7. Kết cấu đề tài
2.2.5. Chi phí vận hành nội bộ doanh nghiệp ngày càng cao
Theo báo cáo tài chính của FPT IS cho hay, doanh số những năm gần đây đạt hơn 5000 tỉ đồng bên cạnh đó tuy rằng chi phí về quản lý doanh nghiệp của công ty chỉ chiếm một phần nhỏ khoảng gần 300 triệu đồng. Tuy nhiên từ năm gần đây, chi phí quản lý doanh nghiệp lại tăng lên từ 223 triệu lên 264 triệu. Trong đó cần quan tâm đến các khoản trả lương cho cán bộ nhân viên, mua sắm văn phòng phẩm, chi phí mua máy in và sửa chữa bảo hành.
Doanh số 4.597.270.782.615 4.924.214.331.819 5.027.186.878.343 Chi phí
vận hành DN
(Nguồn: Báo cáo tài chính của FIS) Đối với nhà quản lý của FIS thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp. Tuy rằng mức tăng lên của chi phí không là đáng kể so với do anh thu mà FIS kiếm được, là một doanh nghiệp lớn thì chi phí bỏ ra để vận hành không phải quá lớn. Tuy nhiên, việc cứ để chi phí quản lý ngày càng tăng qua các năm là điều mà các nhà quản trị của tổ chức cần xem xét lại. Với bất cứ công ty nào, việc cắt giảm chi phí luôn là một bài toán khó mà các nhà quản trị cần giải quyết. Một trong những vấn đề dẫn đến số chi phí này tăng hàng ngày là do các vấn đề liên quan đến giấy tờ. Theo thống kê cho thấy trong tổ chức hiện nay mất hơn 100 triệu đồng mỗi năm cho những giấy tờ không cần thiết, đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì con số này có thể nhỏ hơn. Các khoản chi phí giấy, mực in, vật tư, gửi thư và bưu chính ... mới nhìn có vẻ như là vụn vặt, không tốn kém, nhưng thực tế nó lại tốn một khoản chi phí khá lớn. Công ty vẫn chưa quán triệt được hiện tượng nhân viên in ấn tài liệu, giấy tờ khi xử lý một công việc, việc quản lý văn bản bằng giấy hay cán bộ vẫn phải báo cáo trực tiếp không thông qua internet vẫn được duy trì nên chi phí cũng phải tính cho nguồn lực thực hiện việc này. Điều tưởng chừng như đơn giản nhưng có thể làm tăng được một số chi phí định kỳ trong tổ chức.
phí dành ra cho nguồn nhân lực xử lý các quy trình giấy tờ cũng như quản lý công cụ
của từng phòng ban là không hề nhỏ. Khi quy mô của công ty ngày càng mở rộng thì các nghiệp vụ cần phải xử lý tăng lên, công ty vẫn giữ quy trình xử lý truyền thống sẽ tồn nhiều thời gian thực hiện. Từ đó, khối lượng công việc của các phòng ban sẽ trở nên quá tải vì thế nên nhu cầu cần thêm nhân sự ở các bộ phận lại tăng. Ví dụ về bộ phận kế toán, là một trong những quy trình làm việc đang vướng phải sự cồng kềnh, thủ công, kém hiểu quả của các doanh nghiệp hiện nay. Từ việc nhập dữ liệu, phát hành, quản lý, tra cứu hóa đơn đều đang cho thấy sự rườm rà trong thủ tục và kém hiệu quả về năng suất làm việc. Trong FIS, có những công việc thừa thãi, không cần thiết nhưng nhân viên vẫn cố đang giành thời gian hoàn thành ngược lại hệ thống
quản lý chồng chéo làm cho một bộ phận nhân viên phải bỏ ra gấp đôi công sức để hoàn thành. Qua đó để thấy được số lượng nhân sự mà FIS đang thừa ra và chi phí công ty trả cho các nhân sự hiện tại là một con số không hề nhỏ. Rõ ràng hình thức xử lý quy trình truyền thống này có thể gây ra việc gia tăng các khoản chi phí hàng ngày. Doanh nghiệp cần một sản phẩm công nghệ để giảm chi phí vận hành, chi phí nhân sự và tiết kiệm tối đa thời gian lãng phí để áp dụng hiệu quả dựa trên quy mô và FIS sẽ tiết kiệm được nhiều hơn.
Sau khi thực hiện khảo sát của Deloitte tại FIS năm 2017 chỉ ra rằng:
- 68% cán bộ nhân viên toàn công ty hướng tới mục tiêu giảm chi phí quản trị doanh nghiệp từ 10% trở lên
- 31% các cán bộ khác có mục tiêu giảm 20% chi phí quản trị doanh nghiệp
Qua việc phân tích, đánh giá quy trình xử lý công việc tại công ty FPT IS cho thấy các rào cản trong quản trị doanh nghiệp khiến FIS phải đối mặt với: năng suất lao động thấp - chi phí hoạt động cao, chất lượng phục vụ nội bộ kém. Từ đó, công ty cần có một hệ thống hợp nhất tự động hóa xử lý quy trình để từ đó nâng cao việc quản trị nội bộ thông minh
2.3.1. Hiệu quả của hệ thống BA Online đem lại cho công ty FIS
2.3.1.1. Chi phí vận hành doanh nghiệp
Lợi ích tài chính rõ ràng có thể được thực hiện từ giải pháp quản trị nội bộ này. Tiết kiệm là đạt được thông qua hợp nhất cơ cấu tổ chức, tích hợp công nghệ thông tin, giảm thời gian thực hiện và cải thiện chất lượng dịch vụ. Việc tiết kiệm sớm được thực hiện bằng cách giảm nhân viên - loại bỏ các dịch vụ trùng lặp ở các bộ phận, các công cụ quản lý chồng chéo lên nhau và quản lý chất lượng phục vụ nội
bộ. Có những lợi ích tài chính rõ ràng giao từ BA Online. Trong những năm đầu giai đoạn áp dụng hệ thống, sự tiết kiệm chủ yếu từ nhân viên giảm khi việc trùng lặp được loại bỏ và cấu trúc sáp nhập. Ví dụ: FIS tiết kiệm được tổng thời gian giao dịch nội bộ (chuyển từ quy trình giấy sang online) lên tới 80% trong cả năm đầu tiên triển khai và áp dụng cổng dịch vụ hợp nhất. Tiếp đó hai năm sau khi lên online tiết kiệm 50% thời gian giao dịch nội bộ. Sau 2 năm đó đã đem lại kết quả tự động hóa được 15% toàn bộ quy trình vận hành. Tính đến hết tháng 4/2020, kết quả triển khai thực tế các dịch vụ nội bộ của FIS như sau:
Dịch vụ AD 96% 49%
Dịch vụ QA 89% 52%
Dịch vụ HR 66% 109%
TRƯỚC KHI ÁP DỤNG BA ONLINE
SAU KHI ÁP DỤNG BA ONLINE
Thời gian trung bình để xử lý 1 tờ trình phức tạp
Có thể 2 tháng 27h (giảm 90% so với trước)
Thời gian trung bình phê duyệt của lãnh đạo
10h 3h (giảm 70% so với trước)
Năng suất phục vụ của cán bộ Back office Khoảng 80% Tăng 150% Xóa bỏ tất cả các điểm mù trong việc xử lý tờ trình, khoảng cách địa lý Giảm chi phí giấy tờ
(Nguồn: FIS) Bảng 2.3: Ket quả FIS đạt được sau khi áp dụng hệ thống
(Nguồn: FIS) Với thời gian tiết kiệm được từ quy trình xử lý giấy tờ của một cá nhân sẽ giúp
cho toàn bộ nhân viên của FIS giành nhiều thời gian làm công việc quan trọng khác cùng với đó thì chi phí cho việc in ấn quản lý tài liệu giảm đi rất nhiều. Cải thiện vốn lưu động từ 15% đến 25%. Tiết kiệm được chi phí nguồn cung và chi phí tuân thủ từ 3 - 7% . Chi phí vận hành chức năng được cải tiến lên tới 60% từ quy mô toàn cầu hóa và chuyên môn đạt 55%, 45% từ tiêu chuẩn hóa và tự động hóa. Việc đưa toàn
một cơ hội duy nhất để cung cấp chi phí trực tiếp tiết kiệm cho tập đoàn và cải thiện lợi nhuận. Cụ thể là loại bỏ phi giá trị - thêm các hoạt động giúp giảm chi phí và mang
lại lợi tức đầu tư ngay lập tức.
Tổ chức tận dụng tính kinh tế theo quy mô bằng cách hợp nhất các nguồn lực và các quy trình hợp lý hóa thông qua sử dụng hiệu quả công nghệ và cung cấp dịch vụ đạt chuẩn. Kết quả khảo sát nội bộ cho biết tăng 10% tỉ lệ hài lòng của nhân viên và tăng 50% năng suất lao động. Có một số động lực quan trọng để triển khai các dịch vụ chia sẻ nhưng giảm chi phí là nói chung là mục tiêu chính
Giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh sẽ giúp giảm chi phí bằng cách cải thiện năng suất thông qua tự động hóa và quy trình công việc tích hợp, và tăng cường quyết định làm bằng cách cung cấp thông tin rộng thời gian thực doanh nghiệp.
2.3.1.2. Xóa bỏ khoảng cách địa lý trong xử lý quy trình
Theo cách xử lý quy trình truyền thống rào cản lớn nhất là sự không linh hoạt trong quá trình thực hiện và xin xác nhận phê duyệt của cấp trên. Hệ thống BA Online
ra đời đã làm FIS xóa bỏ khái niệm “khoảng cách địa lý” trong quá trình xử lý công việc. Việc online thực hiện công việc trên hệ thống có thể tiến hành ở mọi lúc mọi nơi, không quan tâm đến cán bộ đang ở nơi xa nào mà chỉ cần có mạng internet là hoàn toàn có thể giải quyết. Nếu như trước đây nhân viên cần sự xác nhận của sếp trong thời gian gấp mà sếp lại vắng mặt tại văn phòng thì sẽ phải chuyển tờ trình giấy
tờ đến nơi để họ ký. Điều này đã làm tăng chi phí và dễ gây ra tình trạng văn bản bị thất lạc hoặc xảy ra sự gian lận trong xử lý. Hiện nay khi sử dụng BA Online cho phép doanh nghiệp có nhiều cơ sở hoặc chi nhánh có thể nhanh chóng phê duyệt thủ tục giấy tờ mà không cần tốn thời gian và chi phí vận chuyển. Trong một quy trình dịch vụ, có thể dịch vụ được tạo ra bởi bộ phận đang hoạt động tại trụ sở chính ở Hà Nội nhưng cần sự phê duyệt của người quản lý bộ phận tại trong chi nhánh Hồ Chí Minh thì hoàn toàn có thể dễ dang xử lý mà không cần mất công bay ra ngoài Bắc.
Bên cạnh đó, việc xóa bỏ khoảng cách giữa các phòng ban chức năng cũng được coi là lợi ích của hệ thống. Bất kỳ một dịch vụ nào có sự phối hợp thực hiện giữa các bộ phận thì họ có thể linh hoạt làm trên hệ thống với các thông tin đầu vào của người thực hiện trước mà không cần gọi điện hay phải sang để cùng bàn bạc.
Việc trao đổi công việc xử lý ticket khi có thắc mắc có thể thực hiện tại ngay trên chính hệ thống.
2.3.1.3. Nâng cao năng suất làm việc cho mọi đối tượng trong công ty
Năng suất là một lợi ích chính được thể hiện thông qua việc triển khai các dịch
vụ chia sẻ, vì một khảo sát của nội bộ cho thấy 73% số người được hỏi có kinh nghiệm
tăng năng suất từ 5% trở lên so với năm trước. Theo báo cáo tổng kết được từ khi áp dụng hệ thống đến hiện tại thì năng suất làm việc của nhân viên FIS đã được cải thiện
tăng lên 50% so với trước. Các dịch vụ chuẩn tăng năng suất thông qua các nhiệm vụ
cấp cao được thiết kế có sẵn trong hệ thống. Điều này có nghĩa là các phòng ban có thể tập trung vào các nhiệm vụ cần thiết cho sự phát triển và thành công của công ty. Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại thường làm những nhân viên chậm trễ việc tham gia vào công việc chính của họ, do đó, khi các nhiệm vụ này được thực hiện nhanh chóng trên hệ thống giúp nhân viên tập trung tham gia và hiệu quả trong việc hoàn thành công việc của họ. Trước đây không có đo lường chính xác thời gian một cán bộ xử lý
công việc là bao nhiêu. Nhưng nay trên hệ thống mỗi một nhân viên khi được giao đầu việc trên đó thì bên cạnh có quy định thời gian cán bộ phải phản hồi công việc và thời gian thực hiện theo SLA. Nếu nhân viên thực hiện chậm trễ công việc sẽ được
ghi lại và báo cáo về từng bộ phận vào cuối năm. Điều này có ảnh hưởng lớn đến việc
đánh giá năng suất thực hiện của nhân viên.
Hệ thống BA Online giúp công ty tăng năng suất cho nhân viên của họ thông qua việc thúc đẩy họ làm việc nhanh hơn và chủ động nhận việc. Ngoài ra loại bỏ các
quy trình làm chậm năng suất như các công việc lặp đi lặp lại. Bây giờ, nhân viên có một tác động tốt hơn đến cách họ làm việc và có thể tạo ra chất lượng công việc cao hơn năng suất hơn.
2.3.1.4. Quản trị hiệu quả - minh bạch
Quản lý tinh gọn nhấn mạnh vai trò của nhân viên trong việc giải quyết các vấn đề. Nhân viên cải thiện hoạt động bằng cách cho phép họ cung cấp đầu vào trong
Bộ phận Số dịch vụ hiện có Tổng số dịch vụ Tỉ lệ (%)___________
IT ________41________ 81_____________ 50.62_______________ AD ________38________ 118____________ 32.2________________
chất lượng và số lượng của công việc được giao. Sự tham gia của nhân viên có liên quan chặt chẽ đến liên tục cải thiện. Cải tiến liên tục bao gồm thực hiện các bước nhỏ
để cải thiện mỗi ngày đem lại hiệu quả. Quản trị hiệu quả là việc nhà quản lý dựa trên
năng suất thực tế mà nhân viên làm việc và thời gian thực hiện theo SLA từ đó đánh giá được năng lực của nhân viên trong một quá trình.
Biểu hiện của sự quản trị minh bạch thể hiện ở chỗ giao việc rõ ràng, không thể giao quy công việc cho nhân viên này từ A đến Z mà giao cho nhân viên kia chỉ từ A đến B khi cùng thực hiện một loại công việc. Bởi quy trình công việc đã được thiết kế trên hệ thống từ A đến Z thì bắt buộc mọi nhân viên khi thực hiện phải đầy đủ mặc định ai cũng như thế. FIS nói không với sử dụng lối tắt, quyền ưu tiên lại còn
có một người tham gia vào quy trình hay nhiều người tham gia thì lịch sử hoạt động đều ghi nhận lại tất cả. Không thể xảy ra bất kỳ việc làm sai, gian lận vì thế nên ngăn
ngừa được tham nhũng. Sau đó, các công việc đều được thể hiện thông qua báo cáo rõ ràng không ai có thể thay đổi được báo cáo ấy. Bằng hệ thống BA Online đã giúp các nhà quản trị FIS kiểm soát tính minh bạch trong quản lý nội bộ doanh nghiệp.
2.3.1.5. Bảo mật thông tin và hệ thống
Vấn đề bảo mật an toàn thông tin là mối quan tâm của hầu hết các doanh nghiệp
không chỉ có quy mô lớn mà còn ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống BA Online
đã đạt chứng nhận ISO 27001 về an toàn thông tin do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế
(ISO) phối hợp với Ủy ban Kỹ thuật điện quốc tế (IEC). Vì thế việc sử dụng hệ thống
đã đem lại sự bảo về tuyệt đối về chống sự tấn công của các loại virus.
Hệ thống đảm bảo thực hiện đầy đủ các đầu mục công việc, một đầu mục phải
đi từ bước đầu cho đến bước kết thúc như thế nào. Tài liệu thông tin được mã hóa với
mã QR code riêng của từng yêu cầu nên không thể làm giả cũng như trong quá trình thực hiện không thể cắt xén bước hay tham nhũng. Trong một yêu cầu, vì lý do bảo mật nên hệ thống đã phân định rõ ai được quyền xem, ai được quyền phê duyệt, phân
quyền ủy quyền như thế nào cho phù hợp, ai là người thực hiện và trong bao lâu. Tất cả các thông tin này đều được quy định chi tiết trong chứng nhận, được chuẩn hóa không liên quan thì sẽ không bao giờ xem được. Qua đó, FIS thực hiện thành công bảo mật thông tin của dịch vụ nội bộ. Công ty chạy hệ thống dựa trên chứng nhận an toàn thông tin trên sẽ luôn đảm bảo tính bảo mật.
2.3.2. Các vấn đề hạn chế trong quá trình BA Online đi vào hoạt động
Thông qua việc vận hành hệ thống một thời gian ngắn, đối với quan điểm cá nhân em thấy BA Online có những vấn đề hạn chế tiêu biểu cần tìm giải pháp khắc phục, nâng cao chất lượng hoạt động.
2.3.2.1. Chưa có đầy đủ dịch vụ cho các bộ phận
Hiện nay, trên hệ thống có tất cả gần 130 dịch vụ mới chỉ cung cấp các dịch