7. Kết cấu đề tài
3.2.2. Cập nhật thêm các dịch vụ phục vụ cho từng bộ phận
Hiểu rõ những khó khăn hạn chế của các bộ phận hiện nay chưa có quy trình dịch vụ chạy trên BA Online, việc cập nhật là điều thiết yếu. Hệ thống không nên chỉ dừng lại ở việc cung cấp các dịch vụ của một số bộ phận chủ yếu mà nên mở rộng thêm các dịch vụ cho các bộ phận khác như: Tài chính - Kế toán, Truyền thông, Xây
• Ke toán:
- Quản lý tài sản: Biên bản bồi thưởng tài sản, cấp mới/xin thông tin mã tài sản,
đề nghị mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, đề xuất kiểm kê, yêu cầu điều
chuyển tài sản
- Thanh toán/tạm ứng: Giấy đề nghị xuất séc, đề nghị chuyển tiền, đề nghị thanh
toán/hoàn ứng bằng chuyển khoản, đề nghị thanh toán/hoàn ứng bằng tiền mặt
• Mua sắm:
- Đề nghị mua sắm, phương án mua sắm hàng hóa/dịch vụ, báo cáo đánh giá nhà cung cấp, đề nghị xem xét hợp đồng mua sắm, đề nghị mua sắm hàng hóa CNTT
• Chất lượng:
- Quản lý tài liệu tổ chức: Yêu cầu ban hành tài liệu, đào tạo, sửa đổi, truy cập, sao y, hủy bỏ tài liệu
- Đánh giá nội bộ: Phiếu đánh giá nội bộ, kế hoạch đánh giá nội bộ, báo cáo đánh giá, kế hoạch/thực hiện khắc phục phòng ngừa, xử lý sự không phù hợp
- Báo cáo chất lượng
- Theo dõi, xử lý khiếu nại của khách hàng
• Hàng hóa
- Kiểm kê: biên bản, báo cáo kiểm kê hàng hóa - Nhập hàng: giấy đề nghị nhập hàng
- Xuất hàng: Giấy đề nghị xuất hàng, xuất hàng bán, chuyển kho nội bộ, xuất
sử dụng
• Kinh doanh
- Đấu thầu: Xem xét hồ sơ mời thầu, quyết định phân công chuẩn bị hồ sơ mời thầu
- Ký kết hợp đồng: đề nghị tham gia đàm phán hợp đồng, đề nghị xem xét hợp đồng
- Triển khai: Phê duyệt kế hoạch doanh số triển khai, đề nghị ước tính doanh số
• Truyển thông thương hiệu
- In ấn phẩm/nội san, hỗ trợ in áp phích, pano - Tổ chức hoạt động truyền thông, sự kiện - Quản lý website nội bộ, sản phẩm
- Tài liệu Marketing, thiết kế
• Quản lý tòa nhà
- Phiếu kiểm tra dịch vụ vệ sinh, lễ tân, ăn uống, xử lý rác thải, bảo vệ, hệ thống điện nước, hệ thống thang máy, camera, phòng cháy chữa cháy...
Việc tăng số lượng quy trình chuẩn cho từng phòng ban sẽ đáp ứng kịp thời nhu cầu của mỗi cán bộ nhân viên đảm bảo mục tiêu số hóa mọi loại văn bản quy trình. Việc thiết kế quy trình dịch vụ chuẩn cần luôn bám sát vào biểu mẫu văn bản đã có của công ty trên eISO. Cán bộ tìm hiểu kỹ và thực hiện cấu hình nhanh chóng để sớm đưa dịch vụ mới đi vào hoạt động. Từ đó, bộ phận triển khai hệ thống sẽ đưa ra một hệ thống hoàn chỉnh với đầy đủ dịch vụ đã điện tử hóa phục vụ công việc của cán bộ công ty một cách tiện lợi và hiệu quả
Hình 3.8: Một số dịch vụ của các bộ phận sau khi bổ sung