7. Kết cấu đề tài
3.1.2.1. Chuyển đổi số mọi loại văn bản
Với biểu mẫu giấy, mọi người thường viết thông tin sai vị trí hoặc sai cách hướng dẫn để điền vào biểu mẫu. Lỗi cũng có thể xảy ra khi một nhân viên theo cách
thủ công biểu mẫu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hoặc chương trình khác. Với việc mẫu văn
bản giấy sẽ chuyển qua biểu mẫu dạng điện tử sẽ khiến cho việc điền dữ liệu của nhân
viên sẽ dễ dàng hơn, có thể chỉnh sửa lại thông tin và cập nhật nếu cần bổ sung. Hệ thống BA Online hiện nay không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi các mẫu đơn, tờ trình
đơn giản mà còn mong muốn số hóa các quy trình phức tạp sử dụng nhiều văn bản. Trong biểu mẫu dạng đơn trên hệ thống có thể đính kèm file để cán bộ có thể gắn tệp thông tin bổ sung để các nhà quản lý phê duyệt có thể xem thêm dữ liệu cần. Điều này
giúp hạn chế việc thiếu thông tin giấy tờ liên quan trong khi nhân viên đem tờ trình/đề
nghị đi xin phê duyệt của cấp trên theo cách truyền thống trước đây. Tuy nhiên hiện tại
hệ thống mới chỉ cho phép đăng tải các loại tệp có định dạng là excel, word hoặc jpg.
Sắp tới việc có thể gán các loại tệp với các loại định dạng khác nhau để cung cấp thông
ĐÈ NGHỊ MUA HÀNG
Get Template Import from Excel Copy Of Board Choose Files I No file chosen
Resolution Approving
The Same βgfl s30 gụyét dιnħ Ktκ>ng may đỗi ngán sách
Please order/ supply the following___________________________________________________________________________________________________________________
SubTotaI(USD) * 115 000 000
long Thành tiền (Chua VAT)
Items Description Quantity Unit Price (VND) TotaI(VND) ∙ Product's Owner DeliveryAddressZSeat
Code
Remark
+ Laptop Laptop Dell 1 16,000,000
_________________________
16,000,000 NgaNT60___________ Tòa nhà FPT Tân
Thu... Inform to (if any) People you want to inform about this request
Hình 3.1: Biểu mẫu dạng đơn (có đính kèm file)
(Nguồn: FIS) Bên cạnh các biểu mẫu dạng đơn, hệ thống còn mong muốn chuyển đổi các dạng tờ trình có bảng tính, ví dụ như: đơn đề nghị thanh toán hay đề xuất tạm ứng, tính giá bàn giao tài sản.... sang một dạng biểu mẫu dạng bảng có sẵn các công thức tính khi người yêu cầu nhập dữ liệu vào. Đặc biệt đối với các quy trình của bộ phận AF thì việc sử dụng các biểu mẫu dạng trang tính này là cần thiết. Việc này giúp hạn chế việc sai sót trong việc tính toán giá cả, tổng số mà bình thường một nhân viên kế toán có thể nhầm lẫn. Với các hàm tính toán tự động trong biểu mẫu sẽ làm rút ngắn thời gian phải tính toán bằng tay cũng như độ chính xác sẽ tuyệt đối. Trên hệ thống đã có những công thức toán học đơn giản để phục vụ cho những bảng biểu.
Hình 3.2: Biểu mẫu dạng bảng tính Request Subject* Your Location From Requester Budget Status Requester Divison 5a∣e VAT (10%) * 11,600.000 GrandTotaI(VND) * 117.600,000
(Nguồn: FIS) Trong trường hợp cần thiết, nhân viên hoặc các cán bộ liên quan đến quá trình
xử lý một yêu cầu có thể in biểu mẫu ra thành bản cứng đã có thông tin để lưu trữ ngoài hoặc gửi qua bên pháp chế để kiểm tra việc đảm bảo tiêu chuẩn xử lý quy trình.
Cũng có thể tạo thành bản mềm với định dạng pdf có thể lưu trữ trên máy tính cá nhân. Biểu mẫu khi in ra hoàn toàn giống mẫu một tờ trình/đề nghị theo quy định vì việc xây dựng biểu mẫu trên hệ thống hoàn toàn dựa trên các mẫu đơn mà ban pháp chế của công ty soạn ra. Việc in ấn chỉ khi thật sự cần thiết đã giảm tối đa việc sử dụng máy in và giấy tờ, việc lưu trữ dữ liệu từ đây có thể giảm dần chỉ quản lý những
văn bản giấy hợp đồng cần bản in.
Real Time:
Agreement
SLAr SLAf
SLAZ
Milestones:
quản lý nào phê duyệt trước. Việc xây dựng được dòng công việc giúp quy trình đi đúng hướng, theo đúng tiêu chuẩn mà ban pháp chế đã ban hành như các văn bản giấy trước kia. Bên cạnh đó, mang lại văn hóa chia sẻ giữa các phòng ban, kết hợp cùng thực hiện một quy trình công việc mà không khiến người thực hiện bị quá tải công việc từ các hệ thống riêng rẽ của từng bộ phận.
Hình 3.3: Dòng công việc của 1 số dịch vụ nội bộ trong doanh nghiệp
(Nguồn: FIS) Việc đưa quy trình giấy tờ từ một trang, hai trang hoặc thậm chí mấy chục trang giấy lên hệ thống BA Online thì quy trình phức tạp đó đã trở thành một dạng yêu cầu chỉ vỏn vẹn trong một trang màn hình để người tạo có thể dễ dàng nhập liệu, các bước thực hiên biến thành quy trình phê duyệt trực tuyến.