7. Kết cấu đề tài
2.1.5. Cơ cấu tổ chức
Đứng đầu là Chủ tịch điều hành hệ thống gồm Ban Tổng Giám Đốc công ty, Ban Kiểm Toán nội bộ, Ban Chức năng cùng 11 đơn vị thành viên và 25 chi nhánh & văn phòng đại diện
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty
Bạn điêu h≡nhì VChN∖ nhánh f Cõng KHS HCXi JT n Khoi Khối Tài Đám chinh bão
han một thành víẻn Gĩài pháp Công nghé FPT (FIS FTS)
Trung tàm an ninh mang (SCD)
Mã tài
sán Chi tiết tài san
Người sứ dụng Mức độ báo Mục đích mang ra
ngoài công ty Dia điếm mangtài san đén Thời gian thựctế mang ra
Thời gian dự kiến trá lại
Người yờu cảu
<Ký. ghi tà họ tén>
Xác nMn CBQLTS
<Kyl ghì rõ họ í&>> Ngưởĩ xem x⅛t
2
<Kỹ, ghi ró họ tén> <Ký, ghi rò họ lén*Người phê duyệt’
1 Tài sân Cùng ty, .sú dụng dũi với VKX TTiang lài sản TIiinr L trữ lẽn (vỏi lài sán vật lý}; tử mủv M Uv lẽn (đũi vữi loại tải sàn khác}.
2 Ap dụng vứĩ lài sin CNI 'l; Truững bộ phân cú nhu câu.
1Truifflg phòng CN 1’1 FIS (với lài săn CN I 'J,∣⅛ Trưỏng bộ phận cũ nhu câu (với lài sân khác}. Có đúng dâu dó xác nhặn.
o∕-e**HCΛHDcv∕F∣s 1⅛ Internal Use 1/1
(Nguồn: FIS) chồng chéo, không thể kiểm soát và vận hành hiểu quả. Theo thống kê, hàng năm tại FIS tiêu tốn hết văn phòng phẩm khoảng hơn 2 tấn giấy A4
Các bước để xử lý một tờ trình hay quyết định bằng văn bản trong công ty trước đây là: Đầu tiên, nhân viên của mỗi bộ phận sẽ tiếp nhận quyết định của cấp trên sau đó họ sẽ phải tạo ra một tờ trình hoặc biên bản đề nghị và đi xin sự phê duyệt
của các lãnh đạo liên quan. Mau bản tờ trình hay đề nghị thì bên Ban Đảm bảo chất lượng (FIS PQA) đã ban hành trên hệ thống quản lý chất lượng tập đoàn FPT. Nhân viên có nhiệm vụ lên hệ thống, tải mẫu đơn tờ trình hoặc biên bản về máy và in ra để điền dữ liệu. Tiếp theo, cán bộ sẽ xin chữ ký phê duyệt của các lãnh đạo liên quan. Sau đó, cán bộ sẽ lưu trữ văn bản tại các tủ dữ liệu
Ví dụ về một số mẫu tờ trình, đề nghị tiêu biểu của từng bộ phận:
Hình 2.2: Mầu đề nghị mang tài sản ra ngoài công ty
ĐÉ NGHỊ MANG TÀI SÀN RA NGOAJ CÓNG TY1
Ngây yéu cẳu:......
Người yêu càu:______________________________Account:_______________________________ Đơn vị/ Bộ phận: ......
Các tài sán yêu càu sử dụng ngoài cồng ly:
S T T T*<I (di>dn Lo oIt M Ád MΛ TM sin D M ũ ị S ổ I U « 0 < Nffd yftJl đJu BCF Nffv yfn gio Dihh Mi hao Gld IrfCdf l ⅛i Tinh trang HMftrftiXC tft*∏ft lý Gld rftd∏ft tý <Tdi*d n 1* <Phit 1 ŨHỎnghoàn <H∣⅛ > <0d> <Tồi Bán 2> <CNT 'Hóngmỗt <Bàn Ihanh '100 OOOd' 2K3uy⅛t định
<Thanh lý bén ngoài, Thanh lý nði H FIS - DiIfig Cho các tài sán dác biêt >
<Giá thanh tý. tham chiêu CÔI giá thanh lỹ ớ bảng 1ι⅛n.-' B2.4B*WHΛ∕UCV∣HS111 Internal Use
(Nguồn: Hệ thống quản lý tài liệu FPT - eISO) Hình 2.3: Mầu đề nghị thanh lý tài sản
CÔNG TY TNHH HẸ THÔNG THÔNG TIN FPT CONC HOA XA HOI CHtI NGHIAVIETNAM
'-Cong ty thành vìerứBo phắn> Độc lặp - Tự đo - Hạnh phúc
ĐỂ NGHI THANH LÍ TAl SAN
<CAn cứ uAo tinh Mnh OiIfC ftl, Iftpc /rang /4i săn
HoHlK...
BÙ phân:...
u⅛ nghi Ihanh lý cβc UiI Siin MU
1/ Tħ6⅛ff Iin IAl Ain (Ngux>i di nghi Mn WOng Un):
__________ ... tháng... nam.
NgiFtrt phê duyệt Ngirời xem xét NgiFOi đẽ nghị'
<Hφ và tén> <Họ và t⅛n> <Họ ∙a ∣A∏> <Họ vA t⅛n> «Hg và tdn>
(Nguồn: Hệ thống quản lý tài liệu FPT - Eiso)
Hình 2.4: Mầu tờ trình bổ sung nhân sự
<C0NG TY Cô PHÁN FPTP C°NG HOA XÃ"ỢL UHUNGHIA VIET NAM
ĐỘC lặp - Tự do ■ Hạnh phuc
[Đơn vỤbộ phận) *
________ ngày .... tháng .... nâm 201...
TỜ TRÌNH
VFV xin bổ sung Chi Liéu nhân sự
Kinh gứi :
Tên đơn vỊ:...
Người đẽ ngh∣ (inning), phá đơn W): ...
Số nhân sự hiện cỏ:... só nhân sự theo ké hoạch:... ...
Số nhân sự xin bố sung:________________________________________________________________________ V) trí công tóc xỉn bổ Sung : ...
Lý do Xin bố sung nhân sự:...
Thời hạn cân bố sung nhân Sự :... Ché dộ chính sách Cho Vi trí Xin bố sung:
- Tống thu nhập :
- Lương tháng:
- Level:
Càc ché độ khác (nếu cà):
Kính mong Tống Giám đốc, Trưởng Ban Nhân sự xem xét và phê duyệt.
phù hợp sẽ yêu cầu nhân viên sửa đổi hoặc cung cấp thêm thông tin bổ sung. Việc này làm cho nhân viên giải quyết tờ trình tốn nhiều thời gian, không còn thời giờ để giải quyết các công việc cấp thiết khác. Bên cạnh đó, việc các quản lý không phải lúc
nào cũng có thời gian cho việc ký các bản tờ trình của nhân viên. Có những khi họ đi
công tác, đi khách hàng không có mặt tại chỗ ngồi hay nhiều lúc họ quá bận nên việc phê duyệt các tờ trình bị xếp thành một đống, mất rất nhiều thời gian để nhân viên có
thể có được một tờ trình đầy đủ.
Với việc xin dấu phê duyệt này, các cán bộ đều phải có gửi mail thông báo trước vấn đề với những người phê duyệt tờ trình trước khi in ấn. Mỗi bản tờ trình được in ra phải có từ 3 bản trở lên (trường hợp đặc biệt có thể có 2 bản), theo đó bản 1 để bộ phận AD lưu trữ, bản 2 giao cho ban đảm bảo chất lượng QA và bản thứ 3 dành cho chính cán bộ tự quản lý.
Công đoạn in mẫu tờ trình, đề nghị và nhập dữ liệu vào tờ trình thường kéo dài 1 - 2 tuần. Trong khoảng thời gian đó, nếu doanh nghiệp hết giấy in thì bắt buộc phải chờ đợi, vì việc cấp giấy in văn phòng phẩm cho từng đơn vị sẽ phải do bên AD phê duyệt theo mức quy định. Điều này thực sự sẽ gây gián đoán quá trình hoạt động,
làm việc của cả chính nhân viên đó, phòng ban của họ cũng như có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đó là chưa kể chi phí in ấn khá tốn kém khi 1 mẫu đề nghị phải in đến 3 bản. Tùy tính chất của từng loại đơn đề nghị, xác nhận mà loại giấy sẽ dùng để in khác nhau. Tuy nhiên, ở công ty thường sử dụng các loại giấy có độ bền không cao, rất dễ rách hỏng trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Với việc sử dụng văn bản bằng giấy, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng máy
in chuyên dụng với chi phí máy móc và mực in không hề nhỏ. Máy photocopy và máy in đứng đầu danh sách sử dụng năng lượng trong văn phòng, tiêu tốn năng lượng
khi in, ở chế độ chờ và ngay cả trong chế độ ngủ. Viết sai nội dung hoặc gặp trục trặc
trong quá trình văn bản lỗi phông chữ, cắt xén, sửa đổi gây khó quản lý không còn là chuyện hiếm gặp ở nhiều doanh nghiệp và ở FIS cũng không phải ngoại lệ. Điều này dẫn theo quá trình xử lý tờ trình sai, hỏng làm mất thời gian của chính cán bộ đó và những người đã thực hiện phê duyệt.
Ngoài ra, đối với các trường hợp những người cấp trên cần ký và phê duyệt vào tờ trình không có mặt tại công ty ngay thời gian đó, thì cán bộ thường phải gửi văn bản cho quản lý thông qua đường chuyển phát nhanh. Đây là đối với các tờ trình,
đề nghị có tính cấp thiết đòi hỏi cần có sự xác nhận ngay như: tờ trình thuê khoán, đề
nghị phân công thầu, bản dự trù kinh phí... Công tác này cũng ngốn đã nhiều chi phí của doanh nghiệp khi mỗi đơn chuyển phát giao động từ 12.000 - 15.000 đồng/đơn. Chưa kể việc thất lạc văn bản trong quá trình vận chuyển sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp về chi phí xử lý và cả thời gian làm lại.
Công tác quản lý văn bản giấy cũng thực sự là nỗi ái ngại của bộ phận hành chính.
Không chỉ tốn thời gian mà còn cần nhiều nhân sự để quản lý . Từ việc tra cứu,
thống kê,
làm báo cáo sau mỗi quý hoặc cuối năm cho từng bộ phận đều là những công đoạn mất
rất nhiều thời gian mà vẫn không thể đảm bảo độ chính xác 100% được.
Mặt khác, đứng ở vai trò lãnh đạo của doanh nghiệp cũng rất khó để quản lý việc sử dụng, lưu trữ, tra cứu văn bản. Do đó, tốn thời gian và chi phí là điều mà doanh nghiệp khó tránh khỏi.
Trước đây công ty tin rằng nhiệm vụ khó khăn để trở thành một tổ chức không
giấy tờ văn phòng, rằng gần như không thể có một không gian làm việc hoàn toàn trống rỗng với tất cả các dạng giấy, không có bất kỳ máy in hoặc thư mục tập tin trong tầm nhìn. Tuy nhiên, không cần giấy tờ không phải là về việc loại bỏ mọi một mảnh giấy từ văn phòng của công ty - đó là về việc không tạo ra nhiều giấy hơn mức cần thiết và phát triển các quy trình cung cấp cho công nhân các công cụ cho phép họ
làm việc hiệu quả hơn với thời gian và tiền bạc trong khi bền vững hơn và ít dựa vào giấy tờ.
2.2.2. Phát sinh nhiều công cụ không đồng nhất và khó kết nối
Trên góc độ quản trị, khi cộng tác ở quy mô lớn toàn doanh nghiệp, các nhà quản lý thay vì nhìn nhận các bộ phận một cách độc lập, giờ đây còn phải theo dõi được cả sự liên kết của một bộ máy: chúng có đang ăn khớp với nhau không, chức năng này có đang hoạt động ổn định để tạo đầu vào cho chức năng khác,... Vấn đề xảy ra khi nhà quản lý mất kiểm soát với các dự án chồng chéo, thiếu sự ưu tiên tập
trung cho công việc quan trọng. Nhà quản lý mất tầm nhìn, cũng dẫn đến việc cộng tác giữa các phòng ban yếu kém và năng suất giảm sút.
Trước đây, ở FIS cũng giống như các doanh nghiệp lớn khác mỗi một bộ phận/một nghiệp vụ đều có nhu cầu sử dụng các công cụ để hỗ trợ công việc. Mỗi công cụ lại có một cách nhập liệu riêng thậm chí có một tài khoản/mật khẩu riêng nên
gây cho nhân viên bị rối loạn và phức tạp. Các bộ phận tự áp dụng các công cụ theo chuyên môn và công việc riêng. Điển hình như: Đối với Nhân sự cần các công cụ quản lý checkin cán bộ, quản lý thời gian nghỉ phép, quản lý lương thưởng,... Còn với bộ phận hành chính cần các công cụ quản lý phòng họp, quản lý con dấu, tài liệu nội bộ. Ngoài ra các phòng ban khác cũng có những nghiệp vụ cần có công cụ quản lý riêng.
Hình 2.5: Những công cụ mà bộ phận Marketing cần sử dụng
(Nguồn: Curata Inc.) Khi một tổ chức càng ngày càng phát triển lớn mạnh thì lượng thông tin và quy trình cần xử lý và lưu trữ nhiều lên thì các công cụ quản lý riêng rẽ sẽ phát sinh một số vấn đề trong quá trình sử dụng. Khi sử dụng các công cụ quản lý riêng rẽ, đối
bằng thư điện tử và điện thoại đến từ các công cụ quản lý khác nhau của các bộ phận khác nhau.
Mỗi bộ phận tự áp dụng công nghệ thông tin cho mình nhưng lại thiếu đi sự liên kết giữa các phòng ban. Các công cụ quản lý của các phòng ban không thể kết nối với nhau nên việc làm báo cáo tổng hợp cũng tương đối khó khăn do khó có thể ghép nối “thủ công” kết quả của các hệ thống riêng lẻ. Ví dụ: việc bàn giao tài sản cần có sự hỗ trợ nhịp nhàng của cả phòng AF và bộ phận IT trong đó IT sẽ là đại diện
bàn giao cho cán bộ còn AF sẽ đóng vai trò ghi chép vào sổ kế toán sau cuối năm sẽ tính khấu hao hay thanh lý.
Một trong những biểu hiện của việc các công cụ quản lý chồng chéo trong FIS
đó là việc giải quyết một quy trình đề xuất nào đó với tốc độ rất chậm. Nguyên nhân là do khi các bộ phận không có sự giao tiếp với nhau, họ sẽ có xu hướng đá bóng công việc qua các bộ phận khác. Khi bước thực hiện của quy trình đến bộ phận mình,
họ sẽ không thực hiện nghiêm túc mà “ngâm” công việc trong một thời gian rồi chuyển ngay phần công việc qua bộ phận khác khi đã chuẩn bị đến kì hạn cuối. Điều này gây ra tình trạng quy trình xử lý công việc diễn ra với tốc độ chậm, xảy ra việc thiếu xót một vài thông tin từ các phòng ban liên quan. Chẳng hạn, với quy trình bàn giao tài sản cho cán bộ mà bên bộ phận IT thực hiện bàn giao mà không có sự giám sát và ghi sổ đối với tài sản của AF thì quy trình không chỉ hoàn toàn sai sót mà cuối năm khi bộ phận AF lên báo cáo sẽ bị sai lệch trong sổ sách khi không ghi nhận việc giảm trừ tài sản.
Nạn nhân của việc không có sự kết nối giữa các công cụ quản lý riêng của các
phòng ban chính là nhân viên có yêu cầu thực hiện quy trình. Họ hoàn toàn bị động khi không biết quy trình đang diễn ra như thế nào, bước thực hiện đang dừng lại ở ai,
bộ phận nào. Họ không biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo đối với yêu cầu của mình. Khi mà quy trình bị sai sót hay thiếu sự phê duyệt của bộ phận nào đó thì người có yêu cầu cần phải thực hiện lại từ đầu.
Điều mà các nhà quản lý cần ở đây là một hệ thống tích hợp để liên kết tất cả các công cụ này và quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Có thể thấy, sự cộng tác hài hoà giữa các bộ phận trong tổ chức ngày nay là vô cùng cần thiết. Việc tốt nhất một nhà
lãnh đạo có thể làm cho tổ chức của mình ngày nay là khiến cho quá trình cộng tác đó trở thành một trải nghiệm tuyệt vời, thúc đẩy văn hóa chia sẻ phổ biến rộng rãi khắp doanh nghiệp.
2.2.3. Chỉ đơn thuần là tin học hóa
FIS trước khi sử dụng cổng dịch vụ nội bộ thì mới thực hiện tin học hoá chưa phải chuyển đổi số. Các phần mềm phê duyệt online đa phần chỉ hỗ trợ scan hóa/ lưu trữ tài liệu, quy trình online đơn giản: phê duyệt, thực hiện, kết thúc. Không có cấu trúc database, không có hướng khai tác database, hỗ trợ cải tiến, giảm chi phí, bảo mật thông tin dữ liệu. Trong những năm qua, khi công ty HTTT FPT IS liên tục đưa ra các sản phẩm đạt giải thưởng an toàn thông tin danh giá tuy nhiên lại chưa có sản phẩm nào có thể áp dụng cho quy trình quản trị nội bộ doanh nghiệp. Chính vì vậy mà trước đó công ty sử dụng các hệ thống thuê ngoài như e-Office - một giải pháp quản lý văn bản và điều hành công việc. Qua một thời gian sử dụng FIS nhân ra rằng eOffice chỉ là công nghệ hỗ trợ thiếu con người, quy trình cụ thể xây dựng cho từng nghiệp vụ chuẩn trong doanh nghiệp và thiếu quá trình cải tiến sau một thời gian sử dụng.
Việc áp dụng các hệ thống để chuyển văn bản giấy sang dạng điện tử để dễ lưu trữ, quản lý hay các giải pháp phổ biến mà doanh nghiệp đang dùng để bảo vệ dữ
liệu hiện nay gồm mã hóa, sao lưu dự phòng, dùng chữ ký số và giải pháp chống thất thoát dữ liệu thực ra mới chỉ là việc áp dụng tin học vào doanh nghiệp. Trước đó, FIS
không để ý đến việc sử dụng CSDL để cải tiến hoạt động quản trị nội bộ. Việc mà FIS cần thực hiện lúc này là áp dụng chuyển đổi số để thiết lập quy trình cũng như tự
động hóa quản trị chứ không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi giấy tờ.