7. Kết cấu đề tài
2.2.2. Phát sinh nhiều công cụ không đồng nhất và khó kết nối
Trên góc độ quản trị, khi cộng tác ở quy mô lớn toàn doanh nghiệp, các nhà quản lý thay vì nhìn nhận các bộ phận một cách độc lập, giờ đây còn phải theo dõi được cả sự liên kết của một bộ máy: chúng có đang ăn khớp với nhau không, chức năng này có đang hoạt động ổn định để tạo đầu vào cho chức năng khác,... Vấn đề xảy ra khi nhà quản lý mất kiểm soát với các dự án chồng chéo, thiếu sự ưu tiên tập
trung cho công việc quan trọng. Nhà quản lý mất tầm nhìn, cũng dẫn đến việc cộng tác giữa các phòng ban yếu kém và năng suất giảm sút.
Trước đây, ở FIS cũng giống như các doanh nghiệp lớn khác mỗi một bộ phận/một nghiệp vụ đều có nhu cầu sử dụng các công cụ để hỗ trợ công việc. Mỗi công cụ lại có một cách nhập liệu riêng thậm chí có một tài khoản/mật khẩu riêng nên
gây cho nhân viên bị rối loạn và phức tạp. Các bộ phận tự áp dụng các công cụ theo chuyên môn và công việc riêng. Điển hình như: Đối với Nhân sự cần các công cụ quản lý checkin cán bộ, quản lý thời gian nghỉ phép, quản lý lương thưởng,... Còn với bộ phận hành chính cần các công cụ quản lý phòng họp, quản lý con dấu, tài liệu nội bộ. Ngoài ra các phòng ban khác cũng có những nghiệp vụ cần có công cụ quản lý riêng.
Hình 2.5: Những công cụ mà bộ phận Marketing cần sử dụng
(Nguồn: Curata Inc.) Khi một tổ chức càng ngày càng phát triển lớn mạnh thì lượng thông tin và quy trình cần xử lý và lưu trữ nhiều lên thì các công cụ quản lý riêng rẽ sẽ phát sinh một số vấn đề trong quá trình sử dụng. Khi sử dụng các công cụ quản lý riêng rẽ, đối
bằng thư điện tử và điện thoại đến từ các công cụ quản lý khác nhau của các bộ phận khác nhau.
Mỗi bộ phận tự áp dụng công nghệ thông tin cho mình nhưng lại thiếu đi sự liên kết giữa các phòng ban. Các công cụ quản lý của các phòng ban không thể kết nối với nhau nên việc làm báo cáo tổng hợp cũng tương đối khó khăn do khó có thể ghép nối “thủ công” kết quả của các hệ thống riêng lẻ. Ví dụ: việc bàn giao tài sản cần có sự hỗ trợ nhịp nhàng của cả phòng AF và bộ phận IT trong đó IT sẽ là đại diện
bàn giao cho cán bộ còn AF sẽ đóng vai trò ghi chép vào sổ kế toán sau cuối năm sẽ tính khấu hao hay thanh lý.
Một trong những biểu hiện của việc các công cụ quản lý chồng chéo trong FIS
đó là việc giải quyết một quy trình đề xuất nào đó với tốc độ rất chậm. Nguyên nhân là do khi các bộ phận không có sự giao tiếp với nhau, họ sẽ có xu hướng đá bóng công việc qua các bộ phận khác. Khi bước thực hiện của quy trình đến bộ phận mình,
họ sẽ không thực hiện nghiêm túc mà “ngâm” công việc trong một thời gian rồi chuyển ngay phần công việc qua bộ phận khác khi đã chuẩn bị đến kì hạn cuối. Điều này gây ra tình trạng quy trình xử lý công việc diễn ra với tốc độ chậm, xảy ra việc thiếu xót một vài thông tin từ các phòng ban liên quan. Chẳng hạn, với quy trình bàn giao tài sản cho cán bộ mà bên bộ phận IT thực hiện bàn giao mà không có sự giám sát và ghi sổ đối với tài sản của AF thì quy trình không chỉ hoàn toàn sai sót mà cuối năm khi bộ phận AF lên báo cáo sẽ bị sai lệch trong sổ sách khi không ghi nhận việc giảm trừ tài sản.
Nạn nhân của việc không có sự kết nối giữa các công cụ quản lý riêng của các
phòng ban chính là nhân viên có yêu cầu thực hiện quy trình. Họ hoàn toàn bị động khi không biết quy trình đang diễn ra như thế nào, bước thực hiện đang dừng lại ở ai,
bộ phận nào. Họ không biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo đối với yêu cầu của mình. Khi mà quy trình bị sai sót hay thiếu sự phê duyệt của bộ phận nào đó thì người có yêu cầu cần phải thực hiện lại từ đầu.
Điều mà các nhà quản lý cần ở đây là một hệ thống tích hợp để liên kết tất cả các công cụ này và quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Có thể thấy, sự cộng tác hài hoà giữa các bộ phận trong tổ chức ngày nay là vô cùng cần thiết. Việc tốt nhất một nhà
lãnh đạo có thể làm cho tổ chức của mình ngày nay là khiến cho quá trình cộng tác đó trở thành một trải nghiệm tuyệt vời, thúc đẩy văn hóa chia sẻ phổ biến rộng rãi khắp doanh nghiệp.