, cũng như tạo ra sự kết nối giữa nhân viên trong tương lai với Phòng Hành chính - Nhân sự.
Hiện tại, công ty mới chỉ hẹn phỏng vấn, gửi thư mời phỏng vấn qua email và nhắc hẹn phỏng vấn bới Thực tập sinh trước thời gian hẹn phỏng vấn 30 phút. Ở đây, có thể thấy, đó chỉ là sự tương tác một chiều khi ứng viên sẽ gần như thụ động và khó để liên lạc với Chuyên viên đã hẹn mình lịch phỏng vấn. Cán bộ công ty sau khi sắp xếp lịch phỏng vấn nên chủ động kết bạn Zalo với ứng viên để tiện trao đổi thông tin, nhắc họ kiểm tra hòm thư và thời gian, địa điểm phỏng vấn; hỗ trợ ứng viên trong việc tìm đường đi đến địa điểm phỏng vấn. Kết thúc buổi phỏng vấn, Chuyên viên tuyển dụng cần cảm ơn ứng viên vì đã đến, hỏi han về cảm nhận của họ sau buổi phỏng vấn và giải đáp thêm thắc mắc cho ứng viên.
Đối với các ứng viên có kết quả không đạt bài phỏng vấn, cán bộ tuyển dụng có thể nhắn tin nhẹ nhàng và hẹn họ vào cơ hội khác. Đây có thể là cơ hội để cán bộ tuyển dụng nhận được phản hồi của ứng viên về quy trình phỏng vấn, có thể xem xét mức độ góp ý; hoặc cũng có thể gia tăng thiện cảm, khiến ứng viên đó giới thiệu bạn bè về công ty ứng tuyển.
Thứ năm, đảm bảo việc thông báo kết quả cho ứng viên diễn ra kịp thời
Hiện nay, mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp càng cao, việc thông báo kết quả cho ứng viên là rất quan trọng bởi thời gian thông báo kết quả càng ngắn, công ty càng dễ dàng mời được ứng viên đến làm việc. Việc thông báo kết quả phỏng vấn nên được rút gọn từ 4 ngày xuống còn 2 ngày. Công tác này cần phải đảm bảo làm kịp thời để tránh bỏ lỡ những ứng viên đạt phỏng vấn lại chấp nhận làm việc nơi khác vì chờ kết quả quá lâu.
86
Cuối ngày, các Chuyên viên tuyển dụng cần xin lại phiếu đánh giá theo mẫu của công ty từ các trưởng bộ phận, đặc biệt là các Giám đốc trung tâm để đảm bảo tiến độ. Với những Bộ phận không thể chuyển kết quả về trong ngày, Nhóm tuyển dụng cần lưu trữ lại và đề xuất phạt lên phòng HCNS để chấn chỉnh lại tác phong làm việc của toàn công ty. Nếu kết quả phỏng vấn đạt tiêu chuẩn, ngay ngày hôm sau, Chuyên viên tuyển dụng cần liên hệ với ứng viên, thống nhất với họ về thời gian đến công ty. Nếu kết quả phỏng vấn ở mục “Loại”, Thực tập sinh để gửi thư cảm ơn đến Ứng viên. Việc gửi thư cảm ơn này cũng cần lưu ý nên được gửi sau buổi phỏng vấn 02 ngày và gửi vào cuối buổi chiều cho ứng viên để không làm mất tinh thần của họ, đồng thời để họ có thời gian để tìm kiếm các công việc khác phù hợp hơn.
Thứ sáu, đề xuất bổ sung bước Học việc thử tại công ty.
Việc học việc, đánh giá công việc rất quan trọng vì ứng viên có thể tham gia trực tiếp vào công việc, hình dung rõ hơn và nhận chỉ tiêu về KPI trong thời gian 02 tháng thử việc xét duyệt lên Nhân viên chính thức. Thực tế tại công ty, nhân sự đang trong quá trình thử việc rồi nghỉ ngang khá nhiều, biểu hiện ở số lượng nhân việc nghỉ việc này đang tăng qua các năm. Nếu như giữ quy trình cũ, Bộ nhận nhân sự sẽ phải đảm nhận thủ tục nhận việc, đồng thời phải xử lý quy trình nghỉ việc bao gồm xác nhận chữ ký của trưởng bộ phận, thủ tục trả đồng phục,... rất mất thời gian.
Chính vì vậy, em đề xuất công ty cho nhân viên mới học việc trong một khoảng thời gian ngắn, trước quy trình đến nhận việc và hoàn thiện hồ sơ tại Hội sở. Quá trình học việc này nên diễn ra ngắn (từ 3 -7 ngày) với từng khung điểm đánh giá của trưởng bộ phận. Nhân sự mới sẽ có thêm thời gian tiếp xúc với công việc, được thêm thời gian chuẩn bị hồ sơ nhận việc và công ty đảm bảo sẽ tính đủ lương cho nhân viên trong những ngày học việc nếu họ đồng ý có thể tiếp tục công việc trong tương lai.
Sau quá trình học việc, cán bộ nhân viên mới sẽ được hẹn đến Hội sở để hoàn thiện hồ sơ nhận việc bao gồm 02 bản. Việc bổ sung thời gian học việc ngắn sẽ giúp khối lượng công việc Bộ phận Nhân phải đảm nhận sẽ giảm bớt được một phần.
87
Thứ bảy, cần bổ sung bài kiểm tra sơ bộ ứng viên
Bài kiểm tra sơ bộ ứng viên là bước cần thiết nên bổ sung trong quá trình phỏng vấn, được thực hiện để tiến hành sàng lọc thêm một lần nữa ứng viên, trước khi tham gia vào phỏng vấn trực tiếp với cán bộ tuyển dụng.
Công ty cần thiết kế các bài kiểm tra sơ bộ về trình độ của ứng viên trước quá trình phỏng vấn, đặc biệt là với vị trí Giáo viên, trợ giảng. Đây có thể là các thông tin cơ bản về công ty để xem ứng viên có thái độ quan tâm công việc hay không, hoặc là một bài kiểm tra khả năng tư duy của các Giáo viên/ Trợ giảng. Bài kiểm tra này nên làm dưới hình thức trắc nghiệm nhanh, gồm 10 -15 câu hỏi, thời gian ngắn khoảng 15 phút để giảm bớt áp lực cho ứng viên; và sắp xếp được làm trong thời gian ứng viên chờ Chuyên viên tuyển dụng và trưởng bộ phận đến phỏng vấn để tiết kiệm thời gian.
Các thực tập sinh sẽ nhận bài phỏng vấn và mang về Phòng để chấm điểm. Nếu kết quả thu về không vượt 60% thì quy trình phỏng vấn hoàn toàn có thể dừng lại. Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian phỏng vấn và cũng là công cụ đắc lực để Cán bộ tuyển dụng nhìn nhận được rõ hơn về tính cách ứng viên, tránh việc tuyển sai người có tố chất.
Thứ tám, tập trung hẹn lịch đến nhận việc công ty vào cố định 1 — 2 ngày trong tuần.
Hiện tại việc rải rác lịch đến nhận việc của nhân viên mới tốn khá nhiều thời gian của công ty. Trung bình, để hoàn thiện đầy đủ thủ tục nhận việc gồm điền thông tin, xác nhận chữ ký, nhận hợp đồng thử việc,... mất khoảng từ 30-40 phút. Nếu như trung bình ngày nào cũng có nhân sự mới đến làm thủ tục như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian cho công ty.
Vì vậy, việc đề xuất tập trung hẹn nhân sự mới đến nhận việc là rất hợp lý.